What is a needs assessment? 3 types and examples

여러 성장 이니셔티브와 신규 프로젝트의 균형을 맞추기 위해 노력할 때, 어떤 팀 개선 사항을 우선순위로 두어야 할지 파악하기가 어렵습니다. 어디서부터 시작해야 할까요?

확실하지 않다면 니즈 평가를 해보세요. 니즈 평가는 가장 중요한 프로세스 격차를 결정하여 원하는 결과를 가장 짧은 시간 안에 달성할 수 있도록 도와줍니다. 현재 프로세스를 평가하면 팀의 업무 수행 방식에 대한 인사이트를 얻을 수 있을 뿐만 아니라 효율성을 개선할 수 있는 영역을 파악하는 데 도움이 됩니다.

일을 위한 일을 줄이고 프로세스를 간소화하면 생산성이 높아질 뿐만 아니라 팀의 사기도 높아집니다. 팀원의 의견을 듣고 고통스러운 프로세스를 개선하면 팀이 가장 영향력 있는 업무를 더 빠르게 수행할 수 있도록 도울 수 있습니다. Asana에서는 필요 평가 를 직접 작성하는 실용적인 가이드를 작성했습니다.

니즈 평가란 무엇인가요?

니즈 평가 는 현재 결과와 원하는 결과 사이의 니즈 또는 '격차'를 결정하는 프로세스입니다. 이는 전략적 계획의 일부입니다. 본질적으로 니즈 평가는 전략적 목표를 달성하는 방법을 정확히 파악하는 데 도움이 됩니다. 

필요는 특정 프로세스 또는 시스템 내에서 개선할 수 있는 기회입니다. 니즈를 파악하고 해결하면 프로세스를 보다 효율적으로 만들고, 리소스 할당을 간소화하고, 현재 워크플로에서 리소스 격차를 식별하는 것과 같은 새로운 기회에 대응할 수 있습니다.  

예를 들어, 팀이 고객 데이터를 구성하는 프로세스를 진행하고 있다고 가정해 보겠습니다. 니즈 평가는 누락되거나 부정확한 정보와 같은 데이터 수집 프로세스에서 격차가 존재하는 곳과 내부 리소스를 더 잘 활용할 수 있는 곳을 이해하는 데 좋은 방법이 될 것입니다.

니즈 평가의 목적은 무엇인가요?

니즈 평가는 조직 내에서 개선이 필요한 영역을 식별합니다. 기존 프로세스에 대한 니즈 평가를 사용하여 데이터를 분석하고 내부 변경 사항을 알립니다.

니즈 평가를 사용하여 수행할 수 있는 프로세스의 예는 다음과 같습니다.

• 중복되는 수작업을 자동화하는 프로세스

• 성과가 저조한 고객 여정 프로세스

개선이 필요한 부분을 정확히 파악하기 어려울 수 있습니다. 여러 가지 기회 영역에 직면한 경우 니즈 분석을 통해 개선할 수 있는 최상의 영역을 파악할 수 있습니다. 

니즈 평가의 예시

니즈 평가는 프로세스를 개선하는 좋은 방법이지만, 시작하기가 항상 쉬운 것은 아닙니다. 먼저 몇 가지 예시 질문을 살펴보고 찾고 있는 데이터를 더 잘 이해하세요.

성공률 질문

• 목표를 달성하기 위해 어떤 활동을 수행해야 하나요? 

• 솔루션이 성공할 확률은 무엇인가요? 

• 필요를 성공적으로 해결하기 위해 필요한 작업은 무엇인가요?

성과 관련 질문

• 성과를 측정하기 위해 어떤 KPI를 사용하고 있나요?

• 우수한 성과는 어떤 모습일까요?

• 현재 성과는 어떤 모습인가요?

운영 관련 질문

• 어떤 이해관계자가 참여하나요?

• 프로세스 내에서 니즈가 발생하는 곳은 어디인가요?

• 얼마나 자주 니즈를 관찰하나요?

니즈를 파악하려면 팀 커뮤니케이션, 문제 해결 능력, 독창적인 아이디어가 필요합니다. 이러한 질문을 출발점으로 사용하여 공을 굴리세요. 어떤 질문을 해야 하는지 파악하면 데이터를 수집하기 시작할 수 있습니다. 

필요 평가 수행 방법

니즈 평가는 관련 데이터를 분석하고 해석하는 훌륭한 방법입니다. 이를 위해서는 팀의 기본적인 니즈와 프로세스의 전반적인 목표 결과를 이해해야 합니다. 

성공률 질문:

• 목표를 달성하기 위해 어떤 활동을 수행해야 하나요? 

• 솔루션이 성공할 확률은 무엇인가요? 

• 필요를 성공적으로 해결하기 위해 필요한 작업은 무엇인가요?

성과 관련 질문:

• 성과를 측정하기 위해 어떤 KPI를 사용하고 있나요?

• 우수한 성과는 어떤 모습일까요?

• 현재 성과는 어떤 모습인가요?

운영 관련 질문:

• 어떤 이해관계자가 참여하나요?

• 프로세스 내에서 니즈가 발생하는 곳은 어디인가요?

