업무 생산성을 높이기 위한 12가지 팁

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2022년 7월 28일
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Asana에서는 생산성을 ‘언제나 할 수 있는 한 최대한 많은 일을 하는 것’이라고 생각하지 않습니다. 생산성이란 매일매일 최대한의 결과를 얻는 방법이라고도 생각하지도 않습니다. Asana는 분명한 목표 없이 상태 업데이트 미팅에 참석하거나, 문서를 찾아 헤매거나, 승인받기 위해 애쓰는 등과 같이 일을 위한 일에 허비되는 시간을 줄이고 조직에 중요한 업무에 많은 시간을 할애하는 팀원과 팀이 진정으로 생산성을 발휘한다고 생각합니다.

생산적인 팀의 대부분은 중요도가 낮은 작업에 할애하는 시간을 줄여 업무 시간을 늘리지 않고 정말로 중요한 업무를 처리하기 위한 시간을 더 많이 확보합니다.

업무량을 늘리지 않고 생산성을 높인다는 것은 실현 불가능한 이야기처럼 들릴 수도 있습니다. 이 기사에서는 이를 실현하는 방법을 알려드리겠습니다. 어떻게 Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하여 업무 시 생산성을 높이고 일을 위한 일을 최소화할 수 있는지 알아보세요.

Asana로 효율성을 높이세요

1. 주변 환경을 단순하게 만듭니다

  • 문제점: 업무 환경에 집중을 흩트리는 요소가 너무 많습니다.

  • 해결책: 주변 환경을 단순하게 통제합니다. 통제할 수 있는 것에 집중하고 거기서부터 시작합니다.

재택근무을 하든 사무실에 출근하여 일하든, 업무 환경은 생산성과 집중력에 매우 중요한 역할을 합니다. 2020년에는 코로나19 대유행으로 인해 많은 사람이 예기치 않게 재택 근무하는 법을 고안해 내야 했으며, 업무 환경이 크게 변화했습니다. 이 시기에 많은 사람이 재택근무에 적합한 환경을 갖출 시간이나 공간이 없다는 문제를 경험했습니다.

2020년 4월에 저희는 재택근무 생활에 어떤 변화가 일어났는지 알아보기 위해 전 세계 5,000명이 넘는 근로자를 대상으로 설문 조사를 진행했습니다. 이 설문조사에서 전 세계 응답자의 53%는 업무 전용 책상, 데스크톱/노트북, 안정적인 인터넷 연결이 없다고 답했으며 43%는 식탁, 소파, 심지어는 침대에서 일하고 있다고 답했습니다.

어디서 일하든, 처리해야 하는 업무에 더 수월하게 집중할 수 있도록 외부의 방해 요인을 줄이는 것을 습관화해야 합니다. 이를 위한 최고의 방법은 작은 것부터 시작하는 것입니다. 예를 들어, 소음으로 인해 방해받는 일이 잦다면 노이즈 캔슬링 헤드폰을 착용할 수 있습니다. 업무용 의자가 불편하다면 허리를 지지해주는 쿠션을 사용할 수 있습니다. 주변 환경을 단순하게 만들고 흔히 발생하는 방해 요인의 해결책을 찾음으로써 지속적으로 방해받는 대신 업무에 집중하고 몰입할 수 있습니다.

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주의가 분산되면 치러야 하는 대가가 너무나 크기 때문에 최대한 이러한 방해 요인을 제거하는 데 집중했습니다. Asana를 사용하면 모두가 업무 현황과 담당 업무를 파악할 수 있으므로 불필요한 미팅 없이 방해받지 않고 업무에 몰두할 수 있습니다.”
Stride Services 공동 설립자 겸 파트너 Russell Benaroya

2. 시간 관리 전략을 활용합니다

  • 문제점: 해야 할 일을 미루는 나쁜 습관이 생겼습니다.

  • 해결책: 효과가 검증된 시간 관리 기법을 활용하여 미루는 습관을 고칩니다.

누구나 해야 할 일을 미룹니다. 사실 미루는 것이 본질적으로 나쁘기만 한 것은 아닙니다. 해야 할 일을 뒤로 미루면 행복감이 높아지고 더 나은 결정을 내릴 수 있게 됩니다. 하지만 생산성을 높이고 중요한 업무를 처리하려면 소셜 미디어에 빠져 하루를 통째로 날리지 않도록 미루는 시간을 제한해야 합니다.

