Herhalende taken automatiseren in 5 stappen

Je team zit in een meedogenloze, repetitieve cyclus: het handmatig bijwerken van projectstatussen, het sorteren van werkaanvragen en het omgaan met eindeloze e-mailthreads - taken die aandacht vereisen, maar weinig toevoegen aan de strategische doelen van je organisatie. Dit scenario komt maar al te vaak voor in de huidige ondernemingen, waar handmatige taken waardevolle middelen opslorpen en kerndoelstellingen aan de kant zetten. 

Dat is waar automatisering om de hoek komt kijken. Door repetitieve taken te automatiseren, kun je de productiviteit verhogen en de focus verleggen naar strategisch werk met een grote impact. In deze handleiding laten we je zien hoe je repetitieve taken kunt identificeren en omzetten in geautomatiseerde processen, zodat je team zich kan concentreren op het werk dat er toe doet.

Het 5-stappenproces om herhalende taken te identificeren en te automatiseren

We hebben het taakautomatiseringsproces opgesplitst in vijf uitgebreide stappen, zodat je de reis van je organisatie kunt beginnen. 

Stap 1: Taken identificeren

Begin met het focussen op activiteiten die tijdrovend, handmatig of foutgevoelig zijn. Dit zijn meestal taken die niet veel besluitvorming vereisen, maar vaak genoeg gebeuren om tijd te verspillen, zoals het opzetten van Workbackschema's voor projecten, het bewaken van de status van het werk of het verzenden van projectupdates. Deze laaghangende taken zijn uitstekende kandidaten voor automatisering, omdat het automatiseren ervan onmiddellijk voordelen kan opleveren in nauwkeurigheid en efficiëntie. 

Vind deze taken door naar de bron te gaan - je team. Gebruik strategieën zoals enquêtes, informele interviews en directe observatie om hun dagelijkse workflow-uitdagingen te begrijpen en patronen te identificeren. Welke taken komen met voorspelbare frequentie terug? Welke processen veroorzaken knelpunten of nemen tijd in beslag? Door deze vragen te beantwoorden, krijg je een idee waar je moet beginnen - en door je team erbij te betrekken, zorg je ervoor dat ze instemmen met de aanstaande veranderingen.

Beoordeel bovendien het automatiseringspotentieel op belangrijke gebieden, waaronder:

• Taakdelegatie en prioritering: automatisering kan tijdrovende taken verminderen, zoals het toewijzen van werk aan de juiste teamleden, het standaardiseren van werkaanvragen en het verplaatsen van taken van de ene fase naar de andere. 

• Projectplanning en -uitvoering: automatisering stroomlijnt de planningsinspanningen door betrouwbare, schaalbare workflows voor verschillende processen te bouwen, zodat je meteen aan de slag kunt. 

• Teamsamenwerking en communicatie: functies zoals geautomatiseerde statusupdates en AI-functionaliteit die samenvattingen van gesprekken, taken en reacties genereert, zorgen voor duidelijke communicatie en houden iedereen op één lijn. 

• Prestatiebewaking: met vooraf gebouwde rapportagedashboards kun je grafieken toevoegen en de voortgang bijhouden met één klik - en wijzigingen toepassen in je hele organisatie.

Stap 2: Beoordeel het automatiseringspotentieel

Het automatiseren van repetitieve taken gaat niet alleen over het identificeren van routinewerk, het gaat over het strategisch kiezen van de taken waar automatisering een maximale impact zal hebben. Wanneer je besluit welke taken je wilt automatiseren, kijk dan naar criteria zoals de frequentie en regelmaat van de taak, de complexiteit ervan en hoeveel tijd en middelen je kunt besparen.

Taakautomatisering gaat over het vinden van een balans - het vinden van de sweet spot waar automatisering de efficiëntie maximaliseert zonder de behoefte aan menselijk inzicht en besluitvorming op te offeren. Als het correct wordt gedaan, helpt het je niet alleen sneller te werken, maar stroomlijnt het ook processen tussen functies en creëert het samenhangende, efficiënte workflows.

