업무 관리 플랫폼에서 고려해야 할 8가지 핵심 기능

우리의 업무 방식은 효과적이지 않습니다. 업무가 분산되어 있고, 툴이 동기화되지 않으며, 팀은 앱 과부하와 기술 피로로 어려움을 겪고 있습니다. 하지만 더 스마트한 방법이 있습니다. 기업 업무 관리 플랫폼을 사용하면 가장 작은 일상 업무부터 가장 복잡한 회사 목표에 이르기까지 모든 조직 요소를 연결하여 보다 통합되고 원활한 방식으로 업무를 수행할 수 있습니다. 

도전 과제는 적합한 플랫폼을 선택하는 데 있습니다. 바로 이럴 때 이 가이드가 도움이 될 수 있습니다. 엔터프라이즈 업무 관리 플랫폼에서 찾아야 할 필수 기능을 단계별로 안내해 드리겠습니다. 가이드를 읽고 나면 조직의 현재 니즈와 장기적인 비즈니스 전략을 지원하는 결정을 내릴 수 있는 자신감을 가질 수 있을 것입니다.

기업 업무 관리 플랫폼에서 찾아야 할 8가지 핵심 기능

현대 기업의 요구에 맞게 모든 플랫폼에 필수적인 8가지 기능을 세분화했습니다.

1. 확장성 및 보안 

장기적인 생존력을 갖춘 기업 업무 관리 플랫폼을 선택할 때는 엔터프라이즈급이며 대규모 조직의 요구를 충족하도록 확장할 수 있는 플랫폼을 찾는 것이 중요합니다. 이렇게 생각해 보세요. 적절한 업무 관리 플랫폼은 기술 스택에 추가하기 위해 구매하는 또 다른 소프트웨어가 아니라, 업무를 연결하고 비즈니스와 함께 적응하고 발전하는 투자입니다. 

이는 확장성과 보안을 위해 구축된 플랫폼을 선택해야 함을 의미합니다. 이상적인 플랫폼은 다양한 규모의 비즈니스 단위를 수용하고, 부서 간에 확장하며, 기업이 성장함에 따라 사용 편의성과 성능 일관성을 유지할 수 있는 능력이 있어야 합니다. 

보안은 확장성의 토대입니다. 강력한 암호화, 포괄적인 관리 제어, 세부 권한 등 엔터프라이즈급 보안 기능을 갖춘 플랫폼을 찾으세요. 또한 2단계 인증, 정기적인 데이터 백업, 안정적인 복구 기능, 높은 가동 시간 보장과 같은 데이터 보호 조치도 중요합니다. 또한 플랫폼이 GDPR, CCPA, FERPA, HIPAA와 같은 데이터 보호 및 개인 정보 보호 규정을 준수하는지 확인하는 것은 규정 준수를 유지하는 데 매우 중요합니다. 

팁: 팀이 데이터 수집, 저장, 공유를 올바르게 처리할 수 있도록 GDPR 규정 준수 체크리스트 템플릿 을 사용해 보세요.

2. 기존 시스템과의 연동 

이상적인 업무 관리 플랫폼은 단독으로 작동하는 것이 아니라 비즈니스가 이미 의존하고 있는 툴과 시스템을 통합하는 통합 도구입니다. 플랫폼은 기술 인프라의 복잡성을 높이는 것이 아니라 교차 기능 팀, 부서, 툴을 한 곳에서 연결하여 단순화해야 합니다.

다른 직장 애플리케이션과 연동되는 플랫폼을 찾아보세요. 상호 운용성을 우선시하면 모든 툴과 데이터를 하나의 공간에 한데 모을 수 있어 플랫폼을 벗어나지 않고도 워크플로를 원활하게 연결할 수 있습니다. API 액세스가 가능한 플랫폼을 선택하여 기업의 특정 요구에 맞는 맞춤형 앱을 개발할 수 있습니다. 업무 관리 플랫폼의 목표는 툴을 대체하는 것이 아니라 툴을 연결하는 것임을 기억하세요. 

