업무량이 많다는 것은 더 많은 스트레스를 유발한다는 의미입니다. 이에 대처하는 방법이 여기에 나와 있습니다.

할 일이 너무 많고 시간이 너무 적다는 것은 현대 인력의 만트라가 되었습니다. 업무 시간 외에 추가로 시간을 할애한 후에도 여전히 과중한 업무량에 대한 스트레스를 느낄 가능성이 높습니다. 끊임없는 이메일, 체계적이지 않은(또는 존재하지 않는) 워크플로, 불필요한 회의 초대 등으로 인해 생산성이 저하된 것은 당연합니다.

기술의 발전과 우리의 삶을 더 쉽게 만들겠다는 약속에도 불구하고, 우리가 하루를 보내는 방식에 대한 통제감은 줄어들고 있습니다. 커뮤니케이션의 영향력이 줄어들고 효율성이 떨어짐에 따라 대부분의 팀 리더는 업무량을 관리하는 방법을 찾는 것을 최우선으로 생각합니다.

그렇다면 실제로 업무량 균형을 유지하는 것이 가능한가요? 가능하며, 결과를 내기 위한 관점의 변화에서 시작됩니다. 하지만 해결책에 대해 이야기하기 전에 어떻게 여기에 도달하게 되었는지 살펴보겠습니다.

사람들이 업무량으로 인해 스트레스를 느끼는 3가지 이유

직원들은 직장에서 생산성을 느끼고 싶어 합니다. 따라서 참여형 인력 관리 시스템을 위해서는 작업 완료와 목표 달성이 매우 중요합니다. 지식 근로자는 또한 회사의 핵심적인 역할을 수행하고 더 큰 전략적 목표에 어떻게 기여하는지 이해하는 데 성공합니다.

그러나 사일로화된 프로젝트와 과도한 커뮤니케이션으로 인해 대부분의 사람들은 조직 내에서 자신의 위치와 업무의 가치에 대한 명확성을 잃게 됩니다. 효과적인 협업과 업무량 관리가 없으면 이메일에 답장하고 회의에 참석하는 등 의미 있는 업무에 더 많은 시간을 할애하게 됩니다.

그리고 몰입할 수 있는 일을 하지 않으면 번아웃이 빠르게 다가올 수 있습니다. Asana에서 실시한 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 설문조사에 참여한 사람들의 80% 가 과로로 번아웃 직전이라고 답했습니다. 이러한 일이 발생하면 사람들은 직장에서 단순히 업무 몰입을 중단합니다. 그 대신 사람들은 엄청난 업무량에 대한 스트레스를 느낍니다.

그 이유는 다음과 같습니다.

1. 일을 위한 일에 너무 많은 시간을 할애합니다

Asana의 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 일을 위한 일은 지식 근로자의 생산성을 저해하는 경향입니다. 사람들은 불필요한 미팅에 상당한 시간을 할애하고, 이메일과 메시지에 응답하고, 파일을 찾고 있습니다. 작업량이 자주 중복됩니다. 기업이 끊임없는 알림, 미팅, 메시지의 원인을 해결하여 업무 방식을 바꾸지 않는 한, 일을 위한 일은 계속될 것입니다.

지식 근로자는 하루 중 35%를 일을 위한 일에 할애한다고 생각하지만 실제로는 그 두 배에 달합니다. 직원의 근무 시간의 60%는 채용 시 요구된 기술과 관련이 없는 업무에 할애됩니다. 팀이 일을 위한 일을 없애거나 줄이기 위해 적극적인 조치를 취하지 않는 한 생산성은 계속 감소하고 업무량에 대한 스트레스는 증가할 것입니다.

2. 커뮤니케이션 과부하

이메일과 메시징 툴을 통해 해야 할 일, 담당자, 업무 마감일에 대해 소통하려 할 때 가장 의도가 분명한 메시지조차도 부족합니다. 두 플랫폼 모두 상당한 양의 왕래가 필요하며, 시간, 에너지, 집중력을 낭비합니다. 또한, 긴 스레드에서는 세부 정보를 놓치거나 중요한 사람을 포함하는 것을 잊어버리기 쉽습니다.

