Silos organizzativi: quattro problemi comuni e come evitarli

Le aziende sono spesso organizzate per specifiche funzioni del team. Questa è nota come struttura organizzativa, e non è necessariamente una cosa negativa. Senza gli strumenti e le integrazioni adeguati, la segmentazione della tua azienda per funzione può creare silos organizzativi. Sebbene i silosili organizzativi forti possano causare problemi di comunicazione, i silos non sono una parte intrinsecamente negativa dell'azienda. 

Cos’è un compartimento stagno organizzativo?

Un compartimento stagno organizzativo è un team, un reparto o un gruppo di persone che sono segmentati dal flusso di informazioni proveniente da altre parti dell'azienda. Questo può accadere sia intenzionalmente che involontariamente. I silos organizzativi si verificano in genere perché diversi team creano processi unici e utilizzano i propri strumenti specifici per completare il proprio lavoro. Ciò significa che il flusso di lavoro del tuo team di progettazione sarà diverso da quello del tuo team di marketing. Inavvertitamente, questi team finiscono per isolarsi l’uno dall’altro.

I silos possono anche riguardare singoli individui. Quando un singolo membro di un'organizzazione detiene informazioni essenziali su un team o un'organizzazione, questo può contribuire a una mentalità a compartimenti stagni. La mentalità a compartimenti stagni è una mentalità in cui gli individui o i team non condividono le conoscenze tra loro, il che può causare problemi di comunicazione e rendere difficile la collaborazione. Il più delle volte, le persone non diventano intenzionalmente compartimenti stagni. Questo accade spesso quando i piccoli team iniziano a espandersi: l’individuo più anziano del team può diventare il compartimento stagno delle informazioni se il team non standardizza e documenta i processi.

Esistono diversi modi in cui si possono formare i silos organizzativi, alcuni dei quali sono intenzionali e altri no. Ecco alcuni esempi di silos organizzativi comuni:

• Reparto a compartimento stagno: si verifica quando un reparto è isolato dagli altri. Poiché le aziende sono comunemente organizzate per funzione lavorativa, questo è il compartimento stagno organizzativo più comune. 

• Compartimenti stagni per livello o grado: questo tipo di compartimenti stagni si verifica quando individui o team nascondono strategie, gli obiettivi o altre informazioni importanti ai membri del team di livello superiore o inferiore.

• Compartimenti stagni per posizione: questi compartimenti stagni vengono creati quando i team sono segmentati in base alle diverse sedi degli uffici. Le persone che lavorano insieme nello stesso ufficio possono condividere informazioni di persona o ad hoc e dimenticare di condividerle con altri in luoghi diversi. 

• Compartimenti stagni dovuti agli orari: per i team che lavorano in turni diversi o in orari diversi, possono esistere compartimenti stagni in base al turno di un membro del team. Le nuove informazioni potrebbero essere trasmesse a chi lavora durante il turno di giorno, ma non a chi lavora durante il turno di notte.

I silos possono essere utili per l’azienda?

I silos non sono intrinsecamente negativi per le aziende: è importante fornire una struttura organizzativa per i diversi reparti. I silos buoni possono contribuire a una cultura aziendale positiva, a una comunicazione efficace e a pratiche di lavoro più efficienti. 

Tuttavia, i silos possono essere rafforzati negativamente da guerre di territorio, visione poco chiara e mancanza di comunicazione. Ciò può portare a una diminuzione delle interazioni con i team necessari, alla duplicazione del lavoro e alla resistenza al cambiamento. Se questo è il caso, è importante abbattere i silos e creare una connessione tra i due team.

Niente più compartimenti stagni: ottimizzare la struttura organizzativa per una collaborazione più efficace tra team

In questo e-book, scoprirai come strutturare la tua organizzazione per evitare la creazione di compartimenti stagni, muoverti più velocemente e mantenere l’allineamento nonostante i cambiamenti.

Ottieni gli approfondimenti

Quali sono le cause dei silos organizzativi?

I silos organizzativi possono formarsi in vari modi. Ecco alcuni modi in cui si formano e soluzioni su come abbattere i silos per incoraggiare una maggiore collaborazione sul luogo di lavoro.

