명확하고 반복 가능한 워크플로를 생성할 수 있는 간단한 7단계

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2021년 6월 17일9 분 읽기 분량
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워크플로라는 단어는 모호합니다. 프로세스를 의미할 때도 있고, 정보를 정리하는 방식을 의미하기도 합니다.

용어의 모호성은 실제로 좋지 않은 결과를 수반합니다. 워크플로가 무엇인지 명확하지 않으면 업무 자체에 혼란을 초래하여 효율성이 떨어질 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 평균적인 지식 근로자는 근무 시간의 60%를 정보를 검색하거나 작업 상태를 파악하는 등과 같이 일을 위한 일에 사용합니다. 그렇지만 매주 1/4 이상의 마감일을 지키지 못하고 있습니다. 매일 열심히 노력하고 바쁘게 일하지만, 목표를 달성하지 못하고 기한이 지연되는 경우가 많습니다.

무엇인가 문제가 있는 것이죠.

따라서 워크플로에 주목하고 워크플로가 무엇인지 파악하는 것이 중요합니다. 워크플로가 무엇이고 어떻게 도입하는지 명확하게 이해하면 팀의 업무를 효과적으로 정리하고, 프로젝트 목표를 달성하고, 장기적으로 지속되는 효과적인 프로세스를 수립할 수 있습니다. 그 방법을 소개합니다.

워크플로란? 

워크플로는 적절한 시기에 알맞은 담당자를 정확한 데이터로 연결하여 팀이 목표를 달성하도록 도와주는 일련의 과정입니다. 워크플로를 설정하면 이해하기 쉽고 반복 가능한 방식으로 정보를 정리할 수 있습니다. 

효과적인 워크플로에는 7단계가 있으며, 대략 계획, 실행, 검토라는 3가지 단계로 구분할 수 있습니다.

계획: 

1. 아이데이션(Ideation) 및 정보 수집

2. 요청 수신

3. 우선순위 지정 및 리소스 배분

실행:

4. 진행 및 검토

5. 진행 상태 추적

검토:

6. 승인

7. 보고

워크플로는 언제 생성해야 하나요?

워크플로는 팀과 부서 수준에서 매우 강력한 효과를 발휘합니다. 워크플로를 적절하게 수립하면 팀의 프로세스가 명확해져 목표를 더 빠르게 달성할 수 있습니다. 

마케팅 캠페인, 신입 사원 온보딩 프로그램, 조달과 같이 최종 목표가 정해져 있는 시간 기반 이니셔티브뿐만 아니라 콘텐츠 일정, IT 요청, 버그 추적과 같은 반복 프로세스와 일상 업무를 위해 효과적인 워크플로를 수립할 수 있습니다.

워크플로가 중요한 이유

각각의 워크플로가 고유하지만, 모든 워크플로는 레고 세트와 같이 동일한 구성 요소를 기반으로 합니다. 이러한 기본 구성 요소는 어떠한 팀이나 조직의 니즈를 충족할 수 있을 정도로 유연합니다. 중요한 점은 비즈니스에 중요한 프로세스를 체계화하여 조직의 구조를 만드는 것입니다. 이렇게 하면 다음 단계가 무엇인지 또는 누가 프로젝트의 어떤 부분을 담당하는지가 더 이상 모호해지지 않습니다. 이러한 불확실성을 제거하는 것은 획기적인 일입니다.

이러한 수준의 구조는 다음과 같은 구체적인 장점이 있습니다.

  • 프로젝트 팀 멤버 간 조율 간소화

  • 생산성 증대(품질을 타협하거나 비용을 낭비하지 않음)

  • 리소스 배정 개선

  • 프로젝트 가시성 개선

  • 모든 정보를 한 곳에서 추적할 수 있으므로 리더가 더 스마트한 의사 결정 가능

  • 수동 정보 수집 및 업무 중복 감소

  • 중앙에서 액세스 가능한 정보 소스에서 모든 정보를 수집하여 데이터 사일로 현상 방지

  • 팀 멤버가 담당하는 업무가 전체 중장기 목표에 어떻게 기여하는지 명확하게 제시

  • 추측에 기반한 업무 감소 및 팀 멤버가 불필요한 요소에 얽매이지 않는 업무 환경 제공

  • 중앙 정보 허브에서 임시 프로세스 및 일회성 시스템 제거

워크플로를 사용하면 매번 처음부터 프로세스를 다시 만드는 대신 팀의 역량이 강화되고 유연해져 최고의 성과를 달성할 수 있습니다. 

