Matrice delle priorità: come identificare ciò che conta e fare di più

I project manager devono possedere molte competenze per mantenere i team e i progetti nei tempi previsti. Con così tanti aspetti da gestire, una delle attività più difficili è sapere da dove iniziare. Se un membro del team ha due clienti con progetti ad alta priorità, come puoi aiutarlo a stabilire le priorità e a mantenere un buon livello di produttività?

Una matrice delle priorità può aiutarti a ordinare la tua lista di cose da fare in base a fattori come urgenza, importanza o impatto. In questo articolo, esamineremo vari tipi di matrici di priorità e spiegheremo come utilizzarle per ottenere di più sul lavoro.

Cos’è una matrice delle priorità?

Una matrice di priorità, nota anche come matrice di definizione delle priorità, ordina le attività o i progetti in base a un insieme definito di variabili. Le matrici di priorità possono essere semplici o complesse e possono includere da quattro quadranti a 20 righe o colonne. 

Le matrici delle priorità complesse sono più precise perché offrono più colonne e righe per individuare esattamente quale attività è più importante. Lo svantaggio delle matrici di priorità complesse è che possono rendere la definizione delle priorità leggermente più difficile. L'obiettivo di mappare le tue attività in una matrice di priorità è ottenere un piano d'azione chiaro.

In una matrice di priorità a quattro quadranti, la tua attività può rientrare in quattro categorie. Ad esempio, i tuoi quadranti potrebbero essere:

• alto impatto e alto impegno

• alto impatto e basso impegno

• Basso impatto e alto impegno

• basso impatto e basso impegno

Mappando le tue attività in una matrice di priorità, puoi determinare come e quando affrontare ogni attività.

Matrice delle priorità vs. matrice di Eisenhower

Alcune persone usano questi termini in modo intercambiabile, ma una matrice delle priorità è un framework più ampio e più versatile rispetto al modello della matrice di Eisenhower. La matrice di Eisenhower è una semplice matrice di priorità che si concentra sulla gestione del tempo. Mappa le attività su una griglia in base all'urgenza e all'importanza.

Quando utilizzi la matrice di priorità di Eisenhower, ordini le attività per:

• Da fare

• Programma

• Da delegare

• Eliminare

In una matrice di priorità incentrata sull'azione, ordinerai le attività per:

• Indagare

• Procedere

• Evitare

• Tieni conto di

Quando usare una matrice delle priorità

Le matrici delle priorità sono utili quando hai bisogno di una soluzione rapida per ordinare e dare la priorità alle iniziative importanti. Una matrice di priorità non ti aiuterà a risolvere calcoli complessi o a prendere decisioni basate sui dati, ma ti aiuterà a creare una mappa per portare a termine il lavoro.

Utilizza la matrice delle priorità quando devi:

• Dare priorità ad attività o progetti 

• gestire il tuo tempo

• allineare il tuo team

La matrice delle priorità può essere utile quando si pianificano i programmi di lavoro o i flussi di lavoro. Può anche aiutare nella risoluzione dei conflitti, poiché a volte è difficile per i team decidere su quali progetti o attività lavorare per primi. Quando il tuo team deve valutare diverse opzioni, un modello di grafico di confronto può aiutare a organizzare funzionalità, prezzi o flussi di lavoro prima di ordinare le attività in una matrice di priorità.

Come usare una matrice delle priorità

La matrice di priorità è uno strumento versatile e può essere utilizzato in varie situazioni. Che tu stia organizzando le tue attività o gestendo i progetti del team, i passaggi seguenti ti prepareranno al successo.

1. Crea una lista di cose da fare

La prima cosa che devi fare quando usi una matrice di priorità è creare un elenco di cose che devono essere classificate in base alla priorità. Può sembrare un passaggio ovvio, ma molte persone non si prendono il tempo necessario per definire la propria lista di cose da fare. Annotando le attività importanti che hai davanti, sarà più facile ordinarle e mapparle. 

La tua lista di cose da fare può includere:

• attività

• Progetti

• riunioni del team

• Chiamate ai clienti

• formazione

• Faccende personali

Puoi creare elenchi separati per gli obblighi di lavoro interni ed esterni (ad esempio, solo per il team e per i clienti). Puoi anche tenere separati gli elementi personali e professionali. Tuttavia, potrebbe essere utile vedere come tutte le tue attività si intrecciano.

2. Identifica le variabili

Una volta che conosci l'ambito della tua lista di cose da fare, determina le variabili in base alle quali misurare i tuoi elementi. Per identificare queste variabili, chiediti: quali qualità dovrebbe avere un'attività per essere in cima alla mia lista di cose da fare?

Le risposte possono essere:

• È importante

• Ha un grande impatto

• Richiede molto tempo

• Richiede molto impegno

• La scadenza si sta avvicinando

Quindi, scegli due di queste qualità per misurare le tue attività. Ad esempio, potresti decidere che le scadenze (in altre parole, l'urgenza) e l'impegno sono le variabili che si applicano alla maggior parte dei tuoi progetti.