3. 사용 편의성 및 채택 용이성 

업무 관리 플랫폼을 선택할 때 리더는 살펴봐야 할 기능 목록과 해결해야 할 질문 등 많은 일을 처리해야 합니다. 하지만 매일 플랫폼을 사용할 팀의 경우, 핵심 고려 사항은 훨씬 더 간단한 것으로 귀결됩니다. 바로 사용과 도입이 얼마나 쉬운가 하는 것입니다.

사용성은 갖는 것이 좋은 것이 아니라 꼭 갖춰야 할 필수 요소입니다. 플랫폼의 디자인은 직관적이고 사용하기 쉬워야 하며, 팀이 가파른 학습 곡선 없이 바로 업무를 시작할 수 있어야 합니다. 직관적인 사용자 인터페이스와 개인화된 홈페이지 및 작업 목록과 같은 사용자 친화적인 기능을 갖춘 플랫폼을 찾으세요. 

이상적인 업무 관리 플랫폼은 팀의 워크플로의 자연스러운 연장선처럼 느껴져야 합니다. 온보딩 지원, 맞춤형 교육, 자습서, 상세한 지식 베이스와 같은 고객 성공 및 지원 리소스가 있는 플랫폼은 팀이 빠르게 적응할 수 있도록 도와줍니다. 결국, 팀이 플랫폼을 더 쉽게 사용할수록 팀과 조직은 협업 개선, 워크플로 간소화, 생산성 향상과 같은 이점을 더 빠르게 누릴 수 있습니다. 

4. 유연성 및 개인화

업무 방식은 모두에게 맞는 단일 방식이 아니며, 이상적인 업무 관리 플랫폼도 마찬가지입니다. 플랫폼은 일상 업무를 수행하는 개별 기여자부터 조직 수준의 목표를 추적하는 경영진에 이르기까지 비즈니스의 모든 수준에서 작동해야 합니다. 데이터를 유연하게 제시할 수 있는 플랫폼을 선택하여 모든 팀원이 회사 계층 구조의 어느 위치에 있든 특정 역할에 맞는 관련 정보에 액세스할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 

이를 가능하게 하려면 표준 데이터 모델에 의존하여 정보를 중앙 집중화하는 동시에 유연성과 개인화를 허용하는 업무 관리 플랫폼을 찾으세요. 이를 통해 모든 사용자가 개인의 필요에 맞게 동일한 데이터 세트를 처리할 수 있습니다. 사용자에게 가장 관련성 높은 정보를 표시하는 여러 프로젝트 보기와 여러 프로젝트에 걸쳐 작업을 추적하고 관리할 수 있는 멀티홈 기능이 핵심 기능입니다. 이렇게 하면 관련 없는 세부 정보로 인해 방해받거나 큰 그림을 놓치는 사람이 없습니다. 각 팀원은 정확히 필요한 정보를 정확히 필요한 때에 볼 수 있습니다. 

5. 교차 기능 협업 기능

업무 관리 플랫폼은 교차 기능 협업을 위한 중앙 허브 역할을 해야 하며, 여기에서 분산된 부서들이 소통하고, 아이디어를 공유하고, 효율적으로 협업할 수 있어야 합니다.  올바른 플랫폼은 팀이 상호 작용하는 방식을 변화시켜 단절된 작업, 흩어진 파일, 앞뒤로 오가는 이메일을 과거의 것으로 만들 수 있습니다. 빠른 업데이트부터 심층적인 토론, 큰 그림의 의사 결정에 이르기까지 모든 것이 한 곳에서 이루어집니다.

교차 기능 팀, 부서, 툴을 연결하는 유연한 플랫폼을 찾으세요. 다양한 프로젝트와 워크플로 유형을 지원할 수 있는 유연성을 갖춘 플랫폼을 선택하면 고유한 업무 스타일과 프로세스를 수용하면서도 쉽게 협업할 수 있습니다. 올바른 플랫폼은 팀의 기존 비즈니스 크리티컬 툴과도 연동되어 팀이 선호하는 툴에서 벗어나지 않고도 원활하게 협업할 수 있어야 합니다.  팀의 모든 프로젝트, 작업, 파일, 피드백을 한 곳에 모아두면 교차 기능 팀 간에 존재하는 커뮤니케이션 및 정보 사일로를 제거할 수 있습니다. 궁극적으로 더 큰 영향을 미치고 협업 팀 간 환경을 조성할 수 있습니다.