정의된 워크플로의 3가지 주요 장점

워크플로 설정은 번거로워 보일 수 있지만, 잘 정의되고 향후에도 반복하여 사용할 수 있는 프로세스는 성장의 핵심 원동력입니다. 효과적인 워크플로를 사용하면 '일을 위한 일'을 없애고, 혼란을 줄이고, 명확성을 높이고, 참여를 도모할 수 있습니다. 처음에 시간과 노력을 투자하여 견고한 워크플로를 수립하면 향후에 많은 시간이 절약되고 스트레스가 줄어듭니다.

실시간 가시성 확보

실행 가능한 인사이트를 실시간으로 파악할 수 있다면 팀의 효율이 높아집니다. 이러한 인사이트를 얻기가 어렵지만, 바로 여기에서 워크플로가 빛을 발합니다.

효과적인 워크플로는 적절한 시기에 알맞은 담당자를 정확한 데이터로 연결합니다. 이를 토대로 프로젝트 내부와 전체에서 가시성이 향상되어 모든 팀원이 누가 언제까지 무엇을 하고 왜 중요한지 정확하게 파악할 수 있습니다. 특히, 이러한 수준의 가시성을 확보하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

  • 실행 가능한 인사이트를 실시간으로 얻어 팀 효율성 증대

  • 업무를 정확하게 계획하고, 리소스를 배정하고, 필요에 따라 확장 또는 축소

  • 경영진과 부서 간 이해관계자에게 프로젝트 진행 상태 업데이트

  • 지연을 방지하고 고품질의 결과물 작성

  • 이슈를 이해하고, 정확히 식별하고, 진단하기 위해 프로젝트의 프로세스를 전반적으로 파악

부서 간 팀 내부와 팀 간 조율

명확하게 정의된 워크플로가 있으면 여러 부서에 걸쳐 명확성과 컨텍스트가 강화됩니다. 프로젝트 또는 툴을 연결하는 네트워크가 있다면 부서 간 팀은 수행하는 작업의 방법과 이유를 명확하게 파악할 수 있습니다. 

좋은 업무 관리 툴을 사용하면 어떤 팀에서든 워크플로를 정의하고 공유할 수 있습니다. 이를 통해 모든 업무와 데이터를 수집하는 단일 정보 소스가 생성되어 팀 간 사일로 현상을 방지하고 더 수월하게 협업할 수 있습니다. 또한, 개별 이니셔티브를 기업의 대규모 워크플로에 연결하면 팀원들이 가장 중요한 업무를 정확하게 파악할 수 있습니다. 따라서 모든 구성원이 가장 큰 영향을 미치고 최우선으로 처리해야 하는 업무에 집중할 수 있습니다.

참고: Asana를 사용하는 고객이 업무에서 사일로 현상을 방지하는 5가지 방법

운영 효율성 개선

워크플로는 업무 요청 수신 양식, 자동화, 프로젝트 템플릿화를 통해 프로세스를 체계화합니다. 알맞은 담당자를 정확한 데이터에 자동으로 연결하여 효율성과 생산성을 개선합니다. 효과적인 워크플로를 사용하면 일을 위한 일을 방지하여 팀의 업무 처리 속도가 높아집니다. 팀이 명확성을 확보하면 가장 중요한 업무에 집중하여 가장 큰 영향력을 발휘할 수 있습니다. 또한, 비즈니스 툴을 통합하여 투명성을 제고하면 문맥 전환을 최소화할 수 있습니다. 

워크플로와 기타 비즈니스 프로세스의 다른 점

워크플로를 구축하기 위해 다양한 비즈니스 프로세스를 통합해야 하는 경우가 많습니다. 다음은 이러한 비즈니스 프로세스와 워크플로를 비교하여 다른 점을 소개합니다.

