Sei strategie per prendere rapidamente decisioni di gruppo

Prendere una decisione a nome di un gruppo di persone non è cosa da poco. Le cose diventano ancora più complicate quando si devono prendere importanti decisioni aziendali, ed è necessario tenere in considerazione il fattore economico, le esigenze degli investitori e gli obiettivi di più team interfunzionali. Stabilire in anticipo un modello decisionale aiuta a ridurre le distrazioni esterne e a seguire una serie di passaggi predeterminati, per riuscire a prendere la decisione più logica come gruppo. L'utilizzo di modelli decisionali di gruppo può aiutare i team interfunzionali a prendere le decisioni giuste, rapidamente.

Cos' è una tecnica decisionale di gruppo?

Una tecnica decisionale di gruppo è un modello da utilizzare per sostenere un gruppo con diversi responsabili delle decisioni. Questi modelli possono essere particolarmente utili quando collabori con responsabili delle decisioni di più team o reparti, poiché sono in grado di fornire ai responsabili delle decisioni i diversi punti di vista dei team interfunzionali. Le migliori tecniche decisionali di gruppo prendono in considerazione le opinioni di tutti i membri del gruppo. L'utilizzo della tecnica decisionale di gruppo più adatta al tuo progetto ti consente di risparmiare tempo, aumentare l'efficienza e incoraggiare la collaborazione. 

Cinque suggerimenti per prendere buone decisioni di gruppo

Prendere buone decisioni di gruppo è di vitale importanza, soprattutto quando si lavora con team interfunzionali. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti da seguire per assicurarti di includere le opinioni di tutti. 

1. Chiarire l'obiettivo e la categoria della decisione. Prendere una decisione di gruppo può essere difficile quando si lavora in maniera interfunzionale. Questo è dovuto al fatto che ogni team ha il suo obiettivo individuale e necessita di una decisione finale. È anche importante considerare la categoria della decisione. Le decisioni di tipo uno sono decisioni estremamente difficili da rivedere. Le decisioni di tipo due possono essere riviste, corrette e annullate con facilità se il risultato non riflette esattamente le aspettative del team. Assicurati che a tutti i membri del team sia ben chiaro il carattere permanente della decisione. 

2. Mantenere il gruppo decisionale piccolo, ma diversificato. Le decisioni possono interessare un numero elevato di persone, ma un gruppo decisionale di piccole dimensioni consente di mantenere una certa agilità. È importante creare un gruppo eterogeneo di persone: questo favorisce il confronto tra i membri del team con punti di vista diversi. Quando valuti chi scegliere, cerca di includere i membri del team che saranno maggiormente interessati dalla decisione. Accertarsi che i team leader raccolgano le opinioni dei membri del loro team, in modo che la decisione non venga presa solo a livello esecutivo.

3. Utilizzare un grafico RACI. Prima ancora di prendere una decisione, l'utilizzo di un grafico RACI garantisce che tutti i membri del gruppo decisionale comprendano i loro ruoli e responsabilità all'interno dello specifico processo decisionale.

4. Promuovere uno spazio di discussione sicuro. Il processo decisionale richiede un'intensa attività di brainstorming e confronto, e la condivisione delle idee. Promuovere uno spazio sicuro è importante per creare un ambiente di lavoro psicologicamente sicuro per i dipendenti. Più il tuo team è disposto a condividere idee, più è probabile che riesca a prendere decisioni valide per la tua azienda. 

5. Comunicare chiaramente la decisione finale. Una volta presa la decisione, dovrebbe essere comunicata in maniera efficiente a tutti i diretti interessati. Questa è una buona opportunità per sviluppare un piano di comunicazione, al fine di garantire che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno.

Le sei diverse tecniche decisionali di gruppo

Prendere una decisione all'interno di un gruppo di persone è una vera sfida se il processo non è correttamente strutturato. Questo è particolarmente vero quando i leader aziendali devono prendere decisioni che riguardano più reparti, ciascuno con i suoi obiettivi da tenere in considerazione. Ecco sei diversi processi decisionali che puoi utilizzare per aiutare i gruppi a prendere la decisione più adatta alle loro esigenze.

