효과적인 할 일 목록을 작성하기 위한 15가지 팁

할 일 목록은 해야 할 일이 나열된 목록일 뿐입니다. 즉, 기본적으로 모든 것이 할 일 목록에 포함될 수 있습니다. 하지만, 단순히 할 일을 적었다고 해서 할 일 목록이 실제로 유용하게 사용되는 것은 아닙니다. 업무 마감일을 효과적으로 추적하면 우선순위를 지정하고 효과적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 그러나, 할 일 목록이 체계적으로 관리되지 않고 실제로 수행 중인 업무와 차이가 난다면 명확성이 떨어지고 일을 위한 일이 늘어나 버립니다.

좋은 소식은 할 일 목록을 작성하는 것이 헛수고가 아니라는 점입니다. 효과적인 할 일 목록을 작성하기 위한 15가지 팁을 활용하여 할 일을 체계적으로 관리하세요.

가장 먼저 할 일: 수기로 작성하는 할 일 목록은 이제 그만

실제로 유용한 할 일 목록을 작성하는 첫 번째 단계는 할 일 목록 앱에서 시작하는 것입니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 할 일을 지워가는 만족감을 느끼게 해 주지만, 실제로는 할 일을 관리하는 최악의 방법이기도 합니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 체계적으로 관리되지 않고, 실수하기 쉽고, 잃어버리기 쉬운 데다가 비효율적입니다.

대신에, 할 일 목록 앱으로 시작하세요. 수기로 작성하는 할 일 목록과는 다르게 할 일 목록 앱을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 업무 정렬 및 우선순위 지정. 수기로 작성한 할 일 목록의 순서를 변경하려면 전체를 다시 작성해야 합니다. 하지만, 할 일 목록 앱을 사용하면 항목을 쉽게 끌어다 놓을 수 있습니다. 그뿐만 아니라, 대부분의 할 일 목록 앱은 사용자 지정 태그로 우선순위를 추적하는 방법도 제공합니다.

• 잃어버리지 않습니다. 수기로 작성한 할 일 목록과는 다르게 온라인 할 일 목록은 “잃어버릴” 수 없습니다. 언제든지 목록에 액세스할 수 있기 때문에 어디에서나 할 일을 기록할 수 있습니다.

• 할 일에 추가 정보를 입력합니다. 대부분의 할 일 목록 앱은 설명 필드에 추가 정보를 추가할 수 있습니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 수행해야 할 작업을 몇 단어로밖에 설명하지 못합니다. 그러나, 할 일 목록 앱을 사용하면 모든 할 일에 설명 필드가 확장되어 관련 작업의 세부 정보, 작업 문서 또는 중요한 정보를 추가할 수 있습니다.

• 동일한 곳에 다수의 목록을 별도로 만듭니다. 할 일 목록 앱을 선택하기 전에 앱에서 2개 이상의 “목록”을 만들 수 있는지 확인하세요. 예를 들어, 개인 업무용 할 일 목록, 팀 업무용 목록, 직무 개발용 목록을 만들 수 있습니다. 여러 목록 옵션이 있는 할 일 목록 앱을 사용하면 이러한 모든 할 일을 한 곳에 저장할 수 있습니다.

• 마감일, 리마인더, 알림을 설정합니다. 할 일을 기한 내에 완료하지 않으면 무용지물입니다. 할 일 목록 앱을 사용하면 업무 기한을 추적하고 할 일을 기한 내에 완료할 수 있도록 리마인더나 알림을 설정할 수 있습니다.

• 협업. 개별 할 일 목록을 체계적으로 관리하고 우선순위가 명확하면 팀 프로젝트와 이니셔티브에 기여도가 높아집니다. 즉, 좀 더 체계적으로 관리할수록 팀과 더 쉽게 협업할 수 있습니다.

할 일 목록 앱을 찾고 있다면 Asana를 사용해 보세요. Asana는 업무를 체계적으로 관리하여 해야 할 업무, 이유, 수행 방법을 명확히 파악할 수 있도록 설계된 업무 관리 툴입니다. Asana를 사용하여 업무를 추적하고, 더 큰 프로젝트에 연결하고, 팀원에게 정보를 제공하고, 누락되는 업무가 없도록 관리할 수 있습니다.

더 뛰어난 할 일 목록을 작성하기 위한 15가지 팁

할 일 목록을 한 단계 업그레이드할 준비가 되었다면 다음 15가지 팁을 활용하여 명확성을 극대화하고 비효율성을 줄이세요. 이 팁의 대부분은 업무를 체계적으로 관리하고 생산성을 높이기 위해 할 일 목록 앱을 사용한다는 가정하에 작성되었습니다.