워크플로 vs 비즈니스 프로세스 관리

비즈니스 프로세스는 일련의 작업입니다. BPM(비즈니스 프로세스 관리)는 효율적이고 효과적인 방법을 사용하여 이러한 작업을 중요한 이니셔티브로 정리하는 프로세스입니다. 

워크플로를 설정할 때에는 비즈니스 프로세스와 마찬가지로 업무를 어떻게 체계적으로 관리하고 프로세스를 개선할 수 있을지를 심사숙고해야 합니다. 워크플로와 비즈니스 프로세스의 큰 차이점은 워크플로의 경우 반복되고 지속 가능한 비즈니스 프로세스를 생성하는 데 특히 주력한다는 점입니다. 

참고: 비즈니스에서 효율성 vs 효과: 팀에 두 가지 모두가 필요한 이유

워크플로 vs 체크리스트

체크리스트 또는 할 일 목록은 해야 할 일의 목록입니다. 체크리스트는 비즈니스 프로세스보다 간단합니다. 체크리스트에 여러 이니셔티브의 작업이 포함되어 순서가 특별히 정해지지 않은 경우가 많기 때문입니다. 

체크리스트를 워크플로의 일부로 사용하여 업무가 누락되지 않도록 관리할 수 있습니다. 체크리스트와 워크플로를 함께 사용하면 팀이 최고의 성과를 달성하도록 지원하는 간단하지만 강력한 툴이 됩니다. 워크플로 프로세스 전 과정에 체크리스트를 포함하여 팀이 목표를 달성하도록 지원할 수 있습니다. 

워크플로 vs 간트 차트

간트 차트프로젝트 타임라인을 수평 막대 차트로 표시하는 비주얼 프로젝트 관리 툴입니다. 간트 차트의 각 막대는 프로세스의 단계를 나타냅니다. 막대 길이는 업무 수행에 걸린 시간을 나타냅니다. 

간트 차트는 뛰어난 비주얼 프로젝트 관리 툴이며, 이벤트 계획이나 제품 출시 등 시간에 기반한 이니셔티브를 추적하는 데 가장 많이 사용됩니다. 워크플로를 구축하여 일회성 프로젝트를 향후 업무에 사용하기 위해 반복 가능한 프로세스로 전환할 수도 있습니다. 이벤트 계획이나 제품 출시를 위해 워크플로를 생성할 경우 간트 차트 및 칸반 보드와 같은 기타 비주얼 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 목표를 더 빨리 달성할 수 있습니다.

참고: 간트 차트를 처음 사용하세요? 여기서 시작하세요

워크플로 vs 플로 차트

플로 차트는 프로세스의 단계를 순차적으로 시각화하는 데 매우 효과적입니다. 예를 들어, 플로 차트는 5가지 프로젝트 단계 간 관계를 표시하거나 프로젝트에 영향을 미치는 인과 관계를 시각화하는 데 도움이 됩니다. 

거시적인 수준에서 플로 차트나 워크플로 다이어그램에 7가지 워크플로 단계를 시각화하여 유용하게 사용할 수 있습니다. 워크플로의 주요 단계를 파악한 후 이러한 프로세스를 실시간 공유 업무 관리 플랫폼에 도입해 보세요.

참고: 팀의 워크플로를 개선하는 프로젝트 관리 5단계

워크플로 vs 업무 관리

워크플로는 업무 관리의 핵심입니다. 실제로 좋은 업무 관리 툴을 사용하면 팀이나 부서의 워크플로를 간편하게 관리하여 조직 전체의 구성원 및 업무를 조율할 수 있습니다. 궁극적으로, 워크플로는 업무 관리를 강화하고 모든 구성원이 가장 중요한 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 얻도록 해줍니다.

업무 관리는 조직의 워크플로를 조율하는 체계적인 접근법으로, 팀이 목표를 더 빨리 달성하는 데 필요한 명확성을 제공합니다. 업무 관리의 핵심은 조직 전체의 구성원 및 업무를 조율하여 모든 구성원이 가장 중요한 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있도록 하는 데 있습니다.

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워크플로 사례

정의된 워크플로의 장점과 자체 워크플로를 생성하는 방법을 자세히 알아보기 전에 몇 가지 워크플로 사례를 살펴보겠습니다.

고객 피드백 워크플로

  1. 아이데이션 및 정보 수집: 고객이 티켓, 요청 또는 피드백을 제출합니다.

