맥락 전환은 생산성을 떨어뜨립니다

대부분의 사람들은 앱, 툴, 리소스를 사용하여 하루 일과를 시작하고 마무리합니다. Slack 메시지를 확인하고, 이메일 수신함을 클릭하고, 디지털 작업 목록을 검토하고, 운영 체제를 실행합니다. 그리고 이 모든 일이 단 30분 안에 이루어집니다. 이렇게 서로 다른 작업, 툴, 리소스 사이를 오가는 것을 콘텍스트 전환이라고 하며, 우리는 많은 시간을 이렇게 보내고 있습니다.

다행히도, 컨텍스트 전환을 방지할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 이제 콘텍스트 스위칭이 무엇인지, 진정한 비용은 무엇인지, 주의 집중 시간을 어떻게 되찾을 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다.

상황 전환이란 무엇인가요?

컨텍스트 스위칭은 서로 다른 작업, 앱 또는 프로젝트 사이를 오가는 것을 말합니다. 이는 정상적인 일입니다. 우리 모두는 소셜 미디어, 커뮤니케이션 앱, 프로젝트 관리 소프트웨어 사이를 오가느라 많은 시간을 보내고 있어 딥 워크를 위한 생산적인 시간과 공간이 많이 남아 있지 않습니다. 이러한 주의 산만은 생산성을 저해하고 압도감을 증가시켜 스트레스를 더하고 생산성을 떨어뜨립니다.

왜 우리는 컨텍스트를 전환할까요?

이 모든 움직임의 이유는 간단합니다. 우리의 주의를 끌기 위한 과도한 요구가 있기 때문입니다. 2022년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 절반이 넘는 근로자(56%)가 알림에 즉시 대응해야 한다고 느낍니다. 또한, 근로자들은 하루에 9개의 앱 사이를 오가며 압도당한다고 느낍니다. 9개의 앱을 동시에 사용한다는 것은 많은 양의 작업을 의미합니다.  

이러한 도구와 기술은 업무를 더 쉽고, 더 빠르고, 더 스마트하게 만들기 위해 설계되었습니다. 그러나 너무 많은 단절된 앱은 의도한 효과와 반대되는 효과를 냅니다. 모든 것을 느리게 만들고 업무를 더 복잡하게 만듭니다.

컨텍스트 전환과 멀티태스킹의 차이점은 무엇인가요?

맥락 전환과 멀티태스킹은 모두 업무에 부정적인 영향을 미칠 수 있지만, 약간의 차이점이 있습니다. 컨텍스트 전환은 서로 다른 항목 간에 빠르게 이동하는 것을 포함합니다. 보통 현재 작업을 마치기 전에 발생합니다. 예를 들어, 프로젝트 브리프를 작성하는 도중에 상사가 상태 보고서를 가져오라는 새로운 작업을 할당합니다. 브리프를 완료하는 대신, 보고서를 바로 시작합니다. 

반면에 멀티태스킹은 동시에 여러 개의 작업을 완료된 상태로 처리하려는 것입니다. 위의 예를 사용하면 멀티태스킹을 하는 경우 프로젝트 브리프와 상태 보고서를 동시에 작업하고 두 가지 작업을 번갈아 가며 수행하게 됩니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면 근로자의 절반 이상이 회의 중에 멀티태스킹을 한다고 보고되어 있습니다. 

참고: 멀티태스킹과 관련된 근거 없는 믿음 5가지 파헤치기 + 여러 작업 사이를 오가지 않고 생산성을 높이는 6가지 방법

비용: 컨텍스트 전환이 하루를 망치는 방법

맥락 전환의 비용은 높지만, 우리는 맥락 전환에 너무 익숙해서 때때로 맥락 전환이 일어나고 있다는 사실조차 깨닫지 못합니다. 보고서 작업을 다시 시작하기 전에 이메일 한 통에 답장하는 것이 어떤 해를 끼칠까요? 미팅 도중 Slack으로 간단한 질문을 보내면 어떻게 될까요? 

실제로, 컨텍스트 전환은 우리가 직장에서 느끼는 방식에 부정적인 영향을 미칩니다. 캘리포니아 대학 어바인 캠퍼스의 연구에 따르면 단 20분 동안 반복적인 방해를 받은 후에는 사람들이 스트레스, 좌절감, 업무량, 작업량, 압박감을 훨씬 더 많이 느낀다고 보고했습니다. 

