포모도로 기법 입문서: 더 짧은 시간에 더 많은 일을 하세요
할 일 목록이 너무 길어 압박감을 느끼고 모두 완료할 자신이 없었던 적이 있으신가요? 포모도로 기법과 같은 시간 관리 전략을 사용하면 생산성을 극대화하고 프로젝트를 일정대로 진행할 수 있습니다.
포모도로 기법은 업무에 집중하는 시간과 짧은 휴식을 반복하는 방식입니다. 짧은 시간 동안 중단 없이 일함으로써 생산성을 높이고 정신적 피로를 줄일 수 있다는 것입니다. 여러 팀원과 여러 프로젝트에 참여한다면 포모도로 기법을 적용하여 작업을 시간 블록별로 나누어 업무량으로 인한 부담을 줄일 수 있습니다.
포모도로 기법이란?
포모도로 기법은 널리 알려진 시간 관리 기법으로, 25분 간의 업무 시간과 그사이에 짧은 5분 휴식을 두어 집중력을 극대화하는 기법입니다.
이 기법은 Francesco Cirillo가 1980년대 후반, 그가 대학생이었던 시절에 개발한 것입니다. Cirillo는 시간 관리와 생산성 문제로 씨름하다가 10분간 집중해서 공부하는 방식을 실행해 보기로 결심했습니다.
그는 주방에 있는 토마토 모양의 타이머로 시간을 측정했습니다. 시간을 조정하면서 여러 번의 시행착오를 거쳐 그는 마침내 포모도로 기법(포모도로는 이탈리아어로 토마토를 뜻함)을 완성했습니다. 자세한 내용은 다음과 같습니다.
포모도로: 25분 동안 작업한 후 5분 동안 휴식을 취하는 세션입니다.
긴 휴식: 포모도로를 4번 실행한 후에는 15분간 긴 휴식을 취합니다.
팀과 함께 이 기법을 사용할 수도 있습니다.
팀 환경에서 이 방법을 적용하려면, 하루 업무를 시작하는 시점에 각 팀원에게 포모도로 세션을 사용하여 작업을 완료하도록 요청합니다. 하루 업무를 마감할 때 팀 회의에서 완료한 작업과 포모도로를 몇 번 완료했는지 검토합니다. 이 방식에 제법 익숙해지면 어떤 작업에 포모도로가 몇 번 필요한지 가늠할 수 있게 되고 이는 향후 작업 흐름이나 프로젝트 타임라인을 계획하는 데 도움이 됩니다.
포모도로 기법에 가장 적합한 작업은 무엇인가요?
포모도로 시간 관리 방법은 부담스럽거나 오래 걸리는 작업에 적합합니다. 매일 할 일 목록에서 점점 더 아래로 밀려나는 프로젝트들, 아시죠?
업무 프로젝트, 창작 활동, 일상적인 집안일 등 어떤 작업을 하든 25분 간격으로 나누면 모든 작업을 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
다음은 포모도로 방식에 특히 잘 맞는 작업입니다.
창의적인 작업(브레인스토밍, 디자인, 글쓰기)
관리 업무(이메일 응답, 파일 정리, 일정 예약)
복잡한 프로젝트(연구, 보고서 작성, 코딩)
일상적인 작업(수신함 정리, 문서 검토, 보관)
집중력이 필요한 작업(데이터 분석, 연구 및 보고서 작성)
미루기 쉬운 작업(할 일 목록에 있는 일을 계속 미루는 경우)
이러한 작업을 짧은 집중 작업 시간으로 나누고 정기적인 짧은 휴식 시간을 가지면 번아웃을 방지하고 계속 참여할 수 있습니다. 또한, 포모도로 타이머를 사용하면 소셜 미디어와 같은 방해를 피하고 계획대로 진행할 수 있습니다. 토마토 모양의 주방 타이머에 대해서는 나중에 자세히 설명하겠습니다.
