Chiusura del progetto: otto passaggi per terminare i progetti in tutta tranquillità

Grande è l’arte di iniziare, ma più grande è l’arte di finire.”

Longfellow sapeva certamente come concludere in bellezza. Essendo uno dei più grandi poeti americani, capì che le grandi conclusioni danno alle poesie un potere di attrazione, mentre i finali scialbi possono rovinare anche la migliore scrittura. E anche se Longfellow non ha mai ottenuto la sua certificazione di project management (non siamo sicuri che esistesse nel XIX secolo), può comunque insegnarci un paio di cose sulla chiusura di un progetto. 

I progetti, come le poesie, hanno bisogno di un gran finale. Anche se esegui perfettamente il tuo piano di progetto, una conclusione disorganizzata può annullare tutto il tuo duro lavoro. Ma quando finisci in bellezza, puoi assicurarti che il tuo progetto abbia risultati chiari, passaggi successivi e un potere di attrazione. 

Cos'è la chiusura del progetto? 

La chiusura del progetto è l’ultima fase di un progetto, quando si sistemano le questioni in sospeso, si comunicano i risultati e si fa il punto con il team. La fase di chiusura del progetto pone ufficialmente fine al tuo progetto e fornisce un piano concreto per i passaggi successivi, che si tratti di trasferire la responsabilità del progetto a un altro team, avviare un nuovo progetto per migliorare il tuo lavoro o incorporare le lezioni apprese in progetti futuri. 

Puoi personalizzare il processo di chiusura del progetto per adattarlo alle esigenze del tuo team, ma ecco alcuni passaggi chiave da includere: 

• Esegui i test finali per assicurarti che il risultato finale del progetto soddisfi le aspettative (ad esempio, testare una funzionalità dopo il lancio per assicurarti che funzioni ancora o rivedere il risultato finale con gli stakeholder). 

• Rivedi il piano di progetto per sistemare le questioni in sospeso e assicurarti di non aver dimenticato nulla. 

• Completa le attività amministrative, come l'aggiornamento della documentazione, la finalizzazione del budget del progetto e la riassegnazione delle risorse. 

• Comunicare le note e i passaggi successivi agli stakeholder.

• Organizza una riunione post-mortem del progetto per esaminare le lezioni apprese e dare al tuo team la possibilità di fornire feedback e modificare i propri processi. 

• Distribuire un resoconto finale che illustri le prestazioni del progetto rispetto agli obiettivi.

Le cinque fasi della gestione dei progetti

Il termine "chiusura del progetto" proviene dal modello di gestione del progetto in cinque fasi creato dal Project Management Institute (PMI). Il PMI definisce questo modello nella Guida al Project Management Body of Knowledge, anche conosciuta come Guida PMBOK®. Il modello suddivide il ciclo di vita del progetto in cinque fasi, che elenchiamo di seguito. 

• Avvio del progetto: definire il progetto a livello generale e ottenerne l'approvazione.

• Pianificazione del progetto: creare obiettivi dettagliati e una roadmap.

• Esecuzione del progetto: lanciare il progetto usando le informazioni raccolte nelle due fasi precedenti. 

• Performance del progetto: misurare l'efficacia usando gli indicatori chiave di prestazione (KPI). 

• Conclusione del progetto: sistemare le questioni in sospeso, fare il punto con gli stakeholder e finalizzare i passaggi successivi. 

Perché la conclusione del progetto è importante 

È fantastico raggiungere i traguardi finali o l'obiettivo, ma ciò non significa che il lavoro sia finito. Dopo aver brindato al successo, ci sono ancora alcune attività importanti da spuntare dalla lista prima di raggiungere ufficialmente la fine del progetto. Ecco come la chiusura del progetto può aiutarti a spuntare ogni casella e a concludere le tue iniziative in tutta tranquillità. 

Assicurati che il tuo lavoro sia completo

Seguire un processo di chiusura del progetto predefinito garantisce che il tuo lavoro sia completo e che tu non abbia dimenticato alcuna attività nel tuo piano di progetto. Quest’ultima fase del progetto include tutti quei dettagli facili da trascurare, come i test finali, la revisione del piano di progetto e la comunicazione dei risultati agli stakeholder, in modo da poter concludere i progetti sapendo di aver spuntato tutte le caselle. 

Inoltre, la fase di chiusura ti aiuta a stabilire un consenso con gli stakeholder sul fatto che il tuo lavoro è efficace e completo. In questo modo, tutti sanno cosa hai ottenuto e capiscono che il progetto è finito. 

