프로젝트 관리에서 배운 점을 기록하는 방법

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2021년 8월 19일
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요약

프로젝트 라이프 사이클을 통해 배운 점을 정확히 문서화하면 실수를 통해 배울 수 있으며 다른 프로젝트 매니저와 깨달은 점을 공유할 수 있습니다. 이 기사에서는 배운 점을 식별, 문서화, 분석, 저장, 검색하는 5단계에 대해 상세히 설명합니다. 배운 점에 대한 설문 조사를 실시하고 브레인스토밍 세션을 수행하는 방법과 이를 통해 얻은 정보를 다른 프로젝트 매니저와 공유하는 방법에 대해 알아보세요.

프로젝트를 통해 얻을 수 있는 귀중한 것은 프로젝트 결과물만이 아닙니다. 이니셔티브에서 대성공을 거두든 아쉽게 실패하든 아니면 그 중간 어딘가로 끝나든 프로젝트를 통해 배울 점은 언제나 있습니다.

하지만 배운 점을 효과적으로 기록하고 문서화하는 것은 까다로운 일일 수 있습니다. 이 기사에서는 프로젝트 관리에서 배운 점을 파악 및 논의하고 기록하는 방법에 대해 상세히 설명합니다.

프로젝트 관리에서 배운 점이란?

매 프로젝트마다 새롭게 배울 점이 있습니다. 하지만 배운 점을 논의하는 세션이 있어야 그러한 정보를 기록하고 체계적으로 정리하여 다른 팀과 공유할 수 있습니다. 배운 점을 파악 및 논의하고 이에 대한 보고서를 작성하면 전체 프로젝트 팀이 향후 프로젝트를 개선하는 데 사용할 수 있는 문서를 만들 수 있습니다.

배운 점을 문서화하면 유사한 이니셔티브를 실행하는 다른 프로젝트 매니저에게 전달하거나 유사한 프로젝트를 시작하는 팀원이 사용할 수 있습니다. 팀 간에 배운 점을 공유하는 것은 똑같은 실수의 발생을 예방하는 훌륭한 방법입니다. 배운 점 보고서를 작성하면 스스로의 실수를 통해 배울 수 있을 뿐만 아니라 다른 모든 사람들도 그를 통해 배울 수 있습니다.

배운 점은 프로젝트 타임라인 중 언제든 기록할 수 있습니다. 실제로 프로젝트의 복잡도에 따라 배운 점을 논의하는 세션을 각 프로젝트 관리 단계가 끝날 때마다 수행하면 머릿속에 정보가 선명하게 남아 있는 동안 기록할 수 있어 좋습니다. 이렇게 하면 성공적이었던 점과 그렇지 못했던 점, 그리고 그로부터 배울 수 있는 점이 무엇인지 평가할 수 있습니다.

배운 점 논의 세션의 여러 유형

배운 점 세션은 다양한 이름으로 실시될 수 있습니다. 엔지니어링 팀은 프로젝트 실패의 근본적인 원인을 식별하는 것을 구체적인 목표로 삼는 5가지 왜라고 불리는 배운 점 세션을 열 때가 많습니다. 스크럼 팀은 스프린트 세션이 끝나면 회고를 진행합니다. 어떤 프로젝트 팀은 프로젝트 종료 시 사후 평가를 실시하기도 합니다.

중요한 것은 정보를 공유하고 이를 모두와 공유하는 것입니다. 어떤 명칭으로 부르든 프로젝트마다 배운 점 세션을 최소한 한 번 이상 수행하는 것을 목표로 하는 것이 좋습니다.

참고: ‘5가지 왜’를 물어 문제의 핵심에 다가가기

배운 점 프로세스를 진행하기 위한 5단계

배운 점 세션을 이제 막 시작하는 단계라면 다음 5가지 단계를 사용하여 프로젝트 정보를 정확하게 기록, 문서화하고 모두가 액세스할 수 있는 방식으로 공유하세요.

1. 식별하기

이 단계에서는 2단계에서 문서화할 수 있도록 프로젝트에서 배운 점을 식별합니다. 식별 단계는 3단계로 이루어져 있습니다.

