Documentazione tecnica

Stai gestendo il lancio di un prodotto, correggendo bug e gestendo le revisioni degli stakeholder dell’ultimo minuto. Poi qualcuno segnala un link non funzionante nelle istruzioni di configurazione. L’assistenza fa ancora riferimento a una sezione delle domande frequenti obsoleta e il tuo sviluppatore ha appena apportato modifiche non documentate. Senza un modello di documentazione tecnica affidabile, piccole lacune possono trasformarsi in problemi più grandi, come ritardi, confusione e utenti insoddisfatti.

Questo modello fornisce un approccio strutturato e ripetibile alla scrittura, all'organizzazione e alla gestione della documentazione tecnica. Viene fornito con sezioni predefinite per introduzioni, istruzioni di configurazione, dettagli di utilizzo, domande frequenti, risoluzione dei problemi e monitoraggio delle versioni. In questo modo non perderai tempo a decidere cosa includere o come formattarlo. 

Ogni sezione è organizzata come un'attività o una sottoattività, semplificando l'assegnazione delle responsabilità, la raccolta di feedback e il monitoraggio dello stato delle revisioni in tempo reale. Puoi allegare screenshot, collegamenti alle specifiche e incorporare elementi visivi direttamente nel documento. Poiché questo modello di documentazione tecnica è ospitato su Asana, tutto il team può facilmente contribuire, aggiornare e monitorare l'avanzamento senza perdersi tra cartelle o problemi di controllo della versione. 

Chi trae vantaggio dai modelli di documentazione tecnica?

In Asana, abbiamo visto quanto velocemente le cose vadano storte quando la documentazione tecnica non è organizzata o coerente. I team duplicano il lavoro, gli utenti finali si confondono e l'assistenza passa ore a rispondere alle stesse domande sull'installazione e sulla risoluzione dei problemi. Senza un modello condiviso per la documentazione, anche le attività di routine come la stesura di un manuale utente o l'aggiornamento delle note sulla versione possono diventare una perdita di tempo.

Questo modello di documentazione tecnica è progettato per i team di prodotto e di progettazione che lavorano velocemente e che devono inviare documenti organizzati e coerenti su larga scala. È ideale per:

• CTO e progettisti di startup che devono documentare un nuovo prodotto software tra gli sprint.

• sviluppatori solitari che gestiscono file readme, passaggi di installazione e documentazione API su più strumenti.

• Product manager che desiderano semplificare l’onboarding e riunire i team attorno a un unico standard di documentazione.

• Scrittori e consulenti tecnici che necessitano di un framework personalizzabile per definire, scrivere e mantenere il contenuto.

• Responsabili del controllo qualità e della conformità che documentano funzionalità, specifiche tecniche e cronologia delle versioni per gli audit.

• Team di assistenza che creano articoli della knowledge base, domande frequenti e guide alla risoluzione dei problemi per gli utenti finali.

Usa questo modello per creare qualsiasi cosa, dalla documentazione per l'utente e i riferimenti API ai tutorial per l'onboarding e alla documentazione di processo, senza dover partire da una pagina vuota.

Perché usare il modello di documentazione tecnica di Asana?

Un team di sviluppo software ha avuto difficoltà a stare al passo con le modifiche al prodotto. La documentazione del software era sparsa qua e là, piena di requisiti obsoleti e termini inspiegabili. Dopo essere passati a questo modello di documentazione tecnica, hanno coordinato i loro scrittori e sviluppatori, migliorato l'esperienza utente e ridotto il tempo dedicato alle revisioni.

Questo modello fornisce un modo coerente e scalabile per documentare il processo di sviluppo del prodotto, dalle guide per l’utente alle note di rilascio.

• Risparmia tempo con una struttura già pronta che velocizza la creazione di contenuti.

• Documenta le funzionalità del prodotto e i requisiti del software in un formato organizzato e coerente.

• Migliora l’esperienza utente con un linguaggio e un layout intuitivi.

• Chiarisci il gergo e gli acronimi con il glossario e i campi di definizione integrati.

• Supporta i flussi di lavoro di gestione dei progetti con la collaborazione in tempo reale.

Come usare questo modello di documentazione tecnica

Puoi trovare questo e altri modelli nella raccolta di modelli di Asana per semplificare i tuoi flussi di lavoro di documentazione. Che tu stia scrivendo istruzioni di configurazione o wiki interni, questo modello di documentazione tecnica ti offre una struttura ben definita da seguire. In questo modo, puoi concentrarti sul contenuto, non sulla formattazione. Segui queste istruzioni dettagliate per creare, gestire e scalare con sicurezza i tuoi documenti tecnici.

Passaggio 1: duplica il modello e assegna un nome al tuo progetto

Inizia duplicando il modello di documentazione tecnica dalla raccolta di Asana. Assegna al tuo progetto un nome specifico che rifletta il suo contenuto, ad esempio "Guida all'onboarding dell'app per dispositivi mobili" o "Note sulla versione v3.5". 

Vedrai sezioni predefinite come Introduzione, Configurazione, Utilizzo e Risoluzione dei problemi. Queste forniscono un punto di partenza flessibile per una serie di documentazioni tecniche, dai manuali utente alla documentazione dei processi interni.

Passaggio 2: definisci l’ambito, il pubblico e il formato

Nella sezione Panoramica, descrivi cosa tratta la documentazione, a chi è destinata e dove verrà archiviata. Stai scrivendo per sviluppatori, utenti finali, revisori QA o nuovi assunti? Farà parte di una knowledge base, di un wiki Confluence o sarà incorporato nella tua app?

