실제로 유용한 할 일 목록 작성 비법 15가지

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2021년 1월 11일6 분 읽기 분량
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할 일 목록은 해야 할 일이 나열된 목록일 뿐입니다. 즉, 기본적으로 모든 것이 할 일 목록에 포함될 수 있습니다. 하지만, 단순히 할 일을 적었다고 해서 할 일 목록이 실제로 유용하게 사용되는 것은 아닙니다. 업무 마감일을 효과적으로 추적하면 우선순위를 지정하고 효과적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 그러나, 할 일 목록이 체계적으로 관리되지 않고 실제로 수행 중인 업무와 차이가 난다면 명확성이 떨어지고 일을 위한 일이 늘어나 버립니다.

좋은 소식은 할 일 목록을 작성하는 것이 헛수고가 아니라는 점입니다. 실제로 유용한 할 일 목록 작성 비법 15가지를 활용하여 할 일을 체계적으로 관리하세요.

가장 먼저 할 일: 수기로 작성하는 할 일 목록은 이제 그만

실제로 유용한 할 일 목록을 작성하는 첫 번째 단계는 할 일 목록 앱에서 시작하는 것입니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 할 일을 지워가는 만족감을 느끼게 해 주지만, 실제로는 할 일을 관리하는 최악의 방법이기도 합니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 체계적으로 관리되지 않고, 실수하기 쉽고, 잃어버리기 쉬운 데다가 비효율적입니다.

대신에, 할 일 목록 앱으로 시작하세요. 수기로 작성하는 할 일 목록과는 다르게 할 일 목록 앱을 사용하면 다음과 같은 장점이 있습니다.

  • 업무 정렬 및 우선순위 지정. 수기로 작성한 할 일 목록의 순서를 변경하려면 전체를 다시 작성해야 합니다. 하지만, 할 일 목록 앱을 사용하면 항목을 쉽게 끌어다 놓을 수 있습니다. 그뿐만 아니라, 대부분의 할 일 목록 앱은 사용자 지정 태그로 우선순위를 추적하는 방법도 제공합니다.

  • 잃어버리지 않습니다. 수기로 작성한 할 일 목록과는 다르게 온라인 할 일 목록은 “잃어버릴” 수 없습니다. 언제든지 목록에 액세스할 수 있기 때문에 어디에서나 할 일을 기록할 수 있습니다.

  • 할 일에 추가 정보를 입력합니다. 대부분의 할 일 목록 앱은 설명 필드에 추가 정보를 추가할 수 있습니다. 할 일 목록을 수기로 작성하면 수행해야 할 작업을 몇 단어로밖에 설명하지 못합니다. 그러나, 할 일 목록 앱을 사용하면 모든 할 일에 설명 필드가 확장되어 관련 작업의 세부 정보, 작업 문서 또는 중요한 정보를 추가할 수 있습니다.

  • 동일한 곳에 다수의 목록을 별도로 만듭니다. 할 일 목록 앱을 선택하기 전에 앱에서 2개 이상의 “목록”을 만들 수 있는지 확인하세요. 예를 들어, 개인 업무용 할 일 목록, 팀 업무용 목록, 직무 개발용 목록을 만들 수 있습니다. 여러 목록 옵션이 있는 할 일 목록 앱을 사용하면 이러한 모든 할 일을 한 곳에 저장할 수 있습니다.

  • 마감일, 리마인더, 알림을 설정합니다. 할 일을 기한 내에 완료하지 않으면 무용지물입니다. 할 일 목록 앱을 사용하면 업무 기한을 추적하고 할 일을 기한 내에 완료할 수 있도록 리마인더나 알림을 설정할 수 있습니다.

  • 협업. 개별 할 일 목록을 체계적으로 관리하고 우선순위가 명확하면 팀 프로젝트와 이니셔티브에 기여도가 높아집니다. 즉, 좀 더 체계적으로 관리할수록 팀과 더 쉽게 협업할 수 있습니다.

Asana에서 무료로 할 일 목록 사용하기

할 일 목록 앱을 찾고 있다면 Asana를 사용해 보세요. Asana는 업무를 체계적으로 관리하여 해야 할 업무, 이유, 수행 방법을 명확히 파악할 수 있도록 설계된 업무 관리 툴입니다. Asana를 사용하여 업무를 추적하고, 더 큰 프로젝트에 연결하고, 팀원에게 정보를 제공하고, 누락되는 업무가 없도록 관리할 수 있습니다.

