Automatizzare le attività ripetitive in 5 passaggi

Il tuo team è intrappolato in un ciclo ripetitivo e senza fine: aggiornare manualmente gli stati dei progetti, organizzare le richieste di lavoro e gestire infinite conversazioni email. Tutte attività che richiedono attenzione, ma che contribuiscono poco agli obiettivi strategici della tua organizzazione. Questo scenario è fin troppo comune nelle aziende di oggi, dove le attività manuali consumano risorse preziose e mettono in secondo piano gli obiettivi principali. 

Ed è qui che entra in gioco l’automazione. Automatizzando le attività ripetitive, puoi migliorare la produttività e reindirizzare l’attenzione verso il lavoro strategico e di grande impatto. In questa guida, ti mostreremo come identificare e trasformare le attività ripetitive in processi automatizzati, in modo che il tuo team possa concentrarsi sul lavoro che conta.

Il processo in 5 passaggi per identificare e automatizzare le attività ripetitive

Abbiamo suddiviso il processo di automazione delle attività in cinque passaggi completi, in modo che tu possa iniziare il percorso della tua organizzazione. 

Passaggio 1: identifica le attività

Inizia concentrandoti sulle attività che richiedono tempo, sono manuali o soggette a errori. Di solito si tratta di attività che non richiedono molte decisioni, ma che si verificano abbastanza frequentemente da essere una perdita di tempo, come la retropianificazione dei progetti, il monitoraggio dello stato del lavoro o l’invio di aggiornamenti sui progetti. Queste attività sono le prime candidate per l’automazione, poiché automatizzarle può portare immediatamente vantaggi in termini di precisione ed efficienza. 

Individua queste attività andando alla fonte: il tuo team. Utilizza strategie come sondaggi, interviste informali e osservazione diretta per comprendere le sfide quotidiane del flusso di lavoro e identificare i modelli. Quali attività si ripetono con una frequenza prevedibile? Quali processi causano colli di bottiglia o richiedono tempo? Rispondere a queste domande ti aiuterà a capire da dove iniziare, e coinvolgere il tuo team garantirà il loro consenso per i cambiamenti futuri.

Inoltre, valuta il potenziale di automazione in aree chiave, tra cui:

• Delega e definizione delle priorità delle attività: l’automazione può ridurre le attività che richiedono tempo, come l’assegnazione del lavoro ai membri del team giusti, la standardizzazione delle richieste di lavoro e lo spostamento delle attività da una fase all’altra. 

• Pianificazione ed esecuzione dei progetti: l’automazione semplifica l’impegno di pianificazione creando flussi di lavoro affidabili e scalabili per i diversi processi, in modo da poter iniziare subito a lavorare. 

• Collaborazione e comunicazione del team: funzionalità come gli aggiornamenti di stato automatizzati e la funzionalità di intelligenza artificiale che genera riepiloghi di conversazioni, attività e commenti garantiscono una comunicazione chiara e mantengono tutti sulla stessa lunghezza d’onda. 

• Monitoraggio delle prestazioni: con le dashboard predefinite per la creazione di resoconti, puoi aggiungere grafici e monitorare l’avanzamento con un clic, nonché applicare le modifiche in tutta l’organizzazione.

Passaggio 2: valuta il potenziale di automazione

L’automazione delle attività ripetitive non riguarda solo l’identificazione del lavoro di routine, ma la scelta strategica delle attività in cui l’automazione avrà il massimo impatto. Quando decidi quali attività automatizzare, considera criteri come la frequenza e la regolarità dell’attività, la sua complessità e la quantità di tempo e risorse che puoi risparmiare.

L’automazione delle attività consiste nel trovare un equilibrio: trovare il punto ideale in cui l’automazione massimizza l’efficienza senza sacrificare la necessità di approfondimenti e processi decisionali umani. Se eseguita correttamente, non solo ti aiuta a lavorare più velocemente, ma semplifica anche i processi tra le funzioni e crea flussi di lavoro coerenti ed efficienti.

