타임박싱 사용하기: 목표 지향적 시간 관리 전략
누구나 30분이면 끝낼 수 있는 작업을 제대로 통제하지 못해 하루를 다 보내고 나서야 끝낸 경험이 있을 것입니다. 시간에 제한을 두거나 경계를 설정하지 않으면 온종일 업무를 질질 끌기 십상입니다. 이런 현상을 가리키는 단어까지 있을 정도입니다. 파킨슨의 법칙(Parkinson’s Law)이라는 것인데, “업무는 주어진 시간만큼 증가하기 마련”이라는 내용입니다.
타임박싱은 일정을 컨트롤하는 데 도움이 되는 몇 가지 시간 관리 전략 중 하나입니다. 타임박싱을 사용하면 간단한 작업에 긴 시간을 허비하지 않고, 미루는 습관을 극복하고, 떨어진 생산성을 되찾고, 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 또한, 각 작업에 특정한 양의 시간을 할당하는 훈련을 하게 되고 이로써 업무 계획에 걸리는 시간이 줄어들어 더 많은 시간을 집중할 수 있게 됩니다.
타임박싱이란?
타임박싱은 생산성을 향상하고 미루는 습관을 줄여 주는 목표 지향적 시간 관리 전략입니다. ‘타임박스’를 만든다는 것은 일정 시간 내에 특정한 작업을 끝내겠다는 목표를 세우는 것을 말합니다.
작업을 시작하기 전에 작업에 걸리는 시간이 얼마나 되어야 할지 계획하면 시간을 어디에 쓸지 그리고 어떤 일을 할지를 의식하게 됩니다. 이렇게 하면 현재 근무 시간의 60%를 차지하는 일을 위한 일을 줄일 수 있습니다. 승인을 받거나 문서를 검색하느라 시간을 허비할 필요 없이 타임박스를 시작할 때 필요한 모든 것을 갖출 수 있습니다.
타임박싱을 사용하여 개별 작업의 일정 수립이나 팀의 업무 정리, 미팅 관리를 더 효과적으로 수행할 수 있습니다. 3가지 타임박싱 전략은 같은 방법론에 근거합니다. 하지만 어떤 업무에 타임박싱을 사용하든 첫 번째 단계는 ‘하드’ 방식으로 설정할지 아니면 ‘소프트’ 방식으로 설정할지를 결정하는 것입니다.
Asana로 생산성을 극대화하세요하드 타임박싱 vs. 소프트 타임박싱
타임박스를 생성하기 전에 먼저 하드 타임박스로 할지 소프트 타임박스로 할지를 정해야 합니다. 하드 타임박스는 타임박스가 끝나면 작업이나 활동을 중단해야 한다는 뜻입니다. 작업을 완료하지 못했더라도 말이죠. 하드 타임박스를 생성하는 것은 완벽주의 성향이 있거나 이미 완료된 업무로 고민하는 경우가 빈번한 경우 특히 더 유용합니다. 팀 환경에선 하드 타임박스를 생성하여 백로그의 모든 작업을 처리할 수 있습니다. 이와 유사하게 미팅 중에도 하드 타임박스를 사용하면 안건에 있는 모든 사항을 다루는 데 도움이 됩니다.
반면 소프트 타임박스는 좀 더 융통성이 있습니다. 소프트 타임박스에서는 타임박스가 끝나면 하던 일을 마무리하고 다음 작업으로 넘어갈 것을 제안합니다. 소프트 타임박스는 복잡한 업무, 특히 작업을 시작할 때 얼마나 오래 걸릴지 정확히 알 수 없는 경우에 사용할 수 있습니다. 팀 차원에서는 소프트 타임박스를 생성함으로써 협업 참여자에게 더 많은 융통성을 주면서 모든 팀원이 업무가 완료되는 시점을 공통적으로 이해하고 업무에 임할 수 있도록 돕습니다. 미팅 중에 소프트 타임박스를 사용하면 하드 타임박스 방식과 달리 대화를 중단하는 일 없이 계획대로 미팅을 진행할 수 있습니다.
