가장 중요한 업무를 우선적으로 처리하는 방법

Molly Talbert 참여자 얼굴 사진Molly Talbert2020년 7월 29일5 분 읽기 분량
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대부분의 사람은 생산성을 최대로 발휘하겠다는 생각으로 업무를 시작합니다. 하지만, 업무가 진행되다 보면 어느새 긴급한 요청에 쫓겨 작업 목록이 점점 늘어나게 됩니다. 그러다 보면 원래 달성하고자 계획했던 일이 항상 나중으로 밀리게 됩니다.

이는 누구나 경험하는 일입니다. 많은 사람이 업무의 우선순위를 지정하는 프로세스를 거치지 않기 때문에 언제나 일에 쫓기기 바쁘죠. 중요한 마감일을 놓칠 수도 있는 위험을 감수하며 계획대로 업무를 진행하고 집중력을 유지할 수 있을지 늘 전전긍긍합니다. 이제 이런 고민을 멈춰야 합니다. 우선순위를 지정하고 업무량을 관리하는 간단한 방법을 활용하면 미리 대비하고 마감일을 지킬 수 있습니다.

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업무의 우선순위를 지정하는 단계를 따르면 수동적으로 대응하는 대신 미리 대비할 수 있습니다. 그 결과, 생산성이 높아지고, 마감일을 지키고, 업무 시간을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. 아래에 제시된 팁을 살펴보고 직장에서 업무 우선순위를 지정하는 데 도움이 되는 프로세스를 발견해 보세요.

할 일을 한데 모아 작업 목록 만들기

처리해야 하는 모든 일을 한 곳에서 파악할 수 없다면 작업의 우선순위를 지정하는 방법을 결정할 수 없습니다. 너무나 당연한 소리처럼 들릴 수 있지만, 프로젝트를 성급하게 시작할 때 흔히 간과하게 되는 점입니다. 모든 프로젝트에 걸쳐 처리해야 하는 작업 목록을 작성하는 시간을 가지세요. 부담감을 줄일 수 있도록 큰 작업을 하위 작업으로 나누세요.

참고: 실제로 적용 가능한 15가지 할 일 목록 작성 비법

작업을 한곳에 모아서 나열한 뒤 작업을 완료하는 데 걸리는 시간, 중요도나 긴급성, 마감일 등 추가 정보를 추가하세요. 모든 작업이 한곳에 있으면 수행해야 하는 작업을 전반적으로 확인하고, 시간을 관리하고, 지금 살펴보아야 할 작업이 무엇인지 파악할 수 있습니다.

작업을 어떻게 정리할 것인지는 아직 걱정하지 않으셔도 됩니다. 먼저 모든 작업을 한곳으로 모으는 일부터 시작하세요. 모든 작업을 한데 모으는 일은 아주 중요한 첫 단계입니다. 프로젝트나 분기가 시작될 때 정리해두면 장기적으로 체계적인 상태를 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

Asana 팁: 내 작업은 배정된 모든 작업을 자동으로 모아 하나의 보기에 표시하는 Asana의 기능입니다. 이 기능은 마스터 체크리스트 역할을 하며, 적절한 업무에 집중할 수 있도록 도움을 주고 마감일에 따라 작업을 체계적으로 정리하고 우선순위를 지정할 수 있습니다.

작업 우선순위를 지정하는 방법을 활용하여 할 일 목록 정리하기

작업의 우선순위를 지정하는 방법은 업무 특성과 업무 스타일에 따라 달라집니다. 하지만 누구나 적용할 수 있는 일반적인 작업 우선순위 지정 방법이 있습니다. 작업의 우선순위를 정하기 위한 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

1. 개구리를 먹어라(Eat the Frog)

개구리를 먹어라(Eat the Frog) 방법은 말 그대로 개구리를 먹는 것이 아니라, 유명한 작가 Mark Twain의 명언을 기반으로 한 시스템을 말합니다. 그는 “당신의 일이 개구리를 먹는 것이라면, 아침에 일어나 제일 먼저 하는 것이 가장 좋다”라는 말을 남겼습니다. 이 말을 업무 관리에 적용하면, 가장 먼저 중요하고 복잡한 작업을 처리한 뒤 중요도가 낮거나 시간에 제약이 있는 작업으로 넘어가는 방법을 의미합니다.

가장 중요한 목적에 기여하고 최상위 목표나 OKR과 연관된 중요한 작업은 하루를 시작할 때 우선순위 목록의 첫 번째에 놓여야 합니다. 그날의 가장 중요한 일을 처리하고 난 뒤 마감일과 같은 요소를 고려하여 다른 작업으로 넘어갈 수 있으며, 가장 중요한 업무를 이미 처리했기 때문에 스트레스가 줄어듭니다.

