Onboardingproces voor klanten

Wanneer je een nieuwe klant binnenhaalt, krijg je maar één kans om een sterke eerste indruk te maken. Maar als je onboardingproces verwarrend of inconsistent is, kan die eerste indruk snel uit elkaar vallen. Misschien heb je je haastig gemaakt om kick-off documenten te versturen. Misschien ben je vergeten de juiste Teamleden voor te stellen. Of misschien vroeg je klant zich na het gesprek nog steeds af wat er daarna zou gebeuren.

Of je nu een freelancer, een bureauleider of een operationeel manager bij een groeiend bedrijf bent, onboarding moet een zelfverzekerd, herhaalbaar proces zijn en geen brandweeroefening. Daarom hebben we dit sjabloon voor het onboardingproces van klanten in Asana ontwikkeld.

Dit gratis sjabloon helpt je bij het organiseren van elke fase van klant-onboarding, van interne voorbereiding tot welkomst-e-mails, juridisch papierwerk, training en vervolgcontactpunten. Dus in plaats van elke keer het wiel opnieuw uit te vinden, kun je vertrouwen opbouwen, tijd besparen en consistente klantervaringen bieden die schalen met je Team.

Wie heeft er baat bij klant-onboardingprocessjablonen?

We hebben teams zien worstelen met ongeorganiseerde overdrachten, vergeten stappen en geïsoleerde communicatie tijdens de onboarding van klanten. Zelfs kleine haperingen, zoals ontbrekende Inloggegevens of onduidelijke verantwoordelijkheden, kunnen het vertrouwen aantasten en de ervaring van je klant beïnvloeden.

Dit klant-onboardingssjabloon werkt uitzonderlijk goed voor:

• Freelancers en consultants die klant-onboarding-reizen willen stroomlijnen en een meer gepolijst, professioneel imago willen projecteren.

• Klantensucces- en accountmanagers die een consistente checklist voor klant-onboarding nodig hebben om ervoor te zorgen dat elk vakje wordt aangevinkt voor nieuwe klanten.

• Agentschappen en dienstverleners die meerdere onboardingflows, sociale media-accounts en projectdeliverables voor verschillende klanten beheren.

• Operationele leiders die verantwoordelijk zijn voor het creëren van schaalbare, herhaalbare onboarding-ervaringen die het verloop verminderen en het klantbehoud verbeteren.

• Marketing- en verkoopteams die de overdracht en implementatie willen verbeteren na het sluiten van deals, met behulp van gedeelde CRM- en projectbeheertools.

Als je ooit een kickoff-vergadering hebt gehad of hebt geprobeerd de juiste e-mailsjablonen voor onboarding te vinden, dan is dit workflowdiagram-proces voor klant-onboarding iets voor jou. Het is van onschatbare waarde voor het verwelkomen van nieuwe klanten en nieuwe gebruikers op een manier die duurzame klantrelaties opbouwt.

Waarom het klant-onboardingproces-sjabloon van Asana gebruiken?

We werkten samen met een middelgroot B2B-verkoopteam dat te maken had met inconsistente overdrachten na het binnenhalen van nieuwe klanten. Nadat ze dit sjabloon hadden aangenomen, standaardiseerden ze de belangrijkste stappen van de kickoff-vergadering tot CRM-updates en verminderden ze de onboarding-tijd met 40%. Ook hun klantbehoud is toegenomen.

Gebruik dit nieuwe onboarding-sjabloon voor klanten om:

• Je onboarding-checklist te standaardiseren zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

• Elk teamlid helderheid te geven over verantwoordelijkheden, deadlines en volgende stappen.

• Herhaalbare workflows te maken die schaalbaar zijn voor klanten en accounts.

• Consistente onboardingervaringen van hoge kwaliteit te bieden die je merk weerspiegelen en klantsucces op lange termijn bevorderen.

• Bouw vanaf het begin sterke klantrelaties op met proactieve communicatie, duidelijke walkthroughs en transparante prijzen.

• Ondersteun je klantenserviceteams met de structuur die ze nodig hebben om klanten door een naadloze onboardingervaring te leiden.

Zo gebruik je dit sjabloon voor het onboardingproces van klanten

Klaar om een betere klantreis op te bouwen? Hier is een stapsgewijze handleiding om je te helpen dit klant-onboarding-sjabloon effectief te gebruiken. Ga voor nog meer handige projectbeheertools naar onze volledige hub met sjablonen.

1. Stel je interne kickoff in en wijs rollen toe

Voordat je klant ooit een welkomstbericht ziet, moet je je interne team op één lijn brengen. Voeg taken toe voor teamleiders om de doelen van de klant te bekijken, rollen toe te wijzen (zoals projecteigenaar of primair aanspreekpunt) en de beschikbaarheid van middelen te controleren.

