팀의 업무량을 효과적으로 관리하는 방법

팀에 업무를 배분하는 데 어려움을 겪고 계시나요? 모두 같은 문제에 봉착하고 있습니다. 리더는 팀원이 일에 집중할 수 있도록 하고, 생산성을 발휘하고, 계획대로 업무가 진행되도록 하는 막중한 책임이 있습니다. 또한, 팀의 업무량을 균등하게 배정해야 합니다. 체계적인 관리 및 생산성 전문가인 Julie Morgenstern은 이를 정확하게 표현했습니다. “높은 성과를 달성하는 직원을 혹사시키면 남들보다 많은 업무를 맡는다는 점에 화가 나 떠나버립니다.” 팀의 업무량을 균형 있게 유지하기는 쉽지 않지만, 이를 효과적으로 관리하는 데 도움이 되는 방법을 소개합니다.

업무량 관리란?

업무량 관리는 팀 전체에 업무를 효율적으로 배정하고 관리하는 프로세스입니다. 성공적인 업무량 관리는 직원의 성과를 극대화하고 혼란을 방지하여 팀이 많은 업무에 압도되지 않고 하루 일과가 끝나면 만족감을 느끼게 됩니다. 팀원은 자신의 업무량을 소화할 수 있다는 자신감을 가지고 더 빠른 속도로 더 뛰어난 업무 성과를 냅니다.

업무량 관리가 중요한 이유는?

최근 연구에 따르면 전 세계 지식 근로자의 80%가 과로로 번아웃 직전이라고 느끼는 것으로 나타났습니다. 또한, 5명의 직원 중 4명(82%)이 스트레스를 받으면 업무에 집중하지 못한다고 답합니다. 업무량을 관리하면 팀 전체에 업무를 효과적으로 배정할 수 있어 스트레스를 받는 직원의 번아웃이 줄어들 뿐만 아니라 처음부터 업무가 과중하다는 느낌이 들지 않도록 해줍니다. 업무량 관리 툴은 팀이 담당하고 있는 작업에 대해 실시간 인사이트를 제공하기 때문에 팀 업무량을 효과적으로 관리하고, 번아웃이 아닌 균형을 촉진할 수 있습니다.

업무량 관리를 위한 5단계 가이드

업무량 관리에 대해 고민해 본 적이 없더라도 걱정하지 마세요. International Institute of Directors and Managers에 따르면 실제로 소수의 사람들만이 이렇게 중요한 스킬에 대해 교육을 받습니다.

다행히 모든 구성원이 업무를 동시에 진행할 수 있는 툴이 있습니다(아래 5번 항목 참조). 하지만, 툴을 사용하여 팀원의 업무량을 효과적으로 관리하려면 다른 프로젝트 관리 스킬도 갖춰야 합니다. 이 5단계 가이드를 실제로 적용하면 팀의 업무량을 성공적으로 관리할 수 있습니다.

1. 팀 업무량과 작업 수용량을 파악합니다

팀의 업무가 여러 가지 서로 다른 프로젝트 브리프, 계획, 툴에 분산되어 있다면 처리해야 하는 전체 업무량을 파악하기가 어렵습니다. 이를 파악하는 것은 각 팀원이 수행 중이거나 수행할 수 있는 업무량을 파악하는 데 핵심이 됩니다. 계획을 정확히 수립하면 팀의 실제 업무량을 파악할 수 있습니다.

1. 팀이 맡고 있는 프로젝트와 프로세스의 전체 목록을 작성합니다. 팀이 수행 중인 프로젝트 또는 팀이 참여하는 부서 간 업무일 수 있습니다.

2. 각 업무의 범위와 착수 시기를 정합니다. 결과물이 여러 개인 대규모의 복잡한 프로젝트인가요, 아니면 범위가 작은 프로젝트인가요? 팀이 각 프로젝트나 프로세스에서 담당하는 업무량은 어느 정도인가요?

3. 프로젝트를 작업과 작업 흐름으로 세분화합니다. 팀 업무를 대략적으로 파악했다면 업무 분류 체계로 이를 세분화하여 팀의 주간 또는 일일 업무량을 파악할 수 있습니다.

4. 중요도 및 긴급성을 기준으로 업무 우선순위를 지정합니다. 이렇게 하면 필요 평가를 통해 팀이 우선적으로 처리해야 할 업무가 무엇인지 알 수 있으며, 각 프로젝트를 언제 시작할지 효과적으로 일정을 계획할 수 있습니다.

