Modello di valutazione delle esigenze

Quando i team o le organizzazioni si lanciano in progetti senza comprendere la causa principale del problema, rischiano di allocare erroneamente le risorse o di lanciare soluzioni che non funzionano. Che tu sia un’organizzazione non-profit che cerca di servire la propria comunità o un project manager che pianifica una nuova iniziativa, agire senza dati di riferimento può portare a costosi ritardi e al mancato raggiungimento degli obiettivi.

Un modello di valutazione delle esigenze ti aiuta a fare una pausa e a raccogliere le informazioni giuste prima di iniziare un progetto. Acquisendo lo stato attuale, identificando le esigenze specifiche e definendo i risultati desiderati, questo modello ti aiuterà a prendere decisioni basate sui dati. Con esso, il tuo team può sviluppare un piano d’azione basato su prove e in linea con i tuoi obiettivi.

Chi trae vantaggio dai modelli di valutazione delle esigenze?

In Asana, vediamo spesso come una pianificazione troppo rapida possa portare i team nella direzione sbagliata. Un semplice modello di valutazione delle esigenze può aiutare a organizzare sia te che il tuo team, mantenendo tutti sulla buona strada fin dall'inizio di un progetto.

Project manager

Puoi utilizzare il modello per identificare le cause principali e coordinare le tempistiche, le risorse e gli stakeholder chiave tra i reparti o le iniziative.

Organizzazioni non-profit e leader della comunità

Raccogli dati dai membri della comunità per comprendere meglio le lacune nei servizi e dare priorità agli interventi in base alle esigenze effettive.

Team di Risorse umane e formazione 

Usa questo modello per valutare le esigenze di formazione, trovare lacune tra le competenze attuali e quelle desiderate e sviluppare programmi di formazione più efficaci.

Dirigenti e responsabili delle decisioni

Una valutazione completa delle esigenze può informare la pianificazione strategica, le decisioni di budget e le opportunità di partnership.

Agenzie governative e di istruzione

Impegnati nella pianificazione basata su dati concreti e dai la priorità a programmi o decisioni politiche che riflettano le effettive esigenze di studenti, personale o gruppi della comunità.

Perché usare il modello di valutazione delle esigenze di Asana

I team di Asana sanno quanto possa essere utile coordinarsi attorno a dati di riferimento o a una stella polare, soprattutto quando le tempistiche sono strette e la posta in gioco è alta. Ecco perché abbiamo progettato il nostro modello gratuito di valutazione delle esigenze, in modo che tu possa personalizzarlo per adattarlo a qualsiasi esigenza o settore.

Puoi personalizzare il modello per molti tipi di valutazione delle esigenze, tra cui:

• Modello di valutazione delle esigenze dell'azienda: identifica le lacune nelle operazioni, nei processi o nelle prestazioni che influiscono sul successo della tua organizzazione.

• Modello di valutazione delle esigenze del cliente: scopri i punti deboli dei tuoi clienti e personalizza i tuoi servizi o prodotti per raggiungere i loro obiettivi.

• Modello di valutazione delle esigenze della comunità: collabora con i leader e i membri della comunità per identificare programmi, finanziamenti e servizi.

• Modello di valutazione delle necessità per il lavoro sociale: valuta le circostanze dei clienti e gli eventuali programmi di supporto per creare piani di intervento più efficaci.

• Modello di valutazione delle esigenze di gestione dei casi: semplifica l’acquisizione dei clienti e monitora le esigenze, i servizi e l’avanzamento nel tempo.

• Modello di valutazione delle esigenze di formazione: progetta programmi di formazione mirati identificando eventuali lacune o discrepanze nelle competenze all'interno della tua organizzazione.

• Modello di valutazione delle esigenze di apprendimento: valuta gli obiettivi e gli ostacoli degli studenti per progettare meglio il curriculum o le strategie didattiche.

• Modello di valutazione delle esigenze sanitarie: valuta le popolazioni di pazienti per migliorare l’erogazione di cure e risorse.

• Modello di valutazione delle esigenze di salute pubblica: monitora le tendenze in materia di salute e le lacune nei servizi per informare i programmi politici e comunitari.

• Modello di valutazione delle esigenze di software: identifica i requisiti di sistema e i punti critici degli utenti per guidare la selezione o il miglioramento del software.

• Modello di valutazione delle esigenze tecnologiche: verifica gli strumenti e l'infrastruttura attuali per supportare la trasformazione digitale o gli aggiornamenti IT.

Ciascuno di questi casi d’uso può essere gestito nel modello di valutazione delle esigenze di Asana con campi personalizzati, assegnazioni di attività e flussi di lavoro collaborativi.

Come usare questo modello di valutazione delle esigenze

Questo modello è progettato per guidare l'intero processo di valutazione delle esigenze in modo trasparente e facile da monitorare. Ogni sezione rappresenta una fase del flusso di lavoro e le colonne personalizzabili ti aiutano a organizzare gli input degli stakeholder, valutare l’impatto e prendere decisioni più informate e basate sui dati. Esplora la raccolta di modelli di Asana per ulteriori strumenti a supporto dei tuoi flussi di lavoro di gestione dei progetti.