Stap 3: Verken automatiseringsoplossingen

Door repetitieve taken te automatiseren, maken werkbeheerplatforms je teams vrij om zich te concentreren op strategischer, impactvoller werk. Wanneer je op zoek bent naar het juiste platform, geef dan prioriteit aan compatibiliteit met je bestaande tech stack, evenals platforms die schaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn. Essentiële automatiseringsfuncties om naar te zoeken zijn:

• De mogelijkheid om aangepaste, gestroomlijnde workflows te maken die zijn afgestemd op de specifieke processen van je onderneming. 

• Formulieren die aanvragen standaardiseren, automatisch taken toewijzen en plannen, en het starten van werk gemakkelijk maken. 

• Eenvoudige standaardisatie waarmee je organisatiebrede processen in slechts een paar klikken kunt bewerken en bijwerken, zoals workflowbundels. 

• Regels die repetitieve taken automatiseren, zoals het toewijzen van werk, het verzenden van herinneringen voor vervaldatums en het bijwerken van taakstatussen. 

• App-integraties die workflows vereenvoudigen door alle essentiële tools van je teams op één plek samen te brengen.

• De mogelijkheid om aangepaste labels aan je taken toe te voegen, zodat je automatisch kunt sorteren, filteren en rapporteren over werk op basis van specifieke statistieken. 

• AI-automatiseringsfuncties voor slimmer werken en besluitvorming, zoals het bieden van bruikbare updates van realtime gegevenswerkgegevens en het optimaliseren van organisatiebrede workflows. 

• Sjablonen die je helpen bij het standaardiseren en starten van werk voor veelvoorkomende projecten en taaktypen. 

Stap 4: Automatisering implementeren

Zodra je een werkbeheerplatform hebt gekozen, omvat het implementeren van automatiseringen het samenwerken met IT voor de nodige goedkeuringen en ondersteuning, evenals het onboarden van je team naar het platform en het trainen van hen in de nieuwe processen.

Beginnen met een klein pilotproject, zoals het automatiseren van het workbackschema van een gemeenschappelijke taak of initiatief, kan je helpen het automatiseringsproces te testen en te verfijnen voordat je het breed over de hele organisatie schaalt. 

Stap 5: Impact meten 

Er zijn verschillende belangrijke statistieken die je kunt bijhouden om de doeltreffendheid van je automatiseringsinzet te meten, waaronder:

• Toename van werk met een grote impact: gebruik rapportagedashboards om te evalueren hoe de focus van je team is verschoven naar meer strategische activiteiten met een hoge waarde als gevolg van het automatiseren van werk. 

• Tijdwinst: tijdregistratietools en gegevensanalyse kunnen je helpen de tijd te meten die wordt besteed aan taken en initiatieven voor en na automatisering.

• Bespaarde kosten: gebruik financiële trackingtools of budgetanalyserapporten om de vermindering van de operationele kosten in verband met geautomatiseerde processen te beoordelen. Vergeet niet ook rekening te houden met de indirecte kostenbesparingen, zoals die in verband met tijdwinst, verhoogde productiviteit en foutvermindering.

• Werknemerstevredenheid: organisatiebrede en teamspecifieke enquêtes helpen je de impact van automatisering op het moreel van het team en de werktevredenheid te begrijpen.

• Foutvermindering: je kunt handmatige foutlogboeken of zelfrapportage van werknemers gebruiken om de frequentie van fouten voor en na het implementeren van geautomatiseerde processen te vergelijken. 

• Verhoogde productiviteit: houd in de gaten hoe de algehele output en efficiëntie zijn veranderd om de productiviteitswinst te meten. 

• Minder handmatig werk: evalueer de afname van routinematige, handmatige taken tussen teams en afdelingen. 

• Verhoogde productie-output: rapportage- en analysetools kunnen je helpen de stijging in output of deliverables te volgen om een beter idee te krijgen van de impact op de productie. 

• Snelheid van platformadoptie: gebruik de analyses van het platform om bij te houden hoe breed en effectief de nieuwe automatiseringsinstrumenten in je hele organisatie worden gebruikt. 

