Il cambio di contesto sta uccidendo la tua produttività

La maggior parte di noi inizia e termina le proprie giornate lavorative con app, strumenti e risorse. Controlliamo i messaggi su Slack, clicchiamo sulle caselle di posta elettronica, esaminiamo gli elenchi di attività digitali e avviamo il sistema operativo. E tutto questo in appena mezz’ora. Questo passaggio tra diverse attività, strumenti e risorse è chiamato cambio di contesto, ed è così che trascorriamo gran parte del nostro tempo.

Per fortuna, ci sono alcuni modi per combattere il cosiddetto cambio di contesto. Analizziamo più a fondo cos’è il cambio di contesto, i costi reali e come possiamo recuperare la nostra capacità di attenzione.

Cos’è il cambio di contesto?

Il cambio di contesto si verifica quando si passa da un’attività, un’app o un progetto all’altro. È normale, lo facciamo tutti, ma passiamo così tanto tempo a passare dai social media, alle app di comunicazione e ai software di gestione dei progetti che non rimane molto tempo e spazio produttivo per il deep work. Questa tassa sulla distrazione danneggia la produttività e aumenta il sovraccarico, rendendoci contemporaneamente più stressati e meno produttivi.

Perché cambiamo contesto?

La ragione di tutto questo è semplice: c’è troppa richiesta della nostra attenzione. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro 2022, oltre la metà dei dipendenti (56%) ritiene di dover rispondere immediatamente alle notifiche. Inoltre, i lavoratori passano da un’app all’altra nove volte al giorno e si sentono sopraffatti. Il che ha senso: nove app sono tante per destreggiarsi.  

Questi strumenti e tecnologie sono progettati per rendere il lavoro più facile, veloce e intelligente. Ma troppe app non collegate tra loro hanno l’effetto opposto a quello desiderato: rallentano tutto e rendono il lavoro più complicato.

Qual è la differenza tra passaggio da un contesto all'altro e multitasking?

Il passaggio da un contesto all'altro e il multitasking possono entrambi avere un impatto negativo sul tuo lavoro, ma sono leggermente diversi. Il passaggio da un contesto all'altro comporta il passaggio rapido tra diversi elementi. Di solito, ciò accade prima di aver terminato il lavoro in corso. Per esempio, sei a metà di un brief di progetto quando il tuo capo ti assegna una nuova attività per estrarre un resoconto sullo stato. Invece di finire il brief, cambi attività e inizi subito a lavorare al resoconto. 

Il multitasking, invece, si verifica quando si tenta di completare più attività contemporaneamente. Usando l'esempio precedente, se stessi facendo multitasking lavoreresti sia sul brief di progetto che sul resoconto sullo stato contemporaneamente, passando dall'uno all'altro. Entrambi possono influire sul tuo lavoro, e l'Indice dell'anatomia del lavoro riporta che più della metà dei lavoratori svolge più attività contemporaneamente durante le riunioni. 

Leggi: Cinque convinzioni sbagliate sul multitasking e sei modi per essere produttivi senza passare da un’attività all’altra

Il costo: come il cambio di contesto distrugge la tua giornata

Il costo del cambio di contesto è alto, ma siamo così abituati a farlo che a volte non ci rendiamo nemmeno conto che sta accadendo. Che male c’è a rispondere a un’email prima di tornare a quel rapporto su cui stavo lavorando? Che problema c’è a inviare una domanda veloce su Slack nel bel mezzo di una riunione? 

In realtà, il cambio di contesto ha un impatto negativo su come ci sentiamo al lavoro. Uno studio della University of California, Irvine ha concluso che dopo soli 20 minuti di interruzioni ripetute, le persone hanno riportato livelli significativamente più elevati di stress, frustrazione, carico di lavoro, impegno e pressione. 

Il che è un problema, perché siamo costantemente interrotti. L'Indice dell'anatomia del lavoro ha rilevato che oltre un terzo dei lavoratori si sente sopraffatto dalle continue notifiche.

