Modello di documentazione di progetto

La ricerca di documenti è per i più un'enorme perdita di tempo ed è per questo che risulta utile un processo di documentazione di progetto. Scopri come creare un modello di documentazione di progetto, così da sapere sempre dove si trovano i documenti di ogni progetto, ogni team e tutta l'azienda.

Crea il tuo modello

Iscriviti per creare un modello tutto tuo.

FUNZIONALITÀ INTEGRATE

project-view iconViste di progettofield-add iconCampi personalizzatiproject iconProgetti

Recommended apps

Dropbox
Dropbox
Logo Google Workspace
Google Workspace
Icona Microsoft
OneDrive
Icona Gmail
Gmail

Condividi
facebookx-twitterlinkedin

Cercare continuamente documenti non è solo una scocciatura, ma porta via tempo alle attività che richiedono concentrazione. Infatti, cercare le informazioni non fa che aumentare le attività superflue, le quali occupano ogni giorno quasi il 60% del tempo di un dipendente. Ma cosa succede quando lavori in modo interfunzionale, con team e progetti che non conosci? Reperire e organizzare tutti i documenti necessari per lavorare in modo efficiente tra team e reparti è fondamentale, ma non deve sottrarre tempo.

È qui che entra in gioco il modello di documentazione di progetto, in quanto garantisce che tutti utilizzino lo stesso processo di documentazione dei progetti a livello aziendale, in modo da sapere sempre dove trovare i documenti più importanti (a prescindere da chi li crea).

Cos'è un modello di documentazione di progetto?

Un modello di documentazione di progetto è uno schema riutilizzabile del processo di documentazione di un progetto, che descrive come vengono create e dove vengono archiviate le informazioni relative al progetto. Puoi personalizzarlo in modo che riporti tutti i documenti che devono essere preparati e indichi dove devono essere salvati prima di ogni nuovo progetto. Ciò consente di mantenere tutte le informazioni organizzate in un unico posto e permette agli stakeholder di accedervi facilmente. 

È necessario un modello di documentazione di progetto?

Sì, soprattutto se gestisci il lavoro tra più team. Quando avvii un progetto, di solito ti relazioni con molti team diversi per reperire e preparare i documenti. Ad esempio, puoi creare un modulo di richiesta di modifiche per il team di prodotto o collaborare con il team di marketing per sviluppare un piano di comunicazione del progetto. Ma quando ogni team ha il proprio modo di documentare le informazioni, può essere difficile trovare e raccogliere dati sul progetto.

Ciò causa, come minimo, confusione. Ma può anche essere un enorme ostacolo per i membri che devono cercare continuamente i documenti, provocando ritardi e generando inutile stress. È qui che entra in gioco il modello di documentazione di progetto: tutti nella tua azienda possono utilizzare lo stesso processo per trovare, ordinare e archiviare i documenti rilevanti in un'unica fonte di riferimento. Il modello funge da promemoria per i membri del team, indicando quali sono i documenti da preparare e includere e dove devono essere conservati. 

Aumentare la collaborazione interfunzionale sul lavoro

Un modello di documentazione di progetto è il primo passo per eliminare i compartimenti stagni sul posto di lavoro e abbandonare il cosiddetto "modello di dati in contenitore", in cui i diversi aspetti del lavoro devono trovarsi in un solo posto. Questo sistema vincola enormemente i team, poiché le relazioni tra attività, progetti e cartelle sono univoche. Utilizzando un modello di documentazione di progetto insieme ad altri modelli di gestione dei progetti, puoi migliorare i processi aziendali per favorire la collaborazione interfunzionale. Ecco perché in Asana abbiamo creato il modello di dati Work Graph®, un sistema in cui è possibile mettere in relazione tra loro tutti i diversi aspetti del lavoro contemporaneamente.

Cos'è il Work Graph®?

Il Work Graph® di Asana è un modo per mettere in luce la relazione tra il lavoro svolto dal tuo team, le informazioni su tale lavoro e le persone che lo svolgono. In pratica, è un modo per comprendere come le tue attività si incastrano tra loro, collegando il chi, il cosa e il perché. 

