업무 수행 방식이 효율적이지 않을 때
직장에서 업무를 완수하는 것은 어렵습니다. 팀에서 이를 느낄 수 있을 것입니다. 너무 많은 도구와 끊임없는 연결로 인해 직원들은 지치고, 번아웃되고, 가치를 더하지 않는 활동에 시간을 할애하고 있습니다. 매일 바쁘게 일하지만, 결국에는 회원님과 팀이 충분히 성취하지 못한 것처럼 느껴지는 경우가 많습니다.
도움을 주기 위한 목적이지만, 이메일, 스프레드시트, 메시징 앱 및 기타 툴은 실제로 업무를 더 복잡하고 어렵게 만듭니다. 특히 협업의 경우 더욱 그렇습니다. 왜일까요? 알고 보니 이러한 툴이 일을 위한 일을 많이 만들어 내기 때문입니다.
일을 위한 일: 전 세계적인 문제
전 세계 10,000명 이상의 지식 근로자를 대상으로 한 Asana의 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 평균적인 사람은 코딩, 디자인 또는 마케팅 캠페인 제작과 같은 기술 기반 업무에 4분의 1 정도의 시간을 할애하고 있으며, 전략적 계획 수립에 13%의 시간을 할애하고 있습니다. 나머지 60%는 작업에 대해 소통하고, 문서를 찾고, 우선순위를 변경하는 데 사용됩니다.
이는 하루의 대부분이 일을 위한 일에 소비된다는 것을 의미합니다. 일을 위한 일이란 하루 종일 하는 모든 활동으로, 의미 있고 숙련된 업무에 할애할 시간을 뺏어갑니다.
많은 사람들이 일을 위한 일을 당연하게 여기지만, 이는 거의 모든 업무에 수반되는 단순 반복 작업일 뿐입니다. 팀이 조율되지 않고 명확한 프로세스가 마련되어 있지 않은 경우에만 이러한 일이 많이 발생합니다.
2023 업무 집중 탐구 글로벌 인덱스
협업이 비즈니스 수익 증대에 어떻게 도움이 되는지 알아보고, 팀의 업무 효율을 높이기 위해 리더가 할 수 있는 일을 알아보세요.
일을 위한 일이 시간과 에너지를 낭비하는 방식
일을 위한 일은 비효율성을 더욱 두드러지게 만듭니다. 커뮤니케이션 채널, 툴, 프로세스가 너무 많으면 정보가 쉽게 분산되고 프로젝트가 회사 내 또는 단일 팀 내에서 사일로화되기 쉽습니다. 이로 인해 팀의 속도가 느려지고 결과를 만들어내는 실제 업무에 집중하기가 더 어려워집니다.
끝없는 알림과 중복과 같은 방해로 인해 사람들은 마감일을 맞추기 위해 필요 이상으로 늦게 또는 더 많은 시간을 일해야 합니다. 실제로 업무 집중 탐구 에 따르면, 끊임없이 쏟아지는 이메일과 알림에 응답하는 것이 직원 중 3분의 1에 가까운 사람들이 정기적으로 퇴근 후에도 사무실에 머무르거나 재택근무하는 주된 이유입니다. 사람들이 늦게까지 일하게 만드는 3가지 주요 요인은 무엇인가요? 다음과 같습니다.
끊임없는 이메일에 대한 응답(41%)
예상치 못한 미팅(36%)
승인 추적(34%)
업무에 소요되는 시간과 스트레스가 쌓이면 업무가 지연됩니다. 대다수의 지식 근로자(88%)가 배정된 작업의 양으로 인해 시간에 민감한 프로젝트와 대규모 이니셔티브가 늦어지거나 누락되었다는 데 동의합니다.
즉, 언제나 일을 위한 일이 조금은 있을 것입니다. 그러나 하루 중 4분의 3을 간소화하고 단순화할 수 있는 업무에 할애하는 것은 불필요하며 팀의 생산성을 떨어뜨립니다.
어떻게 이런 일이 발생했을까요?
간단히 말하면, 툴이 잘못 사용되고 있다는 것입니다. 이메일은 커뮤니케이션을 위한 것이고, 스프레드시트는 정량적 분석을 위한 것이며, 메시징 앱은 빠른 업데이트를 위한 것이지만, 종종 프로젝트와 워크플로를 관리하는 데 사용됩니다. 이로 인해 정보가 분산되고, 커뮤니케이션이 사일로화되며, 정보를 취합하는 데 시간을 낭비하게 됩니다.
업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 팀의 83%가 적절한 프로세스가 마련되어 있다면 더 효율적일 것이라고 답했기 때문에 적절한 프로세스가 존재하지 않는 것입니다.
업무 관리로 일을 위한 일을 줄이기
해결책이 있을까요? 매일 수행하는 일을 위한 일을 실제로 줄일 수 있을까요?
일을 위한 일을 줄이는 비결은 해결해야 할 문제가 커뮤니케이션 및 협업 문제가 아니라는 것을 깨닫는 것입니다. 따라서 커뮤니케이션 및 협업 툴은 만능 해결책이 아닙니다. 실제로 어려움을 겪고 있는 것은 조율 문제이며, 이를 해결하려면 업무 관리를 수용해야 합니다.
업무 관리의 핵심은 명확성과 협업을 개선하기 위해 팀과 조직 내에서 시간 제한이 있는 프로젝트부터 진행 중인 프로세스까지 업무를 조율하는 것입니다. 업무 관리 툴을 사용하면 팀이 일상 업무부터 전략적 프로젝트에 이르기까지 모든 업무를 한 곳에서 계획, 관리, 실행하고, 해당 업무에 대해 커뮤니케이션할 수 있어 업무 관리를 실천할 수 있습니다. 업무 관리 툴을 사용하면 팀뿐만 아니라 조직 전체가 비즈니스의 모든 측면에서 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.
팀이 업무 관리를 수용하면 협업 문제와 비효율성이 줄어들기 시작합니다. 어떻게 할까요? 업무 관리를 통해 각 팀원은 일을 위한 일에 얽매이지 않고 비즈니스를 발전시키는 업무에 집중할 수 있습니다. 예를 들어, 이메일은 업무를 관리하는 방법이 아닌 진정한 커뮤니케이션 도구 로 돌아갑니다.
하지만 어떻게 시작할 수 있을까요? 업무 관리 소프트웨어 와 이를 거의 모든 팀이나 조직에 구현하고 확장하여 일을 위한 일을 줄이고 더 효율적으로 협업을 시작하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
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