  2. 요청 수신: 요청이 CRM(예: Zendesk)에서 처리됩니다.

  3. 우선순위 지정 및 리소스 배분: 요청이 자동으로 관련 팀으로 전달됩니다. 예를 들어, 판매 요청이라면 영업 팀이 요청을 분류할 수 있도록 해당 요청이 Salesforce로 전달됩니다. 티켓과 피드백의 경우에는 Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하는 사내 팀으로 전달됩니다.

  4. 진행 및 검토: 팀이 고객 이슈를 해결합니다.

  5. 진행 상태 추적: 실시간 통합은 팀 간 업무를 간소화하고 자동화합니다. 수동으로 일일이 팀에 업데이트를 제공하거나 다른 툴 간에 업무를 복제하는 대신 Asana for Zendesk 통합과 같은 통합을 사용하면 팀이 업무를 수행하는 툴에서 최신 정보를 이용할 수 있습니다.

  6. 승인: 최종 솔루션이 고객 팀을 통해 고객에게 전달됩니다. 필요할 경우, 변경 내역이 문서화됩니다. 요청이 충분히 해결되지 않았다면 팀이 4단계(진행 및 검토)로 돌아가서 다시 검토합니다.

  7. 보고: 고객 피드백 워크플로의 전반적인 영향을 측정하기 위해 해당 티켓을 전체 워크플로 프로세스의 일부로 추적합니다. 

캠페인 관리 워크플로

  1. 아이데이션 및 정보 수집: 팀 전체가 함께 새로운 캠페인 아이디어를 브레인스토밍합니다.

  2. 요청 수신: 프로젝트 리더가 팀과 협력하여 캠페인에 필요한 모든 크리에이티브 에셋의 브리프를 만듭니다(예: 이미지, 애니메이션, 동영상, 콘텐츠 에셋 등).

  3. 우선순위 지정 및 리소스 배분: 팀이 프로젝트와 작업의 우선순위를 지정하기 전에 캠페인의 전체 구성을 파악할 수 있도록 프로젝트 리더가 캠페인의 각 요소를 검토합니다. 그런 다음, 모든 팀원이 캠페인에서 세부 사항이 어떻게 진행되는지 개략적으로 파악할 수 있도록 팀 리더가 마스터 캠페인 캘린더를 생성합니다.

  4. 진행 및 검토: 계획이 준비되면 크리에이티브 에셋 제작을 실행합니다. 외부 인력과 팀원들이 업무에 착수합니다. 크리에이티브 에셋 제작에 추가적인 업무가 필요하다면 워크플로가 크리에이티브 에셋 제작 단계를 다시 반복합니다.

  5. 진행 상태 추적: 팀이 업무를 수행할 때 프로젝트 리더는 업무 관리 플랫폼에서 진행 상태를 모니터링합니다. 팀원들이 문제에 맞닥뜨리거나 프로젝트 결과물이 지연된다면 즉시 개입하여 문제를 해결합니다.

  6. 승인: 모든 것이 잘 진행된다면 프로젝트 리더가 업무를 승인합니다. 캠페인이 실시됩니다.

  7. 보고: 캠페인이 성공을 거두거나 예상보다 부진할 경우에도 항상 배울 점이 많습니다. 프로젝트 리더는 데이터를 세부적으로 확인하고 팀 멤버들과 논의하여 잘 진행된 점과 개선할 점을 파악합니다.

목표 계획 워크플로

  1. 이이데이션 및 정보 수집: 회사 경영진이 회사가 OKR(목표 및 주요 결과)를 얼마나 자주 설정할 것인지 결정합니다. 회사가 목표 관리 시스템을 도입하여 업무를 추적합니다.

  2. 요청 수신: 팀 리더, 팀 멤버, 주요 프로젝트 이해관계자가 함께 향후 목표에 대한 아이디어를 도출합니다. 

  3. 우선순위 지정 및 리소스 배분: 팀 리더가 다음 목표 기간에 대해 일련의 목표 초안을 작성합니다. 각 목표가 상위 목표에 기여하여 명확성이 확보되고 일관성을 유지하는 것이 가장 이상적입니다.

