What is a needs assessment? 3 types and examples

Quando si devono bilanciare più iniziative di crescita e nuovi progetti, è difficile sapere a quali miglioramenti del team dare la priorità. Da dove cominciare?

Nel dubbio, prova a valutare le esigenze. Una valutazione delle esigenze ti aiuta a determinare le lacune più importanti del processo, in modo da poter raggiungere il risultato desiderato nel minor tempo possibile. La valutazione dei processi attuali non solo ti fornirà approfondimenti sul modo in cui lavora il tuo team, ma può anche aiutarti a identificare le aree di potenziale miglioramento dell’efficienza.

Ridurre il lavoro superfluo e semplificare i processi non solo aumenta la produttività, ma migliora anche il morale del team. Ascoltando i membri del tuo team e migliorando i processi più difficili, puoi aiutarli a svolgere più velocemente il lavoro di maggiore impatto. Abbiamo scritto una guida pratica per creare una valutazione delle esigenze personalizzata.

Cos'è una valutazione delle necessità?

Una valutazione delle esigenze è un processo per determinare le esigenze, o "lacune", tra un risultato attuale e quello desiderato. Fa parte della pianificazione strategica: in sostanza, una valutazione delle esigenze ti aiuta a individuare come raggiungere i tuoi obiettivi strategici. 

Una necessità è un’opportunità di miglioramento all’interno di un particolare processo o sistema. Quando identifichi e risolvi le esigenze, puoi agire su potenziali nuove opportunità, come rendere i processi più efficienti, semplificare l’assegnazione delle risorse e identificare le carenze di risorse nel tuo attuale flusso di lavoro.  

Per esempio, supponiamo che il tuo team stia lavorando a un processo per organizzare i dati dei clienti. Una valutazione delle esigenze sarebbe un ottimo modo per capire dove esistono lacune nel processo di raccolta dei dati, come informazioni mancanti o imprecise, e dove le risorse interne potrebbero essere utilizzate meglio.

Cos'è una valutazione delle esigenze?

Una valutazione delle esigenze identifica le aree all’interno della tua organizzazione che necessitano di miglioramento. Utilizza una valutazione delle necessità sui processi esistenti per analizzare i dati e informare i cambiamenti interni.

Ecco alcuni esempi di processi che potresti utilizzare per eseguire una valutazione delle esigenze:

• Un processo per automatizzare il lavoro manuale duplicato

• Un processo di percorso del cliente che non è performante

Può essere difficile individuare esattamente dove sono necessari miglioramenti. Quando ti trovi di fronte a più aree di opportunità, un’analisi delle esigenze può aiutarti a identificare le migliori aree di miglioramento. 

Esempio di valutazione delle esigenze

Un’analisi delle esigenze è un ottimo modo per migliorare i processi, ma non è sempre facile iniziare. Inizia dando un’occhiata ad alcuni esempi di domande per comprendere meglio i dati che stai cercando.

Domande sul tasso di successo

• Quali attività devono essere svolte per raggiungere i nostri obiettivi? 

• Cos'è la probabilità che la nostra soluzione abbia successo? 

• Quali attività sono necessarie per soddisfare con successo le nostre esigenze?

Domande sulle prestazioni

• Quali KPI utilizziamo per misurare le prestazioni?

• Come si riconoscono prestazioni eccellenti?

• Come sono le prestazioni attuali?

Domande operative

• Quali stakeholder sono coinvolti?

• Dove si verifica la necessità all'interno del processo?

• Con quale frequenza osserviamo la necessità?

L’identificazione delle esigenze richiede comunicazione all’interno del team, capacità di problem solving e idee innovative. Usa queste domande come punto di partenza per iniziare. Una volta che sai quali domande porre, puoi iniziare a raccogliere i dati. 

Come condurre una valutazione delle necessità

Una valutazione delle esigenze è un ottimo modo per analizzare e interpretare i dati pertinenti. Per farlo, devi comprendere le esigenze di base del tuo team e il risultato complessivo desiderato del processo. 

Domande sul tasso di successo:

• Quali attività devono essere svolte per raggiungere i nostri obiettivi? 

• Cos'è la probabilità che la nostra soluzione abbia successo? 

• Quali attività sono necessarie per soddisfare con successo le nostre esigenze?

Domande sulle prestazioni:

• Quali KPI utilizziamo per misurare le prestazioni?

• Come si riconoscono prestazioni eccellenti?

• Come si presentano le prestazioni attuali?

Domande operative:

• Quali stakeholder sono coinvolti?

• Dove si verifica la necessità all'interno del processo?