처리해야 할 업무량을 파악하는 일은 고려할 사항의 절반에 불과합니다. 팀과 각 팀원이 처리할 수 있는 업무량도 파악해야 합니다. 미팅, 휴가, 반복되는 업무를 고려한 뒤 각 팀원이 프로젝트에 얼마나 많은 시간을 할애할 수 있는지 파악하세요. 각 팀원의 업무량을 직접 확인하거나 팀원이 확인하도록 요청하여 추가로 담당할 수 있는 작업을 확인하세요.

업무량 측정 예시:

분석 팀이 2분기에 9개의 서로 다른 보고서를 작성해야 합니다. 작성하는 데 시간이 많이 소요되는 완전히 새로운 보고서와 이미 체계가 잡힌 반복되는 보고서가 뒤섞여 있습니다. 보고서 작성 업무를 각 팀원에게 배정하기 전에 시기(각 보고서 제출 기한), 중요도(보고서 작성 업무의 후속 작업), 각 보고서 작성에 걸리는 예상 시간을 파악하세요.

이를 토대로 분석 팀이 추가로 담당할 수 있는 업무량을 알게 되었을 수 있습니다. 소규모 팀에 너무 많은 업무가 배정되어 있을지 모르지만, 일부 보고서는 우선순위가 낮다는 점을 알아두면 중요한 보고서를 우선적으로 작업하고 중요성이 낮은 요청을 미룰 수 있습니다.

FAQ: 팀이 더 효과적이고 효율적일 수 있도록 역량을 강화하려면 어떻게 해야 하나요?

효율적인 팀은 일을 정확한 방식으로 처리하고, 효과적인 팀은 정확한 일을 합니다. 가장 좋은 방법은 정확한 일을 정확한 방식으로 수행하도록 팀이 효율적이면서도 효과적이 되도록 만드는 것입니다.

아직 도입하지 않았다면 팀 전체에 동일한 업무 관리 툴을 도입하세요. 업무 관리 툴을 사용하면 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 정확하게 파악할 수 있습니다. 업무 관리 툴은 팀이 앱을 전환하고 스프레드시트를 검색하는 시간을 줄이고 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 자주 사용하는 비즈니스 도구와 손쉽게 연동되어야 합니다. 물론, 업무량 관리 구성 요소가 갖춰져 있어 업무를 수행하는 곳에서 바로 팀 업무량을 추적할 수 있는 업무 관리 툴을 선택하는 것이 중요합니다.

2. 리소스를 배정하고 개인 업무량을 세분화합니다

팀이 수행해야 하는 모든 업무를 개략적으로 파악했다면 이제 누가 어떤 업무를 언제 수행할지 결정할 수 있습니다. 각 업무를 배정하는 것이 간단해 보일 수도 있지만, Harvard Business Review 보고서에서 저명 인사들이 지적하듯이 실제로는 매우 복잡할 수 있습니다.

리소스 배정은 이용 가능한 리소스를 효과적으로 파악하고 이를 이니셔티브에 배정하는 데 도움이 됩니다. 리소스를 배정해 본 적이 없다면 아래의 5가지 팁을 활용하여 모든 사람의 업무량을 균형 있게 유지하고 관리하세요.

1. 가장 우선순위가 높은 업무부터 배정합니다. 팀의 할 일 및 프로젝트 목록을 우선순위를 기준으로 나열하고, 가장 우선순위가 높은 업무를 먼저 배정하세요.

2. 시작일과 마감일의 균형을 유지합니다. 누가 어떤 업무를 수행할지 정해지면 각 작업이나 프로젝트의 일정을 계획합니다. 시간 블로킹 등 시간 관리 전략을 구사하여 팀원이 업무에 더욱 집중하도록 지원할 수 있습니다.

3. 각 작업이나 프로젝트에 적합한 담당자를 배정합니다. 담당자의 업무 가능 여부, 역량, 경험 등을 고려하세요.

4. 팀을 대화에 참여시킵니다 업무량에 어느 정도 여유가 있는지 물어보세요. 팀원들은 자신의 업무량과 작업 수용량을 가장 잘 알고 있습니다. 또한, 업무량을 계획하는 단계에 참여시키면 팀원들의 의욕을 고취할 수 있습니다.