1, 모두 기록

원래 무엇을 하려 했는지 잊어버리는 것보다 먼저 적어두고 나중에 완료로 표시하는 것이 좋습니다. 가장 좋은 브레인스토밍 아이디어는 기록할 준비가 되어 있지 않을 때 갑자기 떠오를 때가 많습니다. 영감은 시시때때로 떠오르기 때문입니다. 프로젝트를 개선하기 위해 할 수 있는 일이나 상사에게 제안할 좋은 아이디어가 떠오르면 할 일 목록에 추가하기만 하면 됩니다.

따라서 뛰어난 모바일 환경을 갖춘 할 일 목록 앱을 선택하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 컴퓨터를 사용할 때까지 기억하려고 애쓸 필요 없이 어디에서든 간편하게 아이디어를 적을 수 있습니다.

인간의 두뇌와 기억력에 대한 의존도를 줄이면 향후 삶이 더 편리해집니다. Asana는 사람들의 인지 부하를 줄이고 명확성을 제공합니다.”

2. 목록, 목록, 또 목록

할 일 목록에 압도당하는 이유 중 하나는 모든 것이 무작위로 뒤섞여 있기 때문입니다. 여러 프로젝트를 진행하는 중에 이벤트 협력업체 선정에 관한 메모 옆에 예정된 캠페인 개요를 검토하라는 리마인더를 저장하면 급격히 혼란스러워질 수 있습니다. 압박감을 ​​느끼는 것은 당연합니다.

할 일 목록을 체계적으로 관리하고 최고의 역량을 발휘하려면 목록을 2개 이상 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어, 각 프로젝트나 대규모 이니셔티브마다 자체 목록을 만들 수 있습니다. 또한, 즉시 실행 가능한 업무를 위한 목록, 향후 프로젝트 아이디어를 위한 목록, 개인 리마인더를 위한 목록을 각각 하나씩 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 현재 진행 중인 업무와 관련된 할 일 목록만 열어서 끝내야 할 일에 더욱 집중할 수 있습니다.

3. 워크플로, 우선순위 또는 마감일별로 할 일 목록 정리

할 일 목록을 매일 다시 정리하는 것이 재미있을 때도 있겠지만, 시간 낭비입니다. 이런 유혹에 빠지지 않도록 뛰어난 구성을 갖춘 할 일 목록을 작성하세요. 앱에서 지원하는 경우, 업무 유형별로 섹션을 구성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원하는 대로 프로젝트나 우선순위별로 업무를 정렬할 수 있습니다.

4. 실행 가능하도록 작성

할 일 목록은 생각이나 목표를 저장하는 곳이 아닙니다. 이러한 세부 사항을 파악하는 것은 중요하지만, 모든 내용을 하나의 할 일 목록에 보관하면 중요한 업무가 누락되거나 묻혀버릴 수 있습니다. 대신에, 프로젝트 관리 툴이나 목표 관리 시스템에서 이러한 항목을 파악하세요. 이렇게 하면 할 일 목록을 복잡하게 만들지 않고도 떠오르는 모든 아이디어와 중요한 목표에 액세스할 수 있습니다.

아이디어와 목표를 실행 가능한 주요 할 일 목록과 별도로 저장하는 것이 중요하지만, 여러 툴 사이를 계속해서 전환해야 한다면 순식간에 부담이 될 수 있습니다. 대신에, Asana와 같이 모든 정보를 동일한 툴에서 파악할 수 있는 방법을 찾아보세요.

5. 동사로 작성

모든 할 일을 실행할 수 있는지 확인하는 것 외에도 대부분의 할 일 제목을 동사로 작성하는 것이 좋습니다. 성패를 가르는 규칙은 아니지만, 할 일 제목을 동사로 작성하면 각 할 일이 무엇인지 정확히 알 수 있습니다.

예를 들어, 3가지 Facebook 광고 이미지라는 제목의 할 일은 많은 정보를 제공하지 않습니다. 할 일 제목에 “디자인하기”라는 동사를 추가하면 3가지 Facebook 광고 이미지 디자인하기와 같이 할 일이 실행 가능하고 더 명확해집니다. 할 일 목록 제목이 동사로 되어있으면 수행해야 할 업무를 한눈에 파악할 수 있습니다.