더 큰 프로젝트를 진행하고 있다면, 이 기법을 사용하면 구조화된 시간 블록으로 작업을 더 쉽게 처리할 수 있습니다. 몇 시간 동안 중단 없이 집중해야 한다는 생각보다 꾸준히 진행할 수 있습니다. 그리고 몇 번의 포모도로 세션 후에 5분 또는 30분 휴식을 취하면 정신적으로 소진되지 않고 에너지를 유지할 수 있습니다.
바쁜 업무 시간을 보내거나 대학생으로서 여러 과제의 균형을 맞추려는 경우에도 포모도로 기법이 완벽하게 적용됩니다.
포모도로 기법 사용 방법
효과적인 시간 관리를 위해 포모도로 방식을 사용하려면 먼저 다음과 같은 시간 기록 도구를 고릅니다.
타이머: 아날로그나 디지털 타이머를 사용하여 시간을 추적합니다.
포모도로 타이머: 포모도로 세션을 위해 특별히 고안된 타이머도 있습니다. 포모도로 타이머를 설정하면 포모도로가 끝나는 시점과 휴식이 끝나는 시점에 알림이 표시됩니다.
포모도로 앱: iOS 및 Android 휴대전화, Mac 및 Windows 기반 데스크톱 모두에서 사용할 수 있습니다. 포모도로 앱을 다운로드하여 스프린트와 포모도로를 추적할 수 있습니다.
포모도로 기법 타이머를 선택했으면 아래 단계를 따라 시작하세요.
오늘 내로 끝마치고자 하는 작업 목록을 우선순위에 따라 작성합니다.
착수할 작업을 선택하고 25분 포모도로를 시작합니다.
시간이 되면 끝마친 사항을 기록하고 체크 표시를 합니다.
5분간 휴식을 취합니다.
2~4 단계를 반복하여 포모도로를 세 번 더 실행합니다.
포모도로를 네 번 실시한 후 15~30분간 휴식을 취합니다.
작업을 완료하는 데 필요한 포모도로 횟수를 추적하며 이 사이클을 반복합니다.
일반적으로 풀타임으로 근무한다면 하루에 포모도로를 16번 해야 하지만, 엄격하게 지켜야 하는 건 아닙니다. 할 일 목록을 완료하는 데 필요한 만큼 포모도로 세션을 수행하세요.
완료한 포모도로 세션 횟수를 기록하면 일정을 더 잘 계획할 수 있습니다. 다음에 유사한 작업을 할 때는 일정표를 만들고 이전 기록을 바탕으로 그러한 작업을 완료하는 데 포모도로가 몇 번 필요한지 가늠합니다.
포모도로 세션 준비하기
작업 계획을 세울 때 따라야 할 팁 몇 가지를 소개합니다.
복잡한 작업을 나누기: 프로젝트나 작업이 여러 단계를 거쳐야 하고 포모도로를 다섯 번 이상 해야 할 것으로 예상된다면 더 작고 간단한 작업으로 나눕니다. 예를 들어, 보고서를 써야 한다면 조사, 개요 작성, 초안 작성 및 편집 등 작성 프로세스별로 나눠 작업을 생성할 수 있습니다.
더 작은 작업을 하나로 합치기: 끝내는 데 포모도로 한 번이 채 걸리지 않는 간단한 작업을 하나로 합칩니다. 예를 들어, ‘회의 일정 정하기’와 ‘이메일에 회신하기’를 동일한 세션에 포함할 수 있습니다. 이를 타임 블록이라고 합니다.
추가 포모도로 시간 정하기: 예상보다 더 오래 걸리는 작업이 있다면 추가 포모도로를 몇 번 더 정합니다. 이로써 문제가 생겼을 때 작업을 기한 내에 마쳐야 하는 스트레스를 줄일 수 있습니다. 추가 포모도로를 사용하지 않을 때는 자기 개발이나 필수적이지 않은 다른 작업을 하는 데 이 시간을 사용할 수 있습니다.
