Modello di piano di gestione dell'ambito del progetto

L'ambito di un progetto ha la stessa importanza del budget o della cronologia, ma spesso viene trascurato. Dai priorità a questo aspetto fondamentale del project management creando un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto.

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Se hai mai sentito parlare del triangolo di gestione del progetto, del triangolo di ferro o dei tre vincoli della gestione del progetto, sai quanto l'ambito del progetto sia importante per raggiungere gli obiettivi rispettando scadenze e budget. Per ogni progetto, esistono tre vincoli interdipendenti: cronologia, budget e ambito. Tuttavia, nonostante la cronologia e il budget di un progetto ricevano gran parte dell'attenzione durante la pianificazione del progetto, anche l'ambito ha la stessa importanza. Per far sì che i membri del team definiscano l'ambito di ogni nuovo progetto, hai bisogno di un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto.

Cos'è l'ambito di progetto?

L'ambito di progetto è un metodo per determinare i confini del tuo progetto, tra cui scadenze, budget e deliverable. Determinando l'ambito del progetto prima di iniziare il lavoro, saprai come distribuire le risorse e definire aspettative realistiche per gli stakeholder. 

La gestione dell'ambito del progetto include una varietà di iniziative tra loro correlate, che elenchiamo qui sotto.

  • Slittamento del progetto: quando un progetto supera l'ambito originale a causa di deliverable aggiuntivi, dell'estensione della cronologia o di costi che superano quelli pianificati.

  • Triangolo di gestione del progetto: la tripletta della gestione del progetto, ovvero ambito, budget e cronologia. Quando riesci a coordinare questi tre elementi, riuscirai a portare a termine i tuoi progetti senza aver bisogno di altre risorse. 

  • Dichiarazione dell'ambito del progetto: le linee guida che aiuteranno il tuo team a capire cosa rientra nell'ambito e cosa no.

  • Piano di gestione dell'ambito del progetto: il piano che usi per definire e supervisionare l'ambito del progetto.

Il triangolo di gestione del progetto

Cos'è un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto? È necessario?

Un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto è un modello riutilizzabile che puoi usare per pianificare l'ambito di un nuovo progetto e per standardizzare tutti i progetti del tuo programma o del tuo team. 

Molti team trascurano l'ambito del progetto, o dando priorità al budget e alla cronologia o evitando di definirlo, una scelta pericolosa. L'ambito ha la stessa importanza degli altri elementi del triangolo della gestione del progetto: saltarlo o ignorarlo può provocare lo slittamento e portare ad avere un team sovraccaricato e con meno risorse di quante abbia bisogno. Un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto semplifica la definizione dell'ambito di tutti i progetti lanciati dal tuo team, aumentando la possibilità di raggiungere i deliverable rispettando le scadenze e il budget.

Vantaggi dell'utilizzo di un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto

Il vantaggio principale della creazione di un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto è che incoraggia ogni membro del team a definire un ambito per ogni nuovo progetto creato. Inoltre, il modello ti dà un controllo completo dell'ambito relativo ai tuoi progetti. Queste sono le azioni che potrai svolgere grazie al modello.

  • Standardizzare il processo di pianificazione di gestione dell'ambito del progetto.

  • Ottenere il consenso degli stakeholder, soprattutto dei dirigenti, che vogliono assicurarsi che il progetto sia fattibile.

  • Consentire a nuovi membri del team di gestire da subito i progetti, poiché i processi sono già stati definiti.

Sezioni del modello di piano di gestione dell'ambito del progetto

Il modello di piano di gestione dell'ambito del progetto costituisce le fondamenta dei processi dell'ambito del progetto. È dove definirai l'ambito, stabilirai le aspettative per gli stakeholder e configurerai il piano di progetto

Se stai utilizzando un software di gestione dei progetti, puoi usare il modello a livello di team, per far sì che le informazioni giuste vengano sempre comunicate durante il processo di gestione dell'ambito. Quando crei il modello, assicurati di includere delle sezioni (come quelle indicate di seguito) per definire l'ambito durante l'intero ciclo di vita del progetto. 

Deliverable di progetto che rientrano nell'ambito

Uno degli obiettivi principali del modello di piano di gestione dell'ambito del progetto è stabilire quali elementi o metriche devono essere presi in considerazione o quali attività devono essere portate a termine per far sì che il progetto sia un successo. I deliverable possono richiedere un impegno minore (ad esempio il completamento di documenti relativi a un progetto) o maggiore (ad esempio il lancio di un nuovo sito web). Collega questi deliverable ai tuoi obiettivi e agli obiettivi del team per far sì che tutti supportino le iniziative più importanti.  

Struttura di scomposizione del lavoro

La struttura di scomposizione del lavoro è esattamente ciò che pensi: prende i deliverable e li scompone in sottoattività e sotto-sottoattività che devi completare per portare a termine le attività più grandi. Creare una sezione relativa alla struttura di scomposizione del lavoro può aiutare il tuo team a monitorare i sotto-deliverable e le dipendenze chiave. La struttura di scomposizione del lavoro dovrebbe includere gli obiettivi del progetto, la dichiarazione dell'ambito del progetto e il programma, il tutto presentato graficamente. 

Esempio di struttura di scomposizione del lavoro

La cronologia del progetto

Includi qui la cronologia prevista del progetto, in modo da poterne monitorare l'avanzamento e confrontarlo con scadenze e traguardi significativi. Utilizza un software dinamico, come uno strumento di project management, in modo da poter aggiornare la cronologia se l'ambito cambia, senza dover modificare manualmente tutte le date. 

