비동기식 커뮤니케이션은 흔히 알고 있는 것과 다릅니다

우리 중 많은 사람들에게 새벽 2시에 이메일을 받는 것은 위험 신호였습니다. 이제 시간대를 초월한 교차 기능 팀과 함께라면 (다소) 정상입니다. 하이브리드 및 원격 근무의 붐과 함께 비동기식 커뮤니케이션이 업무 생활에서 얼마나 중요한 부분이 되었는지 알 수 있습니다. 비동기식 커뮤니케이션은 회신을 기대하지 않고 메시지를 보내는 것입니다. 여기에는 동료가 회신하지 않을 것이라는 사실을 충분히 인지하고 있으며, 회신을 기대하지 않는 근무 시간 외 이메일이 포함됩니다. 

비동기식 업무는 팀원들이 전문성을 요하는 업무에 집중할 수 있는 시간과 공간을 제공합니다. 그러나 비동기식 커뮤니케이션의 진정한 이점은 협업을 활용하여 직장에서 시간을 최대한 활용할 수 있을 때 발휘됩니다. 올바른 비동기식 시스템을 사용하면 가장 중요한 업무를 완료하고 목표를 달성할 수 있습니다. 그럼 방법을 알려드리겠습니다.

동기식 커뮤니케이션 vs. 비동기식 커뮤니케이션

비동기식 커뮤니케이션은 응답을 기대하지 않는 경우이며, 동기식 커뮤니케이션은 응답이 필요하지 않더라도 응답을 기대하는 경우입니다. 예를 들어, 동료에게 다가가서 이야기를 나눌 시간이 있는지 묻는다면, 동료가 단순히 응답하지 않는다면 이상하거나 무례한 것으로 간주될 것입니다. 동기식 커뮤니케이션은 거의 항상 대면으로 이루어지는 반면, 비동기식 커뮤니케이션은 일반적으로 대화에서 나와 상대방 사이에 시간과 공간이 있습니다.

비동기식 커뮤니케이션이란? 

비동기식 커뮤니케이션은 두 사람이 정확히 같은 시간에 함께 있지 않고 사용할 수 있는 모든 유형의 커뮤니케이션입니다. 기본적으로 비동기식 메시지를 보낼 때는 즉각적인 응답을 기대하지 않습니다. 

그리고 그것은 매우 영향력이 있습니다. 2022년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 근로자는 집에서도 더 집중할 수 있어 숙련을 요하는 업무를 가장 잘 해낼 수 있습니다. 이메일로 비동기식으로 소통하는 것이 더 나은 사안에 대해 대면 회의를 우선시하는 경우가 너무 많습니다. 비동기식 커뮤니케이션을 활용해야 하는 경우를 이해하면 팀이 가장 중요한 업무를 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

믿기 힘들겠지만, 여러분은 이미 비동기식 커뮤니케이션을 (많이) 사용하고 있습니다. 이 용어 자체가 생소할 수도 있지만, 실제로는 우리가 근무하는 동안 사용하는 가장 일반적인 커뮤니케이션 유형 중 하나입니다. 이메일은 비동기식 커뮤니케이션의 일반적인 예시이지만, 전화 문자 메시지부터 프로젝트 관리 소프트웨어 사용에 이르기까지 모든 것이 비동기식 협업 툴입니다.

비동기식 커뮤니케이션의 기타 예시: 

• Google 문서 공유

• 녹화된 동영상 메시지

• 상태 보고서

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동기식 커뮤니케이션이란? 

동기식 커뮤니케이션은 실시간으로 이루어지는 커뮤니케이션입니다. 예를 들어 대면 대화, 브레인스토밍 미팅(원격 또는 대면), Microsoft Teams 또는 Slack을 통한 온라인 채팅 대화가 있습니다. 이러한 유형의 커뮤니케이션을 통해 커뮤니케이션하는 사람이나 사람들이 즉시 응답할 수 있습니다.