하드 타임박스와 소프트 타임박스 중 어떤 것을 설정하는지는 업무 목표가 무엇이냐에 따라 달라지며, 반드시 하나만 사용할 필요는 없습니다. 설정한 각 타임박스를 시작할 때마다 하드 또는 소프트 타임박스인지를 결정하고 그대로 실행하세요.
타임박스 설정 방법
타임박스를 설정하려면 먼저 마쳐야 하는 작업이나 작업 내용을 식별합니다. 이후, 다음을 수행합니다.
업무가 얼마나 오래 걸릴지 파악합니다.
개인용 또는 팀용 타임박스를 설정하기 위해 캘린더에서 해당 업무를 수행할 시간을 확인합니다.
하드 타임박스로 할지 소프트 타임박스로 할지 결정합니다.
타임박스를 시작합니다.
타임박스 중에는 주의가 분산되지 않도록 하여 눈앞의 작업에 계속 집중하도록 합니다.
작업을 마치고 휴식을 취합니다.
적절한 타임박스 시간
타임박스 시간이 어느 정도 되어야 한다는 정해진 규칙은 없습니다. 사실 팀에 따라서, 특히 애자일 팀에서는 ‘타임박스’ 한 번을 몇 주 또는 몇 달이 걸리는 업무에 사용하기도 합니다. 하지만 타임박스가 효과를 발휘하려면 딥 워크(Deep work)에 몰두할 수 있는 일정 시간을 계획하여 해당 작업에 몰입하고 전념해야 합니다. 타임박스에 있는 업무를 수행할 때 ‘방해 금지’와 같은 기능을 설정하여 알림이 나중에 다시 울리도록 바꿔 놓고 방해 요소 없이 집중해야 합니다.
더 큰 규모의 업무에 타임박스를 사용하지 못한다는 것은 아닙니다. 그러나 두세 시간 넘게 걸리는 작업에 타임박싱을 사용하고자 한다면 우선 해당 작업을 더 작은 요소로 나누는 일부터 시작하길 권합니다.
예를 들어, 전자책을 제작한다고 가정해 보겠습니다. 전자책 자체는 25쪽 분량이고 검토, 수정, 디자인의 여러 과정을 거쳐 완성됩니다. 이 프로젝트는 몇 주가 소요될 예정이고 그 기간에는 다른 프로젝트와 작업까지 더해져 정신없이 일하게 될 가능성이 큽니다. 대규모 프로젝트를 관리 가능한 수준의 시간 단위로 나누면, 타임박싱으로 ‘전자책 제작’ 작업을 관리하기가 더 수월해질 뿐만 아니라 해당 기간에 목표를 향해 중단 없이 나아갈 수 있습니다.
타임박싱은 모든 업무를 더 빨리 끝내는 전략이 아닙니다. 작업을 나누고 재정의하는 효과적인 방식입니다. 전자책의 경우 책의 윤곽을 정하기 전부터 조사를 위해 몇 번의 타임박스를 생성하게 될 것입니다. 이러한 타임박스를 며칠간 지속한다면 결코 업무가 끝나지 않을 듯한 막막한 기분을 느끼지 않고도 목표를 향해 나아갈 수 있습니다. 조사 단계가 끝나면 책의 개요를 작성, 검토하고 승인할 타임박스 몇 개를 생성합니다. 전자책 발행을 더 작은 작업으로 계속 나누고 업무 중간에 며칠간 휴식을 취해 번아웃을 피합니다. 이렇게 업무를 더 작은 구성 요소로 나누면 미루지 않게 되고 작업에 대한 부담을 덜 느끼게 됩니다.
자신의 업무에 타임박스를 활용하는 7가지 팁
타임박싱을 사용하여 집중력을 높이거나 미루는 습관을 고치고 싶다면 효과적인 시간 관리를 위한 7가지 팁을 시도해 보세요.
