리스크 관리 대장 템플릿

때로는 문제가 발생하기도 합니다. 따라서 유능한 프로젝트 매니저는 모든 일이 가장 잘 되는 상황만 생각하는 것이 아니라 최악의 상황도 염두에 두고 계획을 세웁니다. 모든 잠재적인 문제에 대비하여 계획을 세워 두면 프로젝트가 무산되기 전에 빠르게 행동하고 문제를 해결할 수 있기 때문입니다. 

리스크 관리 대장 템플릿을 사용하면 모든 새로운 이니셔티브에 항상 대비할 수 있습니다. 발생할 수 있는 리스크를 파악하고 이에 대한 해결책을 계획하기 위한 템플릿을 생성하는 방법을 살펴보겠습니다. 

리스크 관리 대장 템플릿이란 무엇인가요? 

리스크 관리 대장 템플릿은 프로젝트 내에서 발생할 수 있는 리스크를 추적하고 대처하는 데 도움이 되는 재사용 가능한 가이드입니다. 여기에는 각 리스크를 추적하기 위해 우선순위나 발생 가능성과 같이 기록해야 할 중요한 정보가 정리되어 있습니다. 또한 리스크 관리 대장 템플릿에는 수행해야 하는 각 단계가 포함되어 있어 잠재적인 문제가 큰 문제로 이어지기 전에 대처할 수 있습니다. 

리스크 관리 대장 템플릿을 사용하면 프로젝트별로 리스크 관리 대장을 빠르게 생성할 수 있습니다. 매번 처음부터 리스크 로그를 만들 필요 없이 템플릿을 복사하고 필요한 정보를 입력한 후 업무를 시작하기만 하면 됩니다.  

디지털 리스크 관리 대장 템플릿을 사용하면 어떤 이점이 있나요?

발생할 수 있는 리스크를 기록한 후 이를 잊어버리면 의미가 없습니다. 대신 프로젝트의 라이프사이클에 걸쳐 지속적으로 리스크를 추적하고 이에 대처해야 합니다. Excel의 프로젝트 관리 템플릿과 정적인 추적 툴은 상황 변화에 따라 최신 상태를 반영하지 못할 수 있습니다. 반면 디지털 리스크 관리 대장 템플릿은 작업을 완료하고 우선순위를 조정하고 마감일을 변경함에 따라 실시간으로 업데이트됩니다. 

또한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 리스크 관리 대장 템플릿을 생성하면 업무가 진행되는 동일한 곳에서 템플릿을 관리할 수 있습니다. 따라서 여러 툴을 전환하는 대신 사용자와 이해관계자는 모든 프로젝트의 정보를 한 곳에서 추적할 수 있습니다. 

디지털 리스크 관리 대장 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 프로젝트의 리스크가 문제가 되기 전에 이를 기록하고 대처할 수 있습니다.

• 식별된 리스크 분석에서 리스크 완화 계획 완료까지 리스크 관리 계획의 단계를 진행하며 프로젝트의 리스크를 추적할 수 있습니다. 

• 프로젝트의 리스크에 대한 정보를 이해관계자와 쉽게 공유할 수 있습니다. 

• 프로젝트에 참여하는 팀원이 발생할 수 있는 문제를 식별할 때마다 템플릿에 새로운 리스크를 추가할 수 있습니다.

• 관련 문서, 스크린샷, 동영상을 첨부하여 각 리스크에 대한 배경 정보를 제공할 수 있습니다. 

• 각각의 리스크에 소유자와 마감일을 지정하여 특정 기간 내에 대처하도록 할 수 있습니다.

• 팀이 각각의 리스크를 어떻게 분석하고 대처하고 있는지에 대한 실시간 정보를 포함하여 모든 프로젝트의 리스크를 전반적으로 확인할 수 있습니다. 

리스크 관리 대장 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

가장 기본적으로 프로젝트 리스크 관리 대장 템플릿에는 리스크 목록과 발생할 수 있는 각각의 문제를 식별하고 추적할 수 있는 열이 포함되어야 합니다. 리스크 관리 대장 템플릿에 포함해야 할 핵심 정보는 다음과 같습니다. 

• 리스크 설명: ‘예기치 못한 생산 비용’ 또는 ‘품질 문제’와 같이 리스크에 대한 간단한 설명입니다. 

• 리스크 식별일: 팀이 리스크를 발견한 날짜입니다. 

• 리스크 소유자: 리스크 대응 계획을 수립하고 실행하는 담당자입니다. 

• 마감일: 팀이 각각의 리스크 완화 계획을 언제까지 완료할 것인지를 나타내는 타임라인입니다. 

• 리스크 범주: ‘예산’, ‘스케줄’ 또는 ‘품질’과 같이 리스크로 인해 가장 영향을 받는 프로젝트의 영역을 나타냅니다. 

• 리스크 발생 가능성: 리스크가 실제로 발생할 확률입니다. 리스크 발생 확률은 ‘발생 가능성 없음’, ‘발생 가능성 있음’, ‘발생 가능성 높음’과 같이 간단하게 표현할 수 있습니다. 

• 잠재적 영향: 이는 리스크 평가 또는 리스크 분석이라고도 불리며, 리스크가 프로젝트에 영향을 미치는 정도를 기록합니다. 보통, 팀은 리스크 영향을 1(매우 낮음)부터 5(매우 높음)까지의 5단계 평가 범위로 기록합니다. 

• 리스크 우선순위: 각 리스크별 상대적 중요도입니다. 이는 문제가 발생할 가능성과 그 잠재적인 영향을 고려한 것입니다.

각각의 리스크에 대해 위의 정보를 기록하는 것 뿐만 아니라 팀이 각각의 잠재적인 문제에 어떻게 대처하고 있는 지 진행 상황을 파악하는 것도 도움이 됩니다. 리스크 관리 대장 템플릿에 ‘시작하지 않음’, ‘분석 중’, ‘계획 중’, ‘계획 완료’와 같이 리스크 관리 계획의 각 단계에 맞는 섹션을 생성하여 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 팀에서 업무를 완료하면 각각의 리스크를 해당하는 섹션으로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

• Salesforce: 영업팀, 고객 성공팀, 서비스팀이 Asana에서 지원팀과 직접 커뮤니케이션하여 병목 현상을 없애세요. 첨부 파일을 공유하고 판매 전 니즈를 충족할 수 있도록 실행과 추적이 가능한 작업을 생성할 수 있습니다. Service Cloud로 Asana에서 도입팀 및 서비스팀을 지원팀과 연결하여 뛰어난 고객 경험을 선사하세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

FAQ