KPI (belangrijkste prestatie-indicatoren)

Het bijhouden van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) kan overweldigend zijn, vooral wanneer gegevens verspreid zijn over meerdere spreadsheets, doelen onduidelijk zijn en updates verloren gaan in e-mailthreads. Als je ooit moeite hebt gehad om het dagelijkse werk van je team te verbinden met de bedrijfsresultaten in het algemeen, dan is dit gratis KPI-sjabloon voor jou gemaakt.

Wie heeft er baat bij KPI-sjablonen?

Als je KPI-rapporten beheert in losse spreadsheets of updates achterna zit in verschillende projectbeheertools, ben je niet de enige. Deze verspreide aanpak maakt het moeilijker om inzichten te ontdekken, snel te reageren of echte vooruitgang te tonen.

Daarom hebben we dit KPI-sjabloon gemaakt. Het brengt alles samen op één plaats. Teamleden kunnen zich dus concentreren op het werk dat resultaten oplevert, in plaats van statistieken na te jagen.

Dit KPI-scorecardsjabloon is ideaal voor:

• Marketingteams die campagnegegevens bijhouden, zoals conversiepercentages, Net Promoter Scores (NPS) of kosten voor klantenwerving.

• Verkoopmanagers die nieuwe klantentellingen, omzetdoelen of voortgang van de verkooppijplijn volgen.

• Saas-teams die KPI-statistieken voor betrokkenheid beoordelen, zoals functiegebruik, verlooppercentage of gemiddelde tijd in de app.

• Social media-managers die platformspecifieke statistieken bijhouden op LinkedIn, Instagram, Facebook en YouTube, waaronder Betrokkenheid, groei van het publiek en inhoudsprestaties.

• HR-teams die werknemerstevredenheid, verloop en onboardingmijlpalen meten.

• Leidinggevende teams die zich afstemmen op strategische doelstellingen en bedrijfsbrede doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's).

• Financiële teams die KPI's beheren, zoals nettowinst, cashflow of winstmarge.

• Klantondersteuningsteams die de oplostijd, klanttevredenheidsscores en ticketafbuigingspercentages verbeteren.

• Inhoudteams die prestatiestatistieken analyseren, zoals SEO-verkeer, betrokkenheid en inhouds-ROI.

Een digitaal marketingteam gebruikte Asana KPI-sjablonen om campagne-statistieken over zes kanalen te consolideren. Binnen een kwartaal stapten ze over van onsamenhangende rapporten naar één dashboard dat realtime voortgang weergeeft, waardoor ze de rapportagetijd konden halveren en de prestatiebeoordelingsvergaderingen tussen afdelingen konden verbeteren.

Waarom het KPI-sjabloon van Asana gebruiken?

Onze teams gebruiken KPI-trackingsjablonen om afleidingen weg te filteren en gefocust te blijven op wat succes drijft. In plaats van tussen tools te springen of door ongeorganiseerde rapporten te graven, kan je team minder tijd besteden aan het vinden van gegevens en meer tijd aan het ernaar handelen.

Met dit KPI-rapportsjabloon kun je:

• De voortgang in realtime bijhouden van belangrijke statistieken en specifieke doelen met visuele dashboards.

• Belanghebbenden rond meetbare doelstellingen verzamelen door elke persoon een duidelijke KPI te geven om te bezitten

• Updates automatiseren met aangepaste velden, Formulieren en regels.

• KPI's organiseren op doel, team of initiatief met secties en filters.

• Vroeg trends spotten met grafieken, tijdlijnen en statusupdates.

Ons gratis sjabloon is al ingesteld met secties voor het definiëren van KPI's, het verzamelen van gegevens, het analyseren ervan, het rapporteren, het toewijzen van actiepunten en het beoordelen en geven van feedback. Je kunt het aanpassen aan je workflow, maar de basis is er al. Je kunt meteen beginnen met het bijhouden van wat belangrijk is.

Zo gebruikt u dit KPI-sjabloon

1. Dupliceer het sjabloon. Klik op 'Sjabloon gebruiken' in Asana en hernoem het project volgens je initiatief, zoals 'Q3 Marketing KPI's' of 'Klantsuccesstatistieken'.

2. Bepaal je doelen en KPI's. Voeg secties of taken toe voor elk strategisch doel. Maak onder elk een lijst van de specifieke KPI-statistieken die je wilt bijhouden, inclusief definities, eigenaren en benchmarks.

3. Voeg aangepaste velden toe. Gebruik aangepaste velden om gegevens bij te houden, zoals doelwaarde, actuele waarden, status (op schema of niet op schema) en datum van laatste update. Dit helpt teams om de nieuwste inzichten in één oogopslag te zien.

