효과적인 프로젝트 상태 보고서를 작성하는 8단계

Jenny Thai 참여자 얼굴 사진Jenny Thai2021년 9월 27일
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프로젝트 상태 보고서
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요약

프로젝트를 진행 상태를 이해관계자들에게 전달하려면 효과적인 프로젝트 상태 보고서가 필요합니다. 전반적인 업데이트를 통해 팀이 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지, 위험한 상태인지, 아니면 계획에서 벗어났는지 파악할 수 있어 필요에 따라 방향을 수정하고 마감일을 지킬 수 있습니다. 몇 가지 간단한 단계를 통해 프로젝트 상태 보고서를 작성하는 방법과 즉시 사용할 수 있는 템플릿을 소개합니다.

한 주가 끝나면 또다시 각종 스프레드시트, 이메일, 툴을 살펴보고 프로젝트 진행 상태를 정리해야 합니다.

업무 상태에 대한 보고는 팀이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고, 미리 리스크를 식별하고, 일정과 예산을 준수하는 데 매우 중요합니다. 그러나, 이러한 정보를 각기 다른 소스에서 일일이 수작업으로 취합하다 보면 일을 위한 일이 되어버립니다. 즉, 의미 있고 영향력이 큰 작업을 방해하는 단순 반복 작업에 불과합니다.

이러한 정보를 수작업으로 취합하는 대신 프로젝트 상태 보고서 템플릿을 사용하여 프로세스를 간소화하세요. 그렇게 하면 불필요한 데이터 수집에 소요되는 시간을 줄이고 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

프로젝트 상태 보고서를 처음으로 준비 중이든 아니면 현재 사용 중인 것보다 더 좋은 시스템을 찾고 있든, 이 기사에서는 진행 상태 보고서가 무엇이며, 어떻게 작성하는지, 그리고 항상 프로젝트 마감일을 지키기 위해 진행 상태 보고서를 어떻게 활용하는지를 소개합니다.

프로젝트 상태 보고서란?

프로젝트 상태 보고서는 프로젝트 진행 상태에 대한 시기적절한 업데이트입니다. 간결하게 작성된 프로젝트 상태 보고서는 프로젝트 진행 상태에 관한 개략적인 정보를 제공하므로 팀원들은 프로젝트 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 시기적절한 상태 보고서를 활용하면 프로젝트 팀 전체와 부서 간 이해관계자가 계획대로 진행 중인 작업, 문제점, 예정된 다음 단계를 파악할 수 있습니다.

프로젝트 상태 보고서를 주기적으로 공유하는 것은 모든 프로젝트 이해관계자에게 프로젝트 진행 상태에 관한 최신 정보를 제공하고 보조를 맞출 수 있으므로 중요합니다. 프로젝트 상태 보고서는 팀원들이 질문하기도 전에 궁금한 점에 답을 제공합니다. 프로젝트 상태 보고서를 통해 프로젝트가 계획대로 진행 중인지 확인하여 팀 전체가 자신감을 가질 수 있습니다.

프로젝트 상태 보고서를 얼마나 자주 공유할지는 프로젝트의 타임라인에 따라 다릅니다. 매주 업데이트하는 프로젝트도 있고, 한 달에 한 번만 업데이트해도 충분한 프로젝트도 있습니다. 이해관계자에게 도움이 되는 빈도로 보고서를 업데이트하세요. 프로젝트 상태 보고서는 문제가 발생하고 나서 작성하는 보고서가 되어서는 안 됩니다. 효과적인 보고서는 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지, 위험한 상태인지, 계획에서 벗어나 있는지 등 최신 프로젝트 진행 상태를 팀에 전달합니다.

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효과적인 프로젝트 보고의 이점

보고는 단순히 해야 하기 때문에 하는 것이 아닙니다. 효과적인 보고에는 여러 가지 장점이 있습니다. 프로젝트 상태를 정확하게 보고하면 효과적으로 다음을 수행할 수 있습니다.

프로젝트 상태 추적

프로젝트에서 최악의 상황은 막바지에 다다라서야 이제까지 계속 일정에서 벗어나 있었다고 깨닫는 것입니다. 아무도 예상치 못한 상황을 반기지 않습니다. 프로젝트 매니저는 팀에 항상 프로젝트 진행 상태를 전달할 권한이 있습니다.