포모도로 휴식 중에 할 일
포모도로 세션 후에 취하는 휴식은 정신적 휴식을 위한 것입니다. 휴식 시간에는 정신적으로 너무 힘든 일을 하지 않도록 노력하세요. 그래야 뇌가 쉬면서 정보를 흡수할 시간을 가질 수 있습니다.
모니터 앞을 떠나 뭔가 몸을 움직이는 일을 하는 것도 좋습니다.
포모도로 휴식 중에 할 수 있는 일 몇 가지를 추천합니다.
스트레칭이나 운동하기
산책하기
책상 정리하기
간식 먹기
커피나 차 마시기
음악 듣기
멈추지 않고 일하면 지치게 될 수 있으며, 오래 지속되면 번아웃의 위험이 있습니다. 자주 휴식을 취하면 신체적으로 그리고 정신적으로 재충전을 할 수 있게 되어 그날의 남은 작업에 집중할 수 있습니다.
포모도로 타이머를 사용해야 하는 이유
휴대전화의 시계를 사용하는 것처럼 포모도로 기법이 간편해 보이지만, 이는 함정입니다. 타이머를 설정하고 나면 알림을 확인하거나 소셜 미디어를 눈여겨보게 되는 경우가 많습니다. 주의가 산만해지기 쉽습니다.
실제 토마토 모양의 타이머이든 포모도로 앱이든, 전용 포모도로 타이머를 사용하면 집중력을 유지할 수 있습니다. 시간을 확인하거나 방해에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 세션이 끝나면 타이머가 울리므로 휴대전화를 살펴보고 싶은 유혹 없이 계속 진행할 수 있습니다.
간단하고 효과적이며 시간 추적에 방해가 되지 않는 적절한 포모도로 기술 타이머를 사용해야 하는 이유입니다.
포모도로 기법 팁
포모도로 기법을 효과적으로 활용하려면 방해를 적극적으로 관리해야 합니다. 포모도로 세션 중에 집중력을 유지하는 것은 방해를 제거하는 것을 의미합니다. 휴대폰을 비행 모드로 설정하여 전화를 차단하고 채팅, 소셜 미디어, 이메일 알림을 끄세요.
하지만 시간이 촉박한 작업에 도움이 필요한 동료와 같이 외부에서 방해가 오는 경우, 이를 항상 피할 수는 없습니다.
Francesco Cirillo는 이러한 방해를 받으면서도 집중력을 유지할 수 있는 간단한 4단계 전략을 개발했습니다.
다른 사람에게 현재 업무 세션 중임을 알립니다.
포모도로 타이머가 울리면 대화할 시간을 정합니다.
다음 업무 시간에 대화를 즉시 예약합니다.
포모도로 시간이 끝나면 바로 대화를 이어갑니다.
이 방법을 사용하면 팀의 필요를 존중하면서 생산성을 유지할 수 있습니다. 시간 관리를 통제하고 효과적으로 커뮤니케이션함으로써 외부 방해로 인해 워크플로가 중단되지 않고 포모도로 세션 중에 집중할 수 있습니다.
포모도로 기법의 이점
포모도로 기법은 집중적인 업무 시간을 진행하여 생산성을 높이는 방법으로 널리 알려진 시간 관리 기법입니다.
포모도로 기법이 전반적인 생산성 향상에 도움이 되는 몇몇 방식은 다음과 같습니다.
1. 집중력 향상
이 기법을 사용하면 일반적으로 사람이 잘하지 못하는 멀티태스킹 습관을 깨뜨릴 수 있습니다. 적당한 시간 간격을 두고 한 번에 한 가지 작업에만 집중하는 훈련을 할 수 있습니다. 이 프로세스를 연습하면 더 짧은 시간에 더 높은 품질의 작업을 수행할 수 있습니다.
