Come creare un processo di ricezione delle richieste di progetto eccezionale

Sei sommerso dalle richieste di progetto? Sei sommerso dalle richieste dell’ultimo minuto? Se è così, ricordati che non sei l'unico, e abbiamo una soluzione per te. 

Ti presentiamo il processo di ricezione delle richieste di progetto, un metodo collaudato per dare la priorità al lavoro giusto al momento giusto. Ecco tutto quello che devi sapere per creare un flusso di lavoro di ricezione delle richieste di prim'ordine per il tuo team. 

Cos’è un processo di ricezione delle proposte di progetto? 

Un processo di ricezione delle proposte di progetto è un flusso di lavoro standardizzato per aiutare i team ad acquisire, assegnare priorità e portare a termine le nuove richieste. Nella sua forma più semplice, il processo include questi tre componenti: 

1. Un modulo per acquisire le nuove richieste di progetto, inclusi tutti i dettagli di cui i team hanno bisogno per iniziare. 

2. Un metodo di definizione delle priorità per identificare e pianificare il lavoro più importante. 

3. Passaggi successivi chiari per iniziare a lavorare su ogni richiesta. 

Nel complesso, questo flusso di lavoro consente ai team di gestire rapidamente le richieste di lavoro e di affrontare prima i progetti con priorità più alta. 

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Perché un processo di ricezione è importante per la gestione dei progetti? 

Nella gestione dei progetti, la standardizzazione è la chiave per far sì che le iniziative procedano senza intoppi. Un processo di ricezione delle richieste di lavoro non è diverso. Trasforma il processo di definizione delle priorità delle richieste (che spesso richiede tempo ed è confuso) in un flusso di lavoro chiaro con passaggi predefiniti. Invece di perdere tempo con le comunicazioni, i team possono passare rapidamente attraverso ogni fase del processo. Ciò non solo accelera i tempi di completamento, ma garantisce anche che il lavoro sia definito in base alle priorità e affrontato in modo coerente in tutta l'organizzazione. 

Le sfide della gestione delle richieste di progetti

La gestione delle richieste è complicata. I team fanno richieste all'ultimo minuto, le richieste arrivano da più parti e tutti sembrano pensare che il proprio progetto sia la massima priorità. Ecco alcune sfide comuni quando si tratta di gestione delle richieste, tutte risolvibili con un processo di ricezione efficace. 

Volume di richieste elevato

Una sfida comune per le aziende: troppe richieste possono far sentire i team sopraffatti dal lavoro, portando al burnout e a tempi di completamento lenti. Un processo di ricezione delle richieste risolve questo problema con un chiaro metodo di definizione delle priorità, in modo che i team possano concentrarsi sulle attività con il maggiore impatto sull’azienda. 

Richieste sparse in strumenti diversi

Quando le richieste arrivano tramite email, messaggi istantanei e riunioni, i team devono dedicare più tempo a documentare i nuovi progetti. Questo è lo scenario migliore. Nel peggiore dei casi, le richieste vengono trascurate e non vengono mai completate. Un processo di ricezione chiaro risolve questo problema centralizzando tutte le richieste in un unico posto. 

Le richieste non includono un contesto sufficiente

È difficile per i team iniziare a lavorare quando hanno solo il minimo indispensabile di informazioni. Questo accade spesso quando le aziende non dispongono di moduli di richiesta standardizzati, che specifichino tutti i dettagli necessari per ogni progetto proposto. 

Le richieste ad hoc ritardano le tempistiche

Ci siamo passati tutti. I progetti procedono senza intoppi fino a quando non arriva una richiesta dell’ultimo minuto ad alta priorità, che monopolizza le risorse e richiede ai team di posticipare le scadenze. Anche se le richieste ad hoc sono inevitabili, un processo di ricezione delle richieste efficace può prevenirle chiarendo in anticipo il tempo necessario per completarle. E, se necessario, include un metodo predefinito per assegnare la priorità e riprogrammare il lavoro del progetto. 

