Sjabloon voor kickoff-vergadering

Wanneer je een project start, wil je dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Een projectkickoff-vergadering helpt je afstemming te bereiken over de belangrijkste details en de steun van je hele team te verwerven voordat het werk van start gaat. Het is een essentieel onderdeel van de levenscyclus van het project, maar het organiseren van een succesvolle kickoff kan lastig zijn. Je moet aan veel bewegende onderdelen denken - zoals het opstellen van een agenda, het delen van notities en het coördineren van de presentatoren.

Project-kickoffs hoeven echter niet stressvol te zijn. Met een sjabloon voor een kickoff-vergadering kun je een vooraf gedefinieerde reeks stappen volgen en je vergadering moeiteloos coördineren.

Wat is een sjabloon voor een projectkickoff-vergadering?

Een sjabloon voor een projectkickoff-vergadering is een herbruikbare handleiding waarin alle stappen worden uitgelegd die je moet zetten om een succesvolle projectkickoff-vergadering te organiseren. Wanneer je een sjabloon hebt, hoef je je geen zorgen te maken over ontbrekende stappen of het missen van belangrijke informatie. Je kunt gewoon het sjabloon kopiëren en het als blauwdruk gebruiken voor elke nieuwe kickoff.

Als teamleider kun je een sjabloon voor een kickoff-vergadering ook gebruiken om het projectkickoff-proces voor je hele team te standaardiseren. Op die manier kan iedereen hetzelfde proces volgen en zorg je ervoor dat de belanghebbenden voor elke nieuwe kickoff over de informatie beschikken die ze nodig hebben.

De voordelen van een digitaal sjabloon voor projectkickoff-vergaderingen

Bij het organiseren van een projectkickoff-vergadering komen heel veel bewegende onderdelen kijken. Een digitaal sjabloon helpt je om alles in realtime te volgen, met belanghebbenden te coördineren en alles gereed te maken voor de grote dag. Je kunt de vergadering plannen, je agenda delen, actiepunten toewijzen en notulen maken, alles op een en dezelfde plek. Dat betekent dat je geen extra werk hoeft te doen en dat je belanghebbenden één loket waar ze alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

Met een digitaal sjabloon voor een projectkickoff-vergadering kun je:

• Het proces voor de projectkickoff-vergadering standaardiseren voor je hele team.

• Je kickoff-vergadering op één centrale locatie plannen, uitvoeren en opvolgen.

• Vergaderrollen en agendapunten delen zonder extra werk te verzetten.

• Eigenaren toewijzen aan elk discussiepunt zodat het duidelijk is wie voor wat verantwoordelijk is en hoe de aanwezigen zich moeten voorbereiden.

• Gemakkelijk punten van de vergaderagenda bijwerken als prioriteiten veranderen.

• Aan elke taak contextuele informatie, documenten, afbeeldingen of video's toevoegen.

• Duidelijke taken met vervaldatums toewijzen aan de presentatoren zodat ze goed voorbereid naar de vergadering komen.

Een digitaal sjabloon voor een projectkickoff-vergadering maken

Je digitale sjabloon moet alle details en stappen bevatten die nodig zijn om een succesvolle kickoff-vergadering te organiseren. Dit omvat meestal drie soorten informatie:

• Agendapunten: Wat jullie gaan bespreken en hoeveel tijd het in beslag gaat nemen. 

• Vergaderrollen: Wie is verantwoordelijk voor wat tijdens de vergadering, zoals presenteren en notuleren. 

• Administratieve taken: Wat je voor en na de vergadering moet doen om deze soepel te laten verlopen. Denk hierbij aan het maken en delen van de vergaderagenda, het toewijzen van actiepunten en het delen van presentatiemateriaal.

Om te beginnen maak je een aparte sectie in je sjabloon voor deze drie categorieën. Stel je je ideale kickoff-vergadering voor en gebruik dat idee om elk onderdeel in te vullen. Welke standaard agendapunten moeten er tijdens elke kickoff voorbijkomen? Welke stappen moet je voor, tijdens en na de vergadering uitvoeren om belanghebbenden op de hoogte te houden? Welke rollen moeten belanghebbenden spelen tijdens de vergadering? Vergeet niet dat je later altijd taken kunt toevoegen of aanpassingen kunt maken voor elk specifiek project.

Om alles in de toekomst soepeler te laten verlopen, kun je de rol die elk teamlid tijdens de vergadering speelt standaardiseren. De projectcoördinator zou bijvoorbeeld verantwoordelijk kunnen zijn voor het notuleren, terwijl de projectmanager standaard de vergadering zou moeten leiden. Op die manier hoef je niet bij elk nieuw project opnieuw tijd te verspillen aan het uitzoeken van wie wat moet doen.. 

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams van verschillende afdelingen moeten effectief samen kunnen werken. Als echter elke afdeling zijn eigen opslagsysteem heeft, loopt het werk vast en raakt het versnipperd. Asana maakt het makkelijk om taken voor meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en verhoogt de zichtbaarheid tussen teams. Het helpt je team ook om taken in hun context te zien en te zien wie aan wat werkt, en draagt ertoe bij dat je team en de taken met elkaar verbonden blijven.

• Lijstweergave. Lijstweergave is een raster-achtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een to-do lijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en einddata van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, maar ook wanneer je eraan moet beginnen. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die nodig is om elke taak af te ronden. Gebruik startdatums om werk in te stellen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen.

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Zo gebruik je een sjabloon voor een projectkickoff-vergadering

Eens je je sjabloon hebt gemaakt, is het gebruik ervan eenvoudig. Het werkt als volgt:

1. Maak een kopie van je sjabloon voor een projectkickoff-vergadering. 

2. Voeg discussieonderwerpen, administratieve taken en vergaderrollen toe of verwijder ze, afhankelijk van de behoeften van je specifieke project. 

3. Wijs taken toe en stel vervaldatums vast.

4. Werk rechtstreeks in je digitale sjabloon samen met belanghebbenden. Deel agendapunten, voeg relevante documentatie toe, wijs actiepunten voor de opvolging toe, en nog veel meer. 

Veelgestelde vragen