Gestione dei requisiti per principianti: guida passo passo

È venerdì sera e stai per ordinare la pizza. Hai il telefono in una mano e una lista di richieste dei tuoi amici nell’altra. Ma prima, devi capire cosa vogliono e decidere che tipo di pizza ordinare. Salame piccante? Formaggio? Vegetariana?

Ordinare la pizza inizia a sembrare stranamente come gestire i requisiti per il lancio del tuo ultimo prodotto. Proprio come nella situazione precedente, la gestione dei requisiti consiste nell’ascoltare gli stakeholder e capire come soddisfare al meglio le loro esigenze. 

Cos’è la gestione dei requisiti?

La gestione dei requisiti è un modo per garantire che i risultati finali del progetto soddisfino le esigenze dei clienti e degli stakeholder interni. In questo caso, un requisito è qualcosa di cui gli stakeholder hanno bisogno o che desiderano dal tuo prodotto. Gli stakeholder possono essere interni (come i partner interfunzionali) o esterni (come i clienti). 

La gestione dei requisiti viene spesso utilizzata dai team di sviluppo che lavorano su prodotti e funzionalità software, ma può anche essere applicata più in generale alla gestione dei progetti. Ad esempio, un requisito potrebbe essere una funzionalità che consente ai clienti di utilizzare correttamente il tuo prodotto, o un aspetto del tuo prodotto che aiuterà i partner interfunzionali a raggiungere i loro obiettivi aziendali. 

Prima di iniziare a lavorare su un prodotto, è necessario concordare i requisiti esatti, in modo da poter fornire agli stakeholder ciò di cui hanno bisogno. La gestione dei requisiti ti aiuta a documentare e dare priorità ai requisiti, tenere traccia delle modifiche e rimanere in linea con gli stakeholder durante tutto il ciclo di vita del progetto. Ti aiuta anche a gestire i requisiti in evoluzione e a garantire che il tuo progetto rientri nell'ambito. 

Che cos’è un requisito? 

Un requisito è un componente che è necessario implementare per completare una funzionalità o un prodotto. In altre parole, è qualcosa che il tuo prodotto deve avere o fare per soddisfare le esigenze degli stakeholder. I prodotti software possono avere centinaia di requisiti. Ma indipendentemente dal numero di requisiti del tuo prodotto, tutti dovrebbero essere: 

• Necessari: hai bisogno di questo requisito per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali o di prodotto. 

• Specifici: il requisito è dettagliato e ha uno scopo chiaro. 

• Comprensibili: il requisito è scritto in modo chiaro e facile da comprendere. 

• Accurati: i requisiti devono contenere informazioni sufficientemente accurate sulla sfida o sull'esigenza che devono affrontare. Ciò significa che invece di descrivere semplicemente cosa deve essere fatto, dovresti anche chiarire perché il requisito è importante. 

• Fattibile: dovresti ricercare il requisito per assicurarti di poterlo implementare con il tuo attuale stack tecnologico e l’infrastruttura di codice.

• Testabile: dovresti essere in grado di testare il requisito tramite test utente, test A/B o un altro metodo. 

Ecco un esempio. Immagina di creare un’app e che uno dei tuoi requisiti sia che l’intera app debba essere tradotta in inglese, cinese, giapponese e francese, perché queste sono le lingue dei principali mercati della tua azienda.

• Questo requisito è necessario per lanciare l’app nei mercati principali della tua azienda e raggiungere gli obiettivi aziendali. 

• È specifico perché definisci le lingue necessarie e che l’intera app deve essere tradotta. 

• È comprensibile perché non entra nei dettagli tecnici, ma è scritto in modo che i membri del team e gli stakeholder interfunzionali possano capirlo. 

• È accurato perché hai chiaramente delineato perché il requisito è importante: perché inglese, cinese, giapponese e francese sono le lingue dei mercati principali della tua azienda. 

• È fattibile perché hai già creato prototipi e casi di test in altre lingue, quindi sai che la localizzazione è possibile e funzionerà come previsto. 

• È testabile perché disponi di un sistema per testare e confermare l'accuratezza di ogni versione tradotta. 

Perché è importante gestire i requisiti? 