동기식 커뮤니케이션의 예:

• 대면 미팅

• Zoom 및 Google Meet와 같은 툴을 통한 화상 회의

• Slack, Microsoft Teams 또는 기타 메시징 도구를 통한 인스턴트 메시징

• 전화 통화

비동기식 커뮤니케이션과 동기식 커뮤니케이션의 장단점

비동기식 커뮤니케이션은 모든 상황에서 사용하기에 적합하지 않습니다. 때로는 즉각적인 대응이나 대면으로 문제를 해결할 수 있는 방법이 필요합니다. 실시간 동기식 커뮤니케이션에는 장점과 단점이 있습니다. 각 커뮤니케이션 유형의 장단점을 살펴보세요.

비동기식: 장단점

Asana에서는 비동기식 커뮤니케이션이 생산성을 높이고 일을 위한 일을 줄이는 데 큰 도움이 된다고 생각하지만, 고려해야 할 몇 가지 단점도 있습니다. 

비동기식 업무의 이점:

• 몰입 상태와 딥 워크를 보호합니다. 팀원들이 회의에 할애하는 시간이 줄어들기 때문에 진정한 집중과 흐름에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 흐름 상태는 시간이 사라지는 것처럼 느껴질 정도로 '몰입' 상태에 있는 느낌이며, 끊임없는 방해로 인해 달성할 수 없습니다. 

• 여러 시간대에 걸쳐 분산된 팀에 특히 적합합니다 . 팀이 같은 장소에 있지 않다면 동기식 커뮤니케이션은 특히 어려울 수 있습니다. 비동기 커뮤니케이션은 모든 사람이 자신에게 맞는 시간과 매체로 필요한 정보를 얻을 수 있도록 해줍니다.

• 모든 커뮤니케이션이 문서화됩니다. 서면 커뮤니케이션을 공유하든 프로젝트 관리 툴에서 추적하든, 비동기식 커뮤니케이션의 주요 이점 중 하나는 모든 것이 문서화된다는 것입니다. 이렇게 하면 학습한 내용이나 이전 프로젝트 정보를 검토해야 하는 팀이 이를 쉽게 수행할 수 있습니다. 

• 더 심도 있고 명확한 커뮤니케이션을 장려합니다. 팀원들이 생각을 정리할 수 있는 기회를 갖게 되면 필요에 따라 메시지를 수정하고 다듬을 수 있습니다. 검토할 시간을 갖는 것은 각자의 속도에 맞춰 누락된 간극을 메우고 더 심도 있고 명확하게 표현된 업데이트를 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 종종 더 높은 품질의 솔루션을 생산합니다. 종종 우리는 대면 또는 화상 회의를 예약하고 그 기간 동안 문제를 해결하기를 기대합니다. 팀원들이 각자 원하는 시간에 문제를 해결할 수 있는 기회를 제공하면 문제에 대해 생각하는 데 더 많은 시간을 할애하고 잠재적으로 더 나은 해결책에 도달할 수 있습니다.

• 팀이 생산성이 가장 높은 시간에 일할 수 있도록 지원하세요. 어떤 팀원들은 아침에 최고의 역량을 발휘하는 반면, 어떤 팀원들은 오후 늦게 생산성이 특히 높을 수 있습니다. 비동기식 업무는 각 팀원이 생산성을 높일 수 있도록 업무 일정을 스스로 설정할 수 있도록 해줍니다.

단점:

• 즉각적이지 않음. 비동기식 커뮤니케이션의 가장 큰 단점은 실시간으로 이루어지지 않는다는 것입니다. 메시지의 유형이나 목적에 따라 문제가 될 수 있습니다.

• 시간이 많이 소요됩니다. 특히 서면 양식의 비동기식 커뮤니케이션에서 더욱 그렇습니다. 더 자세한 글을 작성하는 데에는 더 많은 시간이 소요된다는 단점이 있습니다.

• 사일로로 인해 투명성과 가시성이 저하됩니다. 팀 커뮤니케이션 툴이 사일로화되어 있는 경우, 비동기식 커뮤니케이션으로 인해 팀원들이 정보를 찾고 업무를 잘 수행하기 어려울 수 있습니다. 이를 방지하려면 비동기식 커뮤니케이션 툴이 모두가 액세스할 수 있는 공유 정보 소스인지 확인하세요.  