더 효과적인 할 일 목록 만들기 - 내 작업 예시

더 뛰어난 할 일 목록을 위한 15가지 비법

할 일 목록을 한 단계 업그레이드할 준비가 되었다면 다음 15가지 팁을 활용하여 명확성을 극대화하고 비효율성을 줄이세요. 이 팁의 대부분은 업무를 체계적으로 관리하고 생산성을 높이기 위해 할 일 목록 앱을 사용한다는 가정하에 작성되었습니다.

1, 모두 기록

원래 무엇을 하려 했는지 잊어버리는 것보다 먼저 적어두고 나중에 완료로 표시하는 것이 좋습니다. 가장 좋은 아이디어는 기록할 준비가 되어 있지 않을 때 갑자기 떠오를 때가 많습니다. 영감은 시시때때로 떠오르기 때문입니다. 프로젝트를 개선하기 위해 할 수 있는 일이나 상사에게 제안할 좋은 아이디어가 떠오르면 할 일 목록에 추가하기만 하면 됩니다.

따라서 뛰어난 모바일 환경을 갖춘 할 일 목록 앱을 선택하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 컴퓨터를 사용할 때까지 기억하려고 애쓸 필요 없이 어디에서든 간편하게 아이디어를 적을 수 있습니다.

인간의 두뇌와 기억력에 대한 의존도를 줄이면 미래의 삶이 더 편리해집니다. Asana는 사람들의 인지 부하를 줄이고 명확성을 제공합니다.

2. 목록, 목록, 또 목록

할 일 목록에 압도당하는 이유 중 하나는 모든 것이 무작위로 뒤섞여 있기 때문입니다. 여러 프로젝트를 진행하는 중에 이벤트 협력업체 선정에 관한 메모 옆에 예정된 캠페인 개요를 검토하라는 리마인더를 저장하면 급격히 혼란스러워질 수 있습니다. 압박감을 ​​느끼는 것은 당연합니다.

할 일 목록을 체계적으로 관리하고 최고의 역량을 발휘하려면 목록을 2개 이상 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어, 각 프로젝트나 대규모 이니셔티브마다 자체 목록을 만들 수 있습니다. 또한, 즉시 실행 가능한 업무를 위한 목록, 향후 프로젝트 아이디어를 위한 목록, 개인 리마인더를 위한 목록을 각각 하나씩 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 현재 진행 중인 업무와 관련된 할 일 목록만 열어서 끝내야 할 일에 더욱 집중할 수 있습니다.

더 알아보기: 효율적인 업무를 위한 온라인 할 일 목록 앱

3. 워크플로, 우선순위 또는 마감일별로 할 일 목록 정리

할 일 목록을 매일 다시 정리하는 것이 재미있을 때도 있겠지만, 시간 낭비입니다. 이런 유혹에 빠지지 않도록 뛰어난 구성을 갖춘 할 일 목록을 작성하세요. 앱에서 지원하는 경우, 업무 유형별로 섹션을 구성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원하는 대로 프로젝트나 우선순위별로 업무를 정렬할 수 있습니다.

더 효과적인 할 일 목록 만들기 - 우선순위 및 워크플로

4. 실행 가능하도록 작성

할 일 목록은 생각이나 목표를 저장하는 곳이 아닙니다. 이러한 세부 사항을 파악하는 것은 중요하지만, 모든 내용을 하나의 할 일 목록에 보관하면 중요한 업무가 누락되거나 묻혀버릴 수 있습니다. 대신에, 프로젝트 관리 툴이나 목표 관리 시스템에서 이러한 항목을 파악하세요. 이렇게 하면 할 일 목록을 복잡하게 만들지 않고도 떠오르는 모든 아이디어와 중요한 목표에 액세스할 수 있습니다.

아이디어와 목표를 실행 가능한 주요 할 일 목록과 별도로 저장하는 것이 중요하지만, 여러 툴 사이를 계속해서 전환해야 한다면 순식간에 부담이 될 수 있습니다. 대신에, Asana와 같이 모든 정보를 동일한 툴에서 파악할 수 있는 방법을 찾아보세요.

5. 동사로 작성

모든 할 일을 실행할 수 있는지 확인하는 것 외에도 대부분의 할 일 제목을 동사로 작성하는 것이 좋습니다. 성패를 가르는 규칙은 아니지만, 할 일 제목을 동사로 작성하면 각 할 일이 무엇인지 정확히 알 수 있습니다.

예를 들어, 3가지 Facebook 광고 이미지라는 제목의 할 일은 많은 정보를 제공하지 않습니다. 할 일 제목에 “디자인하기”라는 동사를 추가하면 3가지 Facebook 광고 이미지 디자인하기와 같이 할 일이 실행 가능하고 더 명확해집니다. 할 일 목록 제목이 동사로 되어있으면 수행해야 할 업무를 한눈에 파악할 수 있습니다.

