Cos’è il deep work? 7 modi per aumentare la concentrazione

Due volte all’anno, il cofondatore di Microsoft Bill Gates si ritira in una capanna nel bosco per non fare altro che leggere e pensare in grande. Durante le sue autoproclamate “settimane di riflessione”, Gates si isola completamente dal mondo esterno, il che significa niente email, niente telefonate e niente accesso a internet. Ci sono solo lui e una pila di documenti dei dipendenti Microsoft che propongono nuove innovazioni o investimenti. 

Gates elimina completamente le distrazioni dal suo ambiente per dare la priorità al deep work, uno stato di concentrazione che massimizza la creatività e la concentrazione. E chiaramente ha funzionato, dal momento che il lavoro svolto durante le “settimane di riflessione” di Gates ha portato a innovazioni come il lancio di Internet Explorer nel 1995.

Ma non è necessario ritirarsi in una capanna nel bosco per ottenere tutti i vantaggi del deep work. Sebbene la maggior parte di noi non possa permettersi il lusso di allontanarsi per giorni o settimane, è comunque possibile integrare il deep work nella routine quotidiana con alcune semplici pratiche. 

Cos’è il deep work? 

Il deep work è uno stato di massima concentrazione che consente di imparare cose difficili e creare rapidamente un lavoro di qualità. Il termine è stato coniato da Cal Newport, professore di informatica alla Georgetown University e autore di "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World". Nel suo libro, Newport definisce il deep work come uno stato di concentrazione senza distrazioni, in cui il cervello lavora al massimo delle sue potenzialità.

In poche parole, la teoria del deep work di Newport suggerisce che per essere veramente produttivi, dovremmo disconnetterci da tutti gli strumenti di comunicazione e lavorare, senza interruzioni, per lunghi periodi di tempo ogni giorno. Quindi, anche se potresti non essere in grado di allontanarti completamente dagli strumenti di comunicazione del tuo team, punta a 60-90 minuti alla volta senza distrazioni.

Deep work e shallow work a confronto

Newport definisce il lavoro superficiale come attività di tipo logistico che possono essere eseguite mentre si è distratti, come il coordinamento del lavoro e le attività di comunicazione che sono facili da replicare. 

In Asana, lo chiamiamo “lavoro superfluo”. Secondo la nostra ricerca, il 60% del tempo degli operatori della conoscenza viene impiegato in attività di coordinamento, come rispondere alle email, coordinare i progetti e pianificare le riunioni. E sebbene non sia realistico eliminare tutto il lavoro superficiale dalla maggior parte delle mansioni, ridurre il tempo dedicato al lavoro superficiale può creare spazio per le attività ad alto impatto che contano di più. 

I vantaggi del deep work

Il deep work è efficace per due motivi: aiuta a evitare le distrazioni e a riprogrammare il cervello per aiutarti a imparare le cose difficili più velocemente, in modo da poter lavorare meglio in meno tempo. Ecco come: 

Il deep work ti aiuta a evitare le distrazioni 

Eliminare le distrazioni è una componente fondamentale del deep work, e per una buona ragione. Quando passi da un'attività all'altra, ad esempio controllando il telefono mentre stai scrivendo una proposta di progetto, una parte della tua attenzione rimane bloccata sull'attività precedente. Quindi, anche quando torni a scrivere, una parte del tuo cervello sta ancora pensando a quel messaggio di testo che hai appena visto. Questo fenomeno è chiamato residuo di attenzione e ha un costo molto alto. La ricerca mostra che possono essere necessari fino a 20 minuti per ritrovare lo slancio dopo un’interruzione, quindi se controlli il telefono due volte in un’ora, perdi due terzi del tuo tempo di concentrazione. 

Il deep work ricabla il tuo cervello 

Il deep work è il modo migliore per apprendere rapidamente nuove competenze. Quando ti concentri profondamente, il tuo cervello consolida i percorsi di apprendimento e rafforza le connessioni tra i neuroni in modo che possano attivarsi più velocemente. Ciò significa che quando ti concentri intensamente su un’abilità specifica, stai letteralmente ricablando il tuo cervello per aiutarti a eseguire quell’abilità in modo più efficace. Inoltre, la ricerca suggerisce che questo ricablaggio può avvenire solo quando ci si concentra su una singola attività alla volta, evitando distrazioni (in altre parole, quando si lavora in modo approfondito). 