6. 전략적 목표 조율 및 추적

주의를 기울여야 할 또 다른 핵심 기능은 모든 팀의 업무를 회사 목표와 연결할 수 있는 기능입니다. 이를 통해 모든 팀이 수행 중인 업무의 ‘이유’를 파악하고 중요한 업무, 즉 조직의 전략적 이니셔티브에 기여하는 업무에 집중할 수 있습니다.

공유된 목표, 실시간 데이터 분석, 사용자 지정 보고 기능 등 한 곳에서 목표와 이를 지원하는 업무를 추적할 수 있는 기능을 찾아보세요. 팀은 한 곳에서 전반적인 목표와 그 상태를 모니터링하여 개별 업무와 전체적인 진행 상태를 모두 추적할 수 있습니다. 이를 통해 어떤 목표가 계획대로 진행되고 있고 어떤 목표가 위험한 상태인지 확인할 수 있으므로, 계획대로 진행하고 목표를 더 빨리 달성하는 데 필요한 조정을 할 수 있습니다. 

7. 자동화 및 AI 

자동화 및 AI 기능이 탑재된 업무 관리 플랫폼을 사용하면 생산성을 저하시키는 가장 큰 요인 중 하나인 업무 중복 문제를 해결할 수 있습니다. 반복적이고 가치가 낮은 작업을 제거하는 플랫폼에 투자하면 팀이 전략적이고 영향력이 큰 업무에 집중할 수 있습니다. 또한 AI와 자동화를 활용하여 워크플로를 표준화하고 확장함으로써 프로세스에 일관성과 정확성을 가져다줄 수 있습니다. 

AI 기능과 관련하여, 실시간 프로젝트 데이터를 분석하여 인사이트, 상태 업데이트를 제공하고 잠재적인 위험과 장애물을 식별하는 기능과 같이 의사 결정 프로세스를 간소화하고 명확성을 높이는 기능을 갖춘 플랫폼을 찾으세요.

또한 AI와 자동화를 활용하여 조직 전체의 사용자 지정 가능한 워크플로를 구축하고 최적화하는 플랫폼을 찾아야 합니다. 작업을 자동화하는 규칙, 요청을 표준화하는 양식, 누구나 구축할 수 있는 반복 가능한 워크플로 프로세스를 생성하는 사용자 지정 가능한 템플릿 등 특정 기능을 찾아야 합니다. 기술적 전문 지식이나 코딩이 필요하지 않습니다.

8. 보고 기능 

강력한 보고 기능을 갖춘 업무 관리 플랫폼은 정보를 제공할 뿐만 아니라 한 걸음 앞서 나갈 수 있도록 해줍니다. 보고 기능을 사용하면 원시 데이터를 명확한 설명으로 전환하여 회사의 이니셔티브가 어떻게 진행되고 있는지, 병목 현상이 어디에 있는지, 업무가 비즈니스 목표와 얼마나 밀접하게 연계되어 있는지 파악할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 개별 기여자부터 고위 경영진에 이르기까지 모든 사람이 동일한 이해를 바탕으로 더 나은 결정을 내리고 더 빠르게 성과를 달성할 수 있습니다. 

입력을 사용자 지정하고, 데이터를 여러 가지 방법으로 시각화하고, 조직 전체의 진행 상태를 추적할 수 있는 보고 대시보드와 같이 데이터 기반 의사 결정을 주도할 수 있는 고급 보고 기능을 갖춘 플랫폼을 찾으세요. 또한, 플랫폼에 원활한 데이터 연동 기능을 갖추고 있는지 확인하여 Tableau 및 PowerBI와 같은 다른 고급 보고 도구로 데이터를 가져와 분석 및 보고 기능을 향상하세요.