  4. 진행 및 검토: 팀 멤버들이 무엇을 달성해야 하는지 파악한 후 업무에 착수합니다. 팀 멤버가 업무 관리 플랫폼을 사용하여 일상 업무를 상위 목표와 연결할 수 있으므로 모두가 가장 우선순위가 높은 업무를 파악할 수 있습니다.

  5. 진행 상태 추적: 팀이 업무를 수행 중일 때 팀 리더는 팀원들의 진행 상태를 모니터링합니다. 진행 상태가 느리거나 마감일이 지연되면 개입하여 문제를 해결할 수 있습니다. 팀 리더와 팀 멤버 모두 업무 관리 플랫폼을 통해 주기적으로 상태를 업데이트합니다. 

  6. 승인: 팀 멤버가 업무를 완료합니다. 매니저가 확인하거나, 승인하거나, 필요한 경우 변경을 요청합니다.

  7. 보고: 각 단계가 끝나면 팀 리더가 목표를 검토합니다. 목표 기간에 잘 진행된 점과 진행되지 않은 점을 상세하게 분석합니다. 향후 목표를 위해 팀이 강점은 더 강화하고 약점은 보완합니다.

효과적인 워크플로를 생성하는 7단계

효과적인 워크플로를 생성하는 7단계는 계획, 실행, 검토라는 3가지 단계로 나누어져 있습니다. 이러한 단계를 도입하면 이해하기 쉽고 반복 가능한 방식으로 업무를 정리할 수 있습니다.

7단계가 필요한 이유

7단계를 효과를 극대화하고 일을 위한 일을 최소화하는 워크플로 템플릿이라고 생각하세요. 워크플로를 사용하면 프레임워크가 마련되어 팀이 업무에 바로 착수할 수 있습니다. 프로젝트를 시작할 때마다 정보 수집, 불필요한 미팅, 중복된 커뮤니케이션에 몇 시간이나 심지어 며칠을 낭비할 필요가 없습니다. 워크플로 7단계는 팀이 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 데이터, 정보, 에셋을 제공합니다. 실행 계획을 명확하게 수립하여 모든 팀원이 무엇을 언제까지 완료해야 하는지 파악할 수 있습니다.

워크플로는 반복 가능한 프로세스를 구축하므로 매번 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다. 워크플로가 효과를 발휘하려면 실시간으로 정보를 추적하는 공유된 툴에서 생성되어야 합니다. 

아래 사례에서는 Asana에서 워크플로를 생성하는 방법을 소개합니다. 어떻게 시작하는지 모를 경우, 워크플로 관리 소프트웨어를 사용하여 알맞은 담당자를 정확한 데이터에 연결하는 방법을 배울 수 있습니다. 이를 활용하여 팀이 좋은 성과를 달성하는 데 집중할 수 있습니다.

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1 단계: 아이데이션 및 정보 수집

모든 워크플로는 아이디어에서 시작됩니다. 종종 아이디어가 완전한 형태를 갖추기도 하지만, 팀이 몇 가지 지침을 기반으로 새로운 이니셔티브에 착수하기도 합니다. 

워크플로 프로세스의 이 단계에서는 정리되지 않은 정보를 수집하고 프로젝트에 대한 아이디어를 도출합니다. 가능하다면 다음 단계를 진행하기 전에 프로젝트 제약, 제한 사항 또는 요구 사항을 고려하세요.

예를 들어, 웹 제작 워크플로를 살펴보겠습니다. 마케팅 팀의 부사장이 크리에이티브 팀에게 웹사이트 홈 페이지를 완전히 리뉴얼하도록 요구합니다. 팀은 프로젝트를 인계하기 전에 원하는 홈 페이지의 디자인과 분위기를 공유합니다. 워크플로의 이 단계에서 팀은 몇 가지 초기 아이디어를 도출하고, 마음에 드는 웹사이트 홈 페이지에서 얻은 아이디어를 공유하고, 브레인스토밍 툴인 Miro로 고품질 목업을 만듭니다. 

2단계: 요청 수신

앞으로 수행할 업무를 전반적으로 파악했다면 세부 사항과 프로젝트 계획을 수립합니다. 워크플로의 이 단계에서는 관련 데이터나 정보를 확보하고 비즈니스 니즈를 파악해야 합니다. 이를 통해 구축하는 프로세스, 관련된 프로젝트 이해관계자, 궁극적으로 완료해야 하는 업무를 파악할 수 있습니다.