Perché il deep work è importante? 

La capacità di lavorare in modo intenso non solo ti dà un vantaggio nel moderno ambiente di lavoro, ma porta anche soddisfazione e significato alle tue attività quotidiane. Ecco come il deep work può migliorare le tue prestazioni lavorative e arricchire la tua vita quotidiana: 

Aumenta la qualità del lavoro

Quando lavori in modo intenso, puoi imparare argomenti impegnativi e produrre rapidamente un lavoro di qualità: due abilità che possono preparare te (e il tuo team) al successo nel moderno luogo di lavoro. 

• Impara velocemente le cose difficili: l'apprendimento è una parte fondamentale di qualsiasi lavoro, indipendentemente dal campo. Ad esempio, un responsabile IT deve imparare a risolvere i problemi tecnologici su scala organizzativa, un commercialista deve conoscere il diritto tributario e un ingegnere di progettazione software deve imparare nuovi linguaggi di programmazione. In questo modo, la capacità di acquisire nuove competenze attraverso il deep work ti rende una risorsa preziosa.

• Creare lavoro di qualità in modo rapido: apprendere nuove competenze è una cosa, produrre risultati di qualità è un’altra. Questo secondo valore del deep work ti aiuta a utilizzare tali competenze per avere un impatto positivo. Ad esempio, la concentrazione profonda potrebbe aiutare un project manager a imparare a scrivere una proposta di progetto, quindi a creare una proposta approfondita che aiuti a garantire finanziamenti per una nuova iniziativa. 

È raro

Secondo la nostra ricerca, il 60% del tempo degli operatori della conoscenza è dedicato al coordinamento piuttosto che ai lavori qualificati e strategici per cui sono stati assunti. Questa tendenza verso il lavoro superficiale invece della vera produttività rappresenta un’opportunità per i team che danno la priorità alla concentrazione sul lavoro, perché possono produrre risultati migliori rispetto alla concorrenza. 

Anche se il deep work è raro, non deve esserlo per forza. Ci sono passaggi concreti che puoi compiere per aiutare il tuo team a lavorare in modo approfondito, eliminando le attività che richiedono tempo, chiarendo le priorità di lavoro e aumentando la visibilità del team. Se non l’hai già fatto, assicurati di:

• definire le norme di comunicazione;

• Semplificare il lavoro in un unico strumento.

• Pianificare le riunioni con intenzionalità. 

È una bella sensazione

Il deep work è più di un modo per essere più produttivi: è anche un modo per sentirsi bene. Questo perché il deep work è un tipo di stato di flusso, una zona cognitiva intrinsecamente gratificante che presenta un equilibrio ideale tra competenze e sfida. 

Inoltre, concentrarsi a fondo ti aiuta a portare valore nel mondo e a creare cose importanti, che a loro volta possono portare un nuovo livello di soddisfazione nella tua vita lavorativa. La ricerca neurologica suggerisce che la tua percezione del mondo è modellata da ciò a cui presti attenzione, quindi se trascorri del tempo a lavorare in modo intenso, la tua mente percepisce il tuo mondo come pieno di significato e importanza. 

Una vita intensa è una bella vita. ”

Sette modi per integrare il deep work nella tua agenda

La mente è come un muscolo, il che significa che puoi sviluppare la tua capacità di deep work attraverso la pratica e la coerenza nel tempo. Per iniziare, abbiamo definito sette regole per aiutarti a stabilire un’abitudine di deep work.  

1. Scegli una filosofia di deep work

Per lavorare in modo approfondito, hai bisogno di un piano che si adatti al tuo programma individuale e alle tue preferenze di lavoro. Nel suo libro, Newport delinea quattro diversi approcci (o "filosofie") da seguire quando decidi come programmare il tuo deep work. A seconda del tuo stile di vita, alcuni approcci potrebbero funzionare meglio di altri: 

• Filosofia ritmica: con questo approccio stabilisci un’abitudine e un ritmo regolari per il deep work, bloccando blocchi di 1-4 ore per concentrarti alla stessa ora ogni giorno. Quando pianifichi il tempo per il deep work, ricorda che la maggior parte delle persone non riesce a sostenere più di quattro ore di deep work al giorno. Ad esempio, potresti programmare il tempo per il deep work tra le 8 e le 10 di mattina ogni giorno della settimana. La chiave di questa strategia è la coerenza, che puoi ottenere impegnandoti in una certa quantità di deep work ogni giorno. Per implementare efficacemente questa strategia, prova una tecnica di gestione del tempo che la completi, come il time blocking.