시간 관리 기법은 향후 수행할 업무를 제대로 생각할 시간을 확보하고, 미루기를 줄이고, 생산성을 높이는 방법입니다. 미리 업무를 처리할 방식을 계획하는 것만으로도 집중력을 높이는 데 도움이 됩니다. 생산성을 높이는 데 효과가 있는 다양한 시간 관리 기법을 소개합니다.

  • 포모도로 기법: 포모도로 기법을 사용하는 방법은 다음과 같습니다. 먼저 타이머를 25분으로 설정하고 업무를 시작합니다. 25분이 지나면 5분간 휴식을 취합니다. 휴식 시간에는 주방으로 걸어가 간식거리를 가져오는 것과 같이 신체적인 활동을 하는 것이 가장 좋습니다(정말 원한다면 소셜 미디어를 확인해도 괜찮습니다). 25분 동안 일하고 5분 동안 휴식하는 과정을 4번 반복합니다. 그런 다음 네 번째 세션을 마치면 20~30분 동안 긴 휴식을 취합니다. 이 기법의 이름이 포모도로인 이유를 아시나요? 이 기법은 이탈리아에서 유래되었는데 이탈리아에서는 요리할 때 토마토 모양의 타이머를 사용합니다. 포모도로는 이탈리아어로 토마토를 의미합니다.

  • 파레토 법칙(Pareto principle): 80/20 규칙이라고도 하는 파레토 법칙은 매우 간단합니다. 하루 업무 시간의 20%를 80%의 업무에 쓰는 것입니다. 파레토 법칙을 시간 관리에 적용하면 하루 업무 시간의 20%만을 소요하는 80%의 업무를 먼저 처리하는 것입니다. 빠르게 처리할 수 있는 일을 먼저 완료하면 성취감을 높일 수 있으며 그날 많은 시간을 할애해야 하는 나머지 업무에(하루 업무 시간의 80%를 차지하는 20%의 업무) 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.

  • Getting Things Done(GTD): GTD 기법은 2000년대 초반 David Allen이 고안했습니다. 이 시간 관리 기법은 해야 하는 모든 일을 적은 다음 필요에 따라 작게 나누는 것입니다. 이렇게 하면 해야 할 일을 머릿속에 담아두고 우선순위를 정하는 대신 한 곳에서 해야 할 일을 모두 살펴보고 실행할 수 있습니다. GTD 기법을 사용하려면 작업 관리 툴과 같이 예정된 작업을 포착할 수 있는 시스템을 갖춰야 합니다.

  • 개구리를 먹어라(Eat the Frog): 개구리를 먹어라(Eat the Frog) 시간 관리 원칙은 마크 트웨인이 남긴 “당신의 일이 개구리를 먹는 것이라면, 아침에 일어나서 제일 먼저 하는 것이 가장 좋다”라는 명언을 기반으로 합니다. 개구리를 먹어라 원칙에 따르면 미루는 습관이 발동하기 전에 가장 어려운 일을 제일 먼저 처리해야 합니다. 가장 어려운 일을 끝내면 그 이후의 일은 더 즐겁고 덜 어렵게 느껴질 수 있습니다. 개구리를 먹고 나면 뭐든지 맛있게 느껴지는 것과 같다고 할 수 있습니다.

3. 단순 반복 작업을 줄입니다

  • 문제점: 일을 위한 일이 팀의 생산성을 갉아먹고 있습니다.

  • 솔루션: 생산성 툴을 사용하여 한 곳에 집중된 단일 정보 소스를 팀과 공유하고 중요한 업무를 수행하는 데 방해가 되는 요소를 줄입니다.

단순 반복 작업은 일을 위한 일의 주된 원인입니다. 업무에서 발생하는 단순 반복 작업은 주로 중요하지 않고 시간을 많이 잡아먹는 작업, 실수로 중복된 작업, 정보를 찾거나 승인을 받기까지 오래 걸리는 프로세스 등으로 나타납니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지가 명확하지 않으면 비생산적인 활동에 많은 시간을 허비하게 됩니다.

단순 반복 작업을 없애려면 팀의 모든 업무를 한 곳에서 파악할 수 있는 단일 정보 소스를 구축해야 합니다. 모든 팀원이 큰 그림을 보고 업무를 서로 연결할 수 있으면 생산적인 협업에 더 많은 시간을 쏟을 수 있고 일을 위한 일에 허비하는 시간을 줄일 수 있습니다. 팀이 함께 공유하는 단일 정보 소스를 구축하는 방법이 궁금하신가요?  Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용해 보세요.