Elementi che non rientrano nell'ambito

Nelle sezione precedenti hai definito a cosa stai lavorando. Tuttavia, è ugualmente importante identificare le attività che non rientrano nell'ambito. L'obiettivo è definire delle linee guida e dei confini, in modo che tutti abbiano aspettative realistiche e che sappiano cosa serve per portare a termine il progetto con successo. Se uno stakeholder ha una richiesta aggiuntiva che non rientra nell'ambito, puoi fare riferimento a questa sezione del modello e spiegargli che non era stata inclusa nell'ambito originale e che di conseguenza non puoi lavorarci in quel momento. 

RACI o RAPID degli stakeholder 

Gli stakeholder del progetto, ad esempio membri del team, sponsor e dirigenti, vogliono essere coinvolti nel progetto e questa è una buona cosa. Tuttavia, se non vengono tenuti sotto controllo attentamente, anche gli stakeholder con le migliori intenzioni possono far deragliare un progetto e causarne lo slittamento. Per evitare che questo succeda, utilizza i grafici di assegnazione degli stakeholder (ad esempio RACI o RAPID) per definire chiaramente le responsabilità di ognuno. 

Un processo o un modulo di controllo delle modifiche

Anche i progetti che sono stati pianificati meglio possono incorrere in ostacoli o modifiche inaspettate. A volte potrebbe essere necessario dover aggiungere un deliverable o modificare la cronologia. E, nonostante tu voglia che l'ambito del progetto sia solido, non dovrebbe essere scolpito nella pietra. Un processo di controllo delle modifiche consente agli stakeholder di inviare richieste di modifica che potrebbero influenzare l'ambito del progetto. Utilizzando questo processo e creando un modulo di controllo delle modifiche, puoi ottenere informazioni sul perché la modifica è stata richiesta, qual è il suo impatto e se vale la pena includerla nel progetto.

Leggi: Cos'è la gestione del cambiamento? Sei passaggi per creare un processo di gestione del cambiamento efficace

Come creare un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto

Prima di tutto, rivedi i precedenti piani per determinare quali informazioni ti servono. Il modello dovrebbe essere completamente personalizzato per il tuo progetto, di conseguenza consulta i più recenti piani di gestione dell'ambito del progetto per scoprire quali requisiti sono universali per il tuo programma o team. Includi sezioni per ognuno di questi. Ad esempio, se crei sempre prototipi di design, assicurati di aggiungere questa sezione nel tuo modello. Ricorda, il piano di gestione dell'ambito più efficace è quello che funziona meglio per il tuo lavoro, il tuo team e la tua organizzazione.

Funzionalità integrate

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

  • Resoconti. I resoconti di Asana trasformano i dati del progetto in diagrammi visivi e grafici facilmente comprensibili. Creando resoconti sulle attività all'interno dello strumento in cui vengono svolte, puoi ridurre i doppioni e limitare i passaggi da un'app all'altra. Inoltre, poiché tutte le attività del tuo team sono già su Asana, puoi estrarre dati da qualsiasi progetto o team per ottenere un'immagine precisa di quello che sta succedendo, il tutto in un unico posto.

  • Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discussa in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i rapporti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati.

App consigliate

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Miro. Collega Miro e Asana per ottimizzare i flussi di lavoro e avere un quadro completo di ogni progetto in un unico posto. Incorpora le lavagne di Miro nei brief di progetto di Asana, per consentire ai membri del team di interagire, visualizzarle, commentare o modificarle direttamente da Asana. Oppure allega una nuova lavagna di Miro, o una già esistente, a qualsiasi attività di Asana, per invitare automaticamente i collaboratori a visualizzare, commentare o modificare la lavagna. 

  • OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

  • Lucidchart. L'integrazione Lucidchart + Asana incorpora facilmente grafici, diagrammi di flusso, mappe di processo e wireframe nel tuo progetto. Il contesto importante del progetto è ora proprio lì dove ti serve: in Asana. I team possono accedere con facilità a tutte le informazioni di cui hanno bisogno mentre lavorano, senza passare da un'applicazione all'altra.

Domande frequenti

Qual è lo scopo di un modello di piano di gestione dell'ambito del progetto?

Lo scopo è coordinare e standardizzare il processo di definizione dell'ambito del progetto, che spesso viene trascurato dai team, nonostante la sua importanza. Con un modello, fai in modo che i team creino un ambito per ogni nuovo progetto, insieme al budget e alla cronologia.

Che differenza c'è tra ambito e gestione dell'ambito?

L'ambito di un progetto è un insieme definito di confini del tuo progetto. In altre parole, l'ambito stabilisce cosa farai, creerai e raggiungerai durante il progetto. La gestione dell'ambito è il processo di supervisione, che serve a far sì che tutte le modifiche passino attraverso un processo di controllo delle modifiche appropriato e che si faccia attenzione alle modifiche che potrebbero portare a uno slittamento.

Qual è la differenza tra un piano di gestione dell'ambito e un modello di piano di gestione dell'ambito?

Un piano di gestione dell'ambito è il piano che usi per un progetto specifico. Un modello di piano di gestione dell'ambito è una versione da compilare di quel piano. Puoi salvare il tuo modello e quindi duplicarlo per creare un nuovo piano di gestione dell'ambito per ogni nuovo progetto.

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