Supporta il tuo team nell'adozione di Asana

Per aiutare il tuo team ad adottare Asana, abbiamo analizzato cosa hanno in comune i team che ottengono il massimo da Asana e combinato l'esperienza dei nostri manager per il successo dei clienti con le comprovate strategie di gestione del cambiamento, il tutto per creare il programma "Il cambiamento secondo Asana" descritto in questo articolo.

GRAFICO che rappresenta i sei passaggi descritti nel Cambiamento secondo Asana per definire, scoprire, progettare, potenziare, preparare, aggiungere più team e promuovere l'utilizzo

Per il massimo successo, ti suggeriamo anche di:

1. Rispondi alla domanda "Perché Asana?"

Prima di invitare il tuo team su Asana, assicurati di avere un motivo convincente per usarla. Per aiutarti a rispondere alla domanda "perché Asana?" completa l'esercizio di seguito.

Immagina il successo

Per cominciare, immagina un mondo ideale in cui il tuo team usa Asana e quali obiettivi otterresti. Chiediti:

  • Quali obiettivi ti aiuterà a raggiungere Asana?
  • Cosa potrete fare in futuro con Asana che non potete fare ora?

Individua i punti deboli

In seguito, individua i punti critici che ti hanno portato a scegliere Asana e che avranno ripercussioni sul tuo team.

Punto debole Esempio
Le responsabilità non sono chiare Le attività si disperdono tra le email e altri strumenti, e i colleghi del team non conoscono le scadenze o i propri compiti
Non è facile collaborare Collaborare con team diversi è difficile o i passaggi di consegna tra i team sono disorganizzati
I processi non sono coerenti Quando si inizia un lavoro, si parte da zero o ognuno lo fa a modo proprio
La gestione dei progetti è difficile I tuoi sistemi sono troppo semplici o complessi, il che rende difficile pianificare i progetti e monitorarne l'avanzamento

Scrivi la tua risposta alla domanda "Perché Asana"

Scrivi la tua risposta alla domanda "Perché Asana" usando questa struttura:

"[Nome del team o dell'organizzazione] usa Asana per gestire [questi progetti e processi] per risolvere [questi punti critici] in modo da poter raggiungere [questi obiettivi]."

Per esempio: "Come team di progettazione, usiamo Asana per gestire le richieste di progettazione e i progetti delle campagne di marketing per prevenire richieste poco chiare ed eliminare il lavoro duplicato in modo da rispettare le scadenze delle campagne, lavorare avendo chiare le priorità e prevenire il burnout del team."

Costituisci la tua Alleanza per l'adozione di Asana

Crea un gruppo di almeno tre persone per formare l'"Alleanza per l'adozione di Asana" che prevede i seguenti ruoli:

GRAFICO che rappresenta i tre ruoli dell'alleanza

  1. Responsabile delle convenzioni: stabilisce le regole di base relative all'utilizzo di Asana e risponde alle domande dei colleghi del team (per es. un team leader, program manager o coordinatore del team).
  2. Promotore della consapevolezza: leader che credono nell'implementazione dello strumento e ricordano ai team il motivo per cui utilizzano Asana così che possa sentirsi partecipe (es. amministratori, direttori, team leader)
  3. Sostenitore di Asana: aiuta il responsabile delle convenzioni a svolgere il proprio lavoro, dando il buon esempio e incoraggiando i colleghi riconoscendo i loro sforzi (es. i collaboratori individuali).

2. Scopri il tuo 'Ora'

Avere chiaro il motivo per cui il tuo team userà Asana, renderà più facile decidere quale flusso di lavoro, processo o progetto provare per primo. Un flusso di lavoro è il processo o l'insieme di passaggi che esegui per fare qualcosa, come produrre un video o lanciare un nuovo prodotto. La gestione del flusso di lavoro consiste nel costruire e monitorare questi processi.

Il flusso di lavoro specifico che proverai a implementare dipende dal tuo team, ma cerca di scegliere un processo che sia:

  • collaborativo, che prevede la comunicazione tra diversi stakeholder
  • specifico con obiettivi e deliverable chiari o con una scadenza

se sei a corto di idee, consulta la nostra guida Come usare Asana.

Infine, poni le basi per il successo futuro stabilendo la struttura del tuo team Asana. In linea di massima, dovrebbe riflettere il tuo organigramma.

se solo un team sta usando Asana, puoi organizzarlo in modo verticale, per iniziativa o gruppi di lavoro.