1단계: 배운 점에 대한 설문 조사

프로젝트를 완수한 직후나 규모가 큰 이니셔티브의 경우 중요 프로젝트 단계가 끝났을 때, 모든 프로젝트 팀 멤버에게 배운 점에 대한 설문 조사지를 발송합니다. 이렇게 하면 모든 멤버가 프로젝트에 대해 선명하게 기억하는 동안 피드백을 받아 기록할 수 있습니다. 그런 다음 정보를 취합하여 모든 팀원이 프로젝트를 통해 배운 점에 대한 전반적인 그림을 완성합니다.

배운 점에 대한 설문 조사는 배운 점 프로세스에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 아래에는 직접 사용할 수 있는 템플릿이 준비되어 있습니다. 이 설문 조사는 대체로 어떠한 프로젝트에도 보편적으로 적용할 수 있지만 프로젝트의 필요에 맞게 질문을 바꿀 수 있습니다.

2단계: 배운 점 세션의 일정 계획하기

배운 점 세션을 열기 전에 먼저 세션의 진행자를 선정해야 합니다. 프로젝트 매니저가 아닌 사람을 진행자로 지정하여 팀 멤버가 편안한 마음으로 생각을 자유롭게 말할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 팀 리더나 가까운 팀의 멤버에게 세션을 진행해 달라고 요청해도 좋습니다.

배운 점 세션의 일정을 정한 후에는 진행자가 사전에 읽어 볼 정보를 공유하여 프로젝트 팀원 모두 동일한 내용을 알 수 있도록 해야 합니다. 이때 프로젝트 계획이나 프로젝트 목적과 같은 프로젝트 계획 문서를 다시 공유할 수도 있습니다. 프로젝트의 복잡도에 따라 프로젝트의 타임라인과 성과를 공유할 수도 있습니다.

3단계: 배운 점 세션 수행하기

배운 점에 대한 설문 조사 외에 모든 팀 멤버를 대상으로 라이브 브레인스토밍 세션을 주최해야 합니다. 이는 팀 멤버가 배운 점을 토대로 생각을 확장해 갈 수 있는 기회가 됩니다. 배운 점 브레인스토밍 세션에서 던져야 할 세 가지 주요 질문이 있습니다.

  1. 잘된 점은 무엇인가?

  2. 잘못된 점은 무엇인가?

  3. 개선해야 할 사항은 무엇인가?

2. 문서화하기

배운 점 세션을 실시하는 핵심 포인트는 배운 점을 팀 전체와 공유하는 것입니다. 관련 프로젝트 이해관계자가 검토할 수 있도록 모든 프로젝트 정보와 논의 메모, 그리고 배운 점에 대한 핵심 요약을 담은 자세한 배운 점 보고서를 작성할 계획을 세워야 합니다.

배운 점 보고서의 형식

  • 핵심 요약

  • 배운 점 요약

  • 배운 점에 대한 설문 조사

  • 자세한 권고 사항

참고: 핵심 요약을 작성하는 방법(사례 포함)

3. 분석하기

배운 점을 분석하고 적용하여 다른 팀과 향후 프로젝트에서 유익하게 활용할 수 있도록 합니다. 이는 특히 프로젝트 도중 배운 점 세션을 수행할 때 중요합니다. 배운 점에 대한 설문 조사를 통해 알아낸 정보를 분석하여 예정된 단계에서 프로젝트를 효과적으로 개선하도록 합니다. 프로젝트 도중이 아닌 프로젝트 종료 시에 배운 점 세션을 실행한다면 분석 단계를 통해 다음 프로젝트가 시작되기 전에 인사이트와 기회를 모색합니다.

4. 저장하기

프로젝트 관리 툴과 같이 모든 사람이 액세스할 수 있는 단 하나의 리포지토리에 배운 점을 저장합니다. 한곳에 집중된 단일 정보 소스가 있으면 프로젝트 리더는 공유된 정보에 액세스하여 프로젝트에 대한 최선의 준비를 할 수 있습니다.