• Con quale frequenza osserviamo la necessità?

L’identificazione delle esigenze richiede comunicazione del team, capacità di problem solving e idee fuori dagli schemi. Usa queste domande come punto di partenza per iniziare. Una volta che sai quali domande porre, puoi iniziare a raccogliere i dati.

Sei passaggi per condurre una valutazione delle esigenze

Una valutazione delle esigenze è un ottimo modo per analizzare e interpretare i dati rilevanti che influenzeranno il tuo processo decisionale. Per farlo, devi comprendere le esigenze di base del tuo team e il risultato complessivo desiderato del processo. 

Chiedi aiuto ai principali stakeholder, finanziatori e responsabili delle decisioni e raccogli feedback attraverso riunioni o sessioni di brainstorming. Indipendentemente da come scegli di iniziare, ecco i quattro passaggi da seguire quando si effettua una valutazione delle esigenze. 

1. Identifica le esigenze del tuo team

Per determinare le lacune tra i processi esistenti e quelli ideali, devi prima capire come si presenta il processo ideale. Definire obiettivi chiari è il modo migliore per assicurarti di creare una valutazione delle esigenze misurabile, attuabile e orientata ai risultati. 

Prima di iniziare a raccogliere e analizzare le informazioni per la valutazione delle esigenze, prenditi del tempo per riflettere sui risultati desiderati. Stabilisci obiettivi e raccogli dati sulle aree di opportunità per pianificare le scadenze e comprendere il risultato previsto. 

I membri del tuo team sono probabilmente più vicini al processo di quanto lo sia tu e hanno preziosi approfondimenti sui potenziali miglioramenti del processo. Raccogli feedback dal tuo team di progetto oppure organizza una sessione di brainstorming generale per identificare le maggiori lacune del team. 

Collabora con il tuo team per rispondere alle seguenti domande: 

• Quali esigenze state cercando di soddisfare? 

• Come viene attualmente implementato questo processo? 

• Dove si trovano le maggiori lacune in termini di opportunità? 

• Cos'è il risultato che desideri ottenere? 

• Stai cercando di risolvere un problema specifico o un processo più generale? 

• Hai fonti di dati chiare e misurabili? 

• Come misurerai l’esito?

2. Misura e assegna le tue risorse

Prima di iniziare la tua valutazione, decidi esattamente quanta disponibilità ha il tuo team e quanto sei disposto a spendere per il progetto. Inoltre, determina quanto tempo ti stai concedendo per raggiungere i tuoi obiettivi. Vuoi colmare le lacune in sei mesi? In un anno? Sapere esattamente quanta disponibilità hai ti consentirà di adottare un approccio sistematico ai tuoi resoconti. 

La disponibilità del tuo team e le risorse dell’organizzazione influiranno sulla completezza della tua valutazione delle esigenze. Se dedichi più tempo alla valutazione delle esigenze, potrai dedicare più tempo alla raccolta dei dati. 

3. Raccogli informazioni interne

Successivamente, raccogli informazioni e dati su come risolvere al meglio le lacune identificate. Ricorda che l’obiettivo di una valutazione delle esigenze è capire come passare dal processo attuale al risultato desiderato. 

Raccogli dati da vari reparti e stakeholder più vicini al processo. A questo punto, hai già fatto un brainstorming con i membri del tuo team di progetto, ma è fondamentale capire anche di cosa hanno bisogno i tuoi partner interfunzionali da questo miglioramento del processo. 

Per creare una buona valutazione delle esigenze, hai bisogno di informazioni dettagliate, quindi incoraggia gli stakeholder a condividere dati approfonditi sulle loro esigenze specifiche. Più informazioni hai, più è probabile che la tua valutazione delle esigenze abbia successo.

Di seguito elenchiamo alcune domande da considerare quando si raccolgono le informazioni. 

• Dove sono necessari miglioramenti?

• Perché i metodi attuali non sono efficaci?

• Abbiamo risorse sufficienti per eseguire un processo di maggior successo?

Queste domande ti aiuteranno a raccogliere i dettagli necessari per passare al quarto passaggio.

4. Raccogli informazioni esterne

Dopo aver raccolto le informazioni dal team di progetto e dagli stakeholder interfunzionali, non resta che raccogliere le informazioni da fonti esterne. Ottenere informazioni da fonti esterne, oltre che dai tuoi collaboratori interni, ti offre una visione d’insieme del processo dall’inizio alla fine. 

Esistono diversi modi per raccogliere informazioni esterne sul tuo gruppo target, tra cui:

• Questionari per i clienti: utilizzati per raccogliere dati rapidi e di alto livello sui clienti provenienti da più aree geografiche.

