Sei passaggi per scrivere una proposta di progetto convincente

Tutti i progetti hanno un processo di creazione, ma non iniziano con qualcuno che dichiara "Siano concesse le risorse!". Per far avanzare un progetto, i team devono inviare una proposta alle persone che prendono le decisioni all'interno dell'organizzazione oppure agli stakeholder esterni. 

Una proposta di progetto è come un elevator pitch scritto: il suo scopo è presentare il progetto in maniera concisa ma efficace. In questa guida, ti insegneremo a scrivere una proposta di progetto, in modo da ottenere l'approvazione e lavorare correttamente.

Cos'è una proposta di progetto?

Una proposta di progetto è un documento scritto che spiega tutto quello che gli stakeholder devono sapere riguardo a un progetto, tra cui cronologia, budget e obiettivi. La tua proposta di progetto dovrebbe riassumere i dettagli del progetto e spiegare le tue idee, in modo che gli stakeholder si sentano propensi a farsi coinvolgere nell'iniziativa.

Obiettivi della proposta di progetto

• Assicurarsi finanziamenti esterni

• Distribuire le risorse aziendali al tuo progetto

• Ottenere il consenso degli stakeholder

• Stimolare e suscitare entusiasmo

Proposte di progetto a confronto con project charter e business case

Le proposte di progetto e i project charter hanno scopi diversi nel processo di elaborazione del progetto, ed è importante comprendere le differenze tra i due. Mentre la proposta di progetto viene redatta nella fase di avvio del progetto, il project charter viene preparato nella fase di pianificazione. 

Come spiegato sopra, una proposta di progetto è un documento che punta a convincere gli stakeholder delle motivazioni per cui il progetto andrebbe svolto. Un project charter, invece, è un documento di riferimento che definisce gli obiettivi del progetto e che non può essere creato finché la proposta di progetto non è stata approvata.

Inoltre, le persone tendono a confondere il business case con la proposta di progetto. Tuttavia, anche il business case è un documento che viene creato dopo la proposta. Una volta che la proposta di progetto è stata approvata, si può usare un business case per assicurarsi ulteriori finanziamenti per il progetto.

Tipi di proposte di progetto

In qualità di project manager, potresti imbatterti in sei tipi diversi di proposte. Comprendere i diversi formati può tornarti utile quando scriverai la tua proposta. Ogni tipo ha un obiettivo diverso.

• Richiesta: questo tipo di proposta viene inviata in risposta a una richiesta di proposta. Una richiesta di proposta presenta un progetto nei dettagli e richiede che i team che soddisfano i requisiti presentino un'offerta. Poiché sei in competizione con altre aziende per questo tipo di proposta, devi effettuare una ricerca esaustiva e scrivere in maniera convincente.

• Non richiesta: le proposte non richieste vengono inviate quando non è presente una richiesta di proposta, il che significa che nessuno ha chiesto la tua proposta. In questo caso, non dovrai competere con altre aziende o team, ma dovrai comunque scrivere in maniera convincente, poiché non sai se lo stakeholder a cui stai presentano il progetto abbia realmente bisogno di te.

• Informale: un cliente potrebbe inviarti una richiesta di proposta di progetto informale. In questo caso, potresti rispondere con la presentazione del tuo progetto. Poiché non si tratta di una richiesta di proposta ufficiale, le regole sono meno restrittive.

• Rinnovo: invierai delle proposte di rinnovo a clienti che hai già, nella speranza che continuino a collaborare con la tua organizzazione. In questo tipo di proposta di progetto, l'obiettivo è enfatizzare i risultati per il cliente che il tuo team ha ottenuto in passato, e convincerlo che puoi farlo anche in futuro.

• Continuazione: invierai delle continuazioni per ricordare agli stakeholder che il progetto sta per iniziare. In questa proposta di progetto, dovrai solo fornire le informazioni relative al progetto e non dovrai convincere lo stakeholder.

• Supplementare: la proposta supplementare, simile a quella di continuazione, viene inviata a uno stakeholder che è già coinvolto nel tuo progetto. In questo tipo di proposta, informi lo stakeholder dell'inizio del progetto, oltre a richiedere risorse aggiuntive. Con questa proposta, dovresti cercare di convincere lo stakeholder a dare un maggior contributo al progetto.