• 얼마나 자주 니즈를 관찰하나요?

니즈를 파악하려면 팀 커뮤니케이션, 문제 해결 능력, 독창적인 아이디어가 필요합니다. 이러한 질문을 출발점으로 삼아 공을 굴리세요. 어떤 질문을 해야 하는지 파악하면 데이터를 수집하기 시작할 수 있습니다.

필요성 평가를 수행하기 위한 6단계

니즈 평가는 의사 결정에 영향을 미칠 수 있는 관련 데이터를 분석하고 해석하는 훌륭한 방법입니다. 이를 위해서는 팀의 기본적인 니즈와 프로세스의 전반적인 기대 결과를 이해해야 합니다. 

주요 이해관계자, 자금 제공자 및 의사 결정자의 도움을 받아 미팅 또는 브레인스토밍 세션을 통해 피드백을 수집합니다. 어떤 방식으로 시작하든, 니즈 평가를 수행할 때 따라야 할 4단계는 다음과 같습니다. 

1. 팀의 니즈를 파악합니다

기존 프로세스와 이상적인 프로세스 간의 격차를 파악하려면 먼저 이상적인 프로세스가 어떤 모습인지 이해해야 합니다. 명확한 목표는 측정 가능하고 실행 가능하며 결과 지향적인 니즈 평가를 생성할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 

니즈 평가 를 위해 정보를 수집하고 분석하기 전에 원하는 결과를 고려하는 시간을 가져야 합니다. 목표를 설정하고 기회 영역에 대한 데이터를 수집하여 마감일을 계획하고 의도한 결과를 이해합니다. 

팀원들은 귀하보다 프로세스에 더 가깝고 잠재적인 프로세스 개선에 대한 귀중한 인사이트를 가지고 있습니다. 프로젝트 팀의 피드백을 수집하거나 일반적인 브레인스토밍 세션을 주최하여 팀의 가장 큰 격차를 파악하세요. 

팀과 협력하여 다음 질문에 답하세요. 

• 어떤 니즈를 해결하려고 하나요? 

• 이 프로세스는 현재 어떻게 구현되고 있나요? 

• 가장 큰 기회 격차는 어디에 있나요? 

• 원하는 결과는 무엇인가요? 

• 특정 문제를 해결하고 싶으신가요, 아니면 보다 일반적인 프로세스를 해결하고 싶으신가요? 

• 명확하고 측정 가능한 데이터 소스가 있나요? 

• 어떻게 성공을 측정할 것인가?

2. 리소스 측정 및 할당

평가를 시작하기 전에 팀이 처리할 수 있는 업무량과 프로젝트에 투자할 비용을 정확히 결정하세요. 또한 목표를 달성하기 위해 얼마나 많은 시간을 할애할지 결정합니다. 6개월 안에 격차를 메우고 싶으신가요? 1년? 실행 가능한 업무량이 얼마나 되는지 정확히 파악하면 보고서에 체계적으로 접근할 수 있습니다. 

팀의 가용성 및 조직 리소스는 니즈 평가의 포괄성에 영향을 미칩니다. 니즈 평가에 더 많은 시간을 할애하면 데이터 수집에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

3. 내부 정보 수집

다음으로, 식별된 격차를 가장 잘 해결하는 방법에 대한 정보를 수집하고 데이터를 수집합니다. 니즈 평가의 목표는 현재 프로세스에서 원하는 결과로 도달하는 방법을 이해하는 것임을 기억하세요. 

프로세스와 가장 가까운 다양한 부서와 이해관계자로부터 데이터를 수집합니다. 이 시점에서 이미 가까운 프로젝트 팀원들과 브레인스토밍을 진행했지만, 교차 기능 파트너가 이 프로세스 개선에서 무엇을 필요로 하는지도 이해하는 것이 중요합니다. 

좋은 니즈 평가를 만들기 위해서는 상세한 정보가 필요하므로 이해관계자들이 특정 니즈에 대한 심층적인 데이터를 공유하도록 권장하세요. 정보가 많을수록 니즈 평가가 성공할 가능성이 높아집니다.

정보를 수집할 때 고려해야 할 몇 가지 질문은 다음과 같습니다. 

• 어디에서 개선이 필요한가요?

• 현재 방법이 성과가 저조한 이유는 무엇인가요?

• 더 성공적인 프로세스를 실행하기 위한 리소스가 충분한가요?

이러한 질문은 4단계로 넘어가는 데 필요한 세부 정보를 수집하는 데 도움이 됩니다.

4. 외부 정보 수집

프로젝트 팀과 교차 기능 이해관계자로부터 정보를 수집했다면 이제 외부 소스에서 정보를 수집하기만 하면 됩니다. 내부 협업 참여자 외에도 외부 소스에서 정보를 얻으면 처음부터 끝까지 프로세스를 한눈에 볼 수 있습니다. 

다음과 같은 여러 가지 방법으로 대상 그룹에 대한 외부 정보를 수집할 수 있습니다.

• 고객 설문지: 여러 지리적 위치에서 빠르고 높은 수준의 고객 데이터를 수집하는 데 사용됩니다.