3. Crea la tua matrice

Prima di creare la matrice delle priorità, decidi se vuoi che sia semplice o complessa. Entrambe le matrici misureranno le tue attività in base alle due variabili che hai scelto, ma una matrice complessa può aiutarti a capire meglio quanto sono urgenti le tue attività e quanto impegno richiedono per essere completate.

Se scegli una matrice di priorità complessa, potresti avere cinque colonne e cinque righe rispetto al sistema standard a un quadrante di una matrice semplice. Assegna un’etichetta alle colonne e alle righe, in modo da sapere dove posizionare le attività in base al loro livello. Ad esempio, puoi assegnare livelli di urgenza e impegno da alto a basso:

Urgenza:

• Richiesto (5)

• Significativa (4)

• Moderata (3)

• Minore (2)

• Bassa (1)

Impegno:

• Molto alto (5)

• Alto (4)

• Medio (3)

• Basso (2)

• Molto basso (1)

È anche utile assegnare valori numerici a ciascun livello variabile. In questo modo, puoi moltiplicare i numeri corrispondenti per trovare il livello di priorità della tua attività nella griglia. Una volta che a ogni attività è stato assegnato un numero, puoi classificarle di conseguenza. Ad esempio, un'attività con urgenza "necessaria" e impegno "medio" avrà un livello di priorità di 15.

4. Posiziona le attività nella matrice

Posizionare le attività nella matrice di priorità comporterà alcune decisioni soggettive. Poiché questo strumento è una soluzione rapida per portare a termine le attività, dovrai fare affidamento sull’esperienza e sulle conoscenze di base per giudicare. Posiziona le attività nell'ordine appropriato lungo la matrice in base alle variabili che hai selezionato.

Se hai due progetti che sembrano legati in termini di urgenza o alto impegno, approfondisci fino a trovare un motivo per dare la priorità a uno rispetto all'altro. È qui che possono entrare in gioco altre variabili. Per esempio, entrambe le attività potrebbero essere urgenti, ma una potrebbe avere la priorità sull'altra se è sia urgente che più importante dell'altra. 

5. Crea un piano d’azione

Una volta inserite tutte le attività nella matrice delle priorità, dovresti essere in grado di visualizzare le cose in modo più chiaro. La matrice ti mostrerà quali attività svolgere per prime e quali attività hai più tempo per completare. Sebbene questo sia un buon punto di partenza, il modo migliore per espandere la tua matrice delle priorità è creare un piano d’azione. 

Un piano d’azione non si limita a mostrarti quali attività completare per prime, ma ti aiuta a delineare esattamente come raggiungerai i tuoi obiettivi. Per creare un piano d’azione utilizzando le attività della matrice di priorità, dovrai:

1. Definire obiettivi intelligenti

2. Ripartisci le risorse

3. creare scadenze e traguardi

4. monitorare e rivedere il piano in base alle esigenze

Usa un software di gestione delle attività per semplificare il tuo piano d'azione in un'unica fonte di riferimento. In questo modo, puoi comunicare e monitorare gli elementi con il tuo team.

Esempio di matrice delle priorità

Abbiamo mostrato un confronto tra una matrice di priorità semplice e una complessa. Ecco un esempio di una matrice di priorità complessa che utilizza urgenza e impegno come due variabili di misurazione. I valori numerici e i colori sono inclusi per rendere le attività facili da ordinare.

La lista di cose da fare originale per questa matrice potrebbe essere simile alla seguente:

• Pianificare il workshop del team

• Completare la proposta di budget per il cliente A

• Effettuare l’onboarding del nuovo assunto

• Inviare le valutazioni delle prestazioni al responsabile di reparto

• Scrivere un ebook per il sito web dell'azienda

• Modificare white paper per il cliente B

• Firmare i documenti per i neoassunti

Una versione con priorità della lista di cose da fare sarebbe simile a questa:

• Completare la proposta di budget per il cliente A (20)

• Effettuare l'onboarding del nuovo assunto (15)

• Scrivere un ebook per il sito web dell’azienda (15)

• Modificare il whitepaper per il cliente B (12)

• Inviare le valutazioni delle prestazioni al responsabile di reparto (10)

• Firmare i documenti per i nuovi assunti (8)

• Pianificare workshop del team (6)

L'inserimento di un nuovo assunto e la scrittura di un ebook per il sito web dell'azienda hanno entrambi un livello di priorità di 15. L'inserimento di un nuovo assunto alla fine sarebbe al primo posto nella lista di cose da fare, perché è più urgente della scrittura dell'e-book. L'urgenza è spesso la variabile più importante nella matrice delle priorità.

Abbina la matrice delle priorità a uno strumento di gestione delle attività

Utilizzare la matrice di priorità per ordinare le attività è un passaggio importante, ma è solo il primo. Ora che sai cosa fare per primo, è il momento di mettersi al lavoro. Quando abbini la matrice delle priorità a uno strumento di gestione delle attività, ti sentirai supportato nel tuo flusso di lavoro dall'inizio alla fine. Oltre a gestire la definizione delle priorità dei progetti, Asana ti consente di monitorare le attività, delegare le sottoattività e fissare le scadenze per assicurarti che i progetti vengano completati in tempo.