4. Stel updatefrequenties in. Maak terugkerende taken of gebruik formulieren om wekelijkse of maandelijkse updates in te dienen. Voeg reacties toe om inzichten, blokkades of overwinningen te delen.

5. Visualiseer je gegevens. Bouw een dashboard om statistieken bij te houden op team, doel of tijdsperiode. Gebruik grafieken, diagrammen of scorecards om trends en prestaties te volgen.

Asana-functies die helpen bij het definiëren van KPI's

Asana-functies zijn ingebouwde mogelijkheden die je helpen het werk efficiënter te beheren. Wanneer je een KPI-sjabloon gebruikt, maken functies zoals dashboards, aangepaste velden en automatisering het gemakkelijker om prestaties bij te houden, trends te visualiseren en als een team verbonden te blijven. Blader door alle Asana-functies.

Dashboards: visualiseer KPI-trends en -status op één plek met behulp van staafdiagrammen, cirkeldiagrammen of tijdreeksen.

Aangepaste velden: volg doelwaarden, actuele waarden en status door gestructureerde velden aan taken toe te voegen.

Projectweergaven: Asana biedt meerdere manieren om KPI-gerelateerd werk te visualiseren. Gebruik lijst-, bord-, tijdlijn-, agenda- en Gantt-weergaven om statistieken vanuit elke hoek te beheren.

Formulieren: standaardiseer KPI-updates met formulieren die rechtstreeks in je sjabloonbord worden ingevoerd.

Automatisering: verminder handmatig werk door regels in te stellen om herinneringen of taakwijzigingen te activeren.

Doelen: koppel KPI's aan strategische doelstellingen en houd de voortgang naar OKR's van het bedrijf bij.

Aanbevolen integraties

Met integraties kan Asana verbinding maken met de andere tools die je team al gebruikt. Als je dashboards bouwt of updates automatiseert, zullen deze integraties je KPI-sjabloon stroomlijnen. Bekijk alle integraties.

Google Sheets: exporteer KPI-gegevens voor aangepaste rapporten, grafieken en geavanceerde analyse.

Power BI: bouw dynamische dashboards die live KPI-gegevens uit Asana en andere tools ophalen.

Salesforce: synchroniseer verkoop-KPI's met Asana-taken om de voortgang van deals en pijplijnupdates bij te houden.

Tableau: maak visuele verhalen van KPI-trends met behulp van live gegevensvisualisaties.

Slack: ontvang meldingen over KPI-updates of wijzigingen rechtstreeks in je Slack-kanalen.

Zapier: automatiseer taken tussen Asana en je KPI-tools, zoals herinneringen, waarschuwingen of gegevenssynchronisaties.

Soorten KPI's om bij te houden

Belangrijke prestatie-indicatoren variëren sterk, afhankelijk van je doelen, team, rol en branche. Hier volgen enkele van de meest voorkomende categorieën:

• Financiële KPI's: houd inkomsten, nettowinst, brutomarge en cashflow bij om de financiële gezondheid te meten.

• Operationele KPI's: meet productiviteit, doorlooptijd, kosten per transactie of procesefficiëntie.

• Marketing-KPI's: houd de conversieratio, websiteverkeer, SEO-rankings en Betrokkenheid-statistieken bij.

• Verkoop-KPI's: houd het verkoopvolume, de gemiddelde dealgrootte, het lead-to-customer-percentage en de pijplijndekking bij.

• Klant-KPI's: focus op NPS, klantbehoud, verlooppercentage of gemiddelde oplostijd.

• HR KPI's: beoordeel de werknemerstevredenheid, het verlooppercentage, de aanlooptijd van nieuwe werknemers en de voltooiing van de opleiding.

Gebruik het KPI-sjabloon om een evenwichtige scorecard te maken die zowel achterblijvende (bijv. omzet) als leidende (bijv. sitebezoeken) indicatoren bevat.

Hoe kies je de juiste key performance indicators

Om de meest weloverwogen beslissing te nemen, moet je de juiste KPI's selecteren. Begin met het koppelen van elke KPI aan een strategisch bedrijfsdoel of OKR. Zorg ervoor dat je KPI's SMART zijn (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden). Blijf uit de buurt van ijdelheidsstatistieken en concentreer je op indicatoren die echte prestaties laten zien.

Betrek teamleiders bij het proces om teamleden op één lijn te houden met duidelijke verwachtingen. Vermijd ook het bijhouden van te veel dingen tegelijk; focus op slechts een paar belangrijke statistieken per Doel. De juiste KPI's zullen je team motiveren en je helpen om sneller mijlpalen te bereiken.

Veelgestelde vragen over KPI-sjablonen