• 대인 관계 부족. 비동기식 커뮤니케이션이 더 효과적일 수 있지만, 이는 팀과 실시간으로 소통할 기회가 없다는 것을 의미합니다. 특히 원격 팀을 운영하는 경우, 팀 미팅과 팀 단합 활동을 예약하여 그룹 역학을 개선해야 합니다. 

• 시각적 신호와 맥락의 부족. 비동기식 커뮤니케이션은 대면으로 소통하지 않기 때문에 대화에서 기대할 수 있는 시각적 신호가 부족합니다. 갈등 해결이나 건설적인 피드백 세션과 같은 중요한 대화의 경우, 오해를 줄이기 위해 실시간으로 진행하는 것이 좋습니다. 

동기식 커뮤니케이션의 장단점

실시간으로 소통하는 것은 동료와 소통하고 즉각적인 문제를 해결하는 좋은 방법입니다. 그러나 이러한 커뮤니케이션 양식에는 몇 가지 중요한 단점도 있어 팀의 효율성과 효과에 방해가 될 수 있습니다.

장점: 

• 즉각적인 문제 해결. 앞서 언급했듯이 동기식 커뮤니케이션은 즉각적인 문제를 해결한다는 장점이 있습니다. 문제를 해결하거나 정확한 순간에 해결책을 찾아야 한다면 동기식 커뮤니케이션이 가장 좋은 방법입니다. 

• 대인 커뮤니케이션을 지원합니다. 어려운 주제에 대해 커뮤니케이션하거나 건설적인 비판을 공유하는 경우, 동기식 커뮤니케이션은 번역에서 누락되거나 잘못 해석되는 것이 없도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

• 사람들 사이의 연결을 증진합니다. 팀을 관리한다면 일주일에 한 번 이상 부하 직원과 1:1로 만나는 시간을 가져야 합니다. 동기식 미팅은 각 직원의 근황을 확인하고, 지원을 제공하고, 경력 개발을 도울 수 있는 기회를 제공합니다. 

• 팀워크를 육성합니다. 팀과 채팅하고, 팀 단합 활동을 주최하고, 얼굴을 마주하는 시간은 효과적인 팀을 위해 매우 중요합니다. 팀이 원격으로 근무하든 직접 대면하든, 매주 그룹으로 모일 시간을 가져야 합니다. 

• 다른 사람의 아이디어를 기반으로 합니다. 브레인스토밍 미팅이나 디자인 크리티크 세션과 같은 상황에서는 실시간 협업이 좋은 아이디어를 공유하는 가장 좋은 방법이기 때문에 실시간 협업이 도움이 됩니다. 팀의 창의적인 에너지가 커뮤니케이션에 매우 중요하다면 동기식 커뮤니케이션이 오프라인 협업보다 더 가치가 있습니다. 

단점:

• 흐름을 방해합니다. 우리 모두는 직장에 복귀할 때 다른 회의가 흐름을 방해하는 스위스 치즈 회의의 날을 경험했습니다. 미팅 자체가 생산적일 수 있지만, 산발적인 미팅은 하루 동안 개인 생산성을 높일 수 있는 기회를 망칠 수 있습니다. 

• 목적이 부족할 수 있습니다. 이메일이나 서면 상태 업데이트가 가능할 때 많은 팀이 기본적으로 미팅 일정을 잡습니다. 미팅을 예약하는 경우, 모든 미팅에 목적이 있는지 확인하세요.

• 실행 과제가 누락될 수 있습니다. 때로는 훌륭한 미팅 브레인스토밍이 효과적으로 포착되지 않아 팀으로서 생각해낸 모든 천재적인 아이디어를 잃어버릴 수 있습니다. 

• 결정의 질이 떨어질 수 있습니다. 어떤 사람들은 정보를 검토하고 이해하기 전에 미팅 중에 즉석에서 결정을 내려야 한다고 느낍니다. 

비동기식 커뮤니케이션을 효과적으로 활용하는 10가지 팁

비동기식 커뮤니케이션은 생산성을 높이고, 집중 시간을 보호하며, 팀이 가장 영향력 있는 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 강력한 방법입니다. 그러나 이러한 이점을 모두 누리려면 본인과 팀을 성공으로 이끌 수 있는 기반을 다져야 합니다. 