업무 관리 툴을 사용하면 팀 프로세스를 표준화하고 일원화할 수 있습니다. 단순 반복 작업에 얽매이는 대신 원대한 아이디어를 실현하는 데 집중하세요. 매니저나 관련 이해관계자가 검토 작업을 얼마나 진행했는지 확인할 수 있어 승인 과정을 수시로 확인하지 않아도 됩니다. 이메일로 팀원에게 작업이 언제쯤 마무리되는지 여러 번 물어볼 필요 없이 팀이 공유하는 툴에서 직접 작업의 진행 상태를 확인할 수 있습니다. 단순 반복 작업을 줄이면 생산적이고 중요한 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있습니다.

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Asana를 사용하기 전에는 전략이나 설계와 같은 일 대신 요청을 관리하고, 상태 업데이트를 수집하고, 사소한 정보를 추적하는 일에 많은 시간을 할애했습니다. Asana를 사용하고부터는 필요한 모든 정보를 미리 한 곳에서 확보할 수 있어 시간을 절약하고 검토 프로세스를 줄일 수 있었습니다.”
San Francisco AIDS Foundation 크리에이티브 디렉터 Roxane Chicoine

4. 생산성을 최대로 발휘할 수 있는 시간을 활용합니다

  • 문제점: 하루에 미팅 시간이 흩어져 있어 업무를 중단하지 않고 집중할 수 있는 시간이 없습니다.

  • 솔루션: 여러 미팅 일정을 하나의 시간 블록으로 계획하여 생산성을 최대로 발휘할 수 있는 시간대에 딥 워크를 수행합니다.

‘아침형 인간인가요? 아니면 저녁형 인간인가요?’라는 질문에 답해본 적 있다면 개인의 생산성이 하루의 시간대별로 상당한 차이를 보일 수 있다는 사실을 알고 있을 것입니다. 어떤 사람들은 아침에 일어나서 제일 먼저 업무를 처리하는 것이 성취감을 느끼게 하며 집중하기 더 수월하다고 느낍니다. 점심 식사 이후에 본격적으로 업무를 수행하는 것을 선호하는 사람들도 있습니다. 생산성을 최대로 발휘할 수 있는 시간대를 알면 더 효과적으로 하루를 계획할 수 있습니다.

생산성이 가장 높은 시간대를 파악했다면 그러한 시간대를 중심으로 '집중 시간'을 정하는 것을 습관화하세요. 이렇게 하면 미팅 시간이 분산되는 것을 피하고 집중력과 생산성을 고려하여 하루 일정을 최적화할 수 있습니다. 캘린더에 직접 '집중 시간' 블록을 설정할 수도 있고 Clockwise와 같은 캘린더 관리 툴을 사용하여 자동화할 수도 있습니다. 어떤 방법을 선택하든, 생산성을 최대로 발휘할 수 있는 시간을 활용할 수 있도록 일정을 최적화하는 것을 습관화하세요.

미팅 없는 날을 지정하는 것을 고려해 볼 수도 있습니다. Asana에서는 미팅 없는 수요일을 시행하고 있어 수요일에는 모두가 딥 워크를 수행할 수 있습니다. 팁 워크란 방해받지 않고 일에 집중할 수 있는 시간을 뜻합니다. 미팅이나 방해 요소를 걱정하지 않아도 될 때 생산적인 딥 워크에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

Asana로 생산성을 극대화하세요

5. 멀티태스킹을 피합니다

  • 문제점: 한 번에 여러 가지 일을 처리하고 있지만, 모든 것을 완료하기까지 너무 많은 시간이 소요됩니다.

  • 솔루션: 몰입 상태에 도달할 수 있도록 한 번에 하나의 작업에 집중합니다.

흥미로운 사실은 인간은 사실 멀티태스킹을 잘하지 못한다는 점입니다. 한 번에 두 가지를 하려 할 때 우리의 뇌는 두 가지 일의 정보를 더욱 느리게 처리합니다. 그 결과, 한 가지 일을 제대로 해내는 것이 아니라 두 가지 일을 제대로 못 하게 됩니다.