Passaggio 3: esplora le soluzioni di automazione

Automatizzando le attività ripetitive, le piattaforme di gestione del lavoro consentono ai team di concentrarsi su attività più strategiche e di maggiore impatto. Quando cerchi la piattaforma giusta, dai la priorità alla compatibilità con il tuo stack tecnologico esistente, nonché a piattaforme scalabili e facili da usare. Le funzionalità di automazione essenziali da cercare includono:

• La possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati e semplificati, su misura per i processi specifici della tua azienda. 

• Moduli che standardizzano le richieste, assegnano e pianificano automaticamente le attività e semplificano l’avvio del lavoro. 

• Una semplice standardizzazione che consente di modificare e aggiornare i processi a livello di organizzazione in pochi clic, come i pacchetti di flussi di lavoro. 

• Regole che automatizzano le attività ripetitive, come l’assegnazione del lavoro, l’invio di promemoria sulle date di scadenza e l’aggiornamento dello stato delle attività. 

• Integrazioni di app che semplificano i flussi di lavoro riunendo tutti gli strumenti essenziali dei tuoi team in un unico spazio.

• La possibilità di aggiungere campi personalizzati alle attività in modo da poterle ordinare, filtrare e creare resoconti automatici sul lavoro in base a metriche specifiche. 

• Funzionalità di automazione dell’IA per un lavoro e un processo decisionale più intelligenti, come la fornitura di aggiornamenti attuabili dai dati di lavoro in tempo reale e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro a livello di organizzazione. 

• Modelli che ti aiutano a standardizzare e avviare il lavoro per progetti e tipi di attività comuni. 

Passaggio 4: implementa l’automazione

Una volta scelta una piattaforma di gestione del lavoro, l’implementazione delle automazioni comporta la collaborazione con l’IT per le approvazioni e il supporto necessari, nonché l’onboarding del team sulla piattaforma e la formazione sui nuovi processi.

Iniziare con un piccolo progetto pilota, come l’automazione della retropianificazione di un’attività o iniziativa comune, può aiutarti a testare e perfezionare il processo di automazione prima di estenderlo a tutta l’organizzazione. 

Passaggio 5: misurare l’impatto 

Esistono diverse metriche chiave che puoi monitorare per misurare l'efficacia del tuo impegno nell'automazione, tra cui:

• Incremento del lavoro ad alto impatto: utilizza le dashboard di reportistica per valutare come l’attenzione del tuo team si è spostata verso attività più strategiche e di alto valore a seguito dell’automazione del lavoro. 

• Risparmio di tempo: gli strumenti di monitoraggio del tempo e l’analisi dei dati possono aiutarti a misurare il tempo dedicato alle attività e alle iniziative prima e dopo l’automazione.

• Risparmio sui costi: utilizza strumenti di monitoraggio finanziario o resoconti di analisi del budget per valutare la riduzione dei costi operativi associati ai processi automatizzati. Non dimenticare di prendere in considerazione anche i risparmi indiretti sui costi, come quelli associati al risparmio di tempo, all’aumento della produttività e alla riduzione degli errori.

• Soddisfazione dei dipendenti: i sondaggi a livello di organizzazione e specifici per il team ti aiuteranno a comprendere l’impatto dell’automazione sul morale del team e sulla soddisfazione sul lavoro.

• Riduzione degli errori: puoi utilizzare i registri degli errori manuali o l’autoreferenza dei dipendenti per confrontare la frequenza degli errori prima e dopo l’implementazione dei processi automatizzati. 

• Maggiore produttività: tieni d’occhio il modo in cui la produzione e l’efficienza complessive sono cambiate per valutare i guadagni in termini di produttività. 

• Riduzione del lavoro manuale: valuta la diminuzione delle attività manuali di routine tra team e reparti. 

• Aumento della produzione: gli strumenti di reportistica e analisi possono aiutarti a monitorare l’aumento della produzione o dei risultati finali per avere un’idea migliore dell’impatto sulla produzione. 

• Tasso di adozione della piattaforma: utilizza l’analisi della piattaforma per monitorare la diffusione e l’efficacia dei nuovi strumenti di automazione nella tua organizzazione. 

• Riduzione delle riunioni e dei tempi di riunione: esegui sondaggi a livello di team e di reparto o analizza i dati del calendario per determinare se c’è stata una notevole riduzione del numero o della durata delle riunioni dall’automazione dei processi. 