Il tono di voce e il contenuto della tua proposta di progetto saranno diversi, in base al tipo di proposta che stai inviando. Una volta che sei a conoscenza degli obiettivi del progetto, potrai scrivere la proposta di conseguenza.

Come scrivere una proposta di progetto

Queste istruzioni dettagliate sono valide per la maggior parte delle proposte di progetto, indipendentemente dal tipo. Dovrai personalizzare la tua proposta per adattarla al pubblico a cui si rivolge, ma questo modello base può servirti come punto di riferimento per assicurarti di includere gli elementi principali nel tuo documento. 

1. Scrivi un executive summary

L'executive summary funge da introduzione alla tua proposta di progetto. Questa sezione, che è simile al riassunto di un resoconto o all'introduzione di un saggio, dovrebbe riassumere il contenuto del documento e convincere lo stakeholder a continuarne la lettura. In base alla complessità del progetto, l'executive summary può essere composto da uno o pochi paragrafi. 

Cosa dovrebbe includere l'executive summary

• Il problema che il tuo progetto intende risolvere.

• La soluzione che il tuo progetto offre a quel problema.

• L'impatto che avrà il progetto.

Questi elementi andrebbero trattati brevemente nell'executive summary, poiché verranno spiegati in maggior dettaglio nella tua proposta. 

2. Spiega il background del progetto

In questa sezione spiegherai il background del progetto. Usa riferimenti e statistiche per convincere il lettore che il problema che stai affrontando è meritevole di attenzione.

Alcune domande da includere

• Qual è il problema affrontato dal tuo progetto?

• Cosa si sa già riguardo a questo problema?

• Chi ha già affrontato questo problema in precedenza/quali studi sono disponibili?

• Perché gli studi già esistenti sono considerati insufficienti nell'affrontare questo problema?

Puoi inoltre usare questa sezione per spiegare in che modo il problema che speri di risolvere è direttamente collegato alla tua organizzazione. 

3. Presenta una soluzione

Hai appena presentato il problema nella sezione relativa al background del progetto, quindi logicamente il passaggio successivo nella scrittura della proposta è la presentazione di una soluzione. Questa sezione rappresenta l'opportunità di spiegare più in dettaglio l'approccio del tuo progetto. 

Alcuni elementi da includere

• La dichiarazione di visione del progetto

• Il programma del progetto, inclusi i traguardi importanti

• Ruoli e responsabilità del team che si occupa del progetto 

• Un registro dei rischi che mostra in che modo verranno mitigati i rischi

• I deliverable del progetto

• Strumenti di creazione di resoconti che verranno usati durante il progetto

Probabilmente non inserirai tutti questi elementi nella tua proposta, ma puoi decidere quali includere in base all'ambito del progetto. Questa sezione probabilmente sarà quella più lunga e dettagliata, poiché la userai per spiegare tutto ciò che serve per realizzare la soluzione proposta. 

4. Definisci i deliverable e gli obiettivi del progetto

Definire i deliverable del progetto è un passaggio fondamentale nella scrittura della proposta di progetto. Gli stakeholder vogliono sapere quale sarà il risultato ottenuto alla fine del tuo progetto, che sia un prodotto, un programma, un upgrade della tecnologia o qualcos'altro. Mentre gli stakeholder leggono la tua vision, questa sarà la sezione in cui diranno "Ah, è a questo che serviranno le risorse che mi chiedono".

Elementi da includere durante la definizione dei deliverable

• Il prodotto o l'obiettivo finale del tuo progetto 

• Una cronologia del progetto che indica quando i deliverable saranno pronti

• Obiettivi SMART allineati ai deliverable che verranno prodotti

Sebbene sia importante illustrare il problema e la soluzione del tuo progetto, spesso gli stakeholder riescono più facilmente a farsi un'immagine mentale del progetto quando ne definisci i deliverable.

5. Elenca le risorse necessarie

Ora che hai definito problema, approccio, soluzione e deliverable, puoi descrivere dettagliatamente le risorse che ti servono per portare a termine la tua iniziativa.

Cosa includere in questa sezione

• Budget del progetto: tutti gli elementi del progetto vengono presi in considerazione nel budget, dalle forniture necessarie alla creazione del prodotto al costo della pubblicità e agli stipendi del team. Nel budget dovresti includere tutti gli elementi necessari a portare a termine il progetto.