업무 관리 플랫폼으로 더 스마트하게 일하세요

올바른 업무 관리 플랫폼은 기업의 워크플로를 혁신하고 전략, 계획, 실행 사이의 간극을 해소할 수 있습니다. 프로세스가 실제로 작동하는 것을 확인할 준비가 되셨나요? 다음 단계로 나아가 Asana와 같은 플랫폼이 어떻게 명확성과 책임감을 높이고, 비즈니스 영향력을 극대화하고, 조직의 업무 방식을 혁신할 수 있는지 알아보세요.

업무 관리에 대해 더 궁금한 점이 있으신가요? FAQ를 확인하세요.

업무 관리란 무엇인가요?

업무 관리는 프로젝트, 진행 중인 프로세스, 또는 일상적인 작업과 같은 조직의 업무 흐름을 조율하는 체계적인 접근 방식으로, 팀과 조직 전체에 필요한 명확성을 제공합니다. 조직 내 모든 직위의 구성원과 모든 수준의 업무를 조율하여 모두가 가장 중요한 업무를 완수하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있도록 합니다. 기업 수준에서 업무 관리는 팀 워크플로를 전략적으로 조율하여 더 광범위한 조직 목표에 부합하도록 합니다. 업무 관리는 개별 작업을 넘어 팀원부터 경영진에 이르기까지 모든 수준에서 명확성과 방향을 제시하기 위해 프로젝트와 ���행 중인 프로세스를 포괄합니다.

업무 관리 플랫폼과 프로젝트 관리 플랫폼의 차이점은 무엇인가요?

과거에 프로젝트 관리 소프트웨어에 대해 들어보거나 사용해 본 적이 있을 것입니다. 프로젝트 관리 플랫폼은 단일 프로젝트나 임시 이니셔티브를 처리하는 데 적합하지만, 업무 관리 플랫폼은 이 개념을 한 단계 업그레이드합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 개별 프로젝트나 작업에 초점을 맞추는 반면, 업무 관리 플랫폼은 기업의 전체 운영 범위를 포괄하기 때문입니다. 하나의 플랫폼에서 전략, 계획, 실행을 연결하여 최상위 조직의 목표를 이를 뒷받침하는 업무와 연결합니다. 

업무 관리 플랫폼의 이점은 무엇인가요?

Asana의 조사에 따르면, 직원의 시간의 60%는 숙련된 업무가 아닌 업무 상태 미팅, 이메일 업데이트, 중복 업무, 수동 입력에 사용됩니다. 

업무 관리 플랫폼을 사용하면 팀이 전략적 이니셔티브에 소요하는 시간을 최적화할 수 있습니다. 업무 관리 플랫폼은 상태 미팅과 수동 업데이트에 소요되는 시간을 줄임으로써 명확성을 높이고, 교차 기능 협업을 촉진하며, 모든 업무가 회사의 상위 수준 이니셔티브에 어떻게 기여하는지에 대한 포괄적인 보기를 제공하여 더 빠르게 달성할 수 있도록 해줍니다.

우리 기업에 업무 관리 플랫폼이 필요한지 어떻게 알 수 있나요?

교차 기능 업무, 분산된 팀, 복잡한 워크플로 및 이니셔티브를 가진 모든 기업은 업무 관리 플랫폼의 이점을 누릴 수 있습니다. 특히, 업무 관리 플랫폼은 기업이 다음과 같은 일을 수행할 수 있도록 지원합니다.

• 개인의 업무를 회사의 목표와 연결하여 명확성과 책임감을 높입니다

• 필요할 때 과정을 수정하고 성과를 달성하는 방법에 대한 실시간 데이터 기반 권장 사항을 얻습니다

• 워크플로를 자동화하고 더 효율적으로 협업하여 더 많은 업무를 더 빠르게 처리할 수 있습니다

• 기존 기술 스택을 강화하고 교차 기능 팀, 부서, 툴을 모두 통합

• 수동적이고 가치가 낮은 작업을 줄이고 영향력이 큰 업무에 집중