Caratteristiche di un processo di ricezione delle richieste di progetto efficace

I processi di ricezione delle richieste di progetto variano a seconda delle esigenze specifiche della tua organizzazione. Detto questo, ecco tre caratteristiche principali che ogni processo dovrebbe includere:  

1. Un modulo di ricezione delle proposte di progetto

I moduli sono il gold standard per la ricezione del lavoro. Offrono agli stakeholder un metodo centralizzato per inviare richieste, in modo da poter raccogliere nuove attività in un unico posto, anziché attraverso strumenti di comunicazione sparsi. I moduli standardizzano anche le informazioni che gli stakeholder includono quando inviano una richiesta. Ciò aiuta i team a rispondere rapidamente alle richieste, perché hanno tutto il contesto necessario per iniziare subito. 

Cosa dovrebbe includere il tuo modulo di ricezione dei progetti? 

Come punto di partenza, un modulo di ricezione di un progetto dovrebbe includere i seguenti componenti. A questo punto, puoi personalizzare i moduli con domande aggiuntive a seconda delle esigenze della tua organizzazione. 

• Richiedente: chi propone il progetto? 

• Team richiedente: quale team supporterà questo lavoro? È un progetto esterno o interno? 

• Tipo di progetto: di che tipo di lavoro si tratta? Ad esempio, potrebbe essere una nuova immagine, un testo per una pagina web o un video. 

• Riepilogo della richiesta: in poche frasi, cosa vuoi che venga fatto? 

• Tempistiche: quando deve essere completata questa richiesta di ricezione? 

• Priorità: è fondamentale per l'azienda o è solo un optional? Spesso è utile includere una classifica di priorità numerica, come P1, P2, P3 e così via. 

• Obiettivo aziendale associato: a quale priorità aziendale si allinea questa richiesta? 

• Informazioni contestuali: quali screenshot, documenti o altri allegati puoi fornire per un contesto aggiuntivo? Ad esempio, un modulo di richiesta di bug potrebbe richiedere uno screenshot o un video del bug. 

2. Un metodo di definizione delle priorità

Grazie ai moduli, hai a disposizione una serie di richieste chiare e standardizzate. Ora hai bisogno di un modo per assegnare la priorità e pianificare le attività, in modo da svolgere prima il lavoro più importante. 

Ecco come stabilire un metodo di definizione delle priorità efficace: 

• Chiedi ai richiedenti di fornire informazioni sulla definizione delle priorità tramite i moduli. Hai bisogno di dati per valutare l’importanza di ogni richiesta, e i moduli sono il modo migliore per ottenerli. Invece di chiedere ai richiedenti di scegliere una priorità (e far loro scegliere P0 ogni volta), puoi anche chiedere l’obiettivo aziendale supportato dalla richiesta. In questo modo, puoi vedere chiaramente quali attività supportano chiaramente le priorità dell’azienda e quali no.

• Crea un punteggio di definizione delle priorità: utilizza le informazioni del modulo per creare un punteggio numerico che valuta la priorità delle attività, gli obiettivi strategici associati, il team richiedente e così via. Ciò aiuta a ridurre qualsiasi soggettività nel processo di definizione delle priorità. 

• Raccogli le richieste in un unico hub centralizzato. Per definire le priorità in modo efficace, devi vedere tutte le richieste a colpo d'occhio, inclusi dettagli come il punteggio di definizione delle priorità e le tempistiche. Questo ti aiuta a individuare rapidamente quali richieste sono le più urgenti, in modo da poterle assegnare subito al tuo team. 

• Monitora il carico di lavoro del tuo team. Documenta le richieste a cui il tuo team sta lavorando, in modo da poter vedere chiaramente il carico di lavoro di ognuno. Ciò ti consente di assegnare attività prioritarie senza sovraccaricare nessuno. Un software di gestione del lavoro può tornare utile, soprattutto se dispone di funzionalità che consentono di visualizzare e modificare i carichi di lavoro del team in tempo reale. 