Ricorda che questi dati non servono solo per la valutazione, ma anche per il miglioramento continuo. Utilizza le metriche e il feedback per adattare e perfezionare le strategie di automazione. In definitiva, l’automazione dovrebbe consentire al tuo team di concentrarsi sul lavoro strategico e di grande impatto che porta risultati per l’azienda. 

Lavora in modo più intelligente con l’automazione

L’automatizzazione delle attività ripetitive può trasformare il modo in cui operano le aziende. Seguendo questi cinque passaggi, puoi trasformare il lavoro manuale in processi automatizzati, riducendo gli errori, aumentando la produttività e consentendo al tuo team di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto. Vuoi iniziare? Scopri come Asana può aiutarti a iniziare il tuo percorso di automazione. 

Hai altre domande sull’automazione delle attività? Consulta le nostre domande frequenti.

Che cos’è l’automazione delle attività?

L’automazione delle attività è il processo di utilizzo della tecnologia per automatizzare le attività ripetitive, di routine e spesso manuali. In genere, comporta l’utilizzo di strumenti tecnologici, come una piattaforma di gestione del lavoro, per automatizzare i flussi di lavoro e standardizzare i processi, come l’inserimento dei dati, la pianificazione, la creazione di workback e altro ancora, senza l’intervento manuale. 

Quali tipi di attività ripetitive si possono automatizzare?

L'automazione del lavoro e delle attività può essere utilizzata per automatizzare una varietà di attività manuali, dalle attività di routine quotidiane alle iniziative più complesse, tra cui:

• Gestione dell’immissione dei dati

• Pianificazione e gestione del calendario

• semplificazione delle risposte alle email e alla comunicazione

• Automatizzazione della generazione di resoconti

• Creazione e scalabilità di flussi di lavoro personalizzati  

• Coordinamento dell’assegnazione delle attività 

• Standardizzazione della ricezione delle richieste di lavoro 

Quali sono i vantaggi dell’automazione delle attività ripetitive? 

L’automazione delle attività ripetitive riduce il lavoro di basso valore e consente al tuo team di concentrarsi su iniziative di grande impatto, il che porta a risparmi sui costi, tra gli altri vantaggi, come:

• Maggiore efficienza

• maggiore produttività

• Riduzione degli errori

• risparmio di tempo

• maggiore soddisfazione dei dipendenti

In che modo l’automazione delle attività si differenzia dalla gestione tradizionale delle attività? 

La gestione tradizionale delle attività comporta il monitoraggio e l’esecuzione manuale delle attività. Al contrario, l’automazione delle attività utilizza la tecnologia per gestire e completare automaticamente le attività senza intervento manuale. 

L’automazione delle attività è scalabile per le grandi aziende? 

Naturalmente, l’automazione delle attività è altamente scalabile per le grandi aziende e le organizzazioni in crescita. Cerca una piattaforma di gestione del lavoro con soluzioni scalabili e personalizzabili, come la possibilità di integrare un gran numero di posti e automatizzare flussi di lavoro più complessi. 

Per quali settori è adatta l’automazione delle attività? 

Diversi settori possono utilizzare l’automazione delle attività e trarne vantaggio, tra cui:

• IT: richieste di servizio, organizzazione dei dati, backup dei dati. 

• Marketing: gestione delle campagne, creazione di contenuti, pubblicazione sui social media, monitoraggio delle pipeline. 

• Operazioni: gestione delle risorse, standardizzazione dei processi, definizione degli obiettivi. 

• Vendite: prospezione, monitoraggio e coltivazione dei lead, pianificazione. 

• Assistenza sanitaria: inserimento e gestione dei dati dei pazienti, pianificazione degli appuntamenti, creazione di grafici.  

• Vendita al dettaglio: monitoraggio dell’inventario, assistenza clienti, elaborazione delle fatture. 

• Finanza: elaborazione delle transazioni, generazione di ordini di acquisto, resoconti. 

• Risorse umane: pubblicazione di offerte di lavoro, onboarding dei dipendenti, amministrazione dei benefit, gestione delle richieste di permessi.