• 포커스 그룹: 특정 지리적 위치에서 심층적인 정보를 수집하는 데 사용됩니다.

또한, 처음부터 끝까지 프로세스를 따라 추가적인 비효율성을 포착하기 위해 새로운 시각을 확보하는 것도 좋습니다. 어떤 니즈 평가 기법을 사용할지는 상황에 따라 다르지만, 비효율성을 시정할 수 있는 가장 좋은 기회를 제공하는 기법을 선택해야 합니다.

5. 피드백 받기

니즈 평가는 기업과 커뮤니티의 니즈에 관한 것입니다. 데이터에 대해 다양한 관점(및 편향)을 가질 수 있는 다양한 그룹의 사람들과 결과를 테스트하세요. 이해관계자 및 커뮤니티 멤버와 공유하여 상위층과 대상 고객이 프로세스 변경에 어떻게 반응할지 측정합니다. 

평가를 보고 싶어하는 몇 명의 사람들은 다음과 같습니다. 

• 프로젝트 파트너

• 커뮤니티 멤버

• 투자자

• 이해관계자

• 관리자

• 동료

받은 피드백을 통해 확인된 니즈에 대한 대규모 변경을 시작하기 전에 보고서를 필요에 따라 조정할 수 있습니다. 

6. 데이터 사용

이 시점에서는 가능한 모든 정보를 수집했습니다. 이제 니즈 평가 결과와 인사이트를 사용하여 최종 보고서와 실행 계획을 작성하면 됩니다.

1단계부터 5단계까지 수집한 정보를 사용하여 니즈 평가 데이터를 누적 보고서로 변환합니다. 브레인스토밍 세션 중에 작성한 메모, 세부 정보 및 관찰 내용 외에도 다음 단계, 특히 단계, 기술 지원, 교육 프로그램 및 프로세스 변경을 구현하는 데 도움이 되는 기타 구성 요소를 문서화하는 요약을 추가합니다. 

니즈 평가 결과를 구현하는 데는 시간이 걸립니다. 팀이 다음과 같은 개선을 안내할 수 있는 효과적인 프로세스를 갖추고 있는지 확인하세요.

• 프로젝트 관리 툴: 정보를 구성하고 팀원과 소통하는 데 도움이 됩니다.

• 변경 관리: 필요성 및 격차 변경 사항을 문서화하는 데 도움이 됩니다.

• 비즈니스 프로세스 관리( BPA): 프로세스를 분석하고 개선하는 데 도움이 됩니다.

• 프로세스 실행 계획: 공통된 목표를 달성하는 데 필요한 단계를 요약합니다

필요성 평가 예시

설문 조사와 같은 정량적 기술부터 포커스 그룹과 같은 정성적 기술에 이르기까지 다양한 데이터 수집 방법이 있습니다. 대상 인구 통계가 방법론에 영향을 미칠 수 있으므로 결정하기 전에 찾고 있는 관점을 고려하세요. 

니즈 평가는 기존 프로세스에 대한 중요한 데이터를 제공하고 팀이 보다 효과적인 시스템을 만들 수 있도록 지원합니다. 

다음은 니즈 평가 데이터를 수집하는 가장 인기 있는 세 가지 방법입니다.

설문지

설문지와 인터뷰는 데이터를 수집하는 가장 인기 있는 방법입니다. 설문지는 일반적인 예 또는 아니오 질문이 있는 표면적 수준의 양식입니다. 이는 응답자로부터 신속하게 정보를 얻는 좋은 방법입니다.

다음과 같은 용도로 사용하세요. 브랜드 아이덴티티의 효과 평가

설문조사

많은 팀이 설문 조사를 사용하여 고객 경험에 대한 외부 정보를 수집합니다. 설문조사에는 종종 개방형 질문이 포함되어 있으므로 설문지보다 더 자세한 정보를 제공합니다. 이는 정확하면서도 빠른 정보를 찾는 좋은 방법입니다.

다음과 같은 용도로 사용: 고객의 관점에서 구매 후 경험의 성공 여부를 평가

포커스 그룹

포커스 그룹은 공통의 특성이나 경험을 공유하는 소수의 참가자가 참여하는 인터뷰입니다. 다른 두 방법보다 훨씬 더 많은 시간이 필요하지만, 포커스 그룹은 니즈와 고객 경험에 대한 광범위한 정보를 제공합니다. 이는 심층적인 정보를 수집할 수 있는 훌륭한 방법입니다.

다음과 같은 용도로 사용합니다. 고객이 브랜드를 어떻게 경험하는지 평가하고 개선할 수 있다고 생각하는 사항을 평가합니다.

분석을 통해 팀의 필요를 파악하세요

니즈 분석을 수행하는 것은 현재 프로세스가 어떻게 처리되고 있는지, 작업과 커뮤니케이션을 어떻게 간소화할 수 있는지 이해하는 좋은 방법입니다. 어떤 니즈가 가장 중요한지 아는 것이 항상 명확한 것은 아닙니다. 니즈 분석을 사용하면 팀의 효율성을 높이는 데 필요한 데이터를 수집할 수 있습니다.