비즈니스 리스크를 예방하는 비상 대책을 수립하는 8가지 단계

원래의 계획이 실패하길 바라는 사람은 아무도 없습니다. 하지만 확실한 차선책을 마련해 두면 어떤 상황에도 잘 대처할 수 있습니다. 탄탄한 예비 계획을 세우면 예상치 못한 상황에서도 효과적으로 대응하고 최대한 신속하게 원래 계획으로 돌아올 수 있습니다.

비상 대책은 부정적인 결과를 초래할 수 있는 상황에서 용이하게 대처하고 비즈니스의 지속성을 보장하기 위한 선제적 전략입니다. 이 기사에서는 비즈니스 건전성을 지키기 위해 예기치 못한 상황에 대비하여 비상 대책과 복구 전략을 세우는 방법을 소개합니다.

비즈니스 비상 대책이란?

비즈니스 비상 대책은 애초에 세운 계획에서 벗어나게 만드는 중요한 사건이나 비즈니스에 치명적인 영향을 미치는 사건에 맞닥뜨렸을 때 조직이 어떻게 대응해야 할지를 정해 놓은 전략입니다. 비즈니스 비상 대책을 올바르게 실행하면 리스크를 경감하고 최대한 빠르게 일상적인 비즈니스로 회복하는 데 도움이 됩니다.

자연재해에 대응하기 위한 비상 대책에 대해 들어본 적이 있으실 것입니다. 통상 사업체와 정부 기관에서 홍수, 지진 또는 토네이도가 발생한 경우 재해 복구를 위해 수립해 놓은 비상 대책입니다.

그러나 비즈니스 리스크에 대비하는 비상 대책도 똑같이 중요합니다. 예를 들어 주 경쟁사가 합병할 때 어떤 조치를 취할 것인지 또는 핵심 클라이언트를 잃었을 때 어떤 결정을 내릴 것인지에 대한 비상 대책을 세울 수 있습니다. 소프트웨어 서비스가 세 시간 넘게 중단되는 것처럼 더 작은 일이지만 파급 효과가 큰 사건에 대해 비상 대책을 세울 수도 있습니다.

비즈니스 비상 대책과 프로젝트 리스크 관리 계획의 차이

프로젝트 리스크 관리는 프로젝트 수준의 리스크를 식별, 모니터링하고 이에 대처하는 프로세스입니다. 프로젝트 리스크 관리를 프로젝트 계획 프로세스 초기에 적용하여 발생할 수 있는 모든 리스크에 대비하세요. 이를 위해 리스크 관리 대장을 생성하여 잠재적인 프로젝트 리스크를 식별하고 모니터링하세요. 리스크가 발생하면 리스크 관리 대장을 사용해 해당 리스크의 해소를 목표로 미리 조치를 취하고 최대한 신속하게 해결할 수 있습니다.

비상 대책은 리스크를 식별하고 해결하는 데 도움이 된다는 점에서 프로젝트 리스크 관리 계획과 비슷합니다. 그러나 비즈니스 비상 대책은 여러 프로젝트나 여러 부서에 영향을 미칠 수 있는 리스크를 다룬다는 점이 다릅니다. 비상 대책을 세우려면 비즈니스 수준의 대형 리스크를 식별하고 대비해야 합니다.

비상 대책을 세우는 8가지 단계

비상 대책은 조직의 다양한 계층에서 세울 수 있습니다. 예를 들어, 팀 리더라면 소속 팀이나 부서에서 사용할 비상 대책을 세울 것입니다. 회사 경영진이라면 조직 전체에 영향을 미칠 만한 상황에 대비하여 비즈니스 비상 대책을 세워야 할 것입니다.

비상 대책을 세울 때는 각 리스크의 발생 가능성과 심각도를 평가해야 합니다. 그런 다음, 대책을 세웠다면 매니저 또는 부서장의 승인을 받습니다. 이러한 방식으로 부정적인 결과를 초래할 수 있는 상황이 발생했을 때 승인을 기다릴 필요 없이 바로 조치를 취하고 신속하게 리스크를 해결할 수 있습니다.