• Minder vergaderingen en vergadertijden: voer team- en afdelingsbrede enquêtes uit of analyseer Agenda-gegevens om te bepalen of er een merkbare vermindering is in het aantal of de duur van vergaderingen sinds het automatiseren van processen. 

Onthoud dat deze gegevens niet alleen voor beoordeling zijn, maar ook voor voortdurende verbetering. Gebruik de statistieken en feedback om je automatiseringsstrategieën aan te passen en te verfijnen. Uiteindelijk moet automatisering je team vrijmaken om zich te concentreren op strategisch werk met een hoge impact dat bedrijfsresultaten stimuleert. 

Werk slimmer met automatisering

Het automatiseren van repetitieve taken kan de manier waarop bedrijven werken transformeren. Door deze vijf stappen te volgen, kun je handmatig werk omvormen tot geautomatiseerde processen, fouten verminderen, de productiviteit verhogen en je team vrijmaken om zich te concentreren op werk met een hoge impact. Klaar om te beginnen? Bekijk hoe Asana je automatiseringsreis een vliegende start kan geven. 

Heb je meer vragen over taakautomatisering? Bekijk onze veelgestelde vragen.

Wat is taakautomatisering?

Taakautomatisering is het proces van het gebruik van technologie om repetitieve, routinematige en vaak handmatige taken te automatiseren. Het omvat meestal het gebruik van technologie - zoals een werkbeheerplatform - om workflows te automatiseren en processen zoals gegevensinvoer, planning, het bouwen van workbacks en meer te standaardiseren, zonder handmatige invoer. 

Welke soorten repetitieve taken kan ik automatiseren?

Werk- en taakautomatisering kan worden gebruikt om een verscheidenheid aan handmatige taken te automatiseren, van routinematige, dagelijkse taken tot complexere initiatieven, waaronder:

• Het beheren van gegevensinvoer

• Planning en Agenda-beheer

• Stroomlijnen van e-mail- en communicatieantwoorden

• Het genereren van rapporten automatiseren

• Aangepaste workflows maken en schalen  

• Het coördineren van taaktoewijzing 

• Het standaardiseren van werkintake 

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van repetitieve taken? 

Het automatiseren van repetitieve taken vermindert werk met een lage waarde en stelt je team in staat zich te concentreren op initiatieven met een hoge impact - wat onder andere leidt tot kostenbesparingen, zoals:

• Verhoogde efficiëntie

• Verbeterde productiviteit

• Minder fouten

• Tijd bespaard

• Verbeterde werknemerstevredenheid

Hoe verschilt taakautomatisering van traditioneel taakbeheer? 

Traditioneel taakbeheer omvat het handmatig bijhouden en uitvoeren van taken. Taakautomatisering daarentegen maakt gebruik van technologie om taken automatisch te beheren en te voltooien zonder handmatige tussenkomst. 

Is taakautomatisering schaalbaar voor grote ondernemingen? 

Natuurlijk is taakautomatisering zeer schaalbaar voor grote ondernemingen en groeiende organisaties. Zoek naar een werkbeheerplatform met schaalbare, aanpasbare oplossingen, zoals de mogelijkheid om een groot aantal seats te onboarden en complexere workflows te automatiseren. 

Voor welke sectoren is taakautomatisering geschikt? 

Een aantal veelzijdige sectoren kunnen taakautomatisering gebruiken en er voordeel uit halen, waaronder:

• IT: serviceaanvragen, gegevensorganisatie, gegevensback-ups. 

• Marketing: campagnebeheer, aanmaak van inhoud, posten op sociale media, bijhouden van pijplijnen. 

• Operations: middelenbeheer, processtandaardisatie, het stellen van doelen. 

• Verkoop: prospectie, leadtracking en -koestering, planning. 

• Gezondheidszorg: invoer en beheer van patiëntgegevens, afsprakenplanning, grafieken.  

• Detailhandel: inventaris bijhouden, klantondersteuning, factuurverwerking. 

• Financiën: transactieverwerking, het genereren van inkooporders, rapportage. 

• Human resources: vacatures plaatsen, werknemer onboarding, secundaire arbeidsvoorwaarden, verlofaanvragen beheren.