1. 타임박싱한 시간을 우선시하기
분주한 하루를 보내다 보면 타임박스를 재조정하고 일정을 변경하거나 취소하고 싶어질 수 있습니다. 이런 행동을 최대한 피하도록 하세요. 일단 타임박스를 설정했으면 이것을 자신과 약속한 미팅이라고 생각하세요. 무언가 하기로 막연하게 계획만 하는 것이 아니라 따로 정해진 시간에 해당 작업을 수행하겠다고 자신에게 약속하는 것입니다. 불가피한 사정이 없는 한 팀원과의 미팅을 막판에 취소하지 않듯, 타임박스 역시 취소해선 안 됩니다.
2. 자신의 시간을 시각화하여 이해도를 높이기
타임박싱은 시각화할 때 가장 큰 효과를 발휘합니다. 실제로 캘린더에 집중할 시간을 표시하면 특정 작업에 얼마만큼 시간이 주어지는지 눈으로 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 자신의 스케줄을 고수하는 데에도 도움이 되며 다른 팀원에게 내가 다른 일을 신경을 쓸 수 없다는 것을 알려주는 방편이 되기도 합니다. 캘린더에 집중할 시간을 표시하지 않으면 팀원은 그 시간을 비어 있는 시간이라고 생각하여 미팅을 잡거나 문의 메시지를 보내올 수도 있습니다.
3. 타이머 설정하기
하드 타임박스든 소프트 타임박스든, 타이머를 설정하여 언제 시간이 다 되는지 알 수 있도록 하세요. 타임박스를 생성할 때는 일정한 시간 내에 특정 작업을 완료하겠다는 목표를 세운 것입니다. 타이머를 설정하면 이러한 목표에 책임을 다하게 되고 시간이 다 되었을 때를 알 수 있습니다.
타이머를 설정하면 일하는 동안 시간을 신경 쓸 필요가 없어집니다. 계속 시간을 확인하거나 다음 회의에 늦지 않았는지 확인할 필요 없이 오직 업무에만 전념하고 몰입할 시간을 갖게 됩니다.
하드 타임박스를 설정한 경우 일단 타이머가 시간을 알리면 다음 작업으로 넘어갈 계획을 세우세요. 하던 일을 미처 마치지 못했다면 나중에 다른 타임박스로 재개할 수 있습니다. 소프트 타임박스를 설정한 경우에는 5분이나 10분 안에 하던 일을 마무리하고 다음 작업으로 넘어가야 한다는 지표로 타이머를 사용합니다.
4. 알림을 끄거나 ‘방해 금지’로 설정하기
타임박스는 눈앞의 작업에 집중하고 몰입하는 데 도움이 되기 때문에 효과적입니다. 우리는 주의력이 흐트러진 상태로 목적을 설정하는 바람에 생산성이 떨어질 뿐만 아니라 업무를 효과적이고 성공적으로 해내기가 어려워지는 경우가 너무나 많습니다. 같은 이유로, 타임박스 실행 중에는 불필요하게 주의가 흐트러지지 않도록 하는 것이 좋습니다.
나중에 다시 알림이 울리도록 하거나 ‘방해 금지’ 기능을 사용하면 방해받지 않으면서도 팀원에게 최대한 빨리 응답하겠다는 것을 알릴 수 있습니다. 대부분의 툴은 팀원이 정말 연락할 필요가 있을 때 이러한 설정을 ‘무시’할 수 있게 되어 있기 때문에 연락을 완전히 차단하기보다는 타임박스 중에 받는 불필요한 알림만 제한할 수 있습니다.
5. 타임박스 사이에 휴식을 취하기
Asana에서 말하는 생산성이란 ‘최대한 많은 일’을 한다는 뜻이 아니며 이는 타임박싱의 목표도 아닙니다. 그보다 시간 관리 전략은 업무에서 최대한의 효과와 최대의 성공을 거두는 방식으로 생각할 수 있습니다.