1. 리스크 목록 작성하기

리스크를 해결하려면 먼저 어떤 리스크가 있는지 식별해야 합니다. 회사에 영향을 줄 수 있는 모든 리스크를 목록으로 만드는 일부터 시작하세요. 비상 대책은 비즈니스, 부서 또는 프로그램 등 다양한 수준에서 수립할 수 있습니다. 비상 대책은 여러분이 대처할 책임을 지는 리스크의 범위 그리고 규모와 일치해야 합니다.

비상 대책은 광범위한 노력이 필요한 일이므로 관련된 이해관계자와 브레인스토밍 회의를 열어 잠재적인 리스크를 식별하고 논의하세요. 브레인스토밍 회의에 누가 참여해야 할지 모르겠다면 이해관계자 분석 맵을 생성하여 참여자를 식별하세요.

2. 심각도와 발생 가능성에 근거하여 리스크 수준 평가하기

생각해 낸 모든 리스크에 대해 비상 대책을 세울 필요는 없습니다. 리스크와 잠재적 위협의 윤곽을 그린 뒤에는 이해관계자와 협력하여 각 리스크의 잠재적 영향을 식별하세요.

각각의 리스크를 두 가지 지표, 즉 리스크가 실제로 발생할 때 미치는 영향의 심각도 그리고 리스크가 발생할 가능성에 근거하여 평가하세요. 리스크 평가 단계에서 각 리스크에 심각도와 발생 가능성 수준을 높음, 중간, 낮음으로 구분하여 배정하는 것을 추천합니다.

3. 중요한 리스크를 식별하기

각 리스크에 심각도와 발생 가능성 수준을 배정했다면 이제 이해관계자와 함께 가장 중요하게 다루어야 할 리스크가 무엇인지 정해야 합니다. 예를 들어 발생 가능성이 크고 심각도도 높은 리스크에 대해선 당연히 비상 대책을 세워야 하지만, 발생 가능성이 작고 심각도도 낮은 리스크에 대해선 비상 대책을 세울 필요가 없을 것입니다.

이해관계자와 함께 어디까지 대응할지 경계를 정해야 합니다. 예를 들어 심각도는 낮지만 발생 가능성이 큰 리스크에 대해서 어떻게 할 것인지, 심각도는 높지만 발생 가능성은 상대적으로 작은 리스크에 대해선 어떻게 할 것인지 판단해야 합니다.

여러 가지 리스크 수준과 팀이 선택할 수 있는 비상 대책 시나리오는 다음과 같습니다.

• 높은 심각도와 높은 발생 가능성 또는 중간 수준의 심각도와 높은 발생 가능성을 가진 리스크: 이러한 리스크에 대해서는 비상 대책을 확실하게 수립하세요. 리스크가 발생할 때를 대비해 강력한 리스크 경감 계획을 마련해 두어, 최대한 신속히 정상적인 비즈니스 운영을 재개할 수 있도록 합니다. 

• 높은 심각도와 중간 수준의 발생 가능성을 가진 리스크: 이러한 리스크에 대해서도 비상 대책을 세우세요. 발생 가능성은 더 낮을지 모르지만, 발생한다면 비즈니스 기능에 심각한 영향을 끼칠 수 있습니다. 최악의 시나리오에 대비하여 사전에 계획을 세우면 예상치 못한 상황에 더 빨리 대응할 수 있습니다.

• 높은 심각도와 낮은 발생 가능성을 가진 리스크: 이러한 리스크에 대해서도 비상 대책을 수립해야 합니다. 이 경우 비상 대책을 세울 때의 유일한 차이점은 완성된 대책을 공유할 대상입니다. 발생 가능성이 작으므로 더 적은 수의 사람과 공유하는 것을 고려해 보세요.