진행 상태 보고서로 이를 수행할 수 있습니다. 과도한 수작업이 필요하지 않습니다. 진행 상태 보고서에는 거시적인 요약과 몇 가지 중요한 지표가 정리되어 있어 모두가 프로젝트 상태를 파악할 수 있습니다. 만약 프로젝트가 계획을 벗어나면 사전에 신속하게 수정할 수 있으므로 시간과 예산에 맞춰 프로젝트 마감일을 지킬 수 있습니다.

참고: 프로젝트가 실패하는 일반적인 원인 7가지 및 해결책

프로젝트 진행 상태 요약

프로젝트 상태 보고서는 실시간 보고서가 아닙니다. 프로젝트 업무에서 지난 1주, 2주 또는 한 달 동안 있었던 일을 요약한 것입니다. 프로젝트 계획을 얼마나 잘 준수하고 있는지 이해관계자에게 알릴 기회이기도 합니다.

프로젝트 상태를 실시간으로 보고하는 방법에 관한 팁을 찾고 있다면 모든 팀을 위한 전체 보고서 툴에 관한 기사를 확인해 보세요.

수작업 감소

프로젝트 매니저는 할 일이 쌓여 있습니다. 매주, 매달 여러 곳에서 몇 시간에 걸쳐 데이터를 수집할 시간이 없습니다. 프로젝트 보고서 작성 툴을 사용하면 필요한 모든 정보를 한 곳에서 쉽게 찾고 클릭 한 번으로 프로젝트 상태 보고서를 작성할 수 있습니다.

다음 단계와 조치 사항 공유

프로젝트 상태 보고서는 프로젝트 팀, 프로젝트 후원자, 중요한 이해관계자, 부서 간 팀원들에게 전달되어야 합니다. 프로젝트의 전체적인 상태를 설명하는 보고서이므로 프로젝트 진행 상태를 파악하고 싶은 모든 사람에게 적합합니다.

프로젝트 상태 보고서는 세부 내용을 설명하지 않고도 프로젝트 진행 현황을 모두에게 알리는 최적의 방법입니다. 프로젝트에 중요한 다음 단계나 조치 사항이 있다면 프로젝트 상태 보고서에 공유하여 모두가 파악할 수 있습니다.

사전에 문제점 파악

프로젝트가 계획대로 진행되지 않는다면 상태 보고서를 통해 어떤 작업이 지연되고 있으며 문제 해결을 위해 어떤 조치를 취하고 있는지 구성원들에게 알릴 수 있어 프로젝트를 원상태로 되돌리기 위한 적극적인 자세를 보여줄 수 있습니다. 프로젝트 리스크 관리 프로세스와 유사하게, 사전에 상태를 보고하면 프로젝트 일정에 영향을 미치기 전에 문제를 식별하고 해결하는 데 도움이 됩니다.

참고: 일반적인 프로젝트 리스크 7가지 및 예방법

불필요한 상태 미팅 없애기

단지 프로젝트 상태를 파악하기 위한 비효율적인 미팅을 없앨 수 있습니다. 대면 미팅과 달리 프로젝트 상태 보고서는 일원화된 툴에서 공유되어 팀원들이 원할 때 비동기식으로 확인할 수 있습니다. 팀원들은 정보를 다시 참조하거나 필요에 따라 프로젝트를 더 자세히 분석할 수 있습니다. 브레인스토밍이나 전사 미팅과 같은 중요한 미팅을 위해 대면 미팅 시간을 줄이세요.

보고하기 전: 보고서를 효과적인 프로젝트 관리 기능과 결합

프로젝트 상태 보고서의 가장 큰 장점은 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 모으며, 모든 구성원에게 최신 정보를 제공할 수 있다는 점입니다. 정보가 여러 툴에 흩어져 있으면 프로젝트 보고서 템플릿을 효과적으로 사용할 수 없습니다. 정보를 수집하기 위해 Excel 스프레드시트와 팀 이메일을 수동으로 열어야 하기 때문입니다.

대신, 프로젝트 관리 소프트웨어를 한곳에 집중된 단일 정보 소스로 사용하세요. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

  • 한곳에 집중된 단일 정보 소스를 통해 팀원들이 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 파악할 수 있습니다. 

  • 간트 차트, 칸반 보드, 캘린더 또는 스프레드시트 스타일 목록 보기에서 프로젝트 정보를 손쉽게 시각화할 수 있습니다. 

  • 클릭 한 번으로 상태 보고서를 생성합니다. 