이메일과 같은 것을 통해 일상 생활에서 이미 비동기식 커뮤니케이션을 사용하고 있습니다. 하지만 비동기식 커뮤니케이션에 대한 규칙과 가이드라인을 처음 수립하는 경우, 다음 10가지 팁을 활용하여 시작해 보세요. 

1. 커뮤니케이션 계획 작성

커뮤니케이션 계획은 팀의 커뮤니케이션 전략을 한 곳에서 파악할 수 있는 곳입니다. 명확한 커뮤니케이션 계획이 있으면 팀원들은 다음과 같은 모든 프로젝트 커뮤니케이션 질문에 대한 명확한 답변을 얻을 수 있습니다.

• 언제 어떤 커뮤니케이션 채널을 사용해야 하나요? 

• 동기식 커뮤니케이션과 비동기식 커뮤니케이션은 언제 사용해야 하나요? 

• 프로젝트 상태 보고서와 같은 중요한 세부 정보는 어떻게 전달할 것인가? 얼마나 자주 공유되나요? 

• 프로젝트별 예상 응답 시간은 어떻게 되나요?

예를 들어, Asana에서는 다음을 사용합니다.

• 실시간 커뮤니케이션을 위해 정의된 회의 안건을 가진 대면 또는 화상 회의.

• Asana: 작업 세부 정보 확인, 프로젝트 상태 보고서 업데이트 또는 주요 프로젝트 문서 공유와 같은 업무에 관한 비동기식 커뮤니케이션에 사용

• Slack의 다이렉트 메시지: 일상적인 업데이트와 간단한 질문에 관한 동기식 커뮤니케이션에 사용합니다.

• 비동기식 팀 전체 업데이트를 위한 Slack 채널.

• 이메일: 외부 이해관계자와의 커뮤니케이션에 사용

2. 공유 작업 공간으로 가시성 높이기

공유 작업 공간은 팀 전체를 위한 일원화된 정보 소스이자 커뮤니케이션 수단입니다. 공유 작업 공간은 사일로 현상을 줄이고 업무 전반에 걸쳐 가시성을 높입니다. 

이는 비동기식 팀에게 특히 중요합니다. 팀이 회의를 덜 자주 진행하더라도 정보에 액세스할 수 있는 방법이 필요합니다. 모든 프로젝트 세부 정보를 중앙 리포지토리에 저장하면 모든 사람이 누가 언제까지 무엇을 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 

따라서 Asana를 가장 좋은 툴로 자신 있게 추천할 수 있습니다. Asana에서 모든 커뮤니케이션은 업무와 연결되어 있으므로 팀원들이 무엇을 이야기하고 있는지 항상 정확히 알 수 있습니다. 모든 사람이 접근할 수 없는 사일로나 폴더를 다루지 않고도 필요한 정보를 찾을 수 있습니다. 결과적으로 모두가 볼 수 없는 프로젝트 업무는 거의 없습니다. 비동기식으로 이해관계자가 참여해야 하는 경우, 한 곳에서 업무에 대한 과거의 모든 커뮤니케이션을 검토할 수 있습니다. 

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3. 팀 문화에 비동기식 협업을 도입합니다

효과적인 비동기식 커뮤니케이션을 가능하게 하는 일환으로 비동기식 사고방식을 배양하는 것이 있습니다. 팀의 모든 구성원이 미팅 우선주의자라면, 훌륭한 프로젝트 상태 보고서를 작성하는 방법에 대한 규칙을 이미 공유했더라도 프로젝트 상태 업데이트를 공유하기 위해 미팅을 예약할 것입니다. 

팀에서 비동기식 커뮤니케이션을 공식적으로 시작하거나 재개할 때는 미팅이어야 하는 것과 그렇지 않아야 하는 것에 대한 기대치를 설정하세요. 팀원들이 참석할 필요가 없다고 생각되면 미팅을 거절하거나, 미팅이 비동기식 업데이트로 더 잘 제공될 수 있다고 제안하도록 권장하세요. 

Asana에서는 미팅 선언문 을 게시하여 이를 수행했습니다. 회사 전체에 공유된 미팅 선언문은 미팅을 예약할 때와 방법을 설명합니다. 선언문에서는 상태 업데이트나 기타 일반 정보 공유, 안건이나 목적이 없는 미팅 등 미팅을 하지 말아야 하는 경우에 대한 세부 정보도 확인할 수 있습니다. 