Guarda Asana in azione

Come usare il modello di documentazione di progetto nella gestione dei progetti

Per supervisionare il processo di documentazione di progetto in maniera efficace, devi personalizzarlo in modo che si adatti alle esigenze della tua azienda. Puoi specificare esattamente quali documenti devono essere creati, strutturarlo in una maniera che sia di facile comprensione e richiedere feedback ai membri del team su come renderlo quanto più efficiente per loro. Inoltre, alcune buone pratiche possono aiutarti a sfruttarlo al meglio.

  1. Non ripartire da zero. Se in azienda esiste già un processo di documentazione di progetto efficiente, basa il tuo modello sul flusso di lavoro attuale. Monitora i documenti ai quali fai riferimento durante l'intero ciclo di vita del progetto, dalla fase di pianificazione fino al resoconto finale sullo stato del progetto. Includili poi nel tuo modello. Potresti, per esempio, aggiungere la tua proposta di progetto, gli obiettivi e i resoconti di chiusura, e le metriche finali. 

  2. Perfeziona e standardizza il processo. Una delle parti più utili del tuo modello è il modo in cui promuove la collaborazione interfunzionale. Chiedi l'opinione di altri team e reparti, in modo da utilizzare un modello coerente che funziona per molti gruppi diversi. Dopo aver stabilito i passaggi chiave del processo di documentazione di progetto di maggior successo, salvalo come modello.

  3. Usa uno strumento di collaborazione. Con uno strumento di gestione del lavoro, puoi sincronizzare e semplificare ogni fase del flusso di lavoro relativo alla documentazione di progetto. Archiviando tutto in un unico posto, puoi ridurre il passaggio tra app, il che è fondamentale, dal momento che il lavoratore medio usa dieci app, passando dall'una all'altra 25 volte al giorno. Inoltre, è più facile condividere le informazioni: gli stakeholder possono visualizzare il processo di documentazione del progetto con un semplice link al modello.

Cosa includere nel modello di documentazione di progetto

Il tuo modello di documentazione di progetto dovrebbe essere personalizzato in base alle tue esigenze, ma ci sono comunque alcune sezioni utili da includere per iniziare.

  • ​​Descrizione del documento: comprende lo scopo del documento e il business case.

  • Ubicazione: link al posto dove si trova il documento.

  • Deliverable: risultati finali e dipendenze associati.

  • Iniziative di supporto: si collegano a tutti gli obiettivi supportati dal documento.

  • Incaricato: il membro del team responsabile di ogni documento.

Esempi di documenti che puoi allegare al tuo modello:

Crea il tuo modello

Funzionalità integrate

  • Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

  • Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

Domande frequenti

Cos'è un modello di documentazione di progetto?

Un modello di documentazione di progetto è uno schema predefinito del processo di documentazione dei progetti. È solitamente strutturato per includere la descrizione e il caso d'uso del documento, la sua ubicazione e la persona responsabile della sua gestione. Ciò consente agli stakeholder di capire di che documento si tratta e a chi rivolgersi in caso di domande.

Sì! I modelli di documentazione di progetto favoriscono la collaborazione nel team, semplificando il coordinamento del lavoro interfunzionale. Utilizzando un solo modello tra team e reparti, puoi contribuire a rendere il processo di documentazione dei progetti uniforme a livello aziendale. Ciò aiuterà tutti a lavorare insieme in maniera più efficiente. 

Il modello di documentazione di progetto dovrebbe includere gli elementi chiave del processo di documentazione dei progetti. Di solito, viene impostato in sezioni che includono la descrizione del documento, l'ubicazione, i membri del team assegnati e le iniziative associate.

Il processo di documentazione di progetto di solito prevede una fase iniziale o di pianificazione, una di esecuzione e una post-completamento. Puoi strutturare il modello di documentazione del tuo progetto sulla base di queste fasi, distribuendo i documenti in ciascuna di esse, in modo che siano più facili da trovare.

Crea modelli con Asana

Scopri come creare un modello personalizzabile su Asana. Inizia oggi stesso.

Inizia