• 중간 수준의 심각도와 중간 수준의 발생 가능성 또는 낮은 심각도와 높은 발생 가능성을 가진 리스크: 이러한 리스크에 대해서도 비상 대책 수립을 고려하세요. 이 경우 비상 대책을 세우기 위한 이해관계자 미팅의 규모를 더 축소하거나 비상 대책 수립에 덜 엄격한 접근 방식을 취할 수 있습니다. 하지만 특정 리스크가 발생했을 때 무엇을 할지에 대해 차선책을 개괄적으로라도 갖춰 놓으면, 특히 그 발생 가능성이 어느 정도 있을 경우, 바람직한 선제 전략이 될 수 있습니다.

• 중간 정도의 심각도와 낮은 발생 가능성, 낮은 심각도와 중간 정도의 발생 가능성, 또는 낮은 심각도와 낮은 발생 가능성을 가진 리스크: 이러한 리스크에 대해서는 비상 대책을 세우지 않는 것이 좋습니다. 이러한 리스크는 아마도 실제로 발생하지 않을 것이며, 발생한다 해도 비즈니스 기능에 큰 영향을 미치지는 않을 것입니다. 하지만 심각도와 발생 가능성이 달라지지 않았는지 정기적으로 재점검할 계획은 세워야 합니다.

4. 최대 리스크에 대해 비상 대책 세우기

중요한 리스크로 식별한 각 리스크에 대해 비상 대책을 세우세요. 그러한 비상 대책의 일환으로 리스크에 대해 팀에 설명하고 해당 리스크 발생 시 팀의 대응 조치에 대해 브레인스토밍하세요. 각 대책에는 정상 수준의 비즈니스로 돌아오기 위해 취해야 하는 모든 단계가 포함되어야 합니다.

비상 대책에는 다음에 대한 정보가 포함되어야 합니다.

• 해당 대책의 개시를 촉발하는 사건

• 즉각적인 대응

• 참여자와 결과 통보 대상자

• 필요한 경우 RACI 차트를 포함한 핵심 실무 담당자

• 대응 타임라인(즉, 즉시 취해야 하는 조치와 장기적으로 취해야 하는 조치를 구별)

예를 들어, 발생 가능하고 심각한 리스크로 인력 부족 가능성을 식별했다고 가정해 보겠습니다. 이는 정상적인 운영에 중대한 영향을 미칠 것이므로 이에 대비할 비상 대책을 세워야 할 것입니다. 팀원이 저마다 매우 특별한 역량을 보유하고 있어서 두 사람 이상이 동시에 팀을 떠나는 경우 팀의 책임 관리에 차질이 생길 것으로 예상된다면, 비상 대책에는 후임자를 채용하는 동안 특정 프로젝트나 프로세스를 담당할 수 있는 사람이 누구인지 또는 팀원의 역량이 따로따로 나누어지는 상황을 방지하기 위해 팀 문서화 작업을 어떻게 개선할지 등에 관한 내용을 담으면 좋을 것입니다.

5. 비상 대책에 대한 승인 받기

관련 경영진에게 비상 대책에 관해 알리고 행동 방침에 대한 동의를 받으세요. 이는 특히 팀이나 부서 수준에서 대책을 세울 때 중요합니다. 비상 대책 수립은 리스크에 더 빠르게 대응할 수 있도록 팀에 권한을 부여하는 것이지만, 행동 방침이 적절한지 확인해야 합니다. 또한, 사전 승인을 받아두면 실행 전에 승인을 요청할 필요 없이 올바른 방향이라는 확신을 가지고 대책을 실행에 옮길 수 있습니다.

6. 비상 대책 배포하기

비상 대책을 세운 후에는 적절한 관계자와 공유하세요. 모든 이들이 내용을 인지하고 실제 비상 대책을 실행해야 할 때 최대한 신속하고 원활하게 행동할 수 있어야 합니다. 비상 대책을 일원화된 단일 정보 소스에 보관하여 모든 사람이 필요에 따라 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요.

7. 비상 대책 모니터링하기

비상 대책을 자주 검토하여 내용이 여전히 정확한지 확인하세요. 신입 사원이나 비즈니스 환경의 변화와 같은 새로운 리스크나 새로운 기회를 고려하세요. 새로운 임원이 팀에 합류했다면 비상 대책에 관해 알려 주고 검토를 받으세요.