2. 프로젝트 계획 수립 촉진
포모도로 실행에 익숙해진 후에는 작업과 프로젝트 계획을 더 정교하게 수립할 수 있게 됩니다. 예를 들면 보고서 작성에 포모도로가 몇 번 필요한지 가늠하고 이에 따라 적절한 마감일을 설정할 수 있습니다.
3. 주의 분산 방지
방해 요인에 대처하는 Cirillo의 접근법을 따르고 업무 중에 이를 제거하는 조치를 취하면 몰두하는 시간을 위한 최적의 업무 환경을 갖출 수 있습니다. 예를 들면 휴대전화를 비행 모드로 두고 자동으로 이메일에 회신하도록 설정할 수 있습니다.
4. 정신적 피로 경감
학술지 Cognition에 게재된 한 연구에 따르면 작업을 오랫동안 수행하는 것이 성과 하락으로 이어지는 반면, 작업 중간중간에 짧게 휴식을 취하면 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 것으로 나타났습니다. 포모도로 사이에 규칙적으로 휴식을 취하면 뇌가 쉴 수 있기 때문에 지나치게 피곤해지지 않고 다시 집중할 수 있습니다.
5. 팀 커뮤니케이션 간소화
팀 전체가 포모도로를 사용하면 팀원 모두 개개인의 책임을 분명히 이해하고 각자 몰두하는 시간을 서로 존중하게 됩니다. 또한 팀 내 업데이트를 할 때만 모이면 되기 때문에 필요한 회의의 횟수와 시간을 줄일 수 있습니다.
6. 동기 부여 유지
작업을 나눠서 짧은 시간에 집중적으로 처리함으로써 25분간 얼마나 많은 일을 해냈는지 스스로 확인하며 만족감을 느끼게 됩니다. 그러면 생산성을 계속 유지하고 미루고 싶은 마음을 물리칠 동기가 생깁니다. 네 번의 포모도로가 끝난 후 누리는 긴 휴식 역시 동기 부여 상태를 유지토록 합니다.
포모도로가 정말 효과가 있을까요?
모든 사람이 업무 환경과 업무 스타일에 따라 다른 방식으로 시간을 관리합니다. 포모도로 방식은 주로 타임박싱에서 영향을 받았습니다. 타임박싱은 캘린더에 표시한 일정 타임 블록 내에 작업을 완료하는 생산성 전략입니다. 생산성을 높이는 100가지 방법을 테스트한 결과, 이 방법이 가장 유용한 것으로 나타났습니다. 포모도로 방식은 타임박싱과 마찬가지로 일정한 기간 내에 업무를 수행하는 방법입니다.
포모도로를 사용하여 생산성을 측정하면 시간의 경과가 부정적인 의미가 아닌 긍정적인 의미를 지니게 됩니다. 시간이 흘러가 버린 것이 아니라 무엇을 달성했는지 나타내기 때문입니다.
철학자 Henry Bergson은 늦지 않으려고 시간을 재면 그저 스트레스와 근심을 불러올 뿐이라고 했습니다.
반면 시간을 일련의 사건으로 인식하면 스트레스를 유발하지 않습니다. 바로 이 때문에 포모도로 기법이 유용한 것입니다. 근무 시간을 계획된 포모도로 시간의 연속으로 볼 수 있으므로 시간에 대한 스트레스를 줄일 수 있습니다.
Cirillo가 표현한 대로 ‘시간의 의존성을 뒤집음’으로써, 더 이상 시간의 개념이 근심거리가 아닌 동기를 부여하는 요소가 되는 것입니다. 포모도로 하나하나가 우리에게 적당한 압박감을 주어 개선하고 앞으로 나아갈 수 있도록 합니다.
그러나, 이 기법을 뒷받침하는 이론이 옳다고 해도 포모도로 기법이 어느 정도 효과가 있는지는 사람마다 다를 수 있습니다.
포모도로 방식 모범 사례
전통적인 포모도로 방식이 효과가 없는 경우에는 자신의 업무 스타일과 선호하는 방식에 더 잘 맞게 바꿔 보세요.