6. 할 일 우선순위 지정

기한 내에 정확한 업무를 완료하려면 가장 중요한 할 일이 무엇인지 알아야 합니다. 가장 중요한 할 일을 맨 위에 배치하거나 사용자 지정 태그를 사용하여 우선순위를 표시하면 중요한 업무에 대한 가시성이 확보되어 업무가 누락될 일이 없습니다.

가장 중요한 일을 먼저 해야 한다는 말은 아닙니다. 때로는 쉬운 작업으로 하루를 시작하는 것이 가장 좋을 수 있습니다. 또는, 20%의 시간 안에 80%의 업무를 완료할 수 있다는 80/20 규칙을 따르고 있다면 해당 작업부터 먼저 처리하는 것을 선호할 수 있습니다. 우선순위가 높은 일을 먼저 하지 않더라도 하루가 끝나기 전에 해야 할 일을 알고 있는지 확인하세요.

이전에는 집에 와서 8시에 아들을 재우고 자정까지 이메일을 확인하면서 세부 업무를 살펴보고 진행 상황을 파악했습니다. 지금은 중요한 일이 무엇인지 정확히 파악할 수 있어 Asana를 통해 모두 처리할 수 있습니다.”

7. 항상 마감일 포함

할 일을 처리할 때 해야 할 일만 알아서는 안 됩니다. 언제까지 해야 하는지도 알아야 합니다. 중요한 작업을 모두 잘못된 날짜에 완료하면 큰 의미가 없습니다. 즉, 누가 언제까지 무엇을 수행하는지 항상 파악해야 합니다. 마감일이 정해져 있지 않더라도 한꺼번에 마감일을 놓치는 것보다 우선 날짜를 적고 필요에 따라 조정하는 것이 좋습니다.

8. 큰 업무를 작은 업무로 세분화

할 일을 정확하게 수행하는 데 있어서 가장 큰 어려움 중 하나는 마감일이 내일인 업무를 발견하고 이 일은 일주일짜리 작업량이라는 점을 깨닫는 것입니다.

이러한 문제가 자주 발생한다면 업무를 더 작은 작업으로 세분화하세요. 업무 마감일이 금요일이 아닐 수도 있지만 완료하는 데 며칠이 걸리는 큰 작업이 있다면, 이 작업을 주중 더 빠른 시기에 완료할 수 있도록 할 일로 세분화하는 것이 프로젝트 성공에 매우 중요합니다.

Asana 덕분에 실제로 수행 중인 전체적인 작업량을 확인할 수 있어 수행 중인 작업 유형별로 우선순위를 재지정하고 전략을 다시 수립할 수 있었습니다.”

9. 유사한 작업을 일괄 처리

업무를 일괄 처리하면 할 일을 완료할 뿐만 아니라 생산성도 높일 수 있습니다. 작업을 전환하거나 새 프로젝트를 시작할 때마다 두뇌는 조정하고 재설정할 시간이 필요합니다. 사실, 인간은 실제로 멀티태스킹에 능숙하지 않기 때문에 그룹화할 수 있는 할 일이 많을수록 뇌에 부담을 줄일 수 있습니다.

특히 매일 수행하는 업무 중 일괄 처리하고 간소화할 수 있는 업무를 찾아보세요. 매일 하는 일이 있다면 그 일에 얼마나 많은 시간을 할애하고 있는지 의식하지 못할 수 있습니다. 하지만, 이러한 시간을 합치면 낭비가 될 수 있습니다. 매일 수행하는 작업이 있다면 실제로 소요되는 시간을 기록해 두세요. 그런 다음, 더 효율적으로 수행할 수 있는지 확인하세요. 일괄 처리하거나 자동화할 수 있나요? 이 작업을 처리하면 할 일 목록이 정리될 뿐만 아니라 생산성도 높아집니다.

10. 진척을 축하

할 일 목록에서 무언가를 삭제했다면 무언가를 성취한 것입니다. 잘하셨습니다! 작은 격려를 통해서라도 축하해야 합니다.

Asana의 핵심 기업 가치 중 하나는 하티튜드(heartitude)입니다. Asana에서 생각해 낸 단어지만, 저희의 마음을 표현하는 말입니다. 하티튜드는 근무 시간에 재미있고 긍정적인 경험을 하는 자세를 의미합니다. Asana를 사용한 적이 있다면 할 일을 완료로 표시할 때 유니콘과 설인이 화면을 가로질러 날아가는 것을 본 적이 있으실 겁니다. 왜 이러한 기능이 있을지 의아할 수 있습니다. 하지만, 안 될 이유가 있을까요?