8. 필요에 따라 새로운 비상 대책 수립하기

발견한 리스크 전부에 대해 비상 대책을 세우는 것도 좋지만, 새로운 리스크가 나타나지는 않는지 계속해서 모니터링해야 합니다. 새로운 리스크를 발견했고 그 심각도나 발생 가능성이 충분히 높다면 해당 리스크에 대해 새로운 비상 대책을 세우세요. 마찬가지로 비상 대책을 점검하여 우려했던 시나리오 중 발생 가능성이 낮아진 것은 없는지, 발생한다 해도 팀에 미치는 영향이 크지 않은 것은 없는지를 확인하세요.

비상 대책 수립에서 흔히 발생할 수 있는 문제와 이를 피하는 방법

비상 대책은 정상적인 비즈니스 기능을 신속히 회복하는 데 도움이 되는 강력한 도구입니다. 비상 대책 수립 프로세스를 최대한 원활히 하기 위해 다음과 같이 흔히 발생할 수 있는 문제에 유의하세요.

승인 결여

비상 대책을 수립하는 데에는 많은 노력이 필요하므로 시작하기 전에 임원급 이해관계자로부터 지원을 받도록 하세요. 대책을 세우는 과정에서 후원자와 계속 대화하여 핵심 리스크를 다루고 실행 계획을 탄탄하게 만들 수 있도록 하세요. 그렇게 하면 이해관계자도 비상 대책을 믿고 지지할 수 있습니다.

‘차선책’ 사고방식에 대한 편견

기업 문화에 따라 차선책을 생각하는 것을 선호하지 않을 수도 있습니다. 원래 계획에 가진 것을 모두 쏟아붓고 계획대로 풀리길 바랍니다. 하지만 이러한 사고방식은 실제로 적극적으로 차선책을 세워놓는 경우보다 팀이 더 큰 리스크에 노출되도록 합니다.

비상 대책을 뜻하지 않게 폭풍우를 만나지 않도록 출항 전에 날씨를 확인하는 것과 마찬가지라고 생각하세요. 열에 아홉은 맑게 갠 하늘이 갑자기 험하게 변하지 않겠지만, 준비 태세를 갖추는 것이 항상 더 안전합니다. 비상 대책을 세우면 부정적인 영향을 미칠 수 있는 상황이 발생하더라도 회사가 이를 직면할 준비를 갖추어 최대한 빠르게 회복할 수 있습니다.

일회성 비상 대책

비상 대책을 준비하려면 많은 노력이 필요합니다. 일단 끝내고 나면 잘했다고 생각하고 잊어버리고 싶은 마음도 간혹 들 수 있습니다. 하지만 일 년에 한두 번 정도는 비상 대책을 검토하고 필요에 따라 업데이트할 수 있도록 정기적인 알림 일정을 정해 놓으세요. 갑자기 새로운 리스크가 발생하거나 비즈니스 운영에 변화가 생긴 경우 비상 대책을 업데이트하면 부정적인 영향을 미칠 수 있는 상황에 가장 적절하게 대처할 수 있습니다.

비상 대책을 세운 후에는 무엇을 해야 할까요?

비상 대책은 만드는 데 많은 노력을 해야 하지만, 사용해야 할 일이 생긴다면 만들어놓은 보람을 느낄 겁니다. 하지만 비상 대책을 확실하게 세워두는 것뿐만 아니라 최신 상태로도 유지해야 합니다.

선제적인 태도로 임하면 리스크가 실제로 발생하기 전에 이를 경감하는 데 도움이 됩니다. 따라서 리스크가 발생할 경우 비상 대책을 실행할 책임이 있는 팀원과 비상 대책에 관해 소통하세요. 비상 대책이 먼지 쌓인 문서가 되도록 방치하지 말고 수립 후에는 필요한 때에 사용하세요!

대책을 수립했다면 업무 관리 플랫폼처럼 모두가 액세스할 수 있는 일원화된 곳에 보관하세요. 액세스 가능한 일원화된 장소에 보관하면 실제로 비상 대책 중 하나를 사용해야 할 때가 왔을 때 팀이 빠르게 대책을 실행할 수 있습니다.