Cos’è la valutazione delle esigenze? Tre tipi ed esempi

Quando si gestiscono più iniziative di crescita e nuovi progetti, è difficile sapere a quali miglioramenti del team dare la priorità. Da dove si comincia?

Nel dubbio, prova a valutare le esigenze. Una valutazione delle esigenze ti aiuta a determinare le lacune più importanti del processo, in modo da poter raggiungere il risultato desiderato nel minor tempo possibile. La valutazione dei processi attuali non solo ti fornirà approfondimenti sul modo in cui lavora il tuo team, ma può anche aiutarti a identificare le aree di potenziale miglioramento dell'efficienza.

Ridurre il lavoro superfluo e semplificare i processi non solo aumenta la produttività, ma migliora anche il morale del team. Ascoltando i membri del tuo team e migliorando i processi più problematici, puoi aiutarli a svolgere più rapidamente il lavoro di maggiore impatto. Abbiamo scritto una guida pratica per creare una valutazione delle esigenze.

Che cos’è una valutazione delle necessità?

La valutazione delle esigenze è un processo per determinare le esigenze, o "lacune", tra un risultato attuale e quello desiderato. Fa parte della pianificazione strategica: in sostanza, una valutazione delle necessità ti aiuta a individuare come raggiungere i tuoi obiettivi strategici. 

Una necessità è un'opportunità di miglioramento all'interno di un particolare processo o sistema. Quando identifichi e risolvi le esigenze, puoi agire su potenziali nuove opportunità, come rendere i processi più efficienti, semplificare l’assegnazione delle risorse e identificare le carenze di risorse nel tuo attuale flusso di lavoro.  

Per esempio, supponiamo che il tuo team stia lavorando a un processo per organizzare i dati dei clienti. Una valutazione delle esigenze sarebbe un ottimo modo per capire dove esistono lacune nel processo di raccolta dei dati, come informazioni mancanti o imprecise, e dove le risorse interne potrebbero essere utilizzate meglio.

A cosa serve una valutazione delle esigenze?

Una valutazione delle esigenze identifica le aree all'interno della tua organizzazione che necessitano di miglioramenti. Utilizza una valutazione delle necessità sui processi esistenti per analizzare i dati e comunicare le modifiche interne.

Esempi di processi per i quali potresti utilizzare una valutazione delle esigenze includono:

• un processo per automatizzare il lavoro manuale duplicato

• Un processo di percorso del cliente che non è performante

Può essere difficile individuare esattamente dove sono necessari miglioramenti. Quando ci si trova di fronte a più aree di opportunità, un’analisi delle esigenze può aiutarti a identificare le migliori aree di miglioramento. 

Esempio di valutazione delle esigenze

Una valutazione delle esigenze è un ottimo modo per migliorare i processi, ma non è sempre facile iniziare. Inizia dando un’occhiata ad alcune domande di esempio per comprendere meglio i dati che stai cercando.

Domande sul tasso di successo

• Quali attività devono essere svolte per raggiungere i nostri obiettivi? 

• Qual è la probabilità che la nostra soluzione abbia successo? 

• Quali attività sono necessarie per risolvere con successo le nostre esigenze?

Domande sulle prestazioni

• Quali KPI utilizziamo per misurare le prestazioni?

• Come si riconoscono le prestazioni eccellenti?

• Come si presentano le prestazioni attuali?

Domande operative

• Quali stakeholder sono coinvolti?

• In quale punto del processo si manifesta la necessità?

• Con che frequenza osserviamo la necessità?

L'identificazione delle esigenze richiede comunicazione del team, capacità di risoluzione dei problemi e idee fuori dagli schemi. Usa queste domande come punto di partenza per iniziare. Una volta che sai quali domande porre, puoi iniziare a raccogliere dati. 

Come condurre una valutazione delle esigenze

Una valutazione delle esigenze è un ottimo modo per analizzare e interpretare i dati pertinenti. Per farlo, devi comprendere le esigenze di base del tuo team, nonché il risultato complessivo desiderato del processo. 

Domande sul tasso di successo:

• Quali attività devono essere svolte per raggiungere i nostri obiettivi? 

• Qual è la probabilità che la nostra soluzione abbia successo? 

• Quali attività sono necessarie per risolvere con successo le nostre esigenze?

Domande sulle prestazioni:

• Quali KPI utilizziamo per misurare le prestazioni?

• Come si riconoscono le prestazioni eccellenti?

• Come si presentano le prestazioni attuali?

Domande operative:

• Quali stakeholder sono coinvolti?

• In quale punto del processo si manifesta la necessità?

• Con che frequenza osserviamo la necessità?