Voor een marketingbureau kan dit betekenen dat je een creatieve lead, strateeg en accountmanager toewijst aan de werkruimte van de klant.

2. Pas het welkomstpakket voor de klant aan en verstuur het

Maak een sectie voor je klantgerichte materialen. Voeg bewerkbare sjablonen toe voor welkomst-e-mails, merkvragenlijsten of een projectoverzicht. Wijs taken toe voor het personaliseren en verzenden van deze middelen.

Je kickoff-e-mail kan bijvoorbeeld de teamintro, een link naar het intakeformulier voor klanten en een tijdlijnvoorbeeld bevatten.

3. Beheer contracten, facturering en toestemmingen

Houd juridische documenten, facturen, betalingsstatus en accounttoegang allemaal op één plek bij. Gebruik aangepaste velden om de status te markeren en financiële of juridische teams op de hoogte te stellen wanneer opvolging nodig is. Voeg taken toe zoals 'DocuSign-contract verzenden', 'Eerste betaalde factuur verifiëren' en 'Toegang tot tool bevestigen'.

4. Verzamel doelen en succescijfers

Gebruik een Asana-formulier om de doelstellingen, doelstatistieken en voorkeuren van je klant te verzamelen. Breng dit in kaart met projectmijlpalen, zodat je team begrijpt hoe succes eruitziet voor elke klant. Een SaaS-implementatieteam kan de beoogde go-live-datum van de klant, de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) en alle extra functionaliteit die nodig is om doelen te bereiken (denk aan automatiserings- of AI-tools) vastleggen.

5. Plan implementatie- of dienstverleningsfasen

Splits de onboardingreis op in fasen. Maak een tijdlijnweergave of gebruik kolommen om planning, instelling, training en go-live weer te geven. Voeg taken en eigenaren toe voor elke fase. Voor een digitaal marketingbureau kan dit zijn: 'SEO-audit', 'Google Ads-instellingen', 'Presentatie sociale strategie'.

6. Plan training, check-ins en ondersteuning

Voeg terugkerende taken toe om tijdens en na de onboarding in contact te blijven. Voeg trainingssessies, check-ins en feedbackenquêtes toe. Wijs eigenaren en datums toe zodat er niets wordt gemist.

Stel bijvoorbeeld een terugkerende taak in voor een check-in van 2 weken om te vragen hoe de onboarding gaat en of de klant vragen heeft.

Asana-functies voor klant-onboarding

De ingebouwde functies van Asana maken dit Flow-sjabloon voor het onboardingproces van klanten eenvoudig aan te passen, bij te houden en te schalen. Hoewel het werkbeheerplatform van Asana veel functies biedt, zijn hier enkele van onze favorieten om de onboardingervaring van je klanten te verbeteren.

Formulieren: standaardiseer je klantintake met behulp van ingesloten formulieren die gegevens rechtstreeks naar Asana sturen.

Aangepaste velden: houd belangrijke informatie bij, zoals de onboardingfase, contractstatus of primaire contactpersoon, zodat belangrijke details altijd in één oogopslag zichtbaar zijn.

Tijdlijnweergave: visualiseer de hele onboardingreis met een Gantt-grafiek die elke fase en afhankelijkheid laat zien.

Taakafhankelijkheden: zorg ervoor dat niets begint voordat het zou moeten door duidelijk te identificeren wanneer een taak afhankelijk is van een andere.

Automatiseringsregels: verminder administratief werk door terugkerende stappen te automatiseren, zoals het toewijzen van taken of het bijwerken van statussen.

Aanbevolen onboarding-integraties

Verbind Asana met je favoriete tools om communicatie te vereenvoudigen, updates te automatiseren en je onboardingproces voor klanten te verbeteren. Wil je meer Asana-app-integraties verkennen? Bekijk onze volledige integratieslijst.

Slack: ontvang direct taakupdates of deel de onboardingvoortgang in realtime met je team.

Gmail: zet e-mails van klanten om in uitvoerbare onboarding-taken met één enkele klik.

Google Drive: voeg gedeelde documenten, zoals welkom decks of onboarding-checklists, toe aan Asana-taken.

HubSpot: Verbind je CRM rechtstreeks met Asana om contactgegevens te synchroniseren en het aanmaken van onboarding-taken te automatiseren.

Pipedrive: activeer onboarding-workflows in Asana onmiddellijk nadat deals zijn gesloten in Pipedrive. Zorg voor een naadloze overgang van verkoop naar service.

Salesforce: genereer automatisch onboarding-taken wanneer deals worden gesloten. Houd verkoop- en succesteams gesynchroniseerd.

Veelgestelde vragen over nieuwe onboardingprocessjablonen voor klanten