Per creare un ottimo prodotto, è necessario gestire i requisiti. Ecco perché: 

• Distribuire le funzionalità giuste. Il processo di gestione dei requisiti aiuta a definire ciò di cui gli utenti hanno bisogno, comprendendo come interagiscono con il prodotto. Questo ti aiuta ad allineare i tuoi risultati finali prima di tutto con le esigenze essenziali dei tuoi clienti. 

• Allinearsi agli obiettivi aziendali. Mentre documenti e dai la priorità ai requisiti, assicurati che ciascuno di essi sia in linea con i tuoi obiettivi aziendali generali. Ad esempio, il requisito di tradurre la tua app in 12 lingue supporta l’obiettivo aziendale di espandersi nei mercati internazionali. Se un requisito non supporta gli obiettivi aziendali, probabilmente significa che dovresti investire risorse altrove, o avere un’ottima ragione per cui il requisito è importante. 

• Prevenire lo slittamento del progetto. I requisiti definiti funzionano come un ambito del progetto: stabiliscono i limiti e definiscono esattamente gli obiettivi e i risultati finali a cui lavorerai. Definire i requisiti in anticipo ti aiuta a identificare potenziali ostacoli e a respingere i tentativi degli stakeholder di aggiungere ulteriori requisiti.

• Evitare gli ostacoli. Creare un prodotto è complesso: c’è lo sviluppo del software, la progettazione e il collaudo, per non parlare di stack di codice e sistemi di progettazione complessi. La gestione dei requisiti ti aiuta a pianificare come sviluppare un prodotto entro i limiti del tuo stack di codice e a tenere traccia di ciò che devi realizzare in ogni fase del processo di sviluppo del prodotto.

Chi è responsabile della gestione dei requisiti? 

La persona responsabile della gestione dei requisiti dipende dal singolo progetto o team. Detto questo, i responsabili del prodotto o i product manager in genere gestiscono i requisiti per i team di sviluppo. Questi due ruoli sono simili, tranne per il fatto che i product owner sono un ruolo standard nei team Scrum, mentre i product manager sono un ruolo più universale, indipendentemente dal fatto che il team utilizzi una metodologia Agile. Se stai lavorando a un progetto più generale invece di sviluppare un prodotto, il project manager è responsabile della gestione dei requisiti. 

La gestione dei requisiti richiede una collaborazione interfunzionale tra il team e gli stakeholder del progetto. È necessario raccogliere feedback dagli stakeholder, collaborare con loro per comprendere ogni requisito e aiutare il team a pianificare come affrontare ogni esigenza. Ciò significa che la persona che gestisce i requisiti per il tuo progetto dovrebbe avere forti capacità di collaborazione ed eccellere nella comunicazione interfunzionale, perché sarà al centro di tutto.

Quali sono i diversi tipi di requisiti? 

Esistono tre tipi principali di requisiti: requisiti aziendali, requisiti dell’utente e requisiti di sistema. È importante definire i diversi tipi di requisiti prima dell’avvio del lavoro, perché questo spesso determina gli stakeholder con cui è necessario collaborare. 

Ecco una panoramica dei diversi tipi di requisiti: 

Requisiti aziendali

I requisiti aziendali sono gli obiettivi o le metriche aziendali generali che il tuo prodotto serve. Non sono necessariamente qualcosa che il prodotto deve fare, ma piuttosto cose che la tua azienda deve fare per soddisfare gli stakeholder interni ed esterni. 

Ad esempio, immagina di lavorare per un'azienda di vendita al dettaglio online e che il tuo team commerciale utilizzi un sistema di gestione dei contenuti per creare e aggiornare le pagine dei prodotti sul tuo sito web. Per gestire l'inventario in aumento, il tuo team di prodotto sta migliorando la funzionalità di ricerca all'interno del tuo CMS.

Il progetto del team di prodotto soddisfa il seguente requisito aziendale: aumentare l’inventario dei prodotti del 50% nel primo trimestre. Per acquisire requisiti come questi in un unico formato organizzato, prova a utilizzare un modello di documento dei requisiti aziendali.

Requisiti dell’utente

I requisiti dell’utente definiscono ciò di cui gli utenti hanno bisogno dal tuo prodotto e come interagiranno con esso. Descrivono un punto debole o un’azione che il cliente desidera compiere, oltre a come il prodotto dovrebbe alleviare tale punto debole o aiutare il cliente a compiere l’azione desiderata.  