5. 항상 팀원에게 해당 작업을 배정하는 이유를 알려줍니다. 팀원들의 참여를 높이고 시작부터 작업 내용을 명확하게 설명할 수 있는 아주 좋은 방법입니다.

리소스 배정 예시:

예정된 캠페인의 광고 디자인 작업에 2명이 필요하고 팀에 5명이 있습니다. 무작위로 해당 업무를 배정할 수 있지만, 팀원의 배경(예: 이전 캠페인에 참여했는지 여부)을 살펴보면 더 좋은 성과를 달성할 수 있습니다. 이미 업무가 과중한 팀원이 있는지 확인한 후 유력 후보자들에게 신규 프로젝트를 맡을 수 있는 여력이 되는지 묻습니다.

FAQ: 상충하는 마감일과 우선순위를 어떻게 관리할 수 있나요?

업무량 계획은 항상 원하는 대로 원활하게 이루어지지는 않습니다. 프로젝트에 가장 적합한 팀원이 우선순위가 동일하게 높은 다른 프로젝트를 이미 진행 중이거나 팀 전체가 너무 바빠서 업무를 추가로 배정하기가 어려울 때가 있습니다. 완벽한 해답은 없겠지만, 팀의 업무량을 미리 파악해두면 이러한 리소스 문제를 미리 예상하고 해결할 수 있습니다.

예를 들어, 단기간에 우선순위가 높은 결과물을 전달해야 하는 업무가 예정되어 있다는 것을 안다면 우선순위가 낮은 업무를 그 달의 초반이나 후반으로 이동할 수 있습니다. 팀의 업무 가능 여부를 파악할 수 있다면 단기 및 장기적으로 팀의 업무량 관리를 효과적으로 지원할 수 있습니다.

3. 필요에 따라 팀원과 업무량을 확인하고 조정합니다

잘 준비된 계획과 프로젝트 타임라인이 갖춰져 있더라도 업무가 지연될 수 있습니다. 따라서 마감일이 지나기 전에 실시간으로 업무량을 조정할 수 있도록 준비해야 합니다.

각 팀원이 현재 업무량을 어떻게 관리하고 있는지 추적하려면 업데이트를 위해 팀원과 1:1 체크인 미팅을 주기적으로 실시하세요. 팀원이 업무가 과중하다고 느낀다면 누가 추가로 업무를 맡을 여력이 되는지 파악하세요.

작업이나 프로젝트를 재배정한다면 팀과 함께 변경 사항에 관해 소통하세요. 이렇게 하면 팀이 방향성이 바뀌는 이유를 이해할 수 있습니다. 이러한 프로세스는 변경 관리 프로세스를 통해 수행할 수 있습니다. 또는 팀이 효율성을 높이고 더 체계적일 수 있도록 지도해도 좋습니다. 언제나 팀원들의 노고를 인정하세요.

체크인 미팅 예시:

어카운트 매니저 2명은 매일 늦게까지 야근을 하고, 다른 한 명은 꼭두새벽에 이메일을 보낸다는 것을 알게 되었습니다. 이것은 해당 팀원들의 업무가 과중하다는 신호일 수 있습니다. 각 팀원과 체크인 미팅을 예약하여 업무 현황을 파악하고, 필요한 경우 담당 업무를 전환하거나 연기하도록 제안하고, 도움이 필요한 팀원에게 코칭을 제공하세요. 아직 체크인 미팅을 하지 않았다면, 각 팀원과 주기적으로 체크인 미팅 일정을 예약하여 향후 유사한 문제가 발생하는 것을 방지하세요.

전문가 팁: 팀 문화를 잊지 마세요

1:1 체크인 미팅뿐만 아니라 팀 전체의 단합과 축하를 위한 시간도 마련하세요. 팀이 사무실 근무, 분산 근무, 원격 근무를 하든 서로 마주하고 소통할 시간을 갖는 것은 중요합니다. 팀 규모에 따라 주간 스탠드업 미팅, 격주 해피아워 또는 대규모 월간 모임을 계획하세요.

4. 업무량이 많을 때 팀 효율성을 높입니다

팀 리더는 주로 전반적인 상황을 살펴보고, 팀원은 각자의 업무량을 관리하는 자체 방식을 마련하도록 독려하세요. 할 일이 많다면 정확한 일을 효율적으로 수행하는 것이 중요합니다.