4. 근무 시간 알리기

비동기식 커뮤니케이션은 팀원들이 서로 다른 시간대에 있을 때 특히 효과적입니다. 원격 근무자는 같은 시간에 같은 장소에 있지 않기 때문에 기본적으로 비동기식으로 소통하는 경향이 있습니다. 

팀원들이 언제 온라인 상태가 되어 질문에 응답할지 정하려면 모든 팀원들이 근무 시간을 공유하도록 권장하세요. 온라인 캘린더에서 설정하거나 Asana 및 Slack과 같은 다양한 가상 툴의 프로필에 추가하여 이를 수행할 수 있습니다.

5. 집중 시간 예약하기

근무 시간을 알리는 것 외에도 온라인 상태에서도 메시지에 응답하지 않을 때를 알려야 합니다. 예정된 집중 시간은 딥 워크에 몰입할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 

집중 시간을 예약하고 보호하려면 다음을 수행하세요. 

• 캘린더에 집중 시간을 예약하세요. 집중 시간을 보호하는 가장 좋은 방법은 캘린더에 일정을 잡는 것입니다. 타임 블로킹을 사용하여 시작하세요. 

• 알림을 음소거합니다. 집중하는 동안 알림을 음소거하여 흐름에서 벗어나지 않도록 하세요. '방해 금지'와 같은 설정을 사용하여 동료에게 오프라인 상태임을 알리고 곧 다시 돌아와 질문에 답변하세요. 

• 그룹 동기화 미팅. 가능하다면 미팅 일정을 서로 가깝게 잡음으로써 캘린더에 더 많은 집중 시간을 확보하세요. 항상 가능한 것은 아니지만, 딥 워크를 위한 공간을 효과적으로 확보할 수 있습니다. 이 작업을 수동으로 수행하거나 Clockwise 와 같은 캘린더 연동을 사용하여 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 

6. 모든 동기식 커뮤니케이션을 위한 미팅 안건 설정하기

일을 처리하는 가장 좋은 방법이 실시간으로 이야기하는 경우가 있습니다. 미팅은 아이디어를 조율하고 프로젝트 이해관계자와 소통하는 데 유용한 도구입니다. 

동기식 미팅을 진정으로 효과적으로 만들려면 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 미팅에 참여하도록 해야 합니다. 이를 위한 세 가지 단계는 다음과 같습니다. 

1. 모든 미팅에 목적이 있는지 확인하세요. 미팅 일정을 잡을 때 '메시지로 전달할 수 있는 내용인가?'라고 자문해 보세요. 답이 '아니요'인 경우, 미팅의 목적과 이 라이브 세션에서 달성하고자 하는 바를 파악하세요. 

2. 미팅 전에 미팅 안건과 관련 사전 자료를 공유하세요. 팀 멤버들이 같은 페이지에 있지 않으면 미팅은 실패합니다. 미팅 안건을 미리 작성하여 모든 사람이 논의할 내용을 파악할 수 있도록 하세요. 또한 미팅이 시작되기 전에 팀원이 알아야 할 정보가 있는 경우 사전 읽기를 할당할 수도 있습니다. 미팅 중에 결정을 내려야 하는 경우, 사전 읽기를 통해 팀원들은 실시간 미팅의 시간 제약 없이 문제에 대해 생각하고 초기 해결책을 도출할 수 있습니다. 

3. 미팅 안건을 준수하세요. 미팅은 종종 주제에서 벗어나기도 합니다. 이러한 경우, 미팅 진행자가 주제에서 벗어나도 되는지, 아니면 팀을 다시 주제로 돌아가게 할지를 결정해야 합니다. 필요한 경우 타임박싱과 같은 시간 관리 전략을 사용하여 미팅을 원활하게 진행하세요.

7. 미팅 없는 날을 만들어 보세요 

동기식 회의를 줄이는 또 다른 좋은 방법은 미팅 없는 날을 시도하는 것입니다. Asana에서는 모든 팀원이 딥 워크에 전념할 수 있는 기회로 미팅 없는 수요일을 활용합니다. 