E secondo le metriche, stiamo dedicando molto tempo al cambio di contesto:

• il 42% dei dipendenti dedica più tempo alle email rispetto a un anno fa

• il 40% dedica più tempo alle videochiamate rispetto a un anno fa

• il 52% svolge più attività durante le riunioni virtuali rispetto a un anno fa

• Il 56% ritiene di dover rispondere immediatamente alle notifiche 

Questo diventa ancora più evidente quando si osservano le diverse generazioni, con i millennial e la Generazione Z che si sentono significativamente più sopraffatti rispetto ai lavoratori in generale.

Nove modi per combattere il cambio di contesto

Il futuro del lavoro non deve essere caratterizzato da membri del team esausti e sopraffatti, che si destreggiano tra una dozzina di app diverse e passano da un’attività all’altra ogni due minuti. Puoi preparare te e il tuo team al successo con alcuni semplici cambiamenti di mentalità e un po' di struttura. Ecco nove suggerimenti per aiutarti a combattere il cambio di contesto:

1. Usa la modalità Non disturbare: consenti ai dipendenti di utilizzare la modalità Non disturbare o di bloccare il calendario per concentrarsi sul lavoro.

2. Usa le integrazioni: semplifica gli strumenti aziendali di uso comune per concentrare l’impegno del tuo team, riducendo il tempo e la necessità di cambiare contesto.

3. Migliora la collaborazione: crea più team interfunzionali che possano collaborare senza essere rallentati dal lavoro superfluo. Utilizzando strumenti che favoriscono la comunicazione asincrona, è possibile ridurre la quantità di tempo dedicato ad alternare tra diverse piattaforme di messaggistica ed email.

4. Consolidare gli strumenti: consolida le app e gli strumenti in un’unica piattaforma centralizzata, ad esempio una piattaforma di gestione del lavoro, per rendere le informazioni, la comunicazione e i flussi di lavoro accessibili in un unico strumento.

5. Pratica le tecniche di gestione del tempo: prova strumenti per la produttività, come la tecnica del pomodoro, che ti consente di impostare blocchi di lavoro e pause ricorrenti in ordine sequenziale. Questi blocchi di tempo strutturati limitano le distrazioni e incoraggiano la completa concentrazione sull’attività da svolgere.

6. Assegna la priorità alle attività: utilizza un metodo di assegnazione della priorità alle attività che mantenga il tuo lavoro abbastanza coinvolgente da evitare le distrazioni. Prova tecniche diverse per vedere cosa si adatta meglio al tuo lavoro. Per esempio, il metodo chunking, progettato per raggruppare attività simili e mantenere la concentrazione più a lungo.

7. Collega il lavoro agli obiettivi: collega ogni singola attività a obiettivi e iniziative più grandi. Questo processo sincrono ti mantiene concentrato per ridurre il cambio di contesto. Inoltre, ha l’ulteriore vantaggio di segnare i progressi verso gli obiettivi a lungo termine e di mostrarti quanto siano importanti le tue attività quotidiane.

8. Pianifica il tempo di coworking: utilizza un software di lavoro da remoto per organizzare sessioni di coworking virtuali o, se possibile, di persona. Questo tempo trascorso insieme limita le distrazioni, perché è più difficile rispondere a un messaggio quando sei nel bel mezzo di una conversazione.

9. Elimina le riunioni inutili: quell’aggiornamento di stato richiede davvero una chiamata e una presentazione di 30 minuti? Oppure, puoi limitare le distrazioni e inviarlo come resoconto sullo stato del progetto?

Assumi il controllo delle notifiche per riprenderti il tuo tempo

Il cambio di contesto è diventato una parte normale della giornata lavorativa. A volte, sembra che non si possano passare 30 secondi senza sentire il suono di una notifica. C’è una battaglia costante per la tua attenzione, ma con confini chiari e un manager di supporto, puoi goderti la tranquillità che deriva dal lavoro mirato.

Vuoi saperne di più su come lavoriamo? Leggi il nostro resoconto completo sull’Anatomia del lavoro per scoprire gli ultimi risultati e le ricerche sul lavoro nel 2022.