Beste praktijken: Asana gebruiken voor klantrelatiebeheer

Opmerking van de bewerker: we hebben enkele updates gemaakt sinds dit bericht werd gepubliceerd. Meer informatie over de nieuwe Salesforce CRM en Asana-integratie.

Bij Asana wilden we een applicatie bouwen waarmee mensen geweldige dingen kunnen doen en de hoeveelheid 'Werk over werk' kunnen verminderen. Asana is flexibel en kan daarom aan veel behoeften voldoen; teams kunnen hun dagelijkse taken uitvoeren, evenals doelen op hoog niveau en op lange termijn - allemaal binnen één gecentraliseerd product.

Asana is veel meer dan een eenvoudige taak- en projectbeheertool; het kan ook worden gebruikt voor specifieke interne functies, zoals het bijhouden van bugs, het bijhouden van kandidaten en het opzetten van pijplijnen. Sinds onze lancering hebben we veel positieve feedback ontvangen van teams en bedrijven die op Asana vertrouwen als een lichtgewicht tool voor klantrelatiebeheer (CRM).

Bij het gebruik van Asana voor CRM worden klanten de taak of het project (of zelfs een label). Teams zijn in staat om elke interactie bij te houden - van het genereren van leads tot het onderhouden van relaties met loyale klanten - in de sectie notities en reacties.

Mensen gebruiken Asana op allerlei creatieve manieren. Verschillende bedrijven hebben ons verteld hoe graag ze Asana gebruiken als een lichtgewicht oplossing voor Customer Relationship Management of CRM. Hier is een beetje over wat voor hen werkt.

Asana instellen voor klantrelatiebeheer

Afhankelijk van het aantal klanten waarmee je tegelijk werkt en de complexiteit van je klantlevenscyclus, zijn er twee manieren om Asana in te stellen:

Eén taak per klant of één project per klant.

Eén taak per klant

Als je veel klanten hebt en één persoon uit je team meestal met dezelfde klant werkt gedurende hun hele levenscyclus, is het fijn om één taak per klant te gebruiken. Maak een project genaamd 'Klanten' en zet vervolgens elke klant als een regel in dat project.

Denk na over de fasen in je verkooptrechter en hoe je je klanten wilt filteren en bekijken - je kunt prioriteitskoppen gebruiken voor de fasen en tags voor de filters.

Bijvoorbeeld: stel je voor dat je aangepast briefpapier verkoopt. Wanneer potentiële klanten u voor het eerst bellen, worden ze vermeld als een lead die wordt aangegeven met een prioriteitskop. Je kunt markeren of ze geïnteresseerd zijn in zakelijk, persoonlijk of huwelijksdrukwerk door tags te gebruiken.

Wanneer ze converteren naar een verkoopkans, worden ze toegewezen aan een verkoper. De verkoper werkt samen met de klant om het briefpapier uit te kiezen, wat kan plaatsvinden via verschillende gesprekken.

Elke keer dat iemand in je team de klant e-mailt of belt, kan hij Asana bijwerken door een reactie op de taak te plaatsen, zodat je een verslag hebt van elke interactie die met hen heeft plaatsgevonden.

Nadat de proef is besteld en de klant de proef goedkeurt, wordt de definitieve bestelling geplaatst en vervolgens wordt de volledige bestelling geleverd. De taak van de klant gaat door de fasen en het project omhoog totdat deze is voltooid.

Als manager kun je zien welke projecten actief zijn, in welke fase ze zich bevinden, de volgende stap zien en weten wie verantwoordelijk is voor die volgende stap. Als een klant belt, kun je zoeken om hem snel te vinden en hem te laten weten hoe zijn bestelling verloopt.

Eén project per klant

Als je klantlevenscyclus complexer is, bijvoorbeeld als ze bijvoorbeeld meerdere stappen van veel verschillende mensen in je team nodig hebben, kun je één project per klant maken. Als de stappen elke keer erg op elkaar lijken, kun je de optie 'Project dupliceren' gebruiken om een vorige klant als sjabloon te gebruiken. Nu kun je elke taak toewijzen, vervaldatums instellen en de voortgang bekijken.

Omdat klanten net als elke andere taak aan mensen kunnen worden toegewezen, kun je alles op één plek bewaren, in plaats van te moeten onthouden om in te loggen op een aparte, ingewikkeldere CRM-app.

Heb je CRM-best practices met Asana? Laat het ons weten.