8. 동기식 연결을 위한 기회 만들기

이는 주중에 팀과 정기적으로 얼굴을 마주하지 못하는 원격 근무자에게 특히 중요합니다. 동기식 커뮤니케이션을 사용하여 고립을 줄이고 팀 연결을 강화하세요. 

이를 위해 팀 Slack 채널을 설정하거나 팀이 교류하고 긴장을 풀 수 있도록 주간 채팅을 예약할 수 있습니다. 비동기식 커뮤니케이션은 생산성을 높여주지만, 동기식 커뮤니케이션은 참여도와 소속감을 높여줍니다. 

9. 회사 전체 커뮤니케이션 사례를 공유합니다

팀의 현재 업무 방식에 따라 기본 설정에 따라 미팅을 예약할 수 있습니다. 필요한 경우, 동기식으로 또는 비동기식으로 이루어져야 하는 커뮤니케이션 유형을 나열하고 공유하세요. 확실하지 않은 경우, 팀원은 이 목록을 참조하여 회의를 예약하거나 취소할 수 있습니다.

예시: 

비동기식: 

• 프로젝트 상태 보고서

• 긴급하지 않은 업무에 대한 커뮤니케이션

• 프로젝트 계획

• 개별 프로젝트에 대해 질문하기

• 종속성 또는 지연 표시

• 정보 공유

• 피드백 및 승인

실시간:

• 프로젝트 킥오프 미팅

• 브레인스토밍 세션

• 디자인 평가 및 검토

• 일일 스탠드업

• 전체 팀 월간 미팅

• 팀 단합을 위한 주간 미팅

10. 화상 회의를 30분 미만으로 유지하세요

미팅 일정을 잡을 때는 생산성을 최적화할 수 있는 모든 것을 하세요. 이를 위한 좋은 방법은 미팅을 30분 정도 제한하거나, 30분 정도가 지나면 휴식을 취하는 것입니다. 

왜일까요? UC Berkeley의 인지 신경 과학자인 Sahar Yousef 박사의 최근 연구에 따르면 회의 생산성은 30분 경과 시점에 급격히 감소합니다. Yousef 박사에 따르면: 

“화상 통화 30분 후 뇌가 과도한 피로를 경험하여 집중하기 매우 어렵다는 것을 발견했습니다. 더 긴 미팅이나 미팅 블록을 예약해야 하는 경우 30분 경과 시점에 1분간 휴식을 취할 시간을 마련하세요. 이렇게 하면 뇌가 재설정되고 다음 30분 동안 에너지를 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.”

원격 근무는 어떻게 영향을 미치나요? 

비동기식 커뮤니케이션은 원격 근무와 연결되는 경우가 많습니다. 원격 근무자는 기본적으로 비동기식으로 더 많이 소통한다는 것은 사실입니다. 하지만 사무실에 있든 Zoom을 사용하든, 모든 사람은 비동기식 커뮤니케이션이 제공하는 생산성 향상의 이점을 누릴 수 있습니다. 

원격으로 근무하는 직원을 관리하고 있으며 모든 대화가 비동기식으로 진행되는 경우, 직원들이 더 편안함을 느끼고 팀의 일원이라고 느낄 수 있도록 대면 소통을 위한 시간도 마련하세요. 동기식으로 소통해야 할 때는 적극적으로 활용하세요. 

비동기식 워크플로 수용

비동기식 커뮤니케이션은 팀이 훌륭한 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 동시에 가시성과 투명성을 높일 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 이러한 유형의 커뮤니케이션은 생산성을 높이고, 팀이 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 되며, 주요 프로젝트 정보에 대한 교차 기능 가시성을 높입니다. 

비동기식으로 효과적으로 커뮤니케이션하려면 해당 정보를 저장하고 공유할 수단이 필요합니다. 이를 위해서는 업무 관리 툴과 같은 공유된 단일 정보 소스를 사용하세요. Asana는 업무를 체계적으로 관리하고 커뮤니케이션하며 팀이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 필요한 모든 기능을 갖출 수 있는 업무 관리 툴입니다. 

리더를 위한 변경 관리 가이드

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