GRAFICO che rappresenta la gerarchia dei dati di Asana e come i team, i progetti e le attività sono organizzati

3. Crea il tuo primo progetto

Non dimenticare di chiedere al tuo team quanto tempo impiega attualmente per completare il lavoro, quali sono i punti critici e quali problemi vorrebbe risolvere. In questo modo, puoi misurare l'impatto di Asana e se sta risolvendo quei problemi.

A mano a mano che crei il tuo primo progetto, vorrai anche voler capire come si integra Asana con gli altri strumenti che utilizzi, in modo da poter definire chiaramente le aspettative su quale tipo di lavoro svolgere e con quale strumento.

GRAFICO che mostra come si integra Asana con gli strumenti per la creazione di file, di messaggistica e comunicazione

non sai da dove iniziare? Prova i nostri modelli.

Inizia a collaborare

Invita un piccolo gruppo di colleghi per provare Asana, in modo da acquisire dimestichezza con le funzionalità e con le best practice suggerite. Asana è flessibile, quindi non aver paura di provare qualcosa anche se non è "perfetta".

Quando è tutto pronto, organizza una riunione per il lancio di Asana con tutti i membri del team in cui illustrerai le nozioni di base e presenterai lo strumento e il primo flusso di lavoro.

scarica il nostro modello di presentazione iscrivendoti al nostro webinar on-demand per il lancio di Asana e personalizzalo in base alle esigenze del tuo team.

4. Supporta il tuo team e celebra i successi

Condividi le nostre guide introduttive per aiutare i colleghi del team ad apprendere i concetti di base:

Definire e rafforzare le convenzioni di Asana

Quando i membri del team non sono sicuri di quando e perché usare alcune funzionalità, causano ritardi al resto dei colleghi. Un collega potrebbe sapere come creare un'attività, ma non essere sicuro di quando contrassegnarla come completata o come assegnarle la priorità. Dai un'occhiata a questo articolo per maggiori dettagli su come stabilire le convenzioni del team in Asana.

Non aver paura di sbagliare, ma impara dagli errori! Quando i colleghi del team dimenticano le convenzioni stabilite, il responsabile delle convenzioni dovrebbe farlo presente in modo costruttivo.

5. Preparati al prossimo successo

Una volta che il tuo team è operativo, continua a far rispettare le convenzioni e fai in modo che Asana sia l'unica fonte di riferimento per le risposte a qualsiasi domanda relativa ai processi che hai creato. Di seguito, ecco alcune idee per iniziare:

  • Crea un progetto su Asana per domande e feedback, e controllalo ogni settimana.
  • Celebra le prime conquiste del team, grandi o piccole che siano! L'Alleanza potrebbe prevedere incentivi o sistemi che spronino i colleghi a imparare a usare Asana.
  • Crea uno spazio sicuro dove le persone possano provare le funzionalità senza aver paura di "fare danni".
  • Proponi la "sfida della giornata senza email" per vedere se il tuo team può passare un giorno o una settimana intera senza inviare email, optando invece per Asana.

Potresti anche creare un piano per l'onboarding dei nuovi colleghi del team in modo che possano mettersi in pari velocemente. Dai un'occhiata al nostro modello per l'onboarding dei dipendenti per trarre ispirazione e considera l'idea di integrare l'onboarding di Asana con il processo generale di onboarding dei dipendenti.

6. Misura e promuovi l'uso

Dopo aver usato Asana per un mese o due, rifletti su ciò che hai scritto nella prima sezione e rivedi le informazioni iniziali fornite dal team nella seconda sezione per valutare la situazione attuale. Chiedi al tuo team:

  • Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo iniziale?
  • I nuovi processi funzionano bene?
  • Quanto tempo impieghi per fare lo stesso lavoro rispetto a prima?
  • Asana è efficace come speravamo? Ha risolto i problemi come previsto?

Se hai raggiunto i tuoi obiettivi nel rispetto dei tempi, comunica i successi e i progressi ai tuoi sponsor e agli stakeholder esecutivi. Se non l'hai già fatto, puoi anche iniziare ad aggiungere altri processi, progetti e flussi di lavoro su Asana.

Ulteriori risorse

Continua a scoprire Asana con noi. Vedi come altri team la usano e scopri altre best practice con la nostra vasta gamma di risorse:

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