• Filosofia giornalistica: questo metodo è il più flessibile e ti consente di inserire il deep work ovunque tu possa nel tuo programma. Ad esempio, potresti dedicarti al deep work quando hai almeno 90 minuti tra una riunione e l'altra. Tieni presente che questo approccio richiede di passare alla modalità deep work a piacimento, il che può essere difficile per i principianti. Se hai appena iniziato e hai un programma di riunioni prevedibile, la filosofia ritmica potrebbe essere la soluzione migliore.  

• Filosofia monastica: con questo approccio, elimini completamente o riduci drasticamente il lavoro superficiale in tutti gli aspetti della tua vita. Ad esempio, è risaputo che lo scrittore di fantascienza Neal Stephenson evita le email e il coinvolgimento in conversazioni per liberare spazio mentale per la scrittura. Ciò significa che Stephenson è quasi impossibile da contattare ma estremamente prolifico, con oltre 80 opere a suo nome. Se stai cercando di implementare la filosofia monastica al lavoro, prendi in considerazione strategie di gestione del tempo che riducano al minimo il lavoro superfluo, come il metodo GTD.

• Filosofia bimodale: questo metodo prevede la divisione del tempo, con lunghi periodi (almeno un giorno intero) riservati al deep work e il resto dedicato a tutto il resto. La pianificazione bimodale è una versione più flessibile della filosofia monastica: invece di eliminare completamente il lavoro superficiale, puoi passare un giorno o più a lavorare in modo approfondito e poi tornare ai tuoi altri obblighi. Un buon esempio sono le “settimane di riflessione” che abbiamo menzionato nell'introduzione, quando Bill Gates si ritira in una capanna nel bosco due volte l'anno per leggere e fare brainstorming. In Asana, implementiamo la nostra versione della filosofia bimodale incoraggiando il No Meeting Wednesday, un’intera giornata in cui i membri del nostro team possono immergersi nel lavoro senza interruzioni.

Se organizzo la mia vita in modo da avere molti blocchi di tempo lunghi, consecutivi e ininterrotti, posso scrivere romanzi. Ma quando quei blocchi vengono separati e frammentati, la mia produttività come romanziere cala in modo spettacolare.”

2. Crea rituali per aumentare la concentrazione

La ricerca suggerisce che il nostro cervello ricorda associazioni specifiche. Quando abbini due cose, come sale e pepe, o una scrivania pulita e concentrazione, la tua mente impara e anticipa la stessa combinazione in futuro. Ciò significa che puoi creare rituali per stimolare la concentrazione e dire al tuo cervello che è il momento di concentrarsi. Per esempio, se pulisci sempre la scrivania prima di scrivere, uno spazio di lavoro ordinato ti aiuterà a concentrarti sulla scrittura in futuro. 

Mentre crei il tuo rituale di deep work, poniti le seguenti domande: 

• Dove lavorerai? Considera l’ambiente che creerai: ad esempio, potresti lavorare nel tuo ufficio con la porta chiusa e la scrivania pulita. 

• Quando e per quanto tempo lavorerai? Ad esempio, potresti scegliere di lavorare subito al mattino per 90 minuti prima di fare una pausa caffè. 

• Come lavorerai? Determina le regole per guidare la tua concentrazione, ad esempio se utilizzerai Internet, quante parole scriverai ogni 20 minuti o dove metterai il telefono. 

• Come supporterai il tuo lavoro? Assicurati di avere a disposizione i materiali necessari, come documenti di riferimento, caffè o cibo. 

Puoi anche creare ulteriori trigger nella tua routine per stimolare la concentrazione, come accendere una candela, ascoltare un tipo specifico di musica o vestirti in un certo modo. 

3. Dai priorità al lavoro di maggiore impatto 

Quando si parla di concentrazione, è essenziale definire le priorità. Spesso più cerchi di fare, meno realizzi effettivamente, quindi per lavorare in modo approfondito, devi concentrarti sull’attività più importante e ignorare tutto il resto. Ecco come fare: 

• Decidi in anticipo su cosa lavorerai durante ogni sessione di deep work. Per lavorare in modo profondo devi concentrarti su un’attività e ignorare tutto il resto. Quando decidi in anticipo su cosa concentrarti, puoi evitare il multitasking. E se ricevi nuove richieste durante il tuo tempo di concentrazione, ci sarà meno pressione per cambiare attività immediatamente. Prova a utilizzare una strategia di definizione delle priorità per identificare e affrontare le cose da fare più importanti, come la matrice decisionale di Eisenhower, il principio di Pareto o la strategia "Eat that frog". 