1. Brainstorming tradizionale

Il brainstorming è uno dei modi più semplici per stimolare il flusso di idee all'interno di un gruppo. Nel corso del processo, tutti presentano una o più visioni della possibile decisione finale e la condividono con il resto del team, e per il momento nessuna idea viene scartata. Questo tipo di strategia decisionale è ideale per elaborare le idee potenziali, tuttavia viene utilizzato raramente per prendere una decisione finale. 

Ideale per: generare nuove idee, raccogliere le opinioni di tutto il gruppo.

2. Analisi dell'albero decisionale

L'analisi dell'albero decisionale è un tipo di grafico che aiuta a identificare i possibili esiti della medesima decisione. Pensa a questa strategia come all'effetto farfalla: il tuo team sta valutando i diversi risultati potenziali sulla base di un'unica decisione. È una tecnica efficace quando si è alla ricerca della soluzione di un problema a lungo termine. È particolarmente adatta ai team interfunzionali, perché tutti sono quindi in grado di visualizzare l'effetto sui diversi reparti aziendali.  Un albero decisionale può aiutare il tuo team a identificare i potenziali rischi e i problemi collegati con altre soluzioni, consentendo quindi di risparmiare tempo e denaro a lungo termine. 

Ideale per: identificare gli effetti di una singola decisione su diversi team o reparti.

3. Metodo di Delfi

Prende il nome dall'oracolo di Delfi, e in questo modello il ruolo di responsabile principale della decisione viene assegnato a un'unica persona. Il team raccoglie le idee nel corso di un brainstorming generale e poi le presenta al leader del gruppo per eliminare alcune opzioni. Una volta che il leader restringe la scelta, la decisione torna al team per un ulteriore confronto ed eliminare altre opzioni. Il processo prosegue avanti e indietro tra il leader del gruppo e il resto del team fino a quando non viene raggiunta la decisione finale. Questa tecnica è ideale per i team che hanno un project manager dedicato, come i team Agile o Scrum.

Ideale per: restringere le possibilità di scelta fino a quella finale; team con un project manager dedicato.

4. Indagine dialettica

Il metodo dell'indagine dialettica richiede che il team stia decidendo tra due opzioni. A questo punto, il team si divide in due squadre: la prima per sostenere gli aspetti positivi (pro) di ogni decisione, la seconda per analizzarne gli aspetti negativi (contro). Questa strategia è ideale quando il tuo team è combattuto tra due diverse opzioni. Questo metodo offre la possibilità di confrontarsi a fondo sui vantaggi e sui lati deboli di ciascuna alternativa. 

Ideale per: prendere una decisione finale tra due scelte possibili.

5. Tecnica del gruppo nominale

Se il gruppo sta cercando di prendere una decisione finale su un argomento delicato, o desideri fornire al tuo team un po' più di anonimato, la tecnica del gruppo nominale potrebbe essere la scelta più adatta. Tutti i membri del gruppo forniscono opzioni o feedback in forma scritta o digitale, spiegando perché ritengono che sia l'opzione migliore. Dopo aver ascoltato le argomentazioni e le discussioni sulle varie scelte, il team classifica tutte le diverse opzioni, dalla migliore alla peggiore. L'opzione che risulta al primo posto diventa quindi la decisione finale.

Ideale per: offrire più anonimato ai membri del gruppo.

6. Mappatura del consenso

Questo processo inizia con le tradizionali strategie di brainstorming e poi raggruppa per categorie le idee simili. Questo aiuta i membri del team a suddividere le potenziali soluzioni per categorie, anziché analizzarle singolarmente. Ad esempio, se il tuo team sta pensando di implementare un software di gestione del lavoro, puoi suddividere le diverse opzioni in base al caso d'uso di ciascun team. In questo modo è possibile definire le diverse opzioni in base alle esigenze o al caso d'uso. Adesso puoi procedere ed eliminare le opzioni che non si adattano alle categorie richieste. La mappatura del consenso è più adatta per problemi complessi a livello aziendale, in quanto è in grado di tenere conto delle diverse categorie o esigenze di un problema specifico. 

Ideale per: problemi complessi o processi decisionali a livello aziendale.