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5. 검색하기

비슷한 프로젝트를 진행하고 있다면 지난 프로젝트에서 배운 점 보고서를 검색하여 이전 프로젝트와 동일한 실수를 하지 않도록 하세요. 이러한 보고서는 모든 프로젝트 매니저가 프로젝트 계획 프로세스 전에 검토할 수 있도록 한곳에 집중된 단일 정보 소스에 공유해야 합니다.

배운 점 설문 조사 템플릿

배운 점 세션의 첫 번째 단계에서는 프로젝트 팀으로부터 정보를 얻을 수 있도록 배운 점 설문 조사지를 발송합니다. 프로젝트에 대한 직접적인 논의 과정이 예정되어 있긴 하지만 배운 점에 대한 설문 조사는 프로젝트를 통해 배울 수 있도록 정확한 정보를 기록하는 매우 중요한 과정입니다.

다음은 어떠한 프로젝트에도 사용할 수 있는 일반적인 형태의 배운 점 설문 조사 템플릿의 예시입니다.

다음 각 문장에 대해 어느 정도로 동의하거나 동의하지 않는지 표시해 주세요.

‘동의하지 않음’이나 ‘매우 동의하지 않음’을 선택한 경우, 향후 프로젝트 계획 세우기 프로세스를 개선할 수 있도록 추가적인 설명을 기재해 주세요.

프로젝트 계획 세우기

프로젝트 계획에는 상세 정보가 적절한 수준으로 포함되어 있었다. 프로젝트의 내용을 이해하는 데 필요한 모든 것을 제공받았다.

  • 매우 동의함

  • 동의함 

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음

  • 해당 사항 없음

프로젝트 계획에 프로젝트의 목적이 명확하게 설명되어 있었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트의 범위가 잘 정의되어 있었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 일정이 명확하고 따르기 쉬웠다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 커뮤니케이션 계획에 프로젝트 업무에 대한 커뮤니케이션 방식과 대상이 명확히 정의되어 있었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함 

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 계획이 모든 이해관계자와 공유되었고 찾기 쉬웠다. 

  • 매우 동의함

  • 동의함 

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

이해관계자로서 프로젝트 계획 프로세스에 관여한 수준에 만족한다.

  • 매우 동의함

  • 동의함 

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 실행

프로젝트가 진행되는 동안 모든 사람의 담당 업무가 무엇인지 이해했다.

  • 매우 동의함

  • 동의함 

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 이해관계자가 프로젝트 업무에 참여하였고 효과적으로 관여하였다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트가 협력적인 환경에서 진행되었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 매니저가 시간을 내주었고 대응이 빨랐다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트의 변동 사항이 감당 가능한 수준이었고 프로젝트 범위에 적합하였다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 계획에 기록된 초기 프로젝트 일정이 실제 프로젝트 일정과 거의 일치하였다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트의 결과가 원래 프로젝트 헌장에 정의되어 있던 내용과 일치하였다. 

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 팀의 모든 팀원이 프로젝트 목표와 각자의 책임을 이해하고 있었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함 

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

결과

프로젝트가 현실적이고 달성 가능한 것이었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 라이프 사이클 전체에 걸쳐 배정 업무가 명확히 정의되었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트에 성공을 정의하는 데 도움이 되는 탄탄한 성과 지표가 마련되어 있었다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

프로젝트 목표를 달성했다고 생각한다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

워크로드, 시간, 작업량을 포함하여 프로젝트에 대한 내 관여 수준은 내 기대치를 충족했다.

  • 매우 동의함

  • 동의함

  • 중간 

  • 동의하지 않음

  • 매우 동의하지 않음 

  • 해당 사항 없음

배운 점

배운 점을 기록하면 조직 차원의 지식을 식별하고 전달하는 데 도움이 됩니다. 이미 누군가 거쳤던 시행착오를 겪을 필요 없이 팀원과 프로젝트 리더는 효과적인 방식과 효과적이지 않은 방식, 그리고 무엇을 개선할 수 있을지에 대해 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

과거에 배운 점을 향후 팀 업무와 연결함으로써 프로젝트를 순조롭게 시작할 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 마치고, 어떤 일이 발생했고 왜 발생했는지를 모두가 정확히 파악할 때, 팀이 영향력 있는 업무를 해낼 수 있는 힘이 더욱 커집니다.

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템플릿

Milestone chart template