Modello di riunione di avvio

Quando inizi un progetto, logicamente desideri che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Una riunione di avvio di un progetto ti consente di essere allineato sui dettagli principali e di ottenere il consenso del team prima di mettersi al lavoro. È una parte essenziale del ciclo di vita di un progetto, ma organizzare con successo una riunione di avvio presenta le sue difficoltà. È necessario prendere in considerazione tutta una serie di elementi in continua evoluzione, coma la creazione dell'ordine del giorno, la condivisione delle note e il coordinamento dei relatori.

Ma le riunioni di avvio non devono essere per forza una fonte di stress. Con un modello di riunione di avvio, potrai seguire una serie predefinita di passaggi e coordinare con facilità la tua riunione.  

Cos'è un modello di riunione di avvio di un progetto?

Un modello di riunione di avvio del progetto è una guida riutilizzabile che illustra tutte le fasi necessarie per organizzare con successo una riunione di avvio di un progetto. Con un modello a disposizione, non devi più preoccuparti di aver saltato dei passaggi o dimenticato delle informazioni importanti. Al contrario, è sufficiente copiare il modello e utilizzarlo come bozza per ogni successiva riunione di avvio. 

In qualità di team leader, puoi anche utilizzare un modello di riunione di avvio per standardizzare il processo di avvio del progetto per tutto il team. In questo modo, puoi aiutare tutti gli altri a seguire lo stesso processo e garantire che gli stakeholder abbiano sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie per ogni avvio.  

Vantaggi di un modello di riunione di avvio in formato digitale

Organizzare una riunione di avvio di un progetto include molti elementi in continua evoluzione. Un modello in formato digitale ti aiuta a monitorare tutto in tempo reale, mentre coordini con gli stakeholder e ti accerti che tutto sia pronto per il grande giorno. Puoi pianificare la riunione, condividere l'ordine del giorno, assegnare le azioni da compiere e prendere gli appunti durante la riunione, tutto in un unico posto. Questo significa che non ci sarà nessun lavoro aggiuntivo e che i tuoi stakeholder avranno un unico punto di riferimento per reperire tutte le informazioni di cui hanno bisogno. 

Ecco alcune delle possibilità offerte da un modello di riunione di avvio del progetto in formato digitale.

• Standardizzazione del processo di avvio del progetto per tutto il tuo team.

• Pianificazione, esecuzione e follow-up della riunione di progetto in un unico spazio centralizzato.

• Condivisione dei ruoli della riunione e dei punti all'ordine del giorno, senza nessun lavoro aggiuntivo.

• Assegnazione dei responsabili a ciascun argomento di discussione, così che sia chiaro chi è responsabile di cosa e di come i partecipanti devono prepararsi.

• Facilità di aggiornamento dei punti dell'ordine del giorno se le priorità dovessero cambiare. 

• Possibilità di aggiungere informazioni, documenti, presentazioni, immagini o video a ogni attività.

• Chiarezza quando si assegnano le attività con date di scadenza ai relatori, in modo che possano arrivare preparati.

Come creare un modello di riunione di avvio di un progetto in formato digitale

Il tuo modello in formato digitale dovrebbe includere tutti i dettagli e la fasi richieste per organizzare con successo una riunione di avvio. Di solito, si tratta di tre tipi di informazioni. 

• Punti all'ordine del giorno: di cosa si parlerà, e il tempo necessario. 

• Ruoli della riunione: chi è responsabile di cosa durante la riunione, come presentare e prendere gli appunti. 

• Attività amministrative: cosa è necessario fare prima e dopo la riunione in modo che tutto proceda senza intoppi. Questo potrebbe includere attività come la creazione e la condivisione dell'ordine del giorno, l'assegnazione delle azioni da compiere e la condivisione delle diapositive della presentazione. 

Per iniziare, crea una sezione separata nel tuo modello per queste tre categorie. Immagina la tua riunione di avvio ideale e sfrutta quell'idea per inserire i dettagli in ogni sezione. Quali punti dell'ordine del giorno sono di solito trattati in tutte le riunioni di avvio? Quali fasi devi portare a termine prima, durante e dopo la riunione per riuscire a mantenere informati gli stakeholder? Quali saranno i ruoli degli stakeholder durante la riunione? Ricordati che puoi sempre aggiungere attività o apportare modifiche a ciascun singolo progetto in un secondo momento. 

Per fare in modo che in futuro tutto proceda senza intoppi, puoi standardizzare il ruolo di ciascun membro del team durante la riunione. Per esempio: il coordinatore del progetto potrebbe essere responsabile di prendere gli appunti, mentre il project manager il facilitatore predefinito di tutte le riunioni. In questo modo, non dovrai più perdere tempo a pensare chi deve fare cosa ogni volta che si avvia un nuovo progetto. 

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Date d'inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo.

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Come usare il tuo modello di riunione di avvio di un progetto

Una volta creato il tuo modello, usarlo è semplice. Ecco alcuni facili passaggi. 

1. Crea una copia del tuo modello di avvio della riunione di un progetto. 

2. Aggiungi o rimuovi gli argomenti di discussione, le attività amministrative e i ruoli della riunione in base alle esigenze del tuo specifico progetto. 

3. Assegna le attività e definisci le date di scadenza.

4. Collabora con gli stakeholder direttamente nel tuo modello in formato digitale. Condividi i punti all'ordine del giorno, allega la documentazione pertinente, assegna le azioni di follow-up e altro ancora. 

Domande frequenti