참고: OKR을 설정하는 방법

개구리를 먹어라 방법 실천하기: 먼저, 경영진에게 선보일 중요한 프레젠테이션을 주말에 마무리하세요. 그런 다음 이메일에 답장하고, 검토 양식을 작업하고, 고객에게 전화하고, 계약 내용을 수정하세요. 다른 작업을 하기 전에 가장 중요한 업무를 시작하면 집중력을 잃거나 예정에 없던 작업이나 질문으로 인해 방해받지 않고 중요한 업무를 보다 수월하게 처리할 수 있게 됩니다.

2. 아이젠하워 의사 결정 매트릭스

또 다른 방법으로는 아이젠하워 결정 매트릭스가 있으며, 긴급성-중요도 매트릭스라고도 합니다. 이 방법은 작업을 사분면인 중요한 일, 긴급한 일, 중요하고 긴급한 일, 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일로 나눕니다. 제2차 세계 대전 기간에 5성 장군이었으며, 후에는 미국 대통령을 역임했던 Dwight D. Eisenhower는 중요한 결정을 빠르게 내리는 것에 능했으며, 이에 도움이 되는 방식을 고안했습니다.

이 방법은 지금 해야 할 일(중요하고 긴급함), 계획해야 하는 일(중요하지만 긴급하지 않음), 다른 사람에게 위임할 수 있는 일(중요하지 않지만 긴급함), 하지 않을 수도 있는 일(중요하지 않고 긴급하지 않음)을 판단하는 데 도움이 됩니다. 이 방법은 작업의 우선순위를 지정하고, 빠르게 결정을 내리고, 체계를 유지하기 위한 훌륭한 수단입니다.

아이젠하워 의사 결정 매트릭스 실천하기: 동료가 영업 프레젠테이션 준비를 도와달라고 요청하는 이메일을 보냈습니다. 이 요청은 오늘까지 마무리해야 하기 때문에 긴급한 요청이지만, 다른 업무를 뒤로 미룰 정도로 자신에게 중요한 일인지 생각해야 합니다. 자신의 일일 작업 목록에서 작업의 중요도와 긴급성을 확인한 후 동료를 돕기 위해 자신의 작업을 나중으로 미룰지 판단하세요. 자신의 업무를 파악해두면 필요에 따라 요청을 거절하기 쉽습니다.

Read: 7 quick and easy steps to creating a decision matrix, with examples

3. ABCDE 방법

ABCDE 방법은 작성한 작업 목록을 바탕으로 중요도에 따라 각 작업에 알파벳을 배정한 다음, 그에 따라 작업을 처리하는 방법입니다. 이 방법은 작업의 중요도를 빠르게 지정할 수 있는 방법으로, 작업의 우선순위를 지정하고 시간을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이 방법은 작업에 A(매우 중요)부터 E(가능할 경우 삭제)까지 등급을 매기는 것과 같습니다. 항상 A 작업과 B 작업을 먼저 처리하세요. 이러한 작업은 직장에서의 성공을 좌우하기 때문입니다.

ABCDE 방법은 개구리를 먹어라 방법과 함께 사용해도 효과적입니다. A, B 작업으로 하루를 시작한 뒤 나머지 시간에는 C, D, E 작업과 같은 중요도 낮은 작업을 처리할 수 있습니다.

ABCDE 방법 실천하기: 오늘 8시간 동안 업무를 수행할 수 있습니다. 하지만, 목록에는 15시간에 해당하는 작업이 있습니다. 각 작업에 알파벳을 지정하면 그중 2개만이 A 작업이고, 대다수는 D 작업이므로 다른 사람에게 배정하거나 일정을 다시 짤 수 있습니다. 이제 A 작업에만 집중해야 한다는 것을 알았으니 D 작업은 나중으로 미루거나 동료에게 부탁할 수 있습니다. 이 방법 덕분에 부담스러운 업무량에 당황하던 상태에서 우선순위에 따른 작업 목록을 기준으로 그날 반드시 처리해야 하는 작업에 집중할 수 있게 되었습니다.

4. 덩어리로 나누기

덩어리로 나누기 방법에서 덩어리란 집중해서 처리해야 할 업무 활동으로 정의됩니다. 이는 단독 작업(예: 수신함 정리하기)이 될 수도 있고, 큰 프로젝트의 일부(예: 문서 초안 완성) 또는 서로 관련 없는 작은 작업들을 모은 것이 될 수도 있습니다. 여기서 핵심은 이러한 덩어리를 방해받지 않고 집중하여 수행할 수 있는 시간 덩어리로 만들어야 한다는 것입니다.

방해 금지와 같은 기능이 있는 협업 툴을 활용하여 방해되는 요소를 차단하고 해당 기간에 업무를 수행할 수 없음을 다른 사람에게 알려주세요. 아니면 캘린더를 사용하여 집중하기 위한 시간을 미리 정해두고, 해당 기간에 일정을 잡지 않도록 동료들에게 알릴 수 있습니다. 이러한 방법이 효과가 있다면, 자신과 팀을 위해 미팅 없는 수요일 정책을 만드는 것을 고려해 보세요. 덩어리 사이에 휴식을 취하는 것 또한 긴장을 풀고 주의를 환기하는 데 중요합니다.