멀티태스킹을 피하고 생산성을 높이려면 한 번에 하나의 작업을 처리하는 데 집중해야 합니다. 충분한 딥 워크 시간을 확보하여 몰입 상태에 도달할 수 있도록 하세요. 일에 완전히 빠져들면 몰입 상태에 이르게 되어 에너지가 넘치고 집중력이 높아지는 즐거운 경험을 얻을 수 있습니다. 몰입 상태에서는 업무를 더 빨리 처리하는 데에만 그치지 않고 업무를 처리할 때 창의력을 더 끌어내고 참여도를 높일 수 있습니다.

멀티태스킹을 줄이고 몰입을 높이기 위한 간단한 팁은 다음과 같습니다.

  • 방해 요소를 제거합니다. 휴대폰 화면이 아래를 향하도록 놓고 컴퓨터에서 소셜 미디어나 문자 알림을 꺼 놓습니다.

  • 업무를 시작하기 전에 간식을 먹고, 화장실에 갔다 오고, 물 한 잔을 준비하여 신체적 불편함으로 인해 방해받지 않도록 합니다.

  • 마음을 차분하게 만들어 주는 음악을 듣습니다. 차분한 음악은 집중력을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 가사가 없는 음악을 선택하는 것이 좋으며 알아듣지 못하는 언어로 된 음악을 들어도 좋습니다.

  • 재미 요소를 더합니다. 따분함을 느낀다면 재미를 더할 수 있는 요소를 찾아보세요. 반복되는 일이나 기본적인 업무를 처리하고 있다면 업무를 재미있게 만들어 보세요. 시간을 측정하거나, 경쟁 상대를 만들거나, 반복적으로 발생하는 요소를 찾아보며 지루함을 이겨내세요.

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한동안 크리에이티브 팀에서도 단지 업무에 수동적으로 대응하는 것이 표준이 되었습니다. 하지만 명확한 프로세스가 없으면 우리가 할 수 있는 최선의 역량을 발휘할 수 없습니다.”
Gear Patrol 아트 디렉터 Joe Tornatzky

6. 중요한 업무를 우선시합니다

  • 문제점: 해야 할 일이 많지만 어떤 일에 먼저 집중해야 하는지 확신할 수 없습니다.

  • 해결책: 매일매일의 업무를 팀 목표나 회사 목표에 연결하여 중요한 작업이 무엇인지 그리고 각 작업이 회사의 목표와 어떻게 연관되어 있는지 명확히 알 수 있도록 합니다.

매일 수행하는 업무가 회사의 목표나 팀의 이니셔티브와 어떻게 연관되어 있는지 알고 있는 것은 단순히 알면 좋은 것이 아닙니다. 이는 업무에서 효과적으로 생산성을 발휘하는 데 매우 중요한 요소입니다. 명확성을 갖추면 업무의 우선순위를 더 효과적으로 지정할 수 있어 가장 중요한 업무를 먼저 처리할 수 있습니다. 이와 더불어 자신의 업무가 회사의 이니셔티브에 어떻게 연관되어 있는지 아는 팀원은 그렇지 않은 팀원보다 동기 부여가 2배나 더 높습니다.

이를 역으로 생각해 보면 매일 수행하는 업무를 팀과 회사의 목표에 연결할 수 있는 명확하고 간단한 방법을 갖추지 못한다면 어떤 일을 우선시해야 하는지 파악할 방법이 없다는 것입니다. 팀의 업무와 회사의 목표를 연결할 수 있는 최고의 방법은 Asana와 같은 업무 관리 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 매일 수행하는 업무를 조율하는 곳에서 팀의 목표와 이니셔티브를 관리하면 팀은 더 효과적으로 우선순위를 지정하고, 우선순위에 따라 업무를 처리하고 중요한 업무를 완료할 수 있습니다. 실제로 Asana 목표 보고서에 따르면, 협업 관리 소프트웨어를 사용하는 직원의 84%는 자신의 업무 하나하나가 회사 전체의 목표에 어떻게 연관되어 있는지 명확히 이해한다고 답했습니다. 업무 관리 툴을 사용하지 않는 직원의 43%만이 그렇다고 답한 것과 대조됩니다.

7. 받는 알림의 수를 줄입니다

  • 문제점: 이메일, 메시지, 프로젝트 관리 툴에서 지속적으로 보내는 알림으로 인해 방해를 받습니다.

  • 해결책: 일정 시간 동안 알림을 끄거나 방해 금지 기능을 사용합니다.