• Focus group: utilizzati per raccogliere informazioni approfondite da una specifica area geografica.

È anche una buona idea avere un paio di occhi freschi per seguire il processo dall’inizio alla fine e cogliere ulteriori inefficienze. Sebbene il tipo di tecnica di valutazione delle esigenze che utilizzi dipenda dalla tua situazione, dovresti optare per quella che ti offre le migliori possibilità di correggere le inefficienze.

5. Ricevi feedback

Una valutazione delle esigenze riguarda le esigenze aziendali e della comunità. Verifica i risultati con diversi gruppi di persone che potrebbero avere prospettive (e pregiudizi) diverse sui tuoi dati. Condividili con gli stakeholder e i membri della comunità per valutare come i tuoi superiori e il pubblico di destinazione reagiranno a qualsiasi modifica del processo. 

Ecco alcune persone che potrebbero voler vedere la tua valutazione: 

• Partner di progetto

• membri della comunità

• Investitori

• Stakeholder

• Management

• Colleghi

Con il feedback che ricevi, puoi apportare le modifiche necessarie ai resoconti prima di iniziare a modificare su larga scala le esigenze identificate. 

6. Usa i tuoi dati

A questo punto, hai raccolto tutte le informazioni possibili. L'unica cosa che resta da fare è utilizzare i risultati e gli approfondimenti della valutazione delle esigenze per creare un resoconto finale e un piano d'azione.

Usa le informazioni raccolte nei passaggi da uno a cinque per trasformare i dati della valutazione delle esigenze in un resoconto cumulativo. Oltre alle note, ai dettagli e alle osservazioni che hai fatto durante le sessioni di brainstorming, aggiungi un riepilogo che documenti i passaggi successivi, in particolare le fasi, l’assistenza tecnica, i programmi di formazione e altri componenti che ti aiuteranno a implementare le modifiche al processo. 

L’implementazione dei risultati della valutazione delle esigenze richiede tempo. Assicurati che il tuo team disponga di un processo efficace per guidare il miglioramento, come ad esempio:

• Strumenti di project management:aiutano a organizzare le informazioni e a comunicare con i membri del team.

• Gestione del cambiamento: aiuta a documentare le modifiche alle esigenze e alle lacune

• Gestione dei processi aziendali (BPA): aiuta ad analizzare e migliorare i processi.

• Pianificazione dell’implementazione del processo: delinea i passaggi necessari per raggiungere un obiettivo condiviso.

Esempi di valutazione delle esigenze

Esistono molti metodi diversi di raccolta dei dati, dalle tecniche quantitative come i sondaggi alle tecniche qualitative come i focus group. Il tuo target demografico può influenzare la tua metodologia, quindi tieni conto del punto di vista che stai cercando prima di decidere. 

Le valutazioni delle esigenze forniscono dati cruciali sui processi esistenti e aiutano i team a creare sistemi più efficaci. 

Ecco tre dei metodi più popolari per raccogliere dati per la valutazione delle esigenze:

Questionari

I questionari e le interviste sono i metodi più comuni per la raccolta dei dati. Un questionario è un modulo di livello superficiale con domande generali a cui rispondere sì o no. È un ottimo modo per ottenere informazioni rapide dagli intervistati.

Utilizzali per cose come: valutare l’efficacia dell’identità del tuo marchio

Sondaggi

Molti team utilizzano i sondaggi per raccogliere informazioni esterne sull’esperienza del cliente. I sondaggi spesso includono domande aperte, quindi forniscono informazioni più approfondite rispetto ai questionari. È un ottimo modo per trovare informazioni accurate ma rapide.

Usali per: valutare il successo della tua esperienza post-acquisto dal punto di vista del cliente

Gruppi di discussione

Un focus group è un’intervista che coinvolge un numero limitato di partecipanti che condividono tratti o esperienze comuni. Sebbene richiedano molto più tempo rispetto agli altri due metodi, i focus group forniscono informazioni dettagliate sulle esigenze e sull'esperienza del cliente. È un ottimo modo per raccogliere informazioni approfondite.

Utilizzo: valutare come i clienti vivono il tuo marchio e cosa pensano che potrebbe essere migliorato

Identifica le esigenze del tuo team con un’analisi

Eseguire un’analisi delle esigenze è un ottimo modo per capire come vengono gestiti i processi attuali e come è possibile semplificare le attività e la comunicazione. Sapere quali sono le esigenze più importanti non è sempre ovvio. Con un’analisi delle esigenze, puoi raccogliere i dati necessari per rendere il tuo team più efficiente.