L'identificazione delle esigenze richiede comunicazione del team, capacità di risoluzione dei problemi e idee fuori dagli schemi. Usa queste domande come punto di partenza per iniziare. Una volta che sai quali domande porre, puoi iniziare a raccogliere dati.

Se desideri un framework già pronto per organizzare ciò che trovi, prova a utilizzare un modello di valutazione delle esigenze. Può aiutarti a trasformare queste domande in un piano pratico e dettagliato che tutto il team può seguire.

Sei passaggi per condurre una valutazione delle esigenze

Una valutazione delle esigenze è un ottimo modo per analizzare e interpretare i dati rilevanti che influenzeranno il tuo processo decisionale. Per farlo, devi comprendere le esigenze di base del tuo team, nonché il risultato complessivo desiderato del processo. 

Chiedi l’aiuto dei principali stakeholder, finanziatori e responsabili delle decisioni e raccogli feedback attraverso riunioni o sessioni di brainstorming. Comunque tu scelga di iniziare, ecco i quattro passaggi da seguire quando conduci una valutazione delle esigenze. 

1. Identifica le esigenze del tuo team

Per determinare le lacune tra i processi esistenti e quelli ideali, è necessario prima capire come si presenta il processo ideale. Definire obiettivi chiari è il modo migliore per assicurarti di creare una valutazione delle necessità misurabile, attuabile e orientata ai risultati. 

Prima di iniziare a raccogliere e analizzare le informazioni per la valutazione delle esigenze, prenditi del tempo per considerare i risultati desiderati. Definisci gli obiettivi e raccogli dati sulle aree di opportunità per pianificare le scadenze e comprendere il risultato previsto. 

I membri del tuo team sono probabilmente più coinvolti di te nel processo e hanno approfondimenti preziosi sui potenziali miglioramenti. Raccogli feedback dal team di progetto o organizza una sessione di brainstorming generale per identificare le maggiori lacune del team. 

Collabora con il tuo team per rispondere alle seguenti domande: 

• Quali esigenze state cercando di risolvere? 

• Come viene attualmente implementato questo processo? 

• Dove si trovano le maggiori lacune in termini di opportunità? 

• Quali sono i risultati desiderati? 

• Stai cercando di risolvere un problema specifico o un processo più generale? 

• Hai fonti di dati chiare e misurabili? 

• Come misurerai l’esito?

2. Misura e assegna le risorse

Prima di iniziare la valutazione, decidi esattamente quanta disponibilità ha il tuo team e quanto sei disposto a spendere per il progetto. Inoltre, determina quanto tempo ti stai concedendo per raggiungere i tuoi obiettivi. Vuoi colmare le lacune in sei mesi? In un anno? Sapere esattamente quanta disponibilità hai ti consentirà di adottare un approccio sistematico al tuo resoconto. 

La disponibilità del tuo team e le risorse organizzative influenzeranno la completezza della valutazione delle esigenze. Se dedichi più tempo alla valutazione delle esigenze, potrai dedicare più tempo alla raccolta dei dati. 

3. Raccogli informazioni interne

Successivamente, raccogli informazioni e dati su come risolvere al meglio le lacune identificate. Ricorda che l’obiettivo di una valutazione delle esigenze è capire come passare dal processo attuale al risultato desiderato. 

Raccogli dati dai vari reparti e stakeholder più vicini al processo. A questo punto, hai già fatto un brainstorming con i membri del tuo team di progetto, ma è fondamentale capire anche di cosa hanno bisogno i tuoi partner interfunzionali da questo miglioramento del processo. 

Per creare una buona valutazione delle esigenze, sono necessarie informazioni dettagliate, quindi incoraggia gli stakeholder a condividere dati approfonditi sulle loro esigenze specifiche. Più informazioni si hanno, più è probabile che la valutazione delle esigenze abbia successo.

Di seguito elenchiamo alcune domande da considerare quando si raccolgono informazioni. 

• Dove sono necessari miglioramenti?

• Perché i metodi attuali sono poco efficaci?

• Abbiamo risorse sufficienti per eseguire un processo più efficace?

Queste domande ti aiuteranno a raccogliere i dettagli necessari per passare al quarto passaggio.

4. Raccogli informazioni esterne

Una volta raccolte le informazioni dal team di progetto e dagli stakeholder interfunzionali, non resta che raccogliere informazioni da fonti esterne. Ottenere informazioni da fonti esterne, oltre che dai collaboratori interni, offre una visione d’insieme del processo dall’inizio alla fine. 