6. 할 일 우선순위 지정

기한 내에 정확한 업무를 완료하려면 가장 중요한 할 일이 무엇인지 알아야 합니다. 가장 중요한 할 일을 맨 위에 배치하거나 사용자 지정 태그를 사용하여 우선순위를 표시하면 중요한 업무에 대한 가시성이 확보되어 업무가 누락될 일이 없습니다.

참고: 가장 중요한 업무를 우선적으로 처리하는 방법

가장 중요한 일을 먼저 해야 한다는 말은 아닙니다. 때로는 쉬운 작업으로 하루를 시작하는 것이 가장 좋을 수 있습니다. 또는, 20%의 시간 안에 80%의 업무를 완료할 수 있다는 80/20 규칙을 따르고 있다면 해당 작업부터 먼저 처리하는 것을 선호할 수 있습니다. 우선순위가 높은 일을 먼저 하지 않더라도 하루가 끝나기 전에 해야 할 일을 알고 있는지 확인하세요.

이전에는 집에 와서 8시에 아들을 재우고 자정까지 이메일을 확인하면서 세부 업무를 살펴보고 진행 상황을 파악했습니다. 지금은 중요한 일이 무엇인지 정확히 파악할 수 있어 Asana를 통해 모두 처리할 수 있습니다.

7. 항상 마감일 포함

할 일을 처리할 때 해야 할 일만 알아서는 안 됩니다. 언제까지 해야 하는지도 알아야 합니다. 중요한 작업을 모두 잘못된 날짜에 완료하면 큰 의미가 없습니다. 즉, 누가 언제까지 무엇을 수행하는지 항상 파악해야 합니다. 마감일이 정해져 있지 않더라도 한꺼번에 마감일을 놓치는 것보다 우선 날짜를 적고 필요에 따라 조정하는 것이 좋습니다.

8. 큰 업무를 작은 업무로 세분화

할 일을 정확하게 수행하는 데 있어서 가장 큰 어려움 중 하나는 마감일이 내일인 업무를 발견하고 이 일은 일주일짜리 작업량이라는 점을 깨닫는 것입니다.

이러한 문제가 자주 발생한다면 업무를 더 작은 작업으로 세분화하세요. 업무 마감일이 금요일이 아닐 수도 있지만 완료하는 데 며칠이 걸리는 큰 작업이 있다면, 이 작업을 주중 더 빠른 시기에 완료할 수 있도록 할 일로 세분화하는 것이 프로젝트 성공에 매우 중요합니다.

Asana 덕분에 실제로 수행 중인 전체적인 작업량을 확인할 수 있어 수행 중인 작업 유형별로 우선순위를 재지정하고 전략을 다시 수립할 수 있었습니다.

9. 유사한 작업을 일괄 처리

업무를 일괄 처리하면 할 일을 완료할 뿐만 아니라 생산성도 높일 수 있습니다. 작업을 전환하거나 새 프로젝트를 시작할 때마다 두뇌는 조정하고 재설정할 시간이 필요합니다. 사실, 인간은 실제로 멀티태스킹에 능숙하지 않기 때문에 그룹화할 수 있는 할 일이 많을수록 뇌에 부담을 줄일 수 있습니다.

특히 매일 수행하는 업무 중 일괄 처리하고 간소화할 수 있는 업무를 찾아보세요. 매일 하는 일이 있다면 그 일에 얼마나 많은 시간을 할애하고 있는지 의식하지 못할 수 있습니다. 하지만, 이러한 시간을 합치면 낭비가 될 수 있습니다. 매일 수행하는 작업이 있다면 실제로 소요되는 시간을 기록해 두세요. 그런 다음, 더 효율적으로 수행할 수 있는지 확인하세요. 일괄 처리하거나 자동화할 수 있나요? 이 작업을 처리하면 할 일 목록이 정리될 뿐만 아니라 생산성도 높아집니다.

10. 진척을 축하

할 일 목록에서 무언가를 삭제했다면 무언가를 성취한 것입니다. 잘하셨습니다! 작은 격려를 통해서라도 축하해야 합니다.

Asana의 핵심 기업 가치 중 하나는 하티튜드(heartitude)입니다. Asana에서 생각해 낸 단어지만, 저희의 마음을 표현하는 말입니다. 하티튜드는 근무 시간에 재미있고 긍정적인 경험을 하는 자세를 의미합니다. Asana를 사용한 적이 있다면 할 일을 완료로 표시할 때 유니콘과 설인이 화면을 가로질러 날아가는 것을 본 적이 있으실 겁니다. 왜 이러한 기능이 있을지 의아할 수 있습니다. 하지만, 안 될 이유가 있을까요?