La definizione dell'ambito del progetto aiuta a ridurre le rilavorazioni in un secondo momento. Ad esempio, se il tuo pubblico non è tecnico, evita di usare termini gergali e acronimi, oppure assicurati di definirli. Se fa parte di un ciclo di sviluppo del prodotto più ampio, collegalo a progetti o attività di documentazione pertinenti su Asana.

Passaggio 3: organizza la struttura del documento

Usa le sezioni delle attività per replicare un layout di documentazione standard. Il modello include segnaposto come:

• Introduzione: definisci lo scopo, il pubblico e l'ambito.

• Sommario: aggiungi link o intestazioni per una navigazione rapida.

• Configurazione/installazione: includi istruzioni dettagliate con immagini.

• Utilizzo e funzionalità: documenta i flussi di lavoro chiave e le funzionalità del prodotto.

• Risoluzione dei problemi: aggiungi problemi comuni, domande frequenti e soluzioni pratiche.

• Glossario o appendice: definisci i termini e fornisci risorse aggiuntive.

Usa le sottoattività per suddividere gli argomenti dettagliati, aggiungere link a informazioni di supporto o assegnare parti specifiche ai membri del team.

Passaggio 4: assegna le responsabilità e raccogli feedback

Assegna le attività ai tuoi redattori tecnici, titolari di prodotti o sviluppatori in base alle loro aree di competenza. Ad esempio, un responsabile dello sviluppo potrebbe essere responsabile della roadmap open source, mentre l'assistenza aggiunge la Sezione relativa alla risoluzione dei problemi.

Utilizza i commenti di Asana per raccogliere feedback direttamente nell’attività. Puoi anche impostare le date di scadenza, le priorità e i campi di stato per monitorare l'avanzamento. In questo modo, la documentazione avanza di pari passo con il ciclo di sviluppo del software.

Passaggio 5: allega immagini e documenti di supporto

Una buona documentazione spesso include diagrammi, schermate o diagrammi di flusso per illustrare i punti chiave. Allegali direttamente alle attività pertinenti utilizzando integrazioni come Google Drive, Dropbox o Figma. Puoi anche collegarti ai requisiti del software, ai documenti di progettazione o ai piani di progetto correlati. In questo modo, la documentazione diventa un centro di gestione delle conoscenze per tutte le persone coinvolte.

Passaggio 6: pubblica, gestisci e rivedi

Una volta esaminato il contenuto, contrassegna le sezioni come finali e aggiorna lo stato del documento utilizzando i campi personalizzati. Aggiungi un registro delle modifiche o una tabella delle versioni per monitorare gli aggiornamenti nel tempo.

Imposta dei promemoria per rivedere regolarmente questa documentazione, ad esempio dopo ogni rilascio del prodotto o audit trimestrale. Con questo flusso di lavoro, non stai solo creando un documento una tantum, ma una risorsa viva che si evolve con il tuo prodotto software.

Funzionalità di documentazione di Asana

Le funzionalità di Asana sono strumenti integrati che ti aiutano a personalizzare e gestire il tuo flusso di lavoro. Se utilizzate insieme a questo modello di documentazione tecnica, funzionalità come l'assegnazione delle attività, i campi personalizzati e le cronologie semplificano il monitoraggio dei contenuti, la raccolta di informazioni e l'aggiornamento di tutto.

Di seguito abbiamo evidenziato alcune delle nostre funzionalità preferite, ma puoi esplorare l’elenco completo delle funzionalità di Asana qui per personalizzare ulteriormente la configurazione della documentazione.

Attività e sottoattività: suddividi la documentazione tecnica in componenti chiari e assegnabili per monitorare le responsabilità, dalla bozza alla pubblicazione.

Campi personalizzati: aggiungi tag di stato, numeri di versione, pubblico di destinazione o tipo di documentazione per filtrare e ordinare facilmente i contenuti.

Vista cronologia: visualizza l’avanzamento del documento e pianifica i cicli di rilascio o gli sprint di progettazione.

Commenti e allegati: raccogli feedback, tagga i membri del team e allega schermate o diagrammi in un unico posto.

Asana AI: automatizza le attività di routine come l’organizzazione dei contenuti, suggerendo i passaggi successivi o evidenziando le lacune nella documentazione in base all’attività del progetto.

Moduli: raccogli input dai team di progettazione, assistenza o prodotto per definire le domande frequenti e le guide alla risoluzione dei problemi.

Integrazioni consigliate

Le integrazioni collegano Asana agli strumenti già utilizzati dal tuo team. Puoi allegare file, sincronizzare calendari e automatizzare gli aggiornamenti senza cambiare piattaforma. Aiutano a trasformare questo modello in un flusso di lavoro di documentazione completo e connesso.

Di seguito abbiamo selezionato alcune integrazioni per aiutarti a iniziare. Puoi sfogliare l'hub completo delle integrazioni di Asana per scoprire altri modi per connettere il tuo lavoro.

Google Drive: allega specifiche di prodotto, diagrammi di flusso o grafici direttamente alle Sezioni del documento pertinenti.

Slack: mantieni il tuo team aggiornato sulle attività di documentazione, revisioni e aggiornamenti in tempo reale.

GitHub o Jira Cloud: collega le attività di Asana a ticket, richieste pull o funzionalità in fase di sviluppo.

Microsoft Teams: collabora tra i reparti facendo emergere il lavoro di documentazione durante gli stand-up o le revisioni dei prodotti.

Dropbox: centralizza le risorse di immagini, i white paper o i documenti archiviati insieme all'elenco delle attività.

Domande frequenti sui modelli di documentazione tecnica