I team Agile in genere formattano i requisiti utente come storie utente, che sono spiegazioni informali di una funzionalità del software scritte dal punto di vista dell'utente finale. Le storie utente seguono il formato: "In qualità di [profilo], voglio che [obiettivo del software], in moda da [risultato]". 

Torniamo all’esempio del CMS che abbiamo descritto in precedenza. Ecco un esempio di storia utente scritta dal punto di vista dell’utente finale, in questo caso un addetto alle vendite che utilizza il CMS per svolgere le proprie mansioni lavorative. 

"In qualità di addetto alle vendite, voglio cercare e trovare facilmente elenchi di prodotti specifici nel nostro CMS, in modo da poter aggiornare e gestire il nostro inventario online in crescita". 

Requisiti di sistema

I requisiti di sistema definiscono cosa farà il prodotto. Pensala in questo modo: mentre i requisiti dell’utente delineano il “perché” e il “cosa” delle funzionalità del prodotto dal punto di vista dell’utente, i requisiti di sistema definiscono il “come” della creazione di tale funzionalità dal punto di vista del team di progettazione. 

I requisiti di sistema sono spesso suddivisi in requisiti funzionali e requisiti non funzionali. I requisiti funzionali definiscono cosa farà il prodotto, mentre i requisiti non funzionali definiscono quanto bene il prodotto svolge le sue funzioni. Ciò significa che i requisiti non funzionali in genere hanno a che fare con la sicurezza, le prestazioni e l’affidabilità. 

Ad esempio, ecco come un team di progettazione potrebbe suddividere il requisito utente CMS di cui sopra in requisiti di sistema: 

Requisiti funzionali

• Ogni elenco di prodotti contiene le seguenti informazioni: tipo di prodotto, data di creazione, autore, URL e stato di pubblicazione.

• Non è possibile creare nuovi prodotti se gli autori non selezionano un tipo di prodotto da un menu a discesa. 

• La barra di ricerca include un'opzione per applicare i seguenti filtri aggiuntivi: tipo di prodotto, data di creazione, autore, URL e stato di pubblicazione. 

• È possibile selezionare più filtri contemporaneamente. 

Requisiti non funzionali

• I risultati della ricerca vengono restituiti in meno di cinque secondi. 

• I risultati della ricerca sono accurati al 100%. 

Le sette fasi del processo di gestione dei requisiti

La gestione dei requisiti non deve essere per forza un processo complesso. Se crei un processo standardizzato per il tuo team, puoi seguire gli stessi passaggi ogni volta, invece di preoccuparti di quali stakeholder coinvolgere e quando. 

Per iniziare, abbiamo semplificato il processo in sette passaggi. In seguito, una volta che hai provato e hai imparato cosa funziona per il tuo team, puoi adattare il processo di gestione dei requisiti di conseguenza. 

Passaggio 1: sviluppa un piano di gestione dei requisiti

Avvia il tuo progetto creando un piano di gestione dei requisiti (RMP). Questo piano è la tua roadmap per la gestione dei requisiti durante il ciclo di vita del progetto. Nel tuo RMP, definisci:

• Chi sarà coinvolto nella raccolta dei requisiti?

• Come raccoglierai e documenterai i requisiti?

• Qual è il processo per monitorare le modifiche ai requisiti?

• Come garantirai il successo del progetto allineandoti agli obiettivi?

Un buon RMP aiuta il tuo team di progetto a rimanere organizzato e allineato durante tutto il ciclo di vita dello sviluppo.

Fase 2: definizione dell'elicitazione e dei requisiti

La fase di definizione dei requisiti consiste nella raccolta e nella definizione dei requisiti del progetto. È un passaggio essenziale in cui ti connetti con gli stakeholder e i clienti per comprendere le loro esigenze end-to-end.

Acquisizione dei requisiti

• Coinvolgi gli stakeholder: incontrali di persona o comunica in modo asincrono con loro. Presenta il prodotto, la funzionalità o l’iniziativa che stai creando e chiedi di cosa hanno bisogno per aiutare i clienti o raggiungere i loro obiettivi aziendali.