Esistono diversi modi per raccogliere informazioni esterne sul tuo gruppo di destinazione, tra cui:

• Questionari per i clienti: utilizzati per raccogliere rapidamente dati di alto livello sui clienti provenienti da più aree geografiche

• Focus group: utilizzati per raccogliere informazioni approfondite da una specifica posizione geografica

È anche una buona idea coinvolgere un nuovo paio di occhi per seguire il processo dall'inizio alla fine e cogliere ulteriori inefficienze. Sebbene il tipo di tecnica di valutazione delle esigenze utilizzata dipenda dalla situazione, è necessario optare per quella che offre le migliori possibilità di correggere le inefficienze.

5. Ricevi feedback

Una valutazione delle esigenze riguarda le esigenze aziendali e della comunità. Metti alla prova i tuoi risultati con diversi gruppi di persone che potrebbero avere prospettive (e pregiudizi) diverse sui tuoi dati. Condividili con gli stakeholder e i membri della comunità per valutare come reagiranno sia i tuoi superiori che il pubblico di destinazione a qualsiasi cambiamento del processo. 

Ecco alcune persone che potrebbero voler vedere la tua valutazione: 

• Partner del progetto

• Membri della comunità

• Investitori

• Stakeholder

• Management

• Colleghi

Con il feedback che ricevi, puoi apportare le modifiche necessarie al resoconto prima di iniziare a modificare su larga scala le esigenze identificate. 

6. Usa i tuoi dati

A questo punto, hai raccolto tutte le informazioni possibili. L'unica cosa che resta da fare è utilizzare i risultati e gli approfondimenti della valutazione delle esigenze per creare un rapporto finale e un piano d'azione.

Utilizza le informazioni raccolte nei passaggi da uno a cinque per trasformare i dati della valutazione delle esigenze in un resoconto cumulativo. Oltre alle note, ai dettagli e alle osservazioni che hai fatto durante le sessioni di brainstorming, aggiungi un riepilogo che documenti i passaggi successivi, in particolare le fasi, l'assistenza tecnica, i programmi di formazione e altri componenti che ti aiuteranno a implementare le modifiche al processo. 

L'implementazione dei risultati della valutazione delle esigenze richiederà tempo. Assicurati che il tuo team disponga di un processo efficace per guidare il miglioramento, come:

• Strumenti di project management:aiutano a organizzare le informazioni e a comunicare con i membri del team

• Gestione del cambiamento: aiuta a documentare le modifiche relative a esigenze e lacune

• Gestione dei processi aziendali (BPA): aiuta ad analizzare e migliorare i processi

• Pianificazione dell’implementazione dei processi: delinea i passaggi necessari per raggiungere un obiettivo condiviso

Esempi di valutazione delle esigenze

Esistono molti metodi diversi di raccolta dei dati, dalle tecniche quantitative come i sondaggi alle tecniche qualitative come i focus group. Il target demografico può influenziare la metodologia, quindi tieni conto del punto di vista che stai cercando prima di decidere. 

La valutazione delle esigenze fornisce dati cruciali sui processi esistenti e aiuta i team a creare sistemi più efficaci. 

Ecco tre dei metodi più comuni per la raccolta dei dati di valutazione delle esigenze:

Questionari

I questionari e le interviste sono i metodi più comuni per la raccolta dei dati. Un questionario è un modulo di livello superficiale con domande generali a cui rispondere con sì o no. È un ottimo modo per ottenere rapidamente informazioni dagli intervistati.

Utilizzalo per cose come: valutare l’efficacia dell’identità del tuo marchio

Sondaggi

Molti team utilizzano i sondaggi per raccogliere informazioni esterne sull’esperienza del cliente. I sondaggi spesso includono domande a risposta aperta, quindi forniscono informazioni più approfondite rispetto ai questionari. Questo è un ottimo modo per trovare informazioni accurate ma rapide.

Utilizzalo per: valutare il successo della tua esperienza post-acquisto dal punto di vista del cliente

Focus group

Un focus group è un’intervista che coinvolge un numero limitato di partecipanti che condividono tratti o esperienze comuni. Sebbene richiedano molto più tempo degli altri due metodi, i focus group forniscono informazioni dettagliate sulle esigenze e sull'esperienza del cliente. È un ottimo modo per raccogliere informazioni approfondite.

Utilizzalo per: valutare come i clienti vivono il tuo marchio e cosa pensano che potrebbe essere migliorato

Identificare le esigenze del tuo team con un’analisi

Eseguire una valutazione delle esigenze è un ottimo modo per capire come vengono gestiti i processi attuali e come semplificare le attività e la comunicazione. Sapere quali sono le esigenze più importanti non è sempre ovvio. Con un’analisi delle esigenze, puoi raccogliere i dati necessari per rendere il tuo team più efficiente.