  • 상태 보고서를 읽고 더 자세한 정보를 파악하고 싶은 팀원들에게 필요한 정보를 찾을 수 있는 장소를 제공합니다. 

  • 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등과 같은 추가 프로젝트 정보에 액세스할 수 있습니다.

당연히 저희는 Asana가 훌륭한 선택이라고 생각합니다. Asana는 팀 전체가 사용할 수 있는 업무 관리 툴입니다. 여러 부서의 협업 참여자는 과거 상태 보고서를 확인할 방법이 필요합니다. 주요 이해관계자는 전체 프로그램이나 프로젝트 포트폴리오 관리 진행 상태를 전반적으로 파악해야 합니다. 팀원들도 프로젝트 주기 전반에 걸쳐 개별 업무를 추적할 방법을 필요합니다.

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뛰어난 프로젝트 상태 보고서를 작성하는 8단계

그렇다면 프로젝트 상태 보고서를 어떻게 작성하면 좋을까요? 향후 모든 상태 보고서에 일관되게 사용할 수 있도록 명확한 틀을 갖추어야 합니다. 또한, 프로젝트 브리프에 맞게 작성하여 보고서가 주제에서 벗어나지 않도록 해야 합니다.

이 가이드에 따라 프로젝트 상태 보고서에 포함할 내용을 파악하고, 예로 든 직원 만족도 프로젝트를 통해 실제 단계를 살펴보세요.

1. 업무가 수행되는 곳에서 보고서 작성

보고서를 작성하기 전에 프로젝트 관리 툴에서 업무 정보를 이미 추적하고 있는지 확인하세요. 이렇게 하면 여러 소스에서 수작업으로 정보를 수집하는 대신, 클릭 몇 번만으로 보고서를 작성할 수 있습니다.

프로젝트 관리 툴로 시작하면 종속 관계를 쉽게 파악하고 예정된 작업을 확인할 수 있어 프로젝트 상태를 항상 파악할 수 있습니다.

2. 보고서 이름 지정

알기 쉽도록 프로젝트 이름을 사용하는 것이 좋습니다. 정기적으로 이 프로젝트의 보고서를 작성한다면 날짜나 타임스탬프를 포함해도 좋습니다.

프로젝트 보고서 제목 예시: 2020년 2월 - 직원 만족도 이니셔티브

3. 프로젝트 상태 표시

프로젝트 상태는 프로젝트의 현재 상태입니다. 프로젝트 상태는 보고서마다 다를 수 있습니다. 특히 문제가 발생했거나 큰 프로젝트 리스크를 해결한 경우에는 더욱 그렇습니다. 프로젝트 상태와 프로젝트가 계획대로 진행 중인지 여부를 알려줄 수 있는 프로젝트 관리 툴을 사용하는 것이 좋습니다. 색상으로 구분하는 체계(녹색 = 계획대로 진행 중, 노랑 = 위험, 빨강 = 계획에서 벗어남)를 사용하는 것도 좋은 방법입니다.

프로젝트 상태 업데이트 예시: 프로젝트 상태는 계획대로 진행 중입니다.

4. 상태 보고서를 간단하게 요약

프로젝트 상태 보고서 요약은 2~3문장으로 간단해야 합니다. 요약을 작성하는 목적은 보고서 전체를 읽을 시간이 없는 사람에게 가장 중요한 사실의 요점만 제공하기 위함입니다.

이는 보고서의 첫 번째 섹션이므로 다음 내용을 포함하는 것이 가장 좋습니다.

  • 하이라이트

  • 주요 문제점

  • 예상치 못한 프로젝트 리스크

상태 보고서 요약 예시: 설문 조사 결과를 현재 검토하고 있습니다. 언뜻 보기에 직원 만족도는 80%로 지난 설문 조사보다 3포인트 향상되었습니다. 참여 위원회에서 경영진과 함께 커리어 성장과 투명성 등 핵심 대상 분야에서 어떤 참여 이니셔티브를 새로 마련할지 논의하고 있습니다.

5. 각 주요 분야의 개요 추가

프로젝트에 따라 주요 분야가 보고서마다 다를 수도 있고 일관될 수도 있습니다. 예를 들어, 지속적으로 개선되고 있는 애자일 프로젝트에서는 팀이 마지막 스프린트에서 작업한 내용을 다루는 동적 주요 분야를 활용할 수 있습니다. 또는 이벤트 계획 프로젝트라면 프로모션, 가입, 연사와 같이 항상 다루고 싶은 주요 분야가 몇 가지 정해져 있습니다.