• Raccogli i requisiti dell’utente finale: se possibile, conduci test utente. Per lo meno, consulta il tuo team di sviluppo per ottenere approfondimenti.

• Gestisci le aspettative: spiega che non tutti i requisiti richiesti saranno necessariamente implementati. Chiarisci che questa è una fase di raccolta di informazioni.

Definizione dei requisiti

Definire i requisiti aiuta a delineare tutti i componenti che il team di sviluppo deve realizzare per completare l'iniziativa o il prodotto. 

• Scrivi requisiti chiari e specifici in base alle informazioni raccolte.

• Crea casi d’uso per mostrare come gli utenti interagiranno con il prodotto finale.

• Assicurati che ogni requisito descriva una necessità o una funzionalità specifica.

Puoi anche creare storie utente per ogni requisito, al fine di articolare ciò di cui gli utenti hanno bisogno e come interagiranno con il tuo prodotto o funzionalità.

Quindi puoi suddividere tali requisiti utente in requisiti di sistema più specifici. Man mano che procedi, potrebbe essere necessario raccogliere ulteriori informazioni dagli stakeholder per assicurarti di avere abbastanza contesto per completare ogni requisito.

Ricorda che in questa fase del flusso di lavoro per la gestione dei requisiti, stai raccogliendo potenziali esigenze e requisiti. Il tuo team darà la priorità e selezionerà quelli più importanti da perseguire in seguito nel processo di gestione dei requisiti.

Passaggio 3: analisi e convalida dei requisiti

È arrivato il momento di esaminare tutti i feedback e decidere quali requisiti sono in linea con gli obiettivi del prodotto e dell’azienda. In definitiva, ogni requisito dovrebbe contribuire a un obiettivo generale dell’azienda, come l’aumento delle entrate, l’espansione in nuovi mercati o il miglioramento della soddisfazione del cliente. 

La convalida dei requisiti include:

• Verificare che tutti i requisiti tecnici siano necessari, fattibili e non si contraddicano a vicenda.

• Confermare che i requisiti tecnici siano in linea con gli obiettivi del progetto.

Quindi, convalida i requisiti con gli stakeholder. Ciò significa verificare che i requisiti riflettano realmente le esigenze end-to-end degli stakeholder.

Passaggio 4: stabilire la base di riferimento dei requisiti

Una volta convalidati i requisiti, stabilisci una base di riferimento. La documentazione in questa fase fornisce un'istantanea di tutti i requisiti approvati e offre:

• un punto di partenza per la soluzione di gestione dei requisiti

• un riferimento per il processo decisionale futuro e la misurazione dei cambiamenti

Non esiste un modo prestabilito per documentare e monitorare i requisiti. Il tuo team di prodotto potrebbe aver utilizzato in passato una specifica dei requisiti del software (SRS), un documento dei requisiti del prodotto (PRD) o una matrice di tracciabilità dei requisiti (RTM). 

Ma per assicurarti che il tuo team abbia approfondimenti in tempo reale su tutti i requisiti del progetto, prova a utilizzare uno strumento di project management come Asana. Ciò significa niente più fogli di calcolo obsoleti per i requisiti di controllo: sia il tuo team che gli stakeholder possono vedere le descrizioni più aggiornate di ogni requisito. Puoi anche monitorare lo stato di ogni requisito mentre lavori al tuo progetto e persino impostare automazioni per avvisare gli stakeholder quando vengono compiuti progressi.  

Puoi anche integrare Asana con app e strumenti di gestione dei requisiti più specializzati come Jira e GitHub. Questo è particolarmente utile se lavori con stakeholder che non dispongono delle autorizzazioni per accedere agli strumenti di sviluppo. 

Fase 5: definizione delle priorità e mappatura delle dipendenze

Ora che hai scritto la tua serie di requisiti, collabora con il tuo team per definire le priorità e pianificare come affrontarle. Questa definizione delle priorità ti consente di affrontare prima le attività più importanti, soprattutto se bloccano altre attività in futuro.

In questa fase, identifica come i requisiti si relazionano tra loro. Questo processo, spesso chiamato tracciabilità, comporta:

• Collegare i requisiti correlati.