모든 워크플로에 이러한 자료가 전부 필요하지는 않지만, 프로젝트의 세부 업무를 수행하는 데 필요한 충분한 자료를 확보하세요. 충분한 정보가 있다면 업무의 명확성, 상황, 정보를 추가로 파악하기 위해 매번 질문을 주고받을 필요가 없습니다.

웹 제작 워크플로 사례를 계속해서 살펴보겠습니다. 팀 브레인스토밍을 크리에이티브 브리프로 전환합니다. Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하여 Miro로 작성한 초안 스케치를 브리프로 가져와서 커뮤니케이션 계획과 같은 다른 프로젝트 정보와 합칩니다.

3. 우선순위 지정 및 리소스 배분

계획을 수립했다면 이제 실행에 옮길 차례입니다. 이 단계에서 리소스 배정으로 시작합니다. 효과적으로 업무 우선순위를 지정하고 팀 작업 수용량에 따라 업무를 배정하려면 프로세스에 대한 가시성을 확보해야 합니다.

효과적인 워크플로는 단순히 생산성을 극대화하고 최대한 많은 업무를 완료하는 데 그치는 것이 아니라, 창의력을 발휘할 기회를 마련하는 것입니다. 업무량 관리를 성공적으로 수행하면 직원들의 역량이 강화되고 혼란이 줄어듭니다. 이로 인해 팀이 일과를 끝마칠 때 지치는 대신 만족감을 느낄 수 있습니다.

워크플로의 이 단계를 반복 가능하게 만들려면 이를 자동화해야 합니다. 각 팀 멤버의 작업 수용량을 명확하게 파악했다면 워크플로 자동화를 사용하여 업무를 알맞은 팀 멤버에게 정확하게 배정합니다. 각 프로젝트의 우선순위를 명확히 하고, 팀 멤버가 가장 영향력이 큰 업무를 완료할 수 있도록 필요한 경우 마감일을 조정합니다.

이 예시에서 크리에이티브 팀은 Asana에 크리에이티브 요청 프로젝트를 관리합니다. 요청을 수신하면 자동화된 워크플로가 업무를 적절한 팀 멤버에게 배정합니다. 각 이니셔티브에는 관련된 우선순위 수준이 지정되어 있으므로 팀 멤버들이 어디에 집중해야 하는지 알 수 있습니다. Asana에서 팀의 업무량을 확인할 수 있으므로 필요에 따라 업무를 재배정하거나 일정을 다시 예약할 수 있습니다. 

참고: 리소스 관리를 시작하기 위한 가이드

4. 진행 및 검토

이 단계는 워크플로 “작업”의 핵심입니다. 프로젝트 결과물을 위해 작업을 진행하고, 피드백 프로세스에 따라 검토하고 반복하며, 이해관계자에게 승인을 요청하여 피드백을 받습니다.

간소화된 워크플로가 없다면 이러한 작업의 많은 부분이 수작업으로 이루어집니다. 또한, 정확한 파일을 적절한 시간에 찾기 어렵습니다. 일을 위한 일이 생기는 주요 원인은 문서를 검색하거나 승인을 받기 위한 작업이므로 이러한 정보를 중앙에서 일원적으로 관리하는 툴을 사용하면 모든 팀원을 위해 불필요한 업무가 줄어듭니다. 

동일한 곳에서 커뮤니케이션을 수행하고 파일을 공유하면 팀 멤버들이 일을 위한 일에 소요되는 시간을 줄이고 실제 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 그런 다음, 자동화를 사용하여 업무에 착수하고 적절한 타이밍에 필요한 정보를 확보할 수 있습니다.

웹 제작 워크플로 사례를 계속 살펴보겠습니다. 이 단계에서는 업무를 배정한 후 디자이너가 새로운 홈페이지 웹사이트용 와이어프레임을 Figma에 생성한 후 프로젝트에 첨부합니다. 프로젝트 이해관계자는 교정 기능으로 PDF 파일에 좋은 점과 개선할 점에 대해 구체적인 피드백을 남깁니다. 프로젝트 이해관계자가 디자인을 승인했다면 디자인을 웹 개발 팀으로 전달할 수 있습니다. 업무가 중복되는 일이 발생하지 않습니다. 해당 정보는 크리에이티브 요청 프로젝트와 웹 프로덕션 프로젝트에 있으므로 모든 구성원이 최신 정보를 활용하여 업무를 수행할 수 있습니다. 