상태 보고서의 각 주요 분야에 글머리 기호를 추가하여 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 업데이트를 제공하세요.

주요 분야의 거시적인 개요 예시: 설문 조사 결과

  • 70%의 직원들이 만족도 설문 조사에 참여했습니다.

  • 전반적인 만족도 평가는 80%입니다.

  • 57%의 직원만이 커리어 개발로 향하는 명확한 진로가 있다고 응답했으며, 이는 지난 설문 조사 이후 5% 감소한 수치입니다. 

  • 41%의 직원들이 개선 분야 1위로 투명성을 꼽았습니다.

6. 다른 문서나 리소스에 대한 링크 추가

프로젝트 진행 상황에 대한 모든 세부 사항을 기재해서는 안 되지만, 더 자세한 내용을 알고 싶은 구성원이 있을 것입니다. 보다 자세한 정보를 원하는 이해관계자를 위해 문서나 리소스에 대한 링크를 제공하세요. 특정 프로젝트 마일스톤에 대한 링크 등 보다 구체적인 프로젝트 정보나 프로젝트가 기여하는 비즈니스 목표에 대한 링크 등 프로젝트의 광범위한 영향을 미치는 정보를 포함할 수 있습니다.

예시: 직원 만족도 설문 조사에 대한 링크와 회계 연도 동안 직원 참여도를 높이는 것과 관련된 대규모 회사 OKR에 대한 링크를 포함합니다.

7. 프로젝트가 직면한 문제점 명시

모든 프로젝트에는 문제가 발생합니다. 이는 프로젝트 리스크, 예상치 못한 예산 증가, 프로젝트 타임라인에 영향을 미치는 지연 등의 형태로 나타날 수 있습니다. 문제가 발생했을 때 이해관계자에게 정보를 계속 제공하면 모든 구성원이 상황에 맞게 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

문제점 예시: 경영진은 참여 위원회가 다시 모임을 갖기 전에 결과를 확인하길 원하지만, 앞으로 3주 동안은 불가능합니다. 이로 인해 전반적인 프로젝트 타임라인이 지연될 것입니다.

8. 다음 단계 강조

다음 단계, 다른 팀원에 대한 칭찬, 강조하고 싶은 모든 내용을 포함할 수 있습니다.

예시: 직원들이 설문 조사에 참여하도록 여러 차례 메시지를 보낸 Sarah A에게 감사를 표합니다!

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프로젝트 상태 보고서 작성용 템플릿

이전 섹션에서 배운 모든 내용을 즉시 활용하려면 작성하기 쉬운 아래의 템플릿으로 다음 프로젝트 상태 보고서를 작성하세요.

보고서 이름:

보고서에 이름을 지정합니다. 프로젝트 이름과 보고서 날짜처럼 최대한 간단하게 지정할 수 있습니다.

프로젝트 상태:

계획대로 진행 중, 위험한 상태, 지연 중에서 프로젝트에 해당하는 상태를 선택합니다.

요약:

프로젝트 상태 보고서에서 가장 중요한 내용을 여기에 간략하게 기재하세요. 이해관계자가 바쁘다면 이 섹션만 볼 수 있으므로 팀 전체가 알아야 할 하이라이트나 문제점을 포함하세요.

주요 분야 1: 전반적인 개요

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

주요 분야 2: 전반적인 개요

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

주요 분야 3: 전반적인 개요

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

  • 진행 상태, 성과, 예정된 업무에 대한 구체적인 정보.

추가 정보 및 링크: 

이해관계자가 궁금해할 수 있는 관련 프로젝트의 세부 정보나 전반적인 프로젝트 정보에 대한 링크를 포함합니다. 이 섹션을 활용하면 팀원들이 세부 사항을 자세히 알아보거나 프로젝트 이니셔티브가 더 큰 전략적 목표에 어떻게 부합하는지 파악할 수 있습니다. 

문제점:

현재 겪고 있는 문제가 있나요? 해결책은 무엇인가요?

추가 사항 또는 하이라이트:

팀이 알아야 할 추가 사항이 있나요? 중요한 다음 단계는 무엇인가요?

프로젝트 상태 보고서 예시

프로젝트 상태 보고서 작성 방법을 설명하는 가이드는 유용하지만, 실제 사례를 확인하면 작성할 보고서가 어떤 모습일지 파악할 수 있습니다. 도움이 될 수 있는 예시를 한 가지 소개합니다.