처리하고 있는 일에 집중하여 최고의 역량을 발휘하려면 방해 요소를 제거해야 합니다. 집중을 방해하는 주된 원인은 알림입니다. 이메일이나 Slack 메시지와 같이 생산성 툴의 알림이든 소셜 미디어나 문자 메시지와 같이 업무와 무관한 알림이든 모든 알림이 집중을 방해합니다.

업무 생산성을 높인다는 것은 모든 연락을 차단하는 것이 아닙니다. 일정 시간 동안 알림을 끄는 기능이나 방해 금지 기능을 제공하는 툴을 찾아야 합니다. 이러한 기능을 사용하면 적절하지 못한 때에 울리는 알림 때문에 몰입이 깨지는 것을 걱정하지 않고 딥 워크에 집중할 수 있습니다.

방해 금지 기능에는 또 다른 이점이 있습니다. 다른 팀원에게 자신이 집중하고 있음을 알릴 수 있습니다. 방해 금지 기능이 있는 대부분의 툴은 방해 금지 모드일 때 연락하려는 팀원에게 지금 당장은 상대가 알림을 받을 수 없음을 알려주어 팀원이 메시지에 대한 답장을 언제쯤 받을 수 있을지 더 정확하게 예측할 수 있습니다. 연락하는 사람은 상대방이 알림을 받을 수 없지만 업무가 끝나면 메시지에 답장할 것임을 알 수 있습니다. 이는 건강한 업무 습관을 쌓고 일과 삶의 균형을 유지할 수 있는 훌륭한 방법입니다.

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저희는 팀원들이 자신의 상황에 가장 적합한 시간에 일하도록 격려합니다. 다만 사전에 이를 명확하게 알리기만 하면 됩니다. 끝낼 시간이 되면 멈추고 알림을 꺼야 합니다. 어떤 팀원은 아이를 재우고 난 뒤 밤에 답장을 할 수 있습니다. 하지만 이것이 다른 팀원에게 긴급한 일이라는 신호로 받아들여지면 안 됩니다.”
Imperfect Foods 디지털 제품 부문 부사장 Patti Chan

8. 여러 비즈니스 툴을 하나로 통합합니다

  • 문제점: 채팅, 이메일, 스프레드시트 등 여러 가지 비즈니스 툴을 전환하느라 너무 많은 시간을 허비하고 있습니다.

  • 솔루션: 여러 앱을 전환하지 않아도 되도록 비즈니스 툴킷을 통합할 수 있는 단일 정보 소스에서 업무를 관리합니다.

직원들이 평균적으로 하루에 10가지 툴을 전환한다는 점을 알고 계셨나요? 업무가 여러 곳에 분산되어 있어 찾기 힘들다면 여러 툴에서 필요한 정보를 찾는 것만으로도 귀중한 업무 시간을 비생산적인 일에 낭비하게 됩니다. 업무와 관련된 정보, 업무, 커뮤니케이션이 모두 서로 다른 툴에서 이루어진다면 업무를 처리하는 데 필요한 정보에 접근하는 간단한 일이 업무 생산성을 갉아먹는 일이 되게 됩니다.

대신, 모든 비즈니스 툴을 통합하고, 데이터 사일로 현상을 제거하고, 궁극적으로 업무 생산성을 높일 수 있는 단일 정보 소스를 찾으세요. 업무 관리 툴을 사용하면 이 모든 것을 달성할 수 있습니다. 업무 관리 툴은 팀이 업무를 효과적으로 조율하고 관리할 수 있게 해주는 툴입니다. 팀의 커뮤니케이션과 업무 조율이 한곳에서 이루어지면 업무를 수행하는 곳에서 바로 업무와 관련된 정보를 찾을 수 있습니다.

9. 수동으로 이루어지는 작업을 자동화합니다

  • 문제점: 작업을 전달하고 작업의 우선순위를 수동으로 지정하느라 너무 많은 시간을 허비합니다.

  • 해결책: 반복되는 작업을 자동화할 수 있는 툴을 선택합니다.

일을 위한 일의 또 다른 원인은 요청을 전달하고, 이해관계자와 작업을 공유하여 가시성을 확보하고, 프로세스에 따라 업무를 진행하는 등의 수동 작업입니다. 팀이나 프로젝트를 관리하고 있다면 중요하고 생산적인 업무에 집중하는 대신 이러한 수동 작업을 처리하느라 하루 업무 시간의 상당량을 소비하고 있을 가능성이 높습니다.