5. 진행 상태 추적

워크플로의 핵심은 팀의 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하는 것입니다. 실제로는 데이터가 여러 툴에 분산된 경우가 많으므로 프로젝트 진행 상태를 보고하려면 다른 툴을 전환하면서 수작업으로 정보를 한 곳에 수집해야 합니다. 하지만 수작업으로 중복된 업무를 수행하는 것은 시간 낭비이며, 아무도 불필요한 상태 미팅을 원하지 않습니다.

대신에, 업무를 수행하는 동일한 곳에서 프로젝트 상태 업데이트를 공유하면 모든 구성원이 업무 현황을 파악할 수 있습니다. 프로젝트가 계획대로 진행되지 않을 때도 프로젝트 이해관계자가 상태 보고서를 통해 지연되는 상황과 문제를 해결하는 방법을 파악할 수 있습니다. 

예를 들어, 이 웹 제작 이니셔티브는 애초에 마케팅 팀의 부사장이 제안했지만 수많은 이해관계자가 해당 워크플로에 관여하고 있습니다. 하지만, 프로젝트 이해관계자가 프로젝트 진행과 관련한 모든 세부 내용이나 문제점을 파악할 필요는 없습니다. 대신 이해 이해관계자에게 주간 프로젝트 상태 업데이트를 제공하고, 배경 정보를 추가하고, 팀이 완료한 작업과 마일스톤 링크를 포함하면 충분합니다.

참고: 팀 리더가 전체 보고서 툴을 선택하기 위한 최고의 가이드

6. 승인

최종 승인을 받기만 하면 마무리되는 경우가 많지만, 승인을 받기가 까다로울 수 있습니다. 승인을 받는 데 시간이 오래 걸리는 것은 아니지만 경영진은 바쁠 때가 많아 만나기조차 어려울 때가 많습니다. 대신 승인 워크플로를 사용하면 승인 단계를 자동화해서 명확하고 간편한 프로세스를 통해 이해관계자로부터 최종 승인을 받을 수 있습니다.

다시 사례를 살펴보겠습니다. 새 홈 페이지를 도입할 준비가 되었지만, 마케팅 팀의 부사장에게 승인을 받아야 합니다. 이를 위해 일반 작업과는 다르게 승인 요청을 마케팅 팀의 부사장에게 전송합니다. 이 알림을 통해 이해관계자들이 필요한 피드백 유형을 파악할 수 있어 쉽고 빠르게 답변할 수 있습니다. 버튼을 클릭하기만 하면 승인을 받아서 기한에 맞춰 새 홈 페이지를 선보일 수 있습니다. 

7. 보고

프로젝트가 성공을 거두거나 도중에 문제에 직면하는 경우에도 항상 각 이니셔티브에서 배울 점이 많습니다. 워크플로의 마지막 단계는 진행 상태에 대해 보고하고 데이터를 상세하게 분석하여 잘 진행된 점과 개선할 점을 파악하는 것입니다. 이를 통해 향후 프로젝트를 최적화하거나 현재 워크플로를 개선할 수도 있습니다.

이제 사례의 마지막 단계입니다. 드디어 홈 페이지가 업로드되었습니다. 마지막 단계에서는 페이지가 어떻게 운영되고 있는지 추적하고 진행 상태를 점진적으로 보고합니다. 그런 다음, 다음번에 웹 페이지를 론칭해야 할 때 이 프로젝트에서 배운 내용을 참고하여 더 효과적으로 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 

협력적인 디지털 워크플로 구축

Ralph Waldo Emerson은 “인생은 목적지가 아닌 여정이다”라는 유명한 말을 남겼습니다. 워크플로도 마찬가지입니다. 업무 프로세스에 주안점을 두고 개선하여 팀원들에게 성공에 필요한 툴과 정보를 제공할 수 있습니다. 

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