Processo di onboarding del cliente

Quando acquisisci un nuovo cliente, hai solo una possibilità per fare una buona prima impressione. Ma se il processo di onboarding è confuso o incoerente, l’impressione iniziale può rapidamente svanire. Forse hai avuto problemi a inviare i documenti di avvio. O forse hai dimenticato di presentare i membri del team giusti. O forse il tuo cliente ha terminato la chiamata chiedendosi cosa succederà dopo.

Che tu sia un libero professionista, un responsabile di agenzia o un responsabile delle operazioni in un'azienda in crescita, l'onboarding dovrebbe essere un processo sicuro e ripetibile e non un'esercitazione antincendio. Ecco perché abbiamo sviluppato questo modello di processo di onboarding dei clienti su Asana.

Questo modello gratuito ti aiuta a organizzare ogni fase dell'onboarding dei clienti, dalla preparazione interna alle email di benvenuto, ai documenti legali, alla formazione e ai punti di contatto di follow-up. Quindi, invece di reinventare la ruota ogni volta, puoi creare fiducia, risparmiare tempo e offrire esperienze coerenti ai clienti che si adattano al tuo team.

Chi trae vantaggio dai modelli di processo di onboarding dei clienti?

Abbiamo visto team in difficoltà con passaggi di consegne disorganizzati, passaggi dimenticati e comunicazioni a compartimenti stagni durante l’onboarding dei clienti. Anche piccoli intoppi, come la mancanza di credenziali di accesso o responsabilità poco chiare, possono minare la fiducia e influire sull'esperienza del cliente.

Questo modello di onboarding dei clienti è particolarmente adatto per:

• Liberi professionisti e consulenti che desiderano semplificare i percorsi di onboarding dei clienti e proiettare un'immagine più raffinata e professionale.

• Responsabili del successo dei clienti e degli account, che necessitano di una checklist coerente per l’onboarding dei clienti, per assicurarsi che ogni casella sia spuntata per i nuovi clienti.

• Agenzie e fornitori di servizi che gestiscono più flussi di onboarding, account di social media e risultati finali di progetti per diversi clienti.

• Responsabili delle operazioni, che devono creare esperienze di onboarding scalabili e ripetibili che riducano l’abbandono e migliorino la fidelizzazione dei clienti.

• Team di marketing e vendita che desiderano migliorare il passaggio di consegne e l’implementazione dopo la chiusura degli accordi, utilizzando strumenti di project management e CRM condivisi.

Se ti è mai capitato di avere difficoltà durante una riunione di avvio o di dover cercare i modelli di email di onboarding giusti, questo modello di processo con diagramma di flusso per l’onboarding dei clienti fa al caso tuo. È prezioso per accogliere nuovi clienti e nuovi utenti in modo da creare relazioni durature con i clienti.

Perché usare il modello di processo di onboarding del cliente di Asana?

Abbiamo collaborato con un team di vendita B2B di medie dimensioni che si trovava ad affrontare passaggi di consegne incoerenti dopo aver acquisito nuovi clienti. Dopo aver adottato questo modello, ha standardizzato i passaggi chiave, dalla riunione di avvio agli aggiornamenti del CRM, e ha ridotto i tempi di onboarding del 40%. Anche il tasso di fidelizzazione dei clienti è aumentato.

Usa questo nuovo modello di onboarding dei clienti per:

• Standardizzare la tua checklist di onboarding, in modo che nulla venga tralasciato.

• fornire a ogni membro del team chiarezza su responsabilità, scadenze e passaggi successivi;

• Creare flussi di lavoro ripetibili che si adattano a clienti e account.

• Offrire esperienze di onboarding coerenti e di alta qualità che riflettano il tuo marchio e promuovano il Successo dei clienti a lungo termine.

• Costruire solide relazioni con i clienti fin dall'inizio con una comunicazione proattiva, procedure chiare e prezzi trasparenti.

• Supporta i team di assistenza clienti con la struttura di cui hanno bisogno per guidare i clienti attraverso un'esperienza di onboarding senza interruzioni.

Come usare questo modello di processo di onboarding dei clienti

Vuoi creare un percorso migliore per i clienti? Ecco una guida dettagliata per aiutarti a utilizzare questo modello di onboarding dei clienti in modo efficace. Per altri utili strumenti di project management, visita il nostro centro completo di modelli.

1. Configura il tuo avvio interno e assegna i ruoli

Prima che il tuo cliente veda un messaggio di benvenuto, allinea il tuo team interno. Aggiungi attività per i team leader per rivedere gli obiettivi del cliente, assegnare ruoli (come titolare del progetto o punto di contatto principale) e verificare la disponibilità delle risorse.