Passaggio 1: definisci lo scopo e l'ambito

Inizia chiarendo l'intento della valutazione delle esigenze. Definisci lo scopo, i risultati attesi e il pubblico principale (ad esempio, team interno, stakeholder o membri della community). Assegna un project manager e utilizza le colonne Incaricato, Data di scadenza e Gruppo di stakeholder per organizzare le responsabilità.

Passaggio 2: descrivi lo stato attuale

Documenta la situazione attuale della tua organizzazione utilizzando sondaggi, focus group o interviste. Questa sezione aiuta a stabilire una base di riferimento per il confronto. Usa la colonna Metodo di raccolta dati per documentare come il tuo team è arrivato a una conclusione o le fonti di eventuali approfondimenti.

Passaggio 3: definisci lo stato desiderato

Descrivi come si presenta il successo. Forse il successo include servizi migliorati, maggiore efficacia della formazione o impatti specifici sulla comunità. Questa sezione aiuta a chiarire i risultati desiderati in modo da poter misurare meglio le lacune.

Passaggio 4: identifica le discrepanze

Confronta lo stato attuale e quello desiderato per individuare le discrepanze. Questa sezione è dove evidenzi le esigenze che richiedono un intervento. Indica quali cause principali sono state identificate e utilizza le colonne Livello di impatto e Fattibilità per valutare ogni elemento.

Passaggio 5: raccogliere i dati

Raccogli informazioni utilizzando gli strumenti appropriati: questionari, resoconti o interviste. Organizza e carica i dati nel campo Allegati e continua a taggare il metodo di raccolta dei dati per aiutare il tuo team a verificare i fatti più avanti nel processo.

Passaggio 6: analizza e dai priorità alle esigenze

Riassumi e raggruppi le esigenze identificate in categorie (ad es. urgenza, fattibilità o impatto). Utilizza la colonna Priorità per classificare ogni voce. Questo passaggio pone le basi per il tuo piano d’azione e garantisce che la tua pianificazione sia in linea sia con gli obiettivi degli stakeholder sia con le risorse che hai a disposizione.

Dopo l'analisi, continua a monitorare l'avanzamento attraverso le attività assegnate e le cronologie. Rivedi regolarmente il piano con il tuo team e aggiornalo in base all'evoluzione degli approfondimenti o delle esigenze appena emerse.

Funzionalità di pianificazione e valutazione di Asana

Asana include funzionalità che trasformano il tuo modello gratuito di valutazione delle esigenze in uno strumento di pianificazione più collaborativo. Il modello viene fornito di serie con questi elementi, ma puoi consultare un elenco completo delle funzionalità di Asana per trarre ulteriore ispirazione.

Moduli

Quando raccogli input dai membri della community, dal personale o dai clienti utilizzando moduli personalizzabili, le risposte al sondaggio confluiscono direttamente nel progetto di valutazione delle esigenze.

Campi personalizzati

Monitora le metriche come l'urgenza, l'impatto o i requisiti delle risorse per le esigenze identificate nel modello. I campi personalizzati aiutano a confrontare e dare priorità alle opzioni.

Viste di progetto

Utilizza una varietà di viste del progetto per visualizzare attività, traguardi e avanzamento, tra cui le viste elenco, bacheca, cronologia e calendario. Questi tipi di opzioni ti aiuteranno a coordinare le dipendenze e le scadenze dei tuoi team.

Allegati

Carica i risultati della raccolta dei dati, il feedback degli stakeholder o il modello di resoconto finale della valutazione delle esigenze direttamente nelle attività pertinenti.

Integrazioni consigliate per i modelli di valutazione delle esigenze

Puoi potenziare il processo di valutazione delle esigenze collegando Asana agli strumenti già utilizzati dal tuo team. Di seguito abbiamo incluso alcuni dei nostri preferiti, ma visita la raccolta di app di Asana per trovare le piattaforme e i software che il tuo team utilizza regolarmente.

Presentazioni Google

Usa Google Slides per creare presentazioni e archiviarle direttamente nel tuo progetto Asana per riferimento futuro.

Fogli Google

Esporta i risultati della valutazione delle esigenze o le attività del piano d’azione in Fogli Google per il monitoraggio, i calcoli o la presentazione dettagliati.

Slack

Avvisa i membri del team di nuove attività, risposte ai moduli o aggiornamenti per tenere tutti informati in tempo reale.

Zoom

Aggiungi link di Zoom alle riunioni degli stakeholder, ai focus group o alle sessioni di pianificazione direttamente all'interno delle attività di Asana.

Google Drive

Allega ricerche di base, registrazioni di webinar o resoconti sulle esigenze della comunità esistenti da Drive per centralizzare tutti i tuoi dati.

Domande frequenti sui modelli di valutazione delle esigenze