이와 비슷하게, 업무를 타임박싱하는 일은 생산성을 완전히 최대치로 끌어내기 위한 방식이 아니라 시간을 더 의도적이고 효과적으로 사용하는 방식입니다. 집중해서 일할 땐 항상 그렇듯이, 타임박스 사이사이에 짧은 휴식을 취하도록 하세요. 일어서서 스트레칭하거나 물 한 잔을 마셔도 좋습니다.
6. 업무 관리 툴에서 모든 업무를 정확히 파악하기
타임박스를 생성하려면 처리해야 하는 업무가 무엇인지 파악해야 합니다. 아직 사용한 적이 없다면 프로젝트나 Asana와 같은 업무 관리 툴에서 할 일 목록을 설정하세요. 이러한 툴을 사용하면 어떤 중요한 작업이 예정되어 있는지 그리고 근무 시간에 무엇을 해야 할지 알 수 있습니다.
참고: 효과적인 할 일 목록을 작성하기 위한 15가지 팁7. 유사한 작업을 그룹화하기
효과적으로 타임박스를 설정하려면 대부분의 작업이나 이니셔티브에 대해 개별적으로 타임박스를 생성해야 합니다. 하지만 타임박싱의 장점에도 불구하고 다음 작업으로 전환하는 데에는 시간과 정신적 에너지가 듭니다. 이를 최대한 줄일 수 있도록 유사한 작업을 근접한 타임박스로 그룹화하세요. 이렇게 하면 개별 이니셔티브를 수행할 때도 뇌가 흐름을 동일 선상으로 유지할 수 있습니다. 유사한 작업끼리 그룹화하면 타임박스를 전환할 때도 집중력과 몰입도를 유지할 수 있습니다.
예를 들어 영업팀에 소속되어 있다면, 다양한 판매 기회를 대비해 세일즈 피치용 프레젠테이션 슬라이드를 만들고 이메일을 작성해야 할 것입니다. 각 작업에 대해 타임박스를 생성하는 것이 이상적이지만, 동일한 고객에 대한 작업을 연속된 타임박스로 그룹화해 보세요. 예를 들어, A사에 대한 세일즈 피치용 프레젠테이션 슬라이드와 이메일을 만들고 B사에 대한 세일즈 피치용 프레젠테이션 슬라이드를 만들어야 한다면, A사에 대한 작업 두 가지를 연속된 타임박스로 실행한 후 B사 관련 업무로 넘어가는 것입니다.
팀 차원에서 타임박싱을 사용하는 4가지 방법
타임박싱은 효과적인 개인용 생산성 툴이기도 하지만 팀을 이끌고 관리하는 데에도 유용합니다. 타임박스는 징계 조치가 아니라, 팀이 업무를 더 체계적으로 정리하고 우선순위를 더 잘 세우기 위한 수단이 되어야 함을 기억하세요. 팀에 타임박싱을 적용하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 타임박싱을 사용하는 이유가 무엇인지 판단하기
타임박싱은 훌륭한 관리 툴이지만, 모든 팀원이 타임박싱을 사용하는 이유와 어떤 작업에 타임박싱을 적용할지 인식을 조율해야 합니다. 팀에 잘 맞는지 확인하기 위해 타임박싱을 시도해 보는 건가요? 업무에 소요되는 기간을 더 잘 파악하려고 새로운 전략으로 도입하는 건가요? 해결하고자 하는 생산성 관련 문제가 있나요?
팀과 함께 시간을 내서 이에 대한 대화를 나누세요. 타임박싱 전략이 생산성에 도움이 된다는 것을 팀원들이 느낄 수 있도록 질문과 피드백을 나누는 시간을 마련하세요.
2. 업무 관리 툴에서 팀 작업 파악하기
팀 전체가 효과적으로 타임박스를 사용하려면 모든 팀원이 어떤 업무를 하고 있으며 해당 업무의 마감일이 언제인지를 파악해야 합니다. 업무 관리 툴을 사용하면 팀 전체와 일원화된 단일 정보 소스를 공유하여 가시성을 높이고 팀 협업을 촉진할 수 있습니다. 누가 어떤 업무를 언제까지 완료할지 알고 있으면 팀원의 업무량을 더 잘 파악하고 업무의 우선순위를 효과적으로 결정할 수 있습니다.