Fornisci passaggi successivi chiari

Quando il tuo progetto viene chiuso correttamente, hai dei passaggi successivi concreti: passare il lavoro a un altro team, avviare un nuovo progetto per migliorare il tuo lavoro o incorporare lezioni chiave in iniziative future. 

In questo modo, la conclusione del progetto ti aiuta a evitare scenari indesiderati come questi: 

• Il tuo progetto non ha una data di fine concreta e il tuo team è responsabile della sua manutenzione a tempo indeterminato. Per esempio, immagina di avere un progetto per migliorare il traffico del sito del 20%. Senza una corretta chiusura del progetto, potresti essere ritenuto responsabile di piccole modifiche, miglioramenti e test a tempo indeterminato per migliorare il traffico del sito. 

• Il tuo progetto non viene consegnato al team giusto, quindi rimane fermo e non viene utilizzato. Immagina, per esempio, di aver creato un nuovo progetto per testare una funzionalità sul tuo sito web. Per chiuderlo correttamente, dovresti comunicare agli stakeholder che hai raggiunto l’obiettivo e l’ambito del tuo progetto (ovvero, testare una funzionalità). Quindi, devi consegnare gli approfondimenti sui test al team di prodotto appropriato per creare effettivamente la funzionalità. 

Documentare le lezioni apprese

Ogni progetto consente al tuo team di imparare e migliorare, e la conclusione del progetto assicura che tu acquisisca tali apprendimenti invece di lasciarli nelle note del progetto. Questo perché una riunione post-mortem è integrata nel processo di chiusura, in modo che il team abbia la possibilità di riflettere su ciò che è andato bene e su ciò che potrebbe essere migliorato la prossima volta. Discutere la chiusura del progetto con il team spesso mette in luce problemi a cui potresti non aver pensato, poiché i membri del team possono fornire una prospettiva sul campo. Ciò significa che puoi migliorare continuamente la gestione dei progetti nel tempo: con ogni progetto, hai la possibilità di imparare e semplificare i processi del team, la comunicazione e l’esecuzione del progetto.

Oltre ai miglioramenti dei processi, la conclusione del progetto ti aiuta anche a raccogliere e condividere gli insegnamenti chiave del progetto. Nel resoconto finale che condividi con gli stakeholder, puoi documentare le lezioni apprese dai dati effettivi del progetto, come i risultati di un test A/B, quelli di uno studio di ricerca sugli utenti o la cronologia per lo sviluppo di una nuova funzionalità dell'app. In questo modo, gli stakeholder possono imparare dal tuo progetto e incorporare tali risultati nel proprio lavoro. 

L'utilizzo di un modello delle lezioni apprese o di un modello di resoconto del progetto ti offre un processo guidato per acquisire il feedback post-azione e collegarlo direttamente ai progetti futuri.

Come fai a sapere quando un progetto è finito? 

Prima di chiudere il progetto, devi determinare se è completo. Ma cosa significa esattamente? 

Esistono diversi modi per determinare se il tuo progetto è finito, ma l'indicatore principale è se hai raggiunto gli obiettivi del progetto che hai impostato durante la pianificazione. Indipendentemente dalla metodologia utilizzata per la definizione degli obiettivi, questi definiscono il successo del tuo progetto e ti offrono un chiaro target a cui puntare. Esistono diversi metodi per definire gli obiettivi, tra cui gli obiettivi e risultati chiave (OKR), gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e gli obiettivi intelligenti. 

Non tutti i progetti raggiungono i propri obiettivi, ma questo non è un problema. Anche se non hai raggiunto i tuoi obiettivi, puoi dire che il tuo progetto è finito quando:

• hai completato i risultati finali delineati nell’ambito del progetto 

• hai completato la cronologia del progetto

• hai utilizzato l'intero budget del progetto

Otto passaggi per chiudere un progetto

La chiusura di un progetto non deve essere difficile. Mentre lavori ai progetti, imparerai cosa funziona e cosa non funziona per il tuo team. Con queste conoscenze, puoi sviluppare le tue best practice per la chiusura del progetto. 

Se è la prima volta che chiudi ufficialmente un progetto, prova a seguire questi otto passaggi. Prendi nota di cosa funziona e cosa no, in modo da poter perfezionare il processo in futuro.

1. Esegui i test finali

Questo primo passaggio è particolarmente utile per i team che si occupano del lancio di nuovi prodotti o funzionalità. Prima di terminare formalmente il lavoro sul tuo progetto, esegui i test finali per assicurarti che il tuo deliverable finale sia stabile e funzioni ancora come previsto. Questo è importante perché le prestazioni spesso cambiano dopo il lancio, soprattutto se il prodotto è stato lanciato per un gran numero di clienti. Spesso, può essere difficile prevedere come funzionerà un prodotto su larga scala prima che venga effettivamente lanciato. 