• 타임박싱 또는 타임 블로킹 등 개인의 스타일에 맞는 시간 관리 전략을 제안하세요.

• 팀이 참석해야 하는 미팅 횟수를 최소화하세요. 시간이 많이 소요되지 않는 새로운 커뮤니케이션 방법을 찾으세요.

• 팀원들이 프로젝트 관리가 무엇인지 이해하고 체계적인 계획이 어떻게 시간을 절약하는지 알 수 있도록 도와주세요.

팀 효율성 예시

부하 직원 중 한 명이 항상 업무를 일찍 끝냅니다. 대화를 나누다가 해당 직원이 업무를 효율적으로 수행하기 위해 몇 가지 새로운 전략을 구사한다는 것을 알게 되었습니다. 해당 직원에게 팀원들과 경험을 공유하도록 독려하고, 팀원들이 시간을 절약할 수 있는 팁을 발견하면 이를 게시할 수 있는 공유된 공간을 마련하세요.

FAQ: 팀이 더 효과적이고 효율적일 수 있도록 역량을 강화하려면 어떻게 해야 하나요?

효율적인 팀은 일을 정확한 방식으로 처리하고, 효과적인 팀은 정확한 일을 합니다. 가장 좋은 방법은 정확한 일을 정확한 방식으로 수행하도록 팀이 효율적이면서도 효과적이 되도록 만드는 것입니다.

아직 도입하지 않았다면 팀 전체에 동일한 업무 관리 툴을 도입하세요. 업무 관리 툴을 사용하면 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 정확하게 파악할 수 있습니다. 업무 관리 툴은 팀이 앱을 전환하고 스프레드시트를 검색하는 시간을 줄이고 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 자주 사용하는 비즈니스 도구와 손쉽게 연동되어야 합니다. 물론, 업무량 관리 구성 요소가 갖춰져 있어 업무를 수행하는 곳에서 바로 팀 업무량을 추적할 수 있는 업무 관리 툴을 선택하는 것이 중요합니다.

5. 업무 관리 툴을 도입합니다

한 곳에서 각 프로젝트와 팀원 개개인의 현황을 모두 파악할 수 있다면 어떨까요? 수많은 시간이 절약될 것입니다. 업무 또는 프로젝트 관리 툴을 사용하면 가능합니다.

업무 관리 툴을 도입하면 모든 팀원이 자신의 업무가 팀과 회사의 더 큰 이니셔티브에 어떻게 기여하는지 알 수 있습니다. 작업 내에서 커뮤니케이션이 이루어지기 때문에 필요한 정보를 즉시 찾을 수 있습니다. 타임라인으로 프로젝트를 개별적으로 또는 취합해서 표시할 수 있으므로 모든 구성원이 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다.

업무 관리 툴 예시:

제작 일정의 모든 작업과 단계를 업무량 관리 툴에 반영했으며, 업무가 원활하게 진행되고 있습니다. 모든 팀원들이 프로젝트 진행 상태와 프로세스 구성을 확인할 수 있어 충돌을 방지하고 시간을 절약할 수 있습니다.

전문가 팁: 팀 규칙 수립

최고의 업무 관리 툴은 팀 전체가 사용하는 툴입니다. 하지만, 툴 사용에 대해 팀 내에서 규칙과 모범 사례를 정하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 팀에 새로운 툴을 손쉽게 도입할 수 있을 뿐만 아니라 팀이 툴을 “잘못” 사용하는 것에 대해 걱정할 필요가 없기 때문에 진입 장벽도 낮아집니다. 업무 관리 툴에는 사용을 시작하도록 도와주는 사용 방법 가이드와 동영상이 있어야 합니다. 팀과 이를 살펴볼 수 있는 시간을 마련하고 공통 규칙을 정하세요.

팀을 성공으로 이끄는 환경 조성

이제 시간 관리와 업무량 관리 스킬을 향상할 수 있다는 자신감이 생기셨나요? 업무량 관리는 업무를 효율적으로 배정하고, 이러한 작업을 관리하고, 이해관계자에게 프로젝트에 대해 업데이트를 제공하는 것이라는 점을 기억하세요. 위에서 설명한 팁을 Asana와 같은 업무 관리 툴과 함께 활용하면 마감일이나 우선순위가 상충하는 일을 방지하고 팀의 방대한 업무량을 관리할 수 있습니다.