참고: 팀의 업무량을 효과적으로 관리하는 방법3. 작업 완료에 필요한 평균 소요 시간 조율하기
팀원과 타임박싱을 사용한다면 다음 1:1 미팅에서 평균적인 작업 기간을 어느 정도로 할지 조율하는 시간을 가져야 합니다. 예를 들어 엔지니어링팀이라면 버그 수정에 걸리는 평균 시간을 조율하고, 디자인팀이라면 여러 유형의 크리에이티브 업무에 소요될 것으로 예정되는 기간을 합의하고 결정해야 합니다.
이렇게 작업에 걸리는 시간을 함께 결정한다고 해서 모든 일을 정확하게 해당 시간 내에 완료해야 한다는 의미는 아닙니다. 더 복잡한 작업은 관련 타임박스가 더 길어질 수 있습니다. 하지만 기준치를 설정해 두면 모든 구성원이 타임박싱을 최대한 효과적으로 진행할 수 있습니다. 예상되는 사항을 설정해두고 언제든지 향후 1:1 미팅 때 다시 논의하여 필요에 따라 조정할 수 있습니다.
4. 팀 휴식 시간을 타임박싱으로 설정하기
개인 차원에서 타임박싱을 설정할 때와 마찬가지로, 팀 차원에서도 휴식 시간을 장려하고 마련하도록 하세요. 업무를 위해 타임박스를 사용하는 것 외에도, 휴식을 위한 타임박스를 설정하여 팀원들이 쉴 수 있도록 하세요. 또한 휴식 시간이 업무나 작업에 전념하는 시간만큼이나 중요하다는 것을 명확히 함으로써 번아웃이나 업무량에 대한 스트레스를 사전에 방지할 수 있습니다.
미팅에 타임박싱을 사용하는 3가지 방법
팀 미팅을 효과적으로 진행한다면 많은 일을 해내는 훌륭한 수단이 될 수 있습니다. 하지만 주의력이 흐트러지고 목표가 불분명하여 자주 길을 잃곤 합니다. 팀원이 실제로 업무를 수행할 시간이 줄어들고 결론 없이 이런저런 얘기를 하는 데 더 많은 시간을 허비하게 됩니다.
미팅을 더 효과적으로 진행하려면 항상 미팅의 목적과 안건을 분명히 하는 것이 좋습니다. 타임박싱을 사용하면 모든 구성원이 계획대로 미팅을 진행하고 논의하고자 하는 내용을 모두 다룰 수 있어 미팅을 한 단계 더 발전토록 합니다. 그 방법은 다음과 같습니다.
1. 안건에 미팅 주제와 시간 제한을 포함하여 공유하기
미팅에 타임박싱을 적용하는 가장 간단한 방법은 어쩌면 이미 하고 있는 일일 수도 있습니다. 바로 안건을 작성하는 것입니다. 미팅 안건을 팀원에게 보낼 때는 모두가 그 미팅의 목적을 확실히 이해하도록 해야 합니다. 안건이 있으면 미팅에서 팀의 시간을 효과적으로 사용하여 의사 결정을 내리고 업무를 추진할 수 있습니다.
참고: 업무 미팅의 효율성을 높이는 팁미팅 안건을 타임박스로 설정하려면 각 안건에 어느 정도 시간이 걸릴지 명시하세요. 하드 타임박스인지 소프트 타임박스인지 명확히 하는 것도 도움이 됩니다. 마지막으로 미팅 전에 읽어야 할 자료와 함께 미리 미팅 안건을 팀과 공유하세요. 그렇게 하면 모두 최대한 준비된 상태로 회의에 참여할 수 있습니다. 그리고 미팅이 시작되면 다시 한번 안건을 공유하거나 스크린에 띄워놓아 논의를 안건대로 진행할 수 있습니다.