참고: 집중력을 유지하고 디지털 방해 요소를 줄이는 7가지 팁

덩어리 방법 실천하기: 1시간짜리 디자인 작업으로 하루를 시작한 뒤 커피를 마시며 휴식을 취하는 시간을 마련합니다. 그런 다음, 예정된 2시간짜리 미팅을 마친 뒤 점심을 먹고 30분 동안 이메일에 답장합니다. 이후 1시간 동안 새로운 클라이언트에 대해 조사합니다. 모든 업무 활동을 캘린더에 기록하여 업무 내용을 명확하게 파악하고 다른 동료가 겹치는 일정을 잡지 않도록 합니다. 소셜 미디어를 보며 잠깐 휴식을 취하고 팀 업데이트 미팅에 참석한 다음 마지막 1시간은 디자인 작업을 하며 하루를 마무리합니다.

Asana 팁: Asana를 사용하여 작업을 관리하면 사용자 지정 필드를 생성하여 알파벳 등급(ABCDE 방법), 긴급성과 중요도(아이젠하워 의사 결정 매트릭스), 우선순위(개구리를 먹어라 방법), 작업 완료 예상 시간과 같은 정보를 추가할 수 있습니다.

캘린더를 사용하여 작업 일정 계획하기

작업을 완료하는 데 몇 분이나 몇 주가 걸리든 모든 일에는 시작과 끝이 있기 마련입니다. 따라서 작업 목록을 완성한 뒤 각 작업에 시작일과 종료일을 추가하세요. 이렇게 하면 새로운 작업이 추가되어 우선순위를 변경해야 할 때에도 작업을 놓치지 않을 수 있습니다.

명확한 시작일과 종료일 없이 작업이 배정되었다면 이를 반드시 확인해서 작업을 수행할 시간을 계획하고 예상 일정을 정하세요. 시작일과 종료일을 알고 있으면 개인적으로 종료일을 더 일찍 설정하여 예기치 못한 문제에 대비하거나 작업을 일찍 끝낼 수 있습니다. 업무를 퍼즐 조각이라고 생각해 보세요. 각 퍼즐 조각이 잘 맞을지 알아야 합니다. 시작일과 종료일은 각 퍼즐 조각의 단면과도 같습니다.

Read: Manage your workflow with Lists, Boards, Calendar, and Timeline View

비유를 이어 가서, 작업을 퍼즐 조각이라 한다면 시작일과 마감일은 각 퍼즐 조각의 단면과도 같으며, 캘린더는 퍼즐 전체를 조립하는 보드입니다. 캘린더를 사용하여 업무 일정을 계획하고 고도의 집중을 필요로 하는 높은 우선순위의 작업의 균형을 유지하세요. 앞서 제시한 우선순위 지정 방법 중 하나를 사용하거나 마음에 드는 방법을 조합하여 일정을 짜고 시간을 관리하세요.

Asana 팁: Asana에서 캘린더 보기를 사용하면 업무가 몰린 날이나 일정이 비어 있는 날을 파악할 수 있습니다. 캘린더 보기의 장점을 활용하여 작업 일정을 변경하고 업무 균형을 유지하세요. 캘린더를 사전에 미리 관리하면 일정을 체계적으로 정리하고 처리해야 하는 중요한 작업이 무엇인지 정확히 파악한 상태로 하루를 시작할 수 있습니다.

팀원과 작업 진행 상태 공유하기

마지막으로, 귀하가 작업을 완료하길 기다리거나 귀하의 도움이 필요한 동료에게 진행 상태를 공유하세요. 작업 진행 상태, 작업 완료 예정일, 지연이나 문제가 되는 요소 등과 관련한 상태 업데이트를 팀원에게 미리 알리면 업데이트 요청을 받는 빈도를 줄일 수 있습니다. 이러한 요청에 끊임없이 응답하는 대신 생산적이고 효율적인 방식으로 업무를 처리할 수 있습니다.

참고: 효과적인 프로젝트 상태 보고서를 작성하는 방법

Asana 팁: Asana의 작업 댓글 기능을 사용하면 작업에서 곧바로 업데이트를 공유하고 후속 질문을 할 수 있어 실제로 작업하는 곳에서 커뮤니케이션을 연결할 수 있습니다. 아니면 프로젝트의 상태 업데이트 기능을 사용하여 작업뿐만 아니라 특정 프로젝트의 진행 상태를 모든 관계자에게 알릴 수 있습니다.

생산성을 높이는 업무 우선순위 지정

업무의 우선순위를 명확하게 지정하면 생산성을 높이고, 더욱 효과적으로 시간을 관리하며, 매번 마감일을 지킬 수 있다는 자신감이 생깁니다. 작업 규모에 상관없이 한곳에서 모든 작업을 체계적으로 정리하고 관리할 수 있는 Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하여 생산성을 더욱 끌어올리세요.

자세한 팁은 최고의 성과를 달성하기 위한 18가지 시간 관리 팁, 전략, 즉각적인 성과 기사를 참조하세요.

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