• Collegamento dei requisiti ad altri elementi del progetto, come documenti di progettazione e casi di test

Se il tuo team utilizza Agile, aggiungi i requisiti al product backlog e quindi organizza una sessione di pianificazione dello sprint per decidere quali attività includere nel prossimo sprint. Se non lavori in sprint, puoi creare una cronologia del progetto per stabilire quando ogni requisito deve essere completato e se ci sono dipendenze. 

Passaggio 6: gestione delle modifiche, controllo delle versioni e analisi dell’impatto

La gestione dei requisiti non riguarda solo la pianificazione dei requisiti prima dell'avvio del progetto, ma anche la gestione dei requisiti in evoluzione durante il corso del progetto. Ciò significa che dovresti pianificare come incorporare attività aggiuntive che influiranno sull'ambito del progetto. 

Man mano che il progetto avanza, i requisiti possono cambiare. Gestisci queste modifiche:

1. Impostando un processo per l'invio e la revisione delle richieste di modifica

2. analizzare in che modo ogni modifica proposta potrebbe influire su altri requisiti ed elementi del progetto;

3. Aggiornando la baseline se le modifiche vengono approvate

Usa la mappa delle dipendenze per eseguire l'analisi dell'impatto. Questo ti aiuta a capire l'impatto completo delle modifiche prima di decidere di implementarle.

Un’altra opzione è creare un processo di controllo delle modifiche. Questo fornisce agli stakeholder un modo per presentare nuovi requisiti che influenzeranno l'ambito del progetto, oltre a stabilire chi dovrebbe approvare o rifiutare tali richieste.

Un processo di gestione delle modifiche ben definito ti aiuta a capire come gestire i requisiti in modo efficace, tenendo traccia delle modifiche. 

Fase 7: verifica e convalida del sistema

Nella fase finale, verifica che il prodotto finito soddisfi tutti i requisiti tecnici:

• Verifica: testa ogni funzionalità per assicurarti che funzioni come specificato nei requisiti.

• Convalida. Verifica con gli stakeholder che il prodotto soddisfi le loro esigenze e aspettative.

Questo passaggio ti aiuta a rilevare eventuali problemi prima di finalizzare il prodotto, il che riduce la necessità di costose rilavorazioni in seguito.

Durante questo processo, prendi in considerazione l'utilizzo di un software di gestione dei requisiti come Asana. Può fungere da unica fonte di riferimento, aiutandoti a gestire i requisiti, monitorare le modifiche e generare resoconti e dashboard per una migliore supervisione del progetto.

Strumenti per semplificare la gestione dei requisiti

La gestione dei requisiti ha molte parti mobili, ma non deve per forza sembrare fuori controllo. Con gli strumenti giusti, puoi impostare un processo ripetibile che definisce esattamente con chi parlare, quando farlo e come documentare e organizzare i requisiti durante il ciclo di vita del progetto. 

Se monitori i requisiti su Asana, puoi creare un modello standardizzato per aiutarti a gestire i requisiti per ogni progetto. Ciò significa che invece di iniziare il processo da zero ogni volta, puoi riutilizzare un flusso di lavoro predefinito, con la certezza di non dimenticare alcun elemento critico. 

Domande frequenti sulla gestione dei requisiti

Cosa si intende per gestione dei requisiti? La gestione dei requisiti è il processo di definizione, monitoraggio e controllo dei requisiti del progetto durante tutto il ciclo di vita dello sviluppo. Garantisce che tutti gli stakeholder comprendano e concordino le esigenze del progetto.

Cos’è un piano di gestione dei requisiti? Un piano di gestione dei requisiti definisce il modo in cui i requisiti verranno raccolti, monitorati e gestiti durante un progetto. Serve come guida per gestire le modifiche, la documentazione e la comunicazione.

Quali sono le funzioni chiave del processo di gestione dei requisiti? Le funzioni chiave del processo di gestione dei requisiti includono la raccolta dei requisiti, l’analisi e la convalida, il monitoraggio delle modifiche e la garanzia che il prodotto finale soddisfi i requisiti concordati.

Come si presenta un buon requisito? Un buon requisito è chiaro, specifico e misurabile. Dovrebbe essere facilmente comprensibile, verificabile e allineato con gli obiettivi generali del progetto.