수동 작업을 줄이려면 자동화를 통해 업무를 빠르게 처리할 수 있게 해주는 툴을 사용해야 합니다. 이러한 툴을 사용하면 작업이 제대로 전달되지 않을까 걱정할 필요가 없으며, 모든 것을 직접 하지 않아도 됩니다. 작업을 전달하느라 5분을 소비하고 양식을 정리하느라 10분을 소비하는 대신 Asana에서 규칙을 사용하여 이러한 작업을 자동화할 수 있습니다. 규칙을 사용하면 새로운 작업이 생성되거나 작업의 상태가 변경되는 것과 같은 트리거를 선택하고, 작업에 이해관계자를 추가하여 가시성을 확보하거나 마감일을 변경하는 것과 같은 실행 동작을 추가할 수 있습니다. 규칙은 가장 쉽게 구현할 수 있으면서도 큰 효과를 얻을 수 있는 생산성을 높이는 방법 중 하나입니다.

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규칙을 사용하여 작업이 자동으로 다른 프로젝트에 추가되고 각 단계를 거쳐 진행되기 때문에 스프린트당 40~50건의 고객 요청에 각각 2~6단계를 절약할 수 있게 되었습니다.”
GoSpotCheck 전문 서비스 참여 부문 이사 Josh Mitchell

10. 거절해야 할 때는 거절합니다

  • 문제점: 소화하기에 너무 많은 업무가 배정됩니다.

  • 해결책: 새로운 프로젝트의 참여를 거절하는 것을 연습하거나 새로운 이니셔티브를 제안받았을 때 우선순위와 업무 가능 여부를 명확히 밝히는 습관을 들입니다.

새로운 업무를 거절한다는 것은 상식적으로 이해하기 힘든 생산성 팁처럼 느껴질 수 있습니다. 생산성이 높은 사람이란 맡은 일을 다 해낼 수 있는 사람이라고 생각할 수 있지만, 사실 그렇지 않습니다. 생산성이 높은 사람들은 자신의 우선순위가 무엇인지 알고 있습니다. 이 말은 즉, 자신의 우선순위가 아닌 것이 무엇인지 역시 알고 있다는 것입니다.

처리할 여유가 없는 작업을 거절할 줄 알면 회사의 이니셔티브나 중요 목표와 연관되어 있고 프로젝트 계획에 부합하는 중요한 업무를 수행하는 시간을 더 많이 확보할 수 있게 됩니다. ‘전부 다’해야 하는 것은 아닙니다. 자기 스스로와 팀에 가장 가치 있는 일을 하는 데 집중할 방법이 필요합니다.

효과적으로 거절할 수 있으려면 팀과 함께 기대치를 분명하게 설정하는 연습을 해야 합니다. 이를 위한 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

  • 변경 관리 전략을 도입합니다. 변경 관리 전략은 업무나 프로젝트에 생긴 변경 사항을 파악하고, 기록하고, 승인하는 관행입니다. 변경 관리 프로세스를 사용하면 이해관계자는 프로젝트 범위를 변경하거나 결과물을 업데이트하는 것과 같은 변경을 위해 요청을 제출할 수 있습니다. 변경 요청이 제출되면 프로젝트 매니저와 이해관계자가 이를 검토합니다. 요청이 승인되면 변경을 적용할 수 있지만, 변경 사항과 관련된 우선순위와 그로 인한 영향이 무엇인지 명확히 알아야 합니다.

  • 업무 요청 수신 양식을 사용합니다. 온갖 채널에서 잦은 업무 요청을 받고 있다면 양식을 사용하여 요청 프로세스를 표준화하고 간소화해야 합니다. 업무 요청 수신 양식을 사용하면 이해관계자가 새로운 업무를 요청할 때 제공하는 상세 정보(예: 상대적 우선순위, 최적의 마감일 등)를 표준화할 수 있습니다.

  • 미리 그리고 자주 우선순위를 명확히 합니다. 거절하는 상황이 아니더라도 자신이 작업하고 있는 업무의 상대적 우선순위를 팀원과 이해관계자가 알고 있어야 합니다. 우선순위를 알리면 이해관계자와 팀원의 지지를 얻을 수 있습니다.

  • 나중으로 미룹니다. 거절하기 여의치 않은 상황이라면 작업을 나중으로 미뤄보세요. 처리할 여유가 없는 일에 생산성이 저하되지 않도록 작업을 할 일 목록에 두고 나중에 처리하세요.