Per un'agenzia di marketing, questo potrebbe significare assegnare un responsabile creativo, uno stratega e un account manager allo spazio di lavoro del cliente.

2. Personalizza e invia il kit di benvenuto al cliente

Crea una sezione per i materiali rivolti ai clienti. Includi modelli modificabili per email di benvenuto, questionari sul marchio o un documento di panoramica del progetto. Assegna attività per personalizzare e inviare queste risorse.

Ad esempio, l'email di avvio potrebbe includere la presentazione del team, un link ai moduli di accettazione del cliente e un'anteprima della cronologia.

3. Gestisci contratti, fatturazione e autorizzazioni

Monitora documenti legali, fatture, stato dei pagamenti e accesso all'account in un unico posto. Usa i campi personalizzati per contrassegnare lo stato e informare i team finanziari o legali quando è necessario un follow-up. Aggiungi attività come "Invia contratto DocuSign", "Verifica prima fattura pagata" e "Conferma accesso allo strumento concesso".

4. Raccogli obiettivi e metriche di successo

Utilizza un modulo di Asana per raccogliere gli obiettivi, le metriche di destinazione e le preferenze del cliente. Associa queste informazioni ai traguardi del progetto, in modo che il tuo team capisca cosa significa avere successo per ogni cliente. Un team di implementazione SaaS potrebbe acquisire la data di attivazione del cliente, i principali indicatori chiave di prestazione (KPI) e qualsiasi funzionalità aggiuntiva necessaria per raggiungere gli obiettivi (come l’automazione o gli strumenti di intelligenza artificiale).

5. Pianifica le fasi di implementazione o di erogazione del servizio

Suddividi il percorso di onboarding in fasi. Crea una vista cronologia o usa le colonne per rappresentare la pianificazione, la configurazione, la formazione e il lancio. Aggiungi attività e titolari per ogni fase. Per un’agenzia di marketing digitale, ciò potrebbe includere: "Audit SEO", "Configurazione di Google Ads", "Presentazione della strategia social".

6. Pianifica formazione, verifiche e assistenza

Aggiungi attività ricorrenti per rimanere in contatto durante e dopo l'onboarding. Includi sessioni di formazione, riunioni di aggiornamento e sondaggi di feedback. Assegna titolari e date, in modo che nulla venga perso.

Ad esempio, imposta un'attività ricorrente per un controllo bisettimanale, per chiedere come sta andando l'onboarding e se il cliente ha domande.

Funzionalità di Asana per l’onboarding dei clienti

Le funzionalità integrate di Asana rendono questo modello di flusso del processo di onboarding dei clienti facile da personalizzare, monitorare e scalare. La piattaforma di gestione del lavoro di Asana offre molte funzionalità. Ecco alcune delle nostre preferite per migliorare l'esperienza di onboarding dei tuoi clienti.

Moduli: standardizza l'acquisizione dei clienti utilizzando moduli incorporati che inviano i dati direttamente in Asana.

Campi personalizzati: monitora le informazioni importanti come la fase di onboarding, lo stato del contratto o il contatto principale, in modo che i dettagli chiave siano sempre visibili a colpo d’occhio.

Vista cronologia: visualizza l’intero percorso di onboarding con un diagramma di Gantt che mostra ogni fase e dipendenze.

Dipendenze delle attività: assicurati che nulla inizi prima del dovuto, identificando chiaramente quando un'attività dipende da un'altra.

Regole di automazione: riduci il lavoro di amministrazione automatizzando i passaggi ricorrenti come l’assegnazione delle attività o l’aggiornamento degli stati.

Integrazioni consigliate per l’onboarding

Collega Asana ai tuoi strumenti preferiti per semplificare la comunicazione, automatizzare gli aggiornamenti e migliorare il processo di onboarding dei clienti. Vuoi esplorare altre integrazioni di app di Asana? Consulta la nostra directory completa delle integrazioni.

Slack: ricevi aggiornamenti immediati sulle attività o condividi l'avanzamento dell'onboarding con il tuo team in tempo reale.

Gmail: converti le email dei clienti in attività di onboarding con un solo clic.

Google Drive: allega file condivisi, come presentazioni di benvenuto o checklist di onboarding, alle attività di Asana.

HubSpot: collega il tuo CRM direttamente ad Asana per sincronizzare le informazioni di contatto e automatizzare la creazione delle attività di onboarding.

Pipedrive: attiva i flussi di lavoro di onboarding su Asana subito dopo la chiusura delle trattative su Pipedrive. Assicura una transizione senza intoppi dal reparto vendite a quello di assistenza.

Salesforce: genera automaticamente attività di onboarding quando le trattative vengono concluse. Mantieni sincronizzati i team di vendita e di successo.

Domande frequenti sui modelli di processo di onboarding dei nuovi clienti