• Pianifica il lavoro in base al punteggio di priorità. Ora che hai il quadro completo della priorità di ogni attività, oltre a una comprensione della disponibilità del tuo team, puoi pianificare il lavoro. Durante la pianificazione, è utile utilizzare un software di gestione del lavoro che consenta di visualizzare le attività su una cronologia o un calendario. 

3. Passaggi successivi chiari

Per iniziare rapidamente a lavorare, i team hanno bisogno di un piano d’azione chiaro. Ecco perché i passaggi successivi predefiniti sono una parte essenziale di qualsiasi processo di ricezione dei progetti. Offrono ai dipendenti un approccio standardizzato per affrontare qualsiasi tipo di richiesta, dai post sui blog alle funzionalità dei prodotti. 

Per definire i passaggi successivi, considera ogni tipo di richiesta gestita dal tuo team. Per ognuna, poniti le seguenti domande: 

• Quali attività devono essere svolte per completare questa richiesta? 

• In quale ordine dovrebbero svolgersi queste attività? 

• Ci sono dipendenze (attività che non possono essere avviate finché non ne viene completata un'altra)? 

• Quanto tempo richiederà ogni attività? 

• Chi è la persona più indicata a svolgere ogni attività?

Quindi, crea una retropianificazione per ogni tipo di richiesta, includendo ogni attività (in ordine), il tempo necessario e a chi dovrebbe essere assegnata. In sostanza, stai creando una cronologia di progetto predefinita per ogni tipo di richiesta. Ad esempio, ecco come potrebbero essere i passaggi successivi per un ebook di marketing. 

• Giorno 1: l’autore incaricato imposta una data di pubblicazione per l’e-book, in base al tempo necessario per ogni passaggio del processo. 

• Giorno 2-3: lo scrittore crea una struttura. 

• Giorno 4: un editor esamina la bozza e fornisce un feedback. 

• Giorno 5-8: lo scrittore rivede lo schema e scrive una prima bozza. 

• Giorno 9: l’editor esamina la prima bozza e fornisce un feedback. 

• Giorno 10: l'autore rivede la bozza. 

• Giorno 11: l’editor e un partner PMM esaminano la bozza finale. 

• Giorno 11: un project manager invia la bozza finale al team di progettazione.

• Giorni 11-14: il team di progettazione crea le risorse visive per l’e-book. 

• Giorno 11: il project manager invia una richiesta al team web per creare una pagina di destinazione gated per l'e-book. 

• Giorno 15: lo scrittore e l’editor esaminano il design finale. 

• Giorno 16: il team web prepara e pubblica la pagina di destinazione. 

Per pubblicare questo ebook, devono essere completate molte attività. Alcune attività devono svolgersi in un ordine specifico, mentre altre possono svolgersi contemporaneamente. Definendo in anticipo il flusso di lavoro dell'e-book, aiuti il tuo team ad avviare subito le richieste, senza perdere tempo a capire chi dovrebbe fare cosa. Questo aiuta anche il tuo team a seguire lo stesso processo standardizzato per ogni ebook, garantendo un risultato di alta qualità ogni volta. 

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Esempio di processo di ricezione delle richieste di progetto

Ecco un esempio per aiutarti a contestualizzare queste idee. Immagina di far parte di un team agile che gestisce le richieste di nuove funzionalità. Ecco come potrebbe essere il processo di ricezione delle richieste di progetto: 

1. Un iniziatore del progetto compila un modulo di ricezione del progetto, descrivendo i dettagli di cosa dovrebbe includere la funzionalità, perché deve essere creata e quando deve essere completata. 

2. Un project management office (PMO) esamina il modulo di richiesta del progetto ed esegue una valutazione iniziale per determinare l'opportunità, la fattibilità e la possibilità di creare la nuova funzionalità. 

3. In base alla valutazione, il PMO approva o rifiuta la richiesta e assegna un punteggio di priorità. 

4. Il PMO aggiunge la richiesta al product backlog del team di progettazione, pianificandola in base al punteggio di priorità. 

5. Viene convocata una riunione di avvio. 

6. Un project manager utilizza le informazioni del modulo di richiesta e della riunione di avvio per completare una proposta di progetto. Questa proposta di progetto si basa su una serie di passaggi di base predefiniti per il lancio di ogni nuova funzionalità. 