Mentalità a compartimenti stagni nella leadership

Quando i team leader hanno una mentalità a compartimenti stagni, questo atteggiamento può ripercuotersi sui loro collaboratori. Dare l’esempio è contagioso e se il leader ha giudizi negativi su un determinato team, ciò può influenzare rapidamente il resto dei suoi collaboratori. Ciò contribuisce a creare una concorrenza inutile, problemi di comunicazione e un ambiente di lavoro più ostile.

Come risolvere il problema: quando lavori con i team di leadership, assicurati di stabilire obiettivi chiari a livello aziendale. Ciò fornisce ai leader un'idea chiara di quale sia l'obiettivo finale e di come gli obiettivi del loro team specifico contribuiscano a una parte di un quadro più ampio. In questo modo, è più facile capire come ogni team sia responsabile di una piccola parte del quadro generale e perché sia necessario collaborare. L’attenzione si concentra sul raggiungimento di un obiettivo più ampio, invece di competere l’uno contro l’altro.

Nessun processo definito per la collaborazione tra team

Senza strumenti centralizzati, ogni team adotterà i propri strumenti e processi per completare il proprio lavoro. Questo va bene per lavorare internamente all'interno di un reparto specifico, ma può causare problemi quando si lavora in modo interfunzionale. I team esterni non hanno necessariamente lo stesso processo, quindi questo può causare un compartimento stagno di informazioni.

Senza un sistema di registrazione centralizzato, non c'è modo per i team interfunzionali di condividere informazioni o comunicare con gli altri. I team perdono informazioni su diverse piattaforme di comunicazione e problemi di comunicazione. Ciò può portare a scadenze non rispettate, perdita di documentazione e lavoro duplicato.

Come risolvere il problema: crea un sistema di registrazione centralizzato attraverso una piattaforma di gestione del lavoro. Se il tuo team non ha attualmente processi di comunicazione definiti, assicurati di implementare le best practice per la gestione del cambiamento, in modo che tutti nella tua organizzazione capiscano come utilizzare la piattaforma. Una volta implementata la piattaforma di gestione del lavoro, assicurati di includere la formazione su come utilizzarla durante l’onboarding dei nuovi dipendenti. In questo modo, definisci le aspettative su come devono essere gestite le comunicazioni e su come devono collaborare i team.

Incentivi esclusivamente estrinseci

Stabilire incentivi è un modo comune per incoraggiare i membri del team a raggiungere un obiettivo comune. Ma se il lavoro che l'incentivo incoraggia non si allinea con gli obiettivi aziendali, i membri del team potrebbero contribuire esclusivamente per l'incentivo. 

Per esempio, immagina che un leader stabilisca un incentivo per un team di marketing. Il responsabile del team dice ai membri che riceveranno un piccolo bonus per ogni iscrizione a un webinar specifico. Anche se questo sembra un buon modo per incoraggiare nuove iscrizioni, i membri del team possono aggirare il sistema incoraggiando il maggior numero di persone a iscriversi al webinar, indipendentemente dal loro livello di qualificazione. Questo modulo di motivazione estrinseca non è necessariamente una cosa negativa, ma non dovrebbe essere l’unica motivazione del tuo team. 

Come risolvere il problema: se implementi una forma di motivazione estrinseca come un incentivo, assicurati che sia abbastanza specifica da collegarsi agli obiettivi generali dell’azienda. È anche importante incoraggiare la motivazione intrinseca individuale del tuo team: se vedi che i membri del team mostrano interesse per un determinato progetto o lavoro, assicurati di promuovere quella curiosità e incoraggiare i loro interessi.

Obiettivi in silos

Un team che non ha un obiettivo comune è come una barca in mare aperto senza moduli di localizzazione. Senza un obiettivo comune, i singoli reparti sviluppano strategie individuali senza collaborare con gli altri team. Questa mancanza di pensiero globale causa lavoro duplicato, processi inefficienti e un ambiente di lavoro disorganizzato.