작업을 완료하면 화면을 가로질러 날아가는 유니콘과 같은 Asana의 기능은 업무를 ‘해야 할 일’이 아닌 재미있는 경험으로 만들어줍니다.
더 효과적인 할 일 목록 만들기 - Asana 축하

11. 하루를 끝낸 후에 목록 정리

오전 시간의 절반을 할 일 목록을 뒤지는 데 사용하는 대신 전날 밤에 할 일을 정리하여 로그인 즉시 해야 할 일을 파악할 수 있게 하세요. 전날 밤에 5~10분 정도만 투자하면 다음 날 아침에 바로 하루를 시작할 수 있습니다.

12. 알림 끄기

알림은 업무 수행에 큰 도움을 주며, 좋은 할 일 목록 앱은 반드시 알림 기능을 제공합니다. 그러나, 이 기능만큼이나 중요한 것은 “다시 알림”이나 방해 금지 기능입니다. 업무를 체계적으로 관리하는 궁극적인 목적은 생산성을 높이기 위해서입니다. 때로는 한 작업에 집중할 수 있어야 합니다. 따라서 무작위 알림에 주의를 빼앗기는 대신 알림을 해제할 수 있습니다.

주의가 분산되면 대가가 따르므로 최대한 이를 방지하는 데 집중했습니다. Asana를 사용하면 모두가 업무 현황과 담당 업무를 파악할 수 있기 때문에 불필요한 미팅 없이 방해받지 않고 업무에 몰두할 수 있습니다.
참고: 집중력을 유지하고 디지털 방해 요소를 줄이는 7가지 팁

13. 하지 않아도 되는 일 추적

중요하지 않은 업무에 시간을 낭비하고 싶지 않으실 겁니다. 따라서 항상 할 일 목록에 세부 정보를 기록하는 것도 중요하지만, 그와 동시에 필요에 따라 목록에서 이를 선별하는 것도 중요합니다.

할 일 우선순위를 추적하고 있다면 가장 중요도가 높은 일과 낮은 일을 이미 파악했을 것입니다. 필요에 따라 업무 우선순위를 낮추는 것이 중요합니다. 할 일을 추적하는 것은 매일 작은 일을 빠짐없이 수행하는 것이 아니라, 가장 중요한 작업을 완료할 수 있도록 업무를 관리하는 ​​것입니다.

14. 누락된 업무 확인

지난주에 마감이었지만 아직 작업을 시작하지 못한 상황을 경험해 본 적이 있을 겁니다. 이러한 작업을 발견했다면 왜 완료하지 못했는지 자문해 보세요. 원인이 무엇인가요? 우선순위를 다시 지정해야 하나요, 아니면 다른 사람에게 위임해야 하나요? 파악할 수 없는 이유로 해당 작업이 지연되고 있나요? 지연의 원인을 파악하면 더 효율적으로 업무를 수행하여 누락을 미연에 방지할 수 있습니다.

15. 하나의 플랫폼에서 협업

자신만의 공간에서 할 일을 추적하는 일은 가능한 피하는 것이 좋습니다. 아무리 할 일을 체계적으로 정리하고 우선순위를 지정하더라도 팀의 업무를 확인할 수 없다면 무용지물입니다. 가장 효과적인 하나의 중앙 정보 소스를 공유하여 업무를 진행합니다. 이를 통해 모든 구성원이 누가 어떤 작업을 담당하는지 정확히 파악할 수 있으며, 한 팀이 되어 최고의 역량을 발휘하는 데 집중할 수 있습니다.

따라서 Asana를 가장 좋은 툴로 자신 있게 추천할 수 있습니다. Asana를 사용하면 팀에서 해야 할 일, 중요한 이유, 완료 방법을 체계적으로 정리할 수 있습니다. 이에 따라 모든 팀원이 더욱 명확하고 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다.

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할 일 목록을 작성하는 목적은 작업을 체계적으로 정리하고 가시성을 확보하는 것입니다. 이 15가지 팁을 활용하면 가능합니다. 그러나, 업무를 추적하기 위해 할 일 목록을 작성하려면 팀원들의 업무에 대한 가시성을 제공하고 확보할 수단이 필요합니다. 이를 위해 작업 관리프로젝트 관리와 같은 강력한 추가 기능을 제공하는 할 일 목록을 찾는 것이 좋습니다.

자세한 내용은 Asana를 사용한 프로젝트 관리의 장점을 참조해 보세요.

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