2. 하드 타임박스를 사용할지 소프트 타임박스를 사용할지 결정하기
미팅 안건에 하드 타임박스를 사용하는지 소프트 타임박스를 사용하는지를 명시하세요. 미팅을 시작할 때 다시 한번 강조하세요. 미팅 참석자에게 미리 시간제한을 알려주면 미팅 중에 혼란을 줄일 수 있습니다.
미팅에서 소프트 타임박스를 사용해야 하는 경우의 예시
미팅 안건이 꽉 차 있지 않은 한 소프트 타임박스를 사용하여 미팅을 진행하는 것을 목표로 하세요. 그러면 팀원의 논의를 가로막았다는 기분을 느끼게 하지 않고도 내용을 마무리할 시간이라는 것을 알릴 수 있습니다. 다음과 같은 미팅을 예로 들 수 있습니다.
미팅에서 하드 타임박스를 사용해야 하는 경우의 예시
미팅 안건에 내용이 많고 미팅이 끝나기 전에 모든 내용을 다루어야 한다면 하드 타임박스를 사용하도록 계획하세요. 다음과 같은 미팅이 포함됩니다.
디자인 워크숍 또는 디자인 검토
판매 기회 발굴 미팅
실행 사항이 많은 안건의 미팅
미팅을 진행하는 입장이라면 하드 타임박스를 설정하는 것이 어색하게 느껴질 수 있습니다. 발표자나 팀원이 이야기하는 도중에 가로막는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없을 것입니다. 미팅 시작 전에 타임박스를 사용할 것임을 팀에 알리면 이러한 어색함을 줄일 수 있습니다. 하드 타임박스를 사용하는 이유를 알리는 것 역시 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 미팅 안건 상의 주제를 모두 다루기 위해서 하드 타임박스를 사용한다고 알릴 수 있습니다.
타임박스를 사용하면 안 되는 미팅의 예시
모든 미팅을 타임박스로 설정할 필요는 없습니다. 어떤 미팅은 자유로운 형식의 대화 스타일로 진행할 때 가장 유용합니다. 미팅 안건은 논의할 내용을 대강 요약해서 적은 것이라도 항상 참여자에게 보내야 하지만, 다음과 같은 미팅에 타임박스를 설정하는 것은 피해야 합니다.
실무 회의
1:1 미팅
브레인스토밍 세션
3. 발표자에게 타임박스 시간이 거의 다 되어 간다는 것을 알리기
하드 타임박스나 소프트 타임박스 중 어느 것을 사용하든 팀원에게 주어진 시간이 끝나가는 시점을 알려주세요. 얼마나 자주 알려줄지, 여러 번 신호를 줄지는 재량에 따라 정할 수 있습니다. 물론 대화를 너무 자주 방해하는 것은 바람직하지 않으므로 알리는 빈도를 조절해 보면서 어느 정도가 적당한지 확인하세요. 예를 들어 1분 남았을 때 벨을 울리거나 30초 남았을 때 왼손을 들어 표시할 수도 있습니다. 팀이 미팅에 화상 회의 시스템을 사용한다면 채팅창에 메시지를 쓸 수도 있습니다.
참고: 화상 회의의 피로 극복하기: Asana 고객이 소개하는 7가지 팁타임박싱의 이점
개인의 생산성을 촉진하거나, 팀의 업무를 조율하거나, 미팅을 촉진하는 등 타임박싱을 사용하는 방법은 매우 다양합니다. 궁극적으로 던져야 할 질문은 '타임박싱을 사용해야 하는가?'입니다.
이러한 시간 관리 기법이 모든 상황에서 완벽할 순 없지만, 타임박싱은 다음과 같은 이유로 유용합니다.
더 의식적으로 업무를 실행할 수 있습니다. 타임박스를 생성하려면 먼저 어떤 작업을 우선 처리하고 각 작업의 소요 시간을 어느 정도로 잡을지 결정해야 합니다. 모든 작업에 대해 이러한 세부 정보를 심사숙고하다 보면 자신이 시간을 어디에 쓰는지 점점 더 의식하게 됩니다.