Oltre a eseguire test tecnici, puoi anche monitorare il feedback dei clienti (in particolare sui tuoi canali di social media) per vedere se gli utenti riscontrano errori evidenti del prodotto. Se riscontri problemi importanti, crea un progetto di follow-up per risolverli.

2. Risolvi le questioni in sospeso

Successivamente, è il momento di rivedere il piano di progetto e segnalare le attività incomplete. Questo ti aiuta a risolvere le questioni in sospeso e ti assicura di non dimenticare alcun passaggio critico. Se utilizzi un software di gestione dei progetti come Asana, questo passaggio è facile perché puoi vedere tutte le attività del progetto in un unico posto, oltre alla data di scadenza, al titolare e allo stato di completamento. 

Se hai dimenticato qualcosa, non preoccuparti. Fai il punto su tutte le attività non completate e decidi se rientrano nell’ambito del progetto o meno. Se rientrano nell'ambito, crea un piano per affrontare le attività rimanenti. Se non rientrano nell’ambito, informa gli stakeholder e assegna quelle attività al team appropriato. 

Ad esempio, immagina che il tuo team di sviluppo abbia appena terminato un progetto di riprogettazione del sito web e ti rendi conto di non aver completato un'attività per aggiornare le immagini dei banner sul sito. Dopo aver consultato la dichiarazione dell’ambito del progetto, decidi che questa attività non rientra nell’ambito, perché il tuo team si è concentrato principalmente sui miglioramenti dell’infrastruttura. Pertanto, passi l'attività residua al team di progettazione, che può utilizzare l'infrastruttura che hai creato per aggiornare le immagini dei banner. 

3. Completa le attività amministrative

Ora che hai risolto le questioni in sospeso, è il momento di affrontare il lato amministrativo del tuo progetto. Sebbene le attività amministrative possano variare in base al progetto, di seguito elenchiamo alcune attività comuni da prendere in considerazione. 

• Assicurati che tutti i file e le risorse del progetto siano nel posto giusto e che gli stakeholder sappiano dove si trovano. 

• Aggiorna la documentazione del progetto, come la documentazione di processo, il budget e il programma del progetto. Durante questo processo, confronta le stime con i risultati effettivi per vedere se avevi ragione. Ad esempio, confronta i risultati stimati con quelli effettivi per il budget e la cronologia del progetto.

• Assicurati che i documenti del progetto siano firmati, come eventuali contratti o accordi con i fornitori. 

• Chiudi eventuali contratti per forniture, subappaltatori, donatori o stakeholder esterni simili. 

• Chiudi le finanze del progetto. Assicurati che i pagamenti finali siano ricevuti o inviati e invia al team finanziario un aggiornamento con i numeri finali del budget. 

• Assicurati che i membri del team siano stati riassegnati a progetti diversi. 

• Vendi o trasferisci attrezzature ​​o altre risorse del progetto a team diversi, se necessario. 

4. Invia una notifica al tuo team sui passaggi successivi

Successivamente, scrivi una nota al tuo team per informarlo sul tuo piano di conclusione. Informali sui passaggi successivi, ad esempio su come affronterai o trasferirai la responsabilità di eventuali risultati finali del progetto in sospeso. Inoltre, informa il team sugli eventi di chiusura a cui dovrebbe partecipare, come una retrospettiva, un post-mortem del progetto o una riunione finale con gli stakeholder. Se vuoi che il tuo team fornisca un feedback durante un post-mortem, questo è il momento di informarlo, in modo che possa iniziare a prepararsi. 

5. Aggiorna gli stakeholder e invia un resoconto finale

Dopo aver parlato con il tuo team, è il momento di aggiornare gli stakeholder. Puoi farlo tramite un aggiornamento asincrono o una riunione di riepilogo ufficiale. Indipendentemente dal formato, assicurati di includere le seguenti informazioni: 

• Un resoconto finale, che includa un riepilogo di ciò che il tuo progetto ha realizzato, come si è comportato rispetto agli obiettivi che hai fissato e qualsiasi successo o fallimento chiave. 

• Un elenco degli elementi incompleti che rientravano nell'ambito del progetto, oltre a come li affronterai. 

• Un elenco di elementi incompleti che erano fuori ambito, con una rapida spiegazione e dettagli su come effettuerai il follow-up con il team appropriato. 