더욱 상세히 커뮤니케이션할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.
포모도로 지속 시간 바꾸기: 포모도로 지속 시간을 자신의 업무 습관에 맞게 조정합니다. 예를 들어 더 오래 휴식하고 업무 시간은 더 짧게 할 수 있습니다. 업무와 휴식을 반복하는 패턴을 지키기만 하면 이 기법의 이점을 누릴 수 있습니다.
다른 전략과 조합하기: Getting Things Done(GTD) 방식과 같은 정리 및 생산성 전략이 잘 맞는다면 이와 같은 방식을 포모도로 방식과 조합할 수 있습니다. 한 가지 전략으로 작업을 체계적으로 정리하고 포모도로 방식으로 작업을 처리하세요.
포모도로가 가장 도움이 될 때 실행하기: 근무 시간 내내 포모도로를 억지로 실행할 필요는 없습니다. 가장 도움이 되는 때, 예를 들면 여러 부분이 동시에 진행되는 프로젝트를 진행할 때 사용하세요. 하루의 생산성 수준이 때에 따라 다르다면 가장 생산성이 높을 때 포모도로 방식을 사용해 보세요.
제자리에, 준비, 포모도로!
포모도로 기법은 집중하는 업무 시간과 휴식을 번갈아 반복하는 간단한 시간 관리 접근법입니다.
작업을 완료하기까지 걸리는 포모도로 횟수를 가늠하고 이를 토대로 작업 일정을 수립하면 진행 상태를 측정하고 이를 팀과 공유할 수 있습니다.
포모도로 기법으로 생산성을 높이고 프로젝트 관리를 개선하며, 팀워크를 강화할 수 있습니다. 작업 흐름을 한층 더 세밀하게 조정하려면 포모도로 기법을 생산성 툴이나 작업 관리 소프트웨어와 함께 사용하세요.
포모도로 기법을 최대한 활용하려면 다른 작업 흐름 관리 툴이나 생산성 툴과 함께 사용하는 것이 좋습니다. 여기에서 작업 목록을 작성하고, 아이디어를 구성하며, 중단 없이 워크플로에 집중할 수 있습니다.
자주 묻는 질문: 포모도로 기법
포모도로 타이머란 무엇인가요?
포모도로 타이머는 포모도로 기법 세션을 추적하는 데 사용되는 도구로, 일반적으로 25분 동안 집중적으로 작업한 후 짧은 휴식을 취하도록 설정합니다. 고전적인 토마토 모양의 주방 타이머와 같은 물리적 타이머 또는 iOS, Android, Mac, Windows에서 사용할 수 있는 다양한 Pomodoro 앱을 포함한 디지털 버전을 사용할 수 있습니다.
왜 포모도로 기법이라고 하나요?
포모도로 기법은 1980년대 후반에 이 기법을 개발한 Francesco Cirillo가 토마토 모양의 주방용 타이머를 사용했기 때문에 '토마토'라는 이탈리아어 단어에서 이름이 붙여졌습니다.
포모도로 기법이 생산성을 향상시키는 방법은 무엇인가요?
포모도로 기법은 업무를 짧은 시간 단위로 나누어 집중적으로 업무를 수행한 후 정기적인 휴식을 취함으로써 생산성을 높입니다. 이 방법은 집중력을 유지하고 정신적 피로를 줄이며 번아웃을 방지하여 근무 시간 내내 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다.
업무 및 휴식 간격을 조정할 수 있나요?
예, 포모도로 기법에서는 업무 및 휴식 간격을 조정할 수 있습니다. 전통적인 방법은 25분 동안 작업한 후 5분 동안 휴식을 취하는 것이지만, 작업 스타일에 맞게 간격을 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 작업 및 에너지 수준에 따라 더 긴 작업 세션이나 더 긴 휴식을 선호할 수 있습니다.