더 집중해서 일하게 됩니다. 일할 시간을 따로 확보하면 뇌에서 해당 시간에 몰입해야 한다고 인식하게 됩니다. 이로써 집중력을 향상하고 더 나아가 생산성까지 높일 수 있습니다.
멀티태스킹이 줄어듭니다. 사실, 사람의 뇌는 멀티태스킹을 할 수 없습니다. 우리의 뇌는 작업을 전환할 때마다 해당 작업에 대한 정보를 ‘다시 업로드’해야 하며 이 과정에는 귀중한 시간과 에너지가 소모됩니다. 설사 우리가 이 사실을 인식하지 못한다 해도 말입니다. 타임박싱을 하면 한 번에 한 작업이나 연관된 일련의 작업에 집중하게 됩니다. 이렇게 하면 서로 다른 프로젝트를 왔다 갔다 하지 않게 됩니다.
목표 지향적 시간 관리로 동기를 부여합니다. 타임박스를 생성한다는 것은 스스로 미리 설정한 시간 제약 내에서 특정 작업을 완료하겠다는 목표를 설정하는 것입니다. 설사 항상 성공하진 못하더라도 스스로 무언가를 목표로 삼고 나아가면 동기 부여가 됩니다. 이는 특히 업무에 대한 흥미가 많지 않을 때 유효합니다.
예측 가능한 업무 일정을 수립할 수 있습니다. 타임박싱을 하면 하루를 어떻게 보낼지 더 확실히 알 수 있습니다. 캘린더에 타임박스 시간을 정해 놓음으로써 언제 어떤 작업을 완수하게 될지 분명히 파악하게 되는 것입니다. 따라서 일정을 수립할 때 ‘어림짐작’하는 부분이 줄어들어 확신과 명확성을 갖고 일과를 마칠 수 있습니다.
완벽주의를 줄일 수 있습니다. 이미 끝난 작업을 놓고 고심하는 경우가 많다면 타임박싱으로 이 문제를 해결하고 생산성을 높일 수 있습니다. 타임박싱은 완벽함보다 진전을 중요시하는 원칙을 기반으로 합니다. 일단 타임박스 시간이 다 되면 진행 중인 작업이 완벽하지 못하더라도 다음 단계로 나아가야 합니다.
타임박싱의 문제점
타임박싱에는 많은 이점이 있지만, 모두에게 알맞은 시간 관리 전략은 아닙니다. 다음은 가장 일반적인 타임박싱의 문제점으로, 이를 극복할 방법도 함께 소개합니다.
문제점: 타임박스 시간이 다 되기 전에 작업을 끝내기가 어렵다
해결책: 작업을 끝낼 시간을 충분히 확보하지 못한다면 초반에 이러한 문제에 맞닥뜨릴 수 있습니다. 그래도 괜찮습니다. 배우는 과정의 일부니까요. 처음에는 소프트 타임박스를 시도하세요. 소요 시간을 과소 추정했더라도 작업을 끝낼 수 있습니다. 타임박스를 더 많이 설정해 볼수록 작업 소요 기간도 더 잘 예측할 수 있게 됩니다.
문제점: 타임박스가 너무 짧다
해결책: 이것은 사실 좋은 일입니다. 업무를 더 작은 부분으로 나누면 실제로 시간을 어디에 쓰고 있는지 더 잘 이해할 수 있습니다. 팀과 함께 타임박싱을 하고 있다면 대규모 작업을 더 작은 요소로 나누어 각 팀원이 어떤 일을 언제까지 마칠 것인지 더 잘 파악하도록 할 수 있습니다. Asana와 같은 업무 관리 시스템에서 업무를 추적하여 전체 작업뿐만 아니라 더 작은 구성 요소까지 손쉽게 확인하세요.