7. Uno stakeholder senior approva la proposta o la rimanda indietro per ulteriori modifiche. 

8. Il project manager crea un piano di progetto più dettagliato a partire dalla proposta. 

9. Il project manager assegna le risorse, le attività e imposta una data di lancio. 

10. Il team di progetto inizia a lavorare. 

Come creare un processo di ricezione delle proposte di progetto

Creare un processo di ricezione efficace da zero, o anche ottimizzare quello esistente, può essere difficile. Di seguito elenchiamo una guida dettagliata per iniziare.

1. Stabilisci ruoli e responsabilità

Il primo passaggio è definire chiaramente chi è coinvolto nel processo e i relativi ruoli. Ciò include l'identificazione del titolare del processo, che supervisionerà l'intero processo di ricezione; le persone o i team responsabili della presentazione delle richieste; i responsabili delle decisioni che approvano tali richieste; e i titolari del progetto e i membri del team incaricati di valutare le attività per garantire che siano in linea con le priorità strategiche. Chiarire questi ruoli in anticipo previene la confusione e garantisce la responsabilità durante tutto il processo.

2. Definisci come vengono approvate e assegnate le priorità alle richieste

Stabilisci un processo di approvazioni e decisionale per definire il modo in cui gli stakeholder chiave dovrebbero valutare le richieste di progetto in arrivo. Ad esempio, puoi considerare metriche come la dimensione del progetto, l’impatto, la quantità di lavoro richiesto, le risorse disponibili o l’importanza strategica quando determini l’importanza di ogni richiesta di progetto. Puoi anche sviluppare un framework di definizione delle priorità per classificare le richieste, in modo che le risorse siano assegnate a iniziative che offrono il massimo valore o si allineano maggiormente agli obiettivi dell’organizzazione.

3. Documenta e standardizza il tuo flusso di lavoro

Crea un flusso di lavoro standardizzato che delinei ogni fase del processo di ricezione, dall'invio alla consegna finale. Questa documentazione dovrebbe includere ruoli e responsabilità, criteri per la valutazione delle richieste, i moduli di invio e ogni passaggio necessario per assegnare la priorità e completare un progetto. Un processo di ricezione standard garantisce coerenza, riduce gli errori e semplifica il processo.

4. Centralizza il processo

Quindi, trasferisci l'intero processo di ricezione in un unico sistema o piattaforma centralizzata. Ad esempio, puoi utilizzare uno strumento di gestione del lavoro per acquisire, assegnare priorità e portare a termine le richieste in un unico posto. Soprattutto nelle aziende più grandi, la centralizzazione è essenziale per gestire efficacemente le richieste, monitorare l’avanzamento e mantenere la visibilità su tutti i progetti.

5. Identifica gli strumenti per rendere le cose più veloci

Sfrutta la tecnologia per automatizzare e accelerare alcune parti del processo di ricezione. Ciò può includere l'utilizzo di modelli per le richieste di progetti, automazioni per indirizzare le richieste ai responsabili dell'approvazione appropriati e moduli per standardizzare gli invii. Questi strumenti riducono il lavoro manuale, aumentano l'efficienza e acquisiscono tutte le informazioni necessarie fin dall'inizio. 

6. Comunica il processo

Infine, assicurati che tutte le persone coinvolte comprendano il processo di ricezione, i loro ruoli al suo interno e come utilizzare gli strumenti o le piattaforme ad esso associati. Ciò potrebbe comportare sessioni di formazione, guide scritte o video dimostrativi. Una comunicazione chiara previene i malintesi e garantisce che il processo si svolga senza intoppi.

Porta il processo di ricezione a un livello superiore

Con questi suggerimenti, puoi trasformare il processo di ricezione delle proposte di progetto in un meccanismo ben oliato. Per semplificare ulteriormente i tuoi flussi di lavoro, scopri come gli esperti utilizzano Asana per creare processi aziendali più intelligenti e scalabili. 

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