• Analisi dettagliata dei costi: questa sezione dovrebbe includere gli studi che spiegano perché hai bisogno di specifiche risorse per il tuo progetto; in questo modo, gli stakeholder possono capire per cosa verranno usati i loro finanziamenti. Questa analisi dettagliata può inoltre aiutarti a ridurre le spese inaspettate.

• Piano di allocazione delle risorse: dovresti includere una panoramica del piano di allocazione delle risorse, che definisce dove intendi usare le risorse specifiche di cui hai bisogno. Ad esempio, se hai stabilito che ti servono 50.000 dollari per completare il progetto, spiega se pensi di usare questi soldi per stipendi, tecnologia, materiali, ecc.

Si spera che, a questo punto della proposta, tu abbia convinto gli stakeholder a far parte del progetto proposto. È per questo motivo che parlare delle risorse necessarie alla fine del documento è una mossa strategica intelligente.

6. Concludi

Infine, aggiungi alla tua proposta di progetto una conclusione convincente e che ispiri fiducia. Come l'executive summary, la conclusione dovrebbe riassumere brevemente il problema che verrà affrontato dal tuo progetto e la soluzione proposta. Puoi enfatizzare l'impatto del tuo progetto nella conclusione, ma fai in modo che questa sezione sia rilevante, proprio come faresti in un saggio tradizionale. 

Suggerimenti per scrivere una proposta di progetto efficace

Seguire i passaggi illustrati qui sopra ti garantirà che la proposta di progetto contenga tutti gli elementi giusti. Tuttavia, se desideri far colpo sui tuoi lettori e ottenere la loro approvazione, devi scrivere in maniera convincente. Di seguito elenchiamo altri elementi che dovrebbero far parte della tua proposta di progetto.

Conosci il tuo pubblico

Mentre scrivi la tua proposta, ricordati sempre del pubblico a cui è rivolta (ovvero gli stakeholder). Ricordati che l'obiettivo della proposta è convincere i destinatari, non solo presentare i dettagli del progetto. Ad esempio, se stai creando un nuovo strumento di editing per una casa editrice per bambini, puoi scoprire se gli stakeholder sono genitori e far leva sul loro lato emotivo per convincerli del tuo prodotto?

Sii convincente

La persuasione è un elemento importante di una proposta di progetto, poiché speri che il tuo pubblico la legga e faccia qualcosa per te. Se il progetto non incuriosisce il lettore, non sarà disposto ad aiutarti. Se descrivi il tuo strumento di editing ma non parli delle molteplici funzionalità che offrirà, dei vantaggi per i clienti e dell'impatto positivo sul settore, il pubblico si chiederà: "Perché questo progetto dovrebbe interessarmi?" 

Non complicare le cose

Nonostante tu debba descrivere dettagliatamente il problema, l'approccio e la soluzione, non dovresti rendere la proposta di progetto eccessivamente complicata. Ciò significa che puoi parlare del piano di progetto per il tuo strumento di editing senza dover parlare del codice usato dagli sviluppatori per fare in modo che ogni funzionalità funzioni. 

Informati

Per scrivere una proposta di progetto che abbia successo, è necessario condurre delle ricerche approfondite. Il problema e la relativa soluzione vanno sostenuti da fonti autorevoli, casi di studio, statistiche o grafici, in modo da rispondere a tutti i dubbi del tuo pubblico. Quando scrivi la proposta, mettiti nei panni del lettore e chiediti:

• Perché questo è un problema?

• In che modo questa è una soluzione al problema?

• Il problema è già stato affrontato da qualcun altro?

• Quali sono i costi del progetto?

Se puoi dare una risposta a queste domande, significa che hai svolto abbastanza ricerche per sostenere l'iniziativa proposta.

Usa strumenti di gestione dei progetti per rafforzare la tua proposta di progetto

Per scrivere proposte di progetto di qualità, è necessaria la collaborazione tra team. Con i giusti strumenti di gestione, il tuo team può comunicare, condividere informazioni e collaborare su un documento condiviso. 

Quando decidi di archiviare tutte le informazioni del progetto in un unico posto, è facile accedere a quei dati quando ne hai bisogno. Le proposte di progetto partono da progetti ben organizzati e correttamente pianificati. È per questo motivo che un software di gestione dei progetti è una risorsa fondamentale per scrivere efficacemente una proposta di progetto. Vuoi iniziare? Prova Asana.