이는 문제입니다. 왜냐하면 우리는 끊임없이 방해받기 때문입니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 근로자의 3분의 1 이상이 지속적인 알림에 압도당한다고 느낍니다.

그리고 지표에 따르면, 우리는 컨텍스트 전환에 많은 시간을 할애하고 있습니다.

• 42%는 1년 전보다 이메일에 더 많은 시간을 할애하고 있습니다

• 40%는 1년 전보다 영상 통화에 더 많은 시간을 할애하고 있습니다

• 52%는 1년 전보다 가상 회의 중에 멀티태스킹을 더 많이 합니다

• 56%는 알림에 즉시 응답해야 한다고 생각합니다 

이는 다른 세대를 살펴볼 때 더욱 두드러지며, 밀레니얼 세대와 Z세대는 전체 근로자보다 훨씬 더 압도당한다고 느낍니다.

상황 전환에 대처하는 9가지 방법

업무의 미래는 번아웃에 빠지고, 12가지 다른 앱을 사용하고, 1분마다 작업 전환을 하는 팀원들로 가득 차 있을 필요가 없습니다. 간단한 사고방식의 변화와 약간의 구조를 통해 자신과 팀을 성공으로 이끌 수 있습니다. 다음은 상황 전환에 대처하는 데 도움이 되는 9가지 팁입니다.

1. 방해 금지 사용: 직원들이 집중해서 업무를 수행할 수 있도록 방해 금지 모드나 캘린더 블록을 사용할 수 있는 권한을 부여하세요.

2. 연동 사용: 일반적으로 사용되는 비즈니스 툴을 간소화하여 팀의 작업량에 집중하고, 시간을 줄이고, 컨텍스트 전환의 필요성을 줄입니다.

3. 협업 개선: 일을 위한 일로 인해 속도가 느려지지 않고 함께 일할 수 있는 교차 기능 팀을 더 많이 만드세요. 비동기식 커뮤니케이션을 촉진하는 툴을 사용하면 다양한 메시징 플랫폼과 이메일 사이를 오가는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

4. 툴 통합: 앱과 툴을 업무 관리 플랫폼과 같은 하나의 중앙 집중식 플랫폼으로 통합하여 단일 툴에서 정보, 커뮤니케이션, 워크플로에 액세스할 수 있도록 합니다.

5. 시간 관리 기법 연습: 반복되는 업무 블록과 휴식을 순차적으로 설정하는 포모도로 기법과 같은 생산성 도구를 사용해 보세요. 이러한 구조화된 시간 블록은 방해 요소를 제한하고 완료된 작업에 완전히 집중하도록 장려합니다.

6. 작업 우선순위 지정: 집중을 방해할 수 있을 만큼 업무에 몰입할 수 있는 작업 우선순위 지정 방법을 사용하세요. 다양한 기법을 시도하여 업무에 가장 적합한 것을 확인하세요. 예를 들어, 유사한 작업을 일괄 처리하고 더 오래 집중할 수 있도록 설계된 청킹 방법을 사용해 보세요.

7. 업무를 목표에 연결: 각 작업을 더 큰 목표와 이니셔티브에 연결합니다. 이 동기화 프로세스를 통해 컨텍스트 전환을 줄이는 데 집중할 수 있습니다. 또한, 장기 목표를 향한 진행 상황을 표시하고 일상적인 작업이 얼마나 중요한지 보여주는 추가적인 이점도 있습니다.

8. 코워킹 시간 예약: 원격 근무 소프트웨어를 사용하여 가상 코워킹 세션을 주최하거나 가능한 경우 직접 모일 수 있습니다. 대화를 나누는 동안 메시지에 응답하기가 더 어렵기 때문에 이 페이스 타임은 방해 요소를 제한합니다.

9. 불필요한 미팅을 줄입니다: 상태 업데이트를 위해 30분간의 통화와 프레젠테이션이 정말 필요할까요? 아니면, 방해 요소를 제한하고 프로젝트 상태 보고서로 촬영할 수 있나요?

알림을 관리하여 시간을 절약하세요

업무 흐름 전환은 근무일의 정상적인 부분이 되었습니다. 때로는 알림이 울리지 않고 30초를 버티기 어려울 수도 있습니다. 끊임없이 주의를 끌기 위해 경쟁하는 것 같지만, 명확한 경계와 협조적인 매니저가 있다면 집중해서 일할 때 얻을 수 있는 마음의 평화를 누릴 수 있습니다.

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