• Crea chiarezza con gli obiettivi del team e dell'azienda. Gli obiettivi chiari sono come una bussola, perché guidano le tue decisioni e ti dicono quali sono le attività più importanti. Ad esempio, se l’obiettivo trimestrale del tuo team è incentrato sulla riprogettazione del sito web della tua azienda, puoi facilmente ridurre la priorità delle richieste di miglioramento per la tua app. Assicurati di utilizzare un framework di definizione degli obiettivi per rendere i tuoi obiettivi misurabili e specifici, come la metodologia degli obiettivi intelligenti o gli obiettivi e risultati chiave (OKR). 

4. Monitora a cosa dedichi il tuo tempo

È necessario investire tempo per portare a termine le attività, e il deep work non fa eccezione. Ecco perché gestire la tua agenda e prendere in mano il tuo tempo è fondamentale: per inserire più deep work nella tua routine, devi fare spazio. 

Ecco alcune strategie per aiutarti a capire e gestire il tuo tempo: 

• Verifica come stai impiegando il tuo tempo di lavoro. Prima di poter eliminare il lavoro superficiale per fare spazio a ricerche più profonde, devi capire il tipo di lavoro che svolgi quotidianamente. Per farlo, elenca ogni attività in cui sei impegnato, quindi quantifica la profondità di ogni attività in modo da sapere quanto tempo dedichi al deep work rispetto al lavoro superficiale. 

• Fai una revisione delle tue riunioni. Fai un elenco di tutte le riunioni di lavoro a cui partecipi e quantifica il loro valore effettivo su una scala da 1 a 5. Puoi anche annotare quanto presti attenzione durante la riunione, se ci sono in genere azioni da attuare e se esiste un ordine del giorno prestabilito. In questo modo, puoi valutare quali riunioni sono veramente produttive e quali potrebbero essere sostituite da un aggiornamento asincrono.

• Pianifica la tua giornata. Prendi il controllo della tua giornata, assegnando intervalli di tempo a ogni attività che vuoi svolgere. Due modi comuni per farlo sono il timeboxing e il time blocking. Il timeboxing è una strategia di gestione del tempo in cui si stima la quantità di tempo necessaria per un'attività e si riserva il tempo necessario per completarla. Il concetto di time blocking è simile, ma invece di delimitare il tempo per una singola attività, raggruppi le attività simili e le completi tutte in un unico blocco di tempo. Il timeboxing è una buona opzione per programmare il deep work, mentre il time blocking può aiutarti ad affrontare molte attività superficiali in una sola volta, come rispondere alle email. 

5. Riduci le distrazioni digitali

La distrazione è l’arcinemica della concentrazione. Ma la distrazione, soprattutto quella digitale, è più comune che mai nell’ambiente di lavoro frenetico di oggi. In un momento in cui l’80% degli operatori della conoscenza riferisce di lavorare con la posta in arrivo aperta e quasi tre dipendenti su quattro si sentono sotto pressione per il multitasking ogni giorno, evitare le distrazioni digitali può sembrare quasi impossibile. 

Tuttavia, ridurre al minimo le distrazioni è ancora possibile con alcune semplici strategie: 

• Disattiva le notifiche. Suoni, banner e notifiche che lampeggiano sullo schermo hanno un impatto negativo sulla concentrazione e possono distoglierti rapidamente dal deep work. Quando cerchi di concentrarti, usa la modalità Non disturbare o disattiva le notifiche per il telefono e tutte le app di comunicazione che usi. Oppure, per disconnetterti davvero, chiudi completamente le app di posta elettronica e messaggistica. Ricorda che puoi sempre controllare le notifiche durante la prossima pausa.