Come risolvere il problema: stabilisci gli obiettivi del team e indica chiaramente come si collegano agli obiettivi aziendali più grandi. Il modo migliore per farlo è utilizzare strumenti di collaborazione che collegano il lavoro svolto dal tuo team agli obiettivi aziendali. 

Niente più compartimenti stagni: ottimizzare la struttura organizzativa per una collaborazione più efficace tra team

In questo e-book, scoprirai come strutturare la tua organizzazione per evitare la creazione di compartimenti stagni, muoverti più velocemente e mantenere l’allineamento nonostante i cambiamenti.

Ottieni gli approfondimenti

Cinque suggerimenti per organizzare la tua azienda in modo da evitare i silos

Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per organizzare la tua azienda in modo da prevenire i silos dannosi e incoraggiare la comunicazione e la collaborazione tra i team. 

1. Promuovi una comunicazione trasparente

Uno dei modi più semplici per abbattere i silos organizzativi è costruire un ponte con una comunicazione chiara. Quando questo inizia con il team di leadership, l’intera organizzazione ha un buon esempio di come dovrebbe essere il flusso di informazioni, di come funziona la collaborazione tra i team e di come la cultura organizzativa contribuisce al raggiungimento degli obiettivi. Quando il team di leadership dà l’esempio, i suoi subordinati diretti ne imiteranno il comportamento. Più persone comunicano in modo efficace nella tua organizzazione, meglio è.

2. Incoraggiare la collaborazione interfunzionale regolare

Se vuoi che il tuo team si senta a proprio agio nel lavorare e connettersi con team esterni al proprio, assicurati che abbia l’opportunità di farlo. Crea team interfunzionali per progetti specifici o collabora regolarmente con partner interfunzionali per garantire che i legami rimangano forti. Crea best practice per comunicare con altri reparti e gettare le basi per una partnership duratura. 

3. Stabilisci un sistema di registrazione coerente

Uno dei modi più semplici per garantire che i diversi team condividano le informazioni è stabilire un sistema di registrazione centralizzato. Quando tutti hanno accesso alle diverse attività su cui stanno lavorando i team interfunzionali, è molto più difficile che si formino dei compartimenti stagni. Questo tipo di trasparenza aiuta i team interfunzionali a definire meglio la strategia di lavoro.

4. Collega il lavoro a obiettivi misurabili

Non si tratta solo di definire obiettivi, ma di definire obiettivi che il tuo team possa effettivamente raggiungere. Assicurati di utilizzare tecniche di definizione degli obiettivi misurabili come gli obiettivi intelligenti o gli OKR, in modo che i leader dei team interfunzionali possano creare strategie complementari ed evitare la duplicazione del lavoro. Una volta definiti gli obiettivi, collega il lavoro svolto dal tuo team a quei risultati misurabili. Collegando direttamente il lavoro del tuo team a tali obiettivi misurabili, puoi aiutarlo a capire quanto sia importante il suo lavoro. 

5. Istituisci un sistema di controlli e verifiche

Nessun team dovrebbe avere il controllo nel processo decisionale: stabilisci dei metodi per i team che lavorano comunemente insieme per avere controlli ed equilibri, in modo che non ci sia un monopolio sul processo decisionale. Sebbene non sia un evento comune, è possibile che un team domini su un altro se dispone di più risorse o di una maggiore partecipazione nella questione. Un modo per assicurarsi che tutti abbiano voce in capitolo, indipendentemente dal team di appartenenza, è utilizzare tecniche decisionali di gruppo.

Colmare i silos organizzativi per aumentare la produttività

Aumenta la collaborazione interfunzionale e ottimizza la struttura organizzativa per aiutare i team a rimanere allineati. In questo modo, i team possono concentrarsi meno sul lavoro duplicato e sulla gestione delle relazioni interpersonali tra i team, e più sul lavoro di conoscenza necessario per raggiungere gli obiettivi. 

Niente più compartimenti stagni: ottimizzare la struttura organizzativa per una collaborazione più efficace tra team

In questo e-book, scoprirai come strutturare la tua organizzazione per evitare la creazione di compartimenti stagni, muoverti più velocemente e mantenere l’allineamento nonostante i cambiamenti.

Ottieni gli approfondimenti