• Un elenco di attività da svolgere rapidamente che prevedi di completare come parte del tuo progetto attuale o di passare a un altro team.

• Una richiesta di feedback. Idealmente, può essere un feedback scritto sotto forma di questionario o sondaggio. 

6. Tieni una riunione post mortem del progetto

Tenere una riunione post-mortem del progetto è il modo migliore per acquisire e rivedere le lezioni apprese durante ogni progetto. Durante un post-mortem, i membri del team hanno l'opportunità di fornire feedback su ciò che è andato bene, ciò che non è andato bene e ciò che potrebbe essere migliorato per la prossima volta. 

Ecco alcuni suggerimenti da considerare prima di organizzare la prossima riunione post-mortem. 

• Invia ai membri del team un elenco di domande a cui pensare almeno due giorni prima della riunione post-mortem. Queste domande possono essere semplici come: "Cosa è andato bene, cosa non è andato bene e cosa abbiamo imparato?" Questo aiuta il tuo team a strutturare i propri pensieri in anticipo, in modo che possano sentirsi preparati e pronti a partecipare. 

• Durante la riunione, condividi il tuo schermo (se possibile) e prendi appunti attivamente per registrare il feedback di ogni persona. In questo modo, il tuo team può vedere che il suo contributo è apprezzato. 

• Concedi a ciascun membro del team il tempo necessario per condividere il proprio feedback durante la riunione. In questo modo, puoi assicurarti che tutti possano esprimere la propria opinione. 

• Lascia del tempo alla fine della riunione per ringraziare i membri del team per il loro contributo. E quando trasformi il loro feedback in azioni concrete (ne parleremo nel passaggio successivo), invia al tuo team un aggiornamento per far sapere loro come stai affrontando le loro preoccupazioni. 

7. Crea una roadmap per i miglioramenti

Dopo aver analizzato come è andato il tuo progetto, è il momento di guardare al futuro. A questo punto, puoi utilizzare una roadmap di progetto per pianificare come migliorare e iterare i risultati finali e i processi di gestione: 

1. Considera i risultati del test finale del primo passaggio e identifica eventuali problemi prioritari che desideri affrontare. Per esempio, se molti clienti si lamentano dei tempi di caricamento lenti, potresti dare la priorità a un’iniziativa per migliorare la velocità di caricamento del sito. 

2. Raccogli il feedback che hai ricevuto dagli stakeholder e dal tuo team di progetto. Cerca temi comuni ed evidenzia eventuali azioni da attuare che desideri affrontare. Ad esempio, se i membri del team hanno affermato di non avere abbastanza tempo per completare le attività, potresti impostare un'azione da attuare per aggiungere ulteriore tempo di buffer ai futuri programmi del progetto. 

3. Crea una roadmap per pianificare come e quando affronterai queste azioni. 

4. Chiedi al tuo team un feedback sulla roadmap e ottieni l'approvazione degli stakeholder interessati. 

La creazione di una roadmap per i miglioramenti futuri garantisce che tu possa continuare a migliorare e ripetere i risultati finali e i processi di gestione del progetto. Inoltre, ti consente di chiudere ufficialmente il progetto in corso e quindi di affrontare eventuali miglioramenti in un’iniziativa completamente nuova. In questo modo, puoi evitare che i progetti si trascinino fino a quando il risultato finale non è “perfetto” (qualcosa che non è comunque realmente raggiungibile).

8. Festeggia

Ultimo, ma non meno importante, dedica del tempo a celebrare i risultati del tuo team. Mostrare apprezzamenti è fondamentale per costruire una solida cultura organizzativa e promuovere il lavoro di squadra sul luogo di lavoro.

Le celebrazioni possono assumere diverse forme: regali o biglietti, un messaggio di ringraziamento, un happy hour con il team o anche un pomeriggio libero dal lavoro. Considera le dinamiche del tuo team e le preferenze di ciascun membro, e scegli l’opzione che ritieni apprezzeranno di più. 

Chiudi in sicurezza

Congratulazioni, hai appena concluso con successo il tuo progetto. Hai spuntato tutte le caselle e sistemato tutte le questioni in sospeso. Ora puoi passare alla prossima iniziativa in tutta tranquillità, sapendo che tutto è stato curato e che hai un piano concreto per i prossimi passi. 

Se vuoi standardizzare il processo di chiusura del tuo team, valuta la possibilità di trasformare il processo di chiusura del progetto in un modello di progetto personalizzato. I modelli ti consentono di creare una serie predefinita di passaggi (come una checklist) che puoi duplicare e riutilizzare ogni volta che concludi un progetto.