작업을 완료하면 화면을 가로질러 날아가는 유니콘과 같은 Asana의 기능은 업무를 ‘해야 할 일’이 아닌 재미있는 경험으로 만들어줍니다.”

11. 하루를 끝낸 후에 목록 정리

오전 시간의 절반을 할 일 목록을 뒤지는 데 사용하는 대신 전날 밤에 할 일을 정리하여 로그인 즉시 해야 할 일을 파악할 수 있게 하세요. 전날 밤에 5~10분 정도만 투자하면 다음 날 아침에 바로 하루를 시작할 수 있습니다.

12. 알림 끄기

알림은 업무 수행에 큰 도움을 주며, 좋은 할 일 목록 앱은 반드시 알림 기능을 제공합니다. 그러나, 이 기능만큼이나 중요한 것은 “다시 알림”이나 방해 금지 기능입니다. 업무를 체계적으로 관리하는 궁극적인 목적은 생산성을 높이기 위해서입니다. 때로는 한 작업에 집중할 수 있어야 합니다. 따라서 무작위 알림에 주의를 빼앗기는 대신 알림을 해제할 수 있습니다.

주의가 분산되면 치러야 하는 대가가 너무나 크기 때문에 최대한 이러한 방해 요인을 제거하는 데 집중했습니다. Asana를 사용하면 모두가 업무 현황과 담당 업무를 파악할 수 있으므로 불필요한 미팅 없이 방해받지 않고 업무에 몰두할 수 있습니다.”

13. 하지 않아도 되는 일 추적

중요하지 않은 업무에 시간을 낭비하고 싶지 않으실 겁니다. 따라서 항상 할 일 목록에 세부 정보를 기록하는 것도 중요하지만, 그와 동시에 필요에 따라 목록에서 이를 선별하는 것도 중요합니다.

할 일 우선순위를 추적하고 있다면 가장 중요도가 높은 일과 낮은 일을 이미 파악했을 것입니다. 필요에 따라 업무 우선순위를 낮추는 것이 중요합니다. 할 일을 추적하는 것은 매일 작은 일을 빠짐없이 수행하는 것이 아니라, 가장 중요한 작업을 완료할 수 있도록 업무를 관리하는 ​​것입니다.

14. 누락된 업무 확인

지난주에 마감이었지만 아직 작업을 시작하지 못한 상황을 경험해 본 적이 있을 겁니다. 이러한 작업을 발견했다면 왜 완료하지 못했는지 자문해 보세요. 원인이 무엇인가요? 우선순위를 다시 지정해야 하나요, 아니면 다른 사람에게 위임해야 하나요? 파악할 수 없는 이유로 해당 작업이 지연되고 있나요? 지연의 원인을 파악하면 더 효율적으로 업무를 수행하여 누락을 미연에 방지할 수 있습니다.

15. 하나의 플랫폼에서 협업

자신만의 공간에서 할 일을 추적하는 일은 가능한 피하는 것이 좋습니다. 아무리 할 일을 체계적으로 정리하고 우선순위를 지정하더라도 팀의 업무를 확인할 수 없다면 무용지물입니다. 가장 효과적인 하나의 중앙 정보 소스를 공유하여 업무를 진행합니다. 이를 통해 모든 구성원이 누가 어떤 작업을 담당하는지 정확히 파악할 수 있으며, 한 팀이 되어 최고의 역량을 발휘하는 데 집중할 수 있습니다.

따라서 Asana를 가장 좋은 툴로 자신 있게 추천할 수 있습니다. Asana를 사용하면 팀에서 해야 할 일, 중요한 이유, 완료 방법을 체계적으로 정리할 수 있습니다. 이에 따라 모든 팀원이 더욱 명확하고 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다.

목록에서 ‘할 일 목록 작성 방법 배우기’ 지우기

할 일 목록을 작성하는 목적은 작업을 체계적으로 정리하고 가시성을 확보하는 것입니다. 이 15가지 팁을 활용하면 가능합니다. 그러나, 업무를 추적하기 위해 할 일 목록을 작성하려면 팀원들의 업무에 대한 가시성을 제공하고 확보할 수단이 필요합니다. 이를 위해 작업 관리와 프로젝트 관리와 같은 강력한 추가 기능을 제공하는 할 일 목록을 찾는 것이 좋습니다.

자세한 내용은 Asana를 사용한 프로젝트 관리의 이점을 참조해 보세요.