• Rendi la concentrazione la tua impostazione predefinita. Ciò significa che invece di vivere in uno stato di distrazione e costringere il tuo cervello a concentrarsi per completare le attività, pianifica delle pause di concentrazione, ovvero momenti in cui ti concedi una pausa e cedi completamente alle distrazioni. Puoi usare questa strategia durante la giornata lavorativa o nella vita personale. Ad esempio, potresti programmare una pausa di concentrazione dopo il lavoro, quando puoi navigare in Internet e sui social media, e poi rivolgere tutta la tua attenzione a cucinare la cena, guardare un film o parlare con i tuoi cari.  

• Scegli i tuoi strumenti con saggezza. Secondo la nostra ricerca, l’operatore della conoscenza medio passa da un’app all’altra 25 volte al giorno per svolgere il proprio lavoro. Inoltre, i dipendenti che passano da un’app all’altra hanno più probabilità di non riuscire a dare le giuste priorità al lavoro. Ma solo perché uno strumento esiste non significa che devi usarlo. Invece di suddividere il lavoro tra molte app diverse, scegli attentamente uno strumento di project management che si integri con tutti gli strumenti della tua azienda, in modo da avere un'unica fonte di riferimento per tutte le tue informazioni. In questo modo, invece di lavorare su più app, puoi monitorare le informazioni importanti in un unico posto.  

6. Pianifica del tempo per ricaricarti 

Il riposo è importante quanto il lavoro. Ritagliarsi del tempo per ricaricarsi ogni giorno può aiutare a prevenire il burnout e rendere sostenibile l’abitudine al deep work. Newport suggerisce di disconnettersi completamente dal lavoro per ottenere il massimo dal tempo di inattività, quindi è essenziale stabilire confini chiari. Consiglia di creare un orario di chiusura fisso per il lavoro ogni giorno (per lui, sono le 17:30) e di evitare di lavorare nei fine settimana. Ciò significa che una volta finito, non si controlla Slack sul telefono, non si compongono email nella propria testa e non si pensa alle riunioni imminenti. 

Se è difficile per te disconnetterti, prova a creare una “procedura di spegnimento” da completare alla fine di ogni giornata lavorativa. Può trattarsi di 10-20 minuti in cui dai un'ultima occhiata alla tua casella di posta per assicurarti di non perdere notifiche importanti, pianificare come svolgere le attività non completate e rivedere il tuo programma per il giorno successivo. Questa pratica ti dà tranquillità quando stacchi per la giornata, in modo da evitare fastidiose preoccupazioni per il lavoro non finito. 

7. Monitora l’avanzamento verso i tuoi obiettivi

Stabilire obiettivi chiari è uno dei modi migliori per rimanere motivati e sostenere la tua abitudine al deep work nel tempo. Un gruppo di psicologi ha testato l'impatto di diverse tecniche motivazionali sulle prestazioni di gruppo e ha scoperto che definire un obiettivo era una delle più efficaci. Questo perché gli obiettivi creano motivazione intrinseca, ovvero quella spinta a farcela che viene da dentro, piuttosto che dall’esterno, come ad esempio gli elogi o i compensi.

Per creare un'abitudine di deep work, imposta obiettivi a breve termine per monitorare metriche come il numero di ore in cui vuoi concentrarti ogni giorno. Newport suggerisce di creare un tabellone in cui registrare le ore giornaliere e spuntare ogni obiettivo raggiunto. Puoi anche creare obiettivi a lungo termine di livello superiore per aiutarti a lavorare fino a un certo numero di ore nel tempo: per esempio, potresti iniziare con un’ora al giorno, per poi arrivare a quattro ore in un periodo di tre mesi. Ricorda solo di rendere i tuoi obiettivi misurabili e specifici con un framework come la metodologia degli obiettivi intelligenti o gli obiettivi e risultati chiave (OKR). 

È arrivato il momento di lavorare in modo intensivo

Il deep work è uno dei modi migliori per massimizzare il tuo potenziale creativo, ma non si tratta solo di produttività. In definitiva, lavorare in modo intenso è una bella sensazione e può aiutarti a sentirti pieno di energia e motivazione per svolgere attività impegnative ogni giorno. O, per dirla con Cal Newport, "una vita intensa è una bella vita".

Sblocca il deep work riducendo la quantità di lavoro superficiale svolto da te e dal tuo team. Asana ti consente di coordinare il lavoro in un unico posto, in modo da poter dedicare meno tempo alla ricerca di documenti, alla richiesta di approvazioni e alla risposta alle email, e più tempo a portare a termine il lavoro di maggiore impatto.