보고서 이름: 전자책 출시

프로젝트 상태: 계획대로 진행 중

요약:

이번 주에는 아주 순조롭게 진행되고 있습니다! 아직 구상 단계지만, Avery Lomax가 이번 주에 주제를 선정할 예정입니다. 콘텐츠 및 디자인팀이 대기 중이며, 저희 쪽에서 승인하면 시작할 준비가 되어 있습니다.

구상:

  • 계획 팀이 전반적인 주제를 논의하기 위해 만났습니다

  • 최종 아이디어 3가지가 있으며 금요일에 하나를 선정할 예정입니다

  • 다음 주 목요일까지 콘텐츠팀에 브리프를 제출해야 합니다

콘텐츠:

  • 아이디어가 마무리되는 즉시 콘텐츠팀이 카피를 만들 준비가 되었습니다

  • 삽입해야 할 적절한 회사 정보를 수집하고 있습니다

디자인:

  • 디자인팀이 마음에 드는 스타일을 결정하기 위해 5가지 전자책 예시를 검토했습니다

  • 다음 주 목요일까지 템플릿을 선택할 예정입니다

추가 사항 또는 하이라이트:

  • Jen이 다음 주 내내 부재중이니 모든 콘텐츠 관련 질문은 Joy에게 전달해 주세요

  • 저희가 선택할 수 있도록 방대한 양의 주제 목록을 준비해 준 Henry에게 감사를 표합니다!

이슈/문제점:

모두 아시다시피, 전자책의 마감일이 촉박합니다. 모두가 프로젝트 관리 툴을 사용하여 체계적으로 관리하고 계획대로 진행하는 것이 매우 중요합니다. 감사합니다!

업무 관리 툴로 보고서 작성 간소화

상기 보고서는 명확하고 따르기 쉽습니다. 이 보고서를 Asana와 같은 업무 관리 툴에서 작성하면 요약 이외의 각 섹션을 자동으로 채울 수 있습니다. 이 보고서를 Asana에서 작성하면 다음과 같은 모습입니다.

전자책 출시 미팅을 위한 Asana 프로젝트 상태 보고서 예시
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프로젝트 상태 보고서 모범 사례

프로젝트 상태 보고서에 무엇을 포함해야 할지 배웠습니다. 하지만, 아직 몇 가지 질문이 남아 있을 것입니다. 프로젝트 상태 보고서를 작성할 때 아래의 모범 사례를 참고하면 업데이트 정보를 잘 정리할 수 있습니다.

보고서를 얼마나 자주 작성해야 하나요?

프로젝트 업데이트를 전달하는 빈도는 진행 중인 프로젝트 유형에 따라 다릅니다. 프로젝트 기간이 짧거나 일이 빠르게 진행된다면 매주 프로젝트 상태 보고서를 전달하는 것을 목표로 하세요. 장기 프로젝트라면 격주나 매월 상태 보고서를 보내도 충분할 것입니다. 가장 중요한 것은 프로젝트 이해관계자와 최신 정보를 공유하는 것입니다.

프로젝트 보고 툴을 사용할 때 항상 매주 정해진 요일에 상태 보고서를 보내도록 작업을 설정할 수 있습니다. 주간 상태 업데이트를 보내든 월간 진행 상태 보고서를 보내든, 정기적으로 알림을 설정하여 이해관계자에게 쉽게 정보를 전달할 수 있습니다. 어느 쪽이든 이해관계자는 업데이트를 기대할 것입니다. 그 결과, 이해관계자가 상태 업데이트를 매번 확인하는 일이 줄어들고 업데이트를 받는 일의 중요성을 알게 될 것입니다.

주기적으로 보고서를 전송한다면 프로젝트 관련 미팅을 여러 차례 할 필요가 없습니다(누구나 불필요한 미팅의 단점을 알고 있습니다). 체크인 미팅을 건너뛰고 더 중요한 업무를 위해 시간을 아끼세요.

누구를 포함해야 하나요?

프로젝트와 관련된 사람에 따라 다르지만, 일반적으로 프로젝트에 참여하는 모든 이해관계자에게 업데이트를 보내도록 계획하세요. 프로젝트를 계획할 때 모든 이해관계자, 후원자, 팀원들을 간략하게 정리한 이해관계자 분석을 작성해야 하지만, 잘 모른다면 프로젝트 계획을 참조하세요.