11. 성공적인 하루를 보낼 수 있는 환경을 조성합니다

  • 문제점: 그날 무엇에 집중해야 하는지 알아내느라 아침마다 귀중한 시간을 허비하고 있습니다.

  • 해결책: 작업을 수락하기에 앞서 우선순위를 지정하여 다음 날 하루를 시작할 때 무엇을 먼저 해야 하는지 명확하게 파악할 수 있도록 합니다.

하루를 시작하기 위해 컴퓨터를 켰을 때 알림으로 넘쳐흐르는 수신함을 보고는 사색이 된 경험이 누구나 있을 것입니다. 머릿속에 잘 정리한 할 일 목록은 어느새 사라져 버리고 오전 내내 우선순위를 지정하고 이메일에 응답하느라 시간을 허비하게 됩니다. 체계적으로 정리되지 않은 작업 공간은 생산성을 저하시킬 수 있습니다. 딥 워크를 촉진하고 생산성을 끌어 올리는 대신 집중을 계속 방해하게 되는 것입니다.

아침에 이렇게 허덕이는 일을 방지하려면 하루 전날 밤에 성공적인 하루를 보낼 수 있는 환경을 조성해야 합니다. 하루의 업무를 마무리하고 컴퓨터를 끄기 전에 5분만 시간을 투자하여 다음 날의 작업 목록을 확인하세요. 그날 무엇을 해야 하는지 파악하는 것은 생산적인 하루를 시작하기 위한 최고의 방법입니다.

12. 팀 업무와 관련된 명확성을 높입니다

  • 문제점: 팀이 정보를 찾고 승인 프로세스를 추적하느라 귀중한 시간을 허비하고 있습니다.

  • 해결책: 단일 정보 소스를 공유하여 한 곳에서 업무를 수행하고, 검토하고, 관련 정보를 찾을 수 있도록 합니다.

팀의 명확성과 프로젝트의 가시성에 주안점을 두면 일을 위한 일을 줄이고 생산성을 높일 수 있습니다. 오늘날에는 업무가 사일로화되고 단절되는 경우가 너무나도 많습니다. 업무를 찾고, 업무 관련 정보를 물어보고, 업무를 추적하는 시간은 생산적이지 않은 시간입니다. 이러한 일에 시간을 보내면 중요한 일을 처리하기 위한 시간이 빼앗깁니다. 일과 삶의 건강한 균형을 유지하면서 팀 협업의 효율을 높이려면 더 효과적으로 협업할 방법이 필요합니다.

이를 달성하는 최고의 방법은 업무 관리 툴을 사용하는 것입니다. 업무 관리 툴이란 팀이 목표를 더 빨리 달성하는 데 필요한 명확성을 확보하기 위해 조직의 업무 흐름에 접근하고 이를 조율하는 수단입니다. 업무 관리 툴은 최대한 생산적인 방식으로 가장 중요한 업무를 처리하는 데 필요한 정보를 모두에게 제공하기 위해 사람과 업무를 효과적으로 조율할 수 있게 해줍니다.

업무 관리를 시작할 준비가 되었다면 Asana를 사용해 보세요. Asana는 가시성을 극대화하고 일을 위한 일을 최소화하기 위해 설계된 업무 관리 툴입니다. Asana를 사용하면 생산적이고 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

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Asana 덕분에 실제로 수행 중인 전체적인 작업량을 확인할 수 있어 수행 중인 작업 유형별로 우선순위를 다시 지정하고 전략을 다시 수립할 수 있었습니다.”
Telfer School of Management 콘텐츠 전략가 Carla De Ciccio

생산성이 높은 팀이란 함께 효율을 발휘하는 팀입니다

가장 생산성이 높은 팀이란 명확성과 가시성을 공유하는 팀입니다. 명확성과 가시성을 공유하면 고립된 상태에서 생산성을 발휘하는 것이 아니라 가능한 한 짧은 시간 안에 최고의 역량을 발휘하기 위해 협업하고 교류할 수 있습니다. 가장 생산성이 높은 팀은 중요한 업무에 방해가 되는 비생산적인 일을 위한 일을 줄이는 데 성공한 팀입니다.

업무 생산성을 높이고 가장 중요한 작업을 처리할 준비가 되었다면 Asana를 사용해 보세요. Asana는 팀이 원활하게 협업할 수 있도록 설계된 업무 관리 툴입니다.

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