과도한 커뮤니케이션 과부하에 빠질 수 있습니다. 집중을 방해하고 궁극적으로 생산성을 저하시키는 일을 위한 일의 산물입니다. 메시지 및 이메일 알림은 중요한 업무에서 우리의 주의를 빼앗는 교묘한 방법을 가지고 있습니다. 알림음이 울리거나 새 이메일이 표시되는 즉시 우리는 즉시 회신해야 한다는 책임감을 느낍니다. 집중력이 깨지고 멀티태스킹 모드로 전환됩니다. 방금 수행하던 업무가 일을 위한 일로 인해 공식적으로 중단됩니다.

과도한 커뮤니케이션(다시 알림 소리)이 미치는 또 다른 불행한 영향은 '항상 업무에 임해야 한다'는 문화에 굴복해야 한다는 것입니다. 지식 근로자는 연중무휴 24시간 근무해야 한다는 압박감을 느끼고 메시지에 응답하는 데 시간을 보내며, 이는 더 많은 업무와 더 많은 스트레스를 유발합니다.

3. 끝없는 정보 검색

이메일, 메시징 앱 또는 스프레드시트를 통해 한 사람에게서 다른 사람에게 작업이 전달될 때마다 정보는 조각나고 묻혀집니다. 프로젝트의 전체적인 그림을 그려야 하고 정보가 여러 곳에 있는 경우 추가적인 시간과 작업량이 필요합니다. 업무 현황을 논의하기 위한 잦은 미팅도 불가피해지고 또 다른 시간 낭비의 원인이 됩니다.

정보 수집 프로세스는 비효율적입니다. 예를 들어, 사람들은 누가 무엇을 담당하는지 알아내느라 시간을 낭비합니다. 승인해야 하는 사항, 이미 승인되었는지 여부, 승인 담당자, 승인 프로세스 관리자에 대해 혼란이 있습니다. 이러한 혼란이 야기된다면, 업무 처리를 위해 누구에게 연락해야 하고 중요한 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 파악해야 하는 상황을 상상해 보세요.

안타깝게도 모든 것을 추적할 수 있는 실제 시스템이 없기 때문에 대화가 분실되거나, 반복되거나, 단절되는 경우가 많습니다. Asana의 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 사람들은 조직의 우선순위에 대한 명확성 없이 직장에서 대부분의 시간을 보냅니다. 불분명한 것은 일상적인 작업뿐만이 아닙니다. 지식 근로자의 54%는 자신의 업무가 회사 전체에 어떻게 기여하는지 명확하게 알지 못합니다.

업무 관리로 과중한 업무량 해결하기

과중한 업무량에 대해 스트레스를 받는 대신, 기어를 바꾸고 업무 효율을 높이는 방법이 있습니다. 이는 조직화된 프로세스를 만들고, 업무를 자동화하고, 효과적으로 커뮤니케이션함으로써 가능하며, 이를 위해서는 다른 유형의 사고가 필요합니다. 리더와 관리자부터 개별 팀원까지 조직의 모든 구성원은 업무량의 균형을 더 잘 맞추기 위해 어떤 업무가 중요한지, 어떤 업무가 중요하지 않은지에 대한 명확성이 필요합니다.

이러한 새로운 업무 방식을 업무 관리 라고 하며, 누가 언제까지 무엇을 하는지 파악하기 위한 실용적인 접근 방식입니다. 업무 관리는 팀이나 조직의 모든 구성원이 시간을 많이 소모하는 일을 위한 일에 집중하는 대신 가장 중요한 업무에 집중할 수 있도록 명확성을 제공합니다.

Asana 와 같은 업무 관리 툴은 개인, 팀, 회사 전체가 동일한 목표를 향해 같은 방향으로 나아가는 동시에 업무 효율을 높일 수 있는 명확성을 제공합니다.

이제 업무량에 대한 스트레스를 멈출 때입니다. 팀은 더 이상 엄청난 업무량에 압도당할 필요가 없습니다. 팀이 업무 관리 시스템을 도입하고 프로세스를 자동화하며 근무 시간을 더 생산적으로 만들기로 결정하면 일을 위한 일이 줄어들 것입니다.

팀이 과중한 업무량을 처리하는 데 도움이 되는 팁을 더 알아보려면 최고의 성과를 달성하기 위한 18가지 시간 관리 전략 에 관한 글을 읽어보세요.