해당하는 주의 상태 보고서가 특정 팀원에게 영향을 미치지 않더라도 모든 사람과 공유해야 합니다. 모두가 전체적인 관점에서 개요를 파악하는 것은 중요합니다. 보고서를 자세히 검토할 필요가 없는 팀원은 요약 섹션을 빠르게 훑어볼 수 있고, 더 많이 관련된 팀원은 세부 정보를 자세히 살펴볼 수 있습니다.

필독: 프로젝트 이해관계자 분석과 그 중요성

얼마나 구체적이어야 하나요?

프로젝트 상태 보고서는 너무 자세하게 작성하지 않아야 합니다. 업무 자체만으로도 알 수 있어야 합니다. 단순히 정보를 선별하고 약간의 설명만 덧붙이면 됩니다. 프로젝트 상태 보고서는 메시지의 제목과도 같습니다. 대부분의 이해관계자에게 영향을 미치는 가장 중요한 프로젝트 정보만을 포함하세요.

항상 프로젝트가 계획대로 진행 중인지, 위험한 상태인지 또는 계획에서 벗어났는지를 표시하고, 완료된 업무와 예정된 업무를 간략하게 설명하고, 자세한 내용을 원하는 사람들을 위해 다른 리소스 링크를 제공해야 합니다.

프로젝트 상태 보고서는 어디서 작성해야 하나요?

상태 업데이트 초안을 작성하고 공유하는 가장 좋은 방법은 업무 관리 툴을 사용하는 것입니다. 프로젝트 개요를 제공하는 툴을 사용하면 팀이 모든 프로젝트 관련 업무에 대해 하나의 중앙 정보 소스를 갖추게 됩니다. 이렇게 되면, 프로젝트를 스프레드시트에서 관리하는 대신 모든 정보(상태 업데이트, 프로젝트 브리프, 주요 결과물, 중요한 프로젝트 마일스톤)를 한곳에 보관할 수 있습니다. 보고서를 간편하게 공유할 수 있으며, 이해관계자가 언제든지 이전 보고서를 볼 수 있기 때문에 많은 이메일을 주고받을 필요가 없습니다.

제품 마케팅 출시 프로젝트를 위한 Asana 프로젝트 개요 예시

업무 요약 작성으로 프로젝트 마무리

지금까지 설명한 상태 보고서는 모든 구성원에게 정보를 공유할 목적으로 항상 프로젝트가 진행되는 동안 전송됩니다. 하지만, 프로젝트가 종료되면 이해관계자에게 프로젝트 요약 내용을 알리는 최종 요약 보고서를 보내는 것이 좋습니다. 이를 프로젝트의 핵심 요약이라고 생각하세요. 이를 통해 프로젝트를 공식적으로 마무리할 수 있습니다.

최종 요약 보고서도 전체적인 개요이지만, 업데이트와 진행 상태를 알리는 것이 아니라 전반적인 프로젝트 결과를 요약하는 것입니다. 프로젝트 요약 보고서에 다음 질문에 대한 답변을 기재하는 것이 좋습니다.

  • 프로젝트의 목표는 무엇이며, 목표가 달성되었나요?

  • 프로젝트가 일정대로 예산에 맞게(해당될 경우) 완료되었나요?

  • 어떤 성과 달성을 강조해야 하나요?

  • 어떤 문제점이 있었나요?

  • a href="https://asana.com/resources/lessons-learned">이 프로젝트에서 배운 점 중 향후 프로젝트에 도움이 되는 것은 무엇인가요?

참고: 성공적인 프로젝트 사후 분석 미팅을 위한 6단계

자동으로 생성되는 상태 보고서로 모든 이해관계자가 상황을 파악하도록 지원

다음 프로젝트에서 기대 이상의 성과를 달성하고 싶다면 프로젝트 상태 업데이트를 보내 보는 건 어떨까요? 프로젝트 상태 업데이트는 생산성, 효율성, 책임감을 유지하면서 모든 구성원에게 진행 상태를 신속하고 흥미롭게 전달할 수 있습니다.

지금까지 소개한 리소스를 활용하여 세부 정보에 얽매이지 않고도 필요한 정보를 충분히 제공하는 보고서를 작성하세요. 상태 보고서 작성에 특화된 기능을 갖춘 Asana와 같은 프로젝트 관리 솔루션을 사용하면 시간을 절약하고 최대한 체계적으로 관리할 수 있습니다.

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