문제점: 타이머가 울려서 업무 흐름이 끊긴다
해결책: 타임박싱에서 가장 좋은 순간은 몰입하는 때일 것입니다. 그만큼 타이머가 울려서 다음 작업으로 넘어가야 하면 불만이 커질 수 있습니다. 바로 이러한 이유로 유사한 작업을 그룹화하여 연속되는 타임박스에 배치하는 것을 추천합니다. 예를 들어, 한 클라이언트를 위해 세일즈 피치와 이메일을 준비해야 한다면 타임박스를 연속되는 순서로 배치하고 중간에 자유재량으로 5분씩 휴식을 취하는 방식으로 수월하게 다음 작업으로 넘어갈 수 있습니다.
타임박싱은 내가 사용하기 위한 툴입니다. 최상의 몰입 상태에 있고 규칙을 조금 어겨야 한다면 그렇게 해도 괜찮습니다. 어떤 형식을 취하든 타임박스 프레임워크를 효율적인 업무를 위한 발판으로 사용하세요.
문제점: 타임박싱 때문에 서둘러서 작업을 완료하느라 품질이 낮은 결과물을 내놓게 된다
해결책: 타임박스를 현실적으로 설정하도록 합니다. 타임박싱과 같은 시간 관리 기법의 목표는 내가 낼 수 있는 생산성을 마지막까지 힘들게 쥐어짜는 것이 아닙니다. 그렇게 하면 성공이 아닌 번아웃을 초래하게 됩니다. 그보다는 작업 소요 시간을 현실적인 기준으로 판단하고 작업 사이사이 휴식 시간을 두는 것을 잊지 않도록 하세요.
팀과 함께 타임박싱을 사용하는 중에 지나치게 서두르고 있다는 기분이 들면 팀원이나 매니저와 문제를 논의하세요. 작업을 더 작은 요소로 나누는 편이 좋을지, 효과적인 업무 수행을 방해하는 요소가 있는지 이야기를 나누세요. 타임박싱은 업무를 더 잘 해내는 능력을 키우는 것이지 서두르도록 강요하는 것이 아닙니다. 방해 요소가 무엇인지 식별하면 시간 관리 기술을 향상할 수 있을 뿐만 아니라 업무도 더 효과적으로 해낼 수 있습니다.
문제점: 타임박스를 전부 캘린더에 추가하고 나니 부담스럽다
해결책: 타임박싱은 원하는 대로 일정을 통제할 수 있도록 해주는 목표 지향적인 시간 관리 전략입니다. 하지만 이러한 시간 관리 전략이 나한테 꼭 맞으라는 법은 없습니다. 좀 부담스럽게 느껴진다면 타임 블로킹과 같은 다른 시간 관리 전략을 시도해 보세요.
타임박싱과 유사하게, 타임 블로킹이 시간을 더 계획적으로 사용하는 데 도움이 될 수 있습니다. 하지만 타임 블로킹은 개별 작업마다 시작 시간과 중단 시간을 정하는 것이 아니라 비슷한 작업에 집중할 수 있는 시간 블록을 생성합니다. 예를 들어 모든 이메일에 회신하기나 디자인 평가 작업을 모두 마치는 일 등이 있습니다. 이렇게 하는 것이 더 내 스타일에 맞다면 Asana가 작성한 타임 블로킹을 시작하는 방법에 대한 기사를 읽어보세요.
타임박싱을 시작하세요
대부분의 시간 관리 기법과 마찬가지로, 타임박싱은 내가 가치고 있다고 느껴야 의미가 있습니다. 타임박스를 시도해 보고, 포모도로 기법과 같이 타임박싱 전략을 도입한 다른 시간 관리 기술도 확인해 보세요.
어떤 시간 관리 기법을 사용하든 Asana와 같은 공유 업무 관리 시스템에서 업무를 추적하세요. 일원화된 단일 정보 소스를 공유하면 가시성을 높이고 업무를 더 작게 나누며, 팀 간 협업을 실현할 수 있습니다.
