7가지 간단한 단계로 프로젝트 타임라인을 생성하는 방법

프로젝트를 관리하고 계시나요? 프로젝트 관리의 이점 중 하나는 스프레드시트나 정리되지 않은 할 일 목록 대신 업무를 타임라인에 표시할 수 있다는 것입니다. 타임라인을 사용하면 전체 계획에서 모든 업무가 어떻게 구성되어 있는지 확인할 수 있습니다. 타임라인을 활용해 보세요. 하지만, 적절한 기술이 없으면 프로젝트 타임라인을 일일이 수작업으로 만들어야 하고 엉망이 되기가 쉽습니다.

걱정하지 마세요. 모든 직책, 업종, 부서에서 사용할 수 있는 프로젝트 타임라인을 만드는 방법을 단계별로 소개합니다. 아래 단계에 따라 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있는 프로젝트 타임라인을 만드는 방법을 살펴보세요. 나만의 프로젝트 타임라인 템플릿을 만드는 방법도 설명해 드립니다.

1. 프로젝트 브리프를 작성합니다

모든 프로젝트 이해관계자가 계획대로 프로젝트를 진행할 수 있도록 프로젝트 브리프를 작성하는 것부터 시작해야 합니다. 프로젝트 브리프는 로드맵과 같은 역할을 하며, 전체 프로젝트의 목적, 목표, 마일스톤, 비전을 명시합니다. 프로젝트 브리프에는 다음과 같은 질문에 대한 답변을 제공하는 것이 좋습니다.

• 프로젝트의 내부/외부적인 목표는 무엇인가요?

• 어떤 내부/외부 이해관계자가 프로젝트에 참여하나요? 해당 이해관계자의 역할은 무엇인가요?

• 프로젝트 기한은 어떻게 되나요?

• 프로젝트의 주요 마일스톤은 무엇인가요?

이제 이 단계를 실제 예시와 함께 살펴보겠습니다. 만약 올해의 고객 감사 저녁 식사를 준비하는 역할을 맡았다면, 저녁 식사 이벤트를 최대한 체계적이고, 생산적이고, 효율적으로 만드는 것을 개인적인 목표로 삼을 것입니다. 목표를 달성하기 위해 먼저 잘 정리된 브리프를 작성해야 한다는 것을 이해하고 있다면, 위에서 제시한 4가지 질문에 대한 답을 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

프로젝트의 내부/외부적인 목표는 무엇인가요?

내부 목표는 $15,000 미만의 비용으로 효과가 좋은 고객 이벤트를 계획하는 것입니다. 외부 목표는 50% 회답률과 80% 참석률을 달성하는 것입니다.

어떤 내부/외부 이해관계자가 프로젝트에 참여하나요?

내부 이해관계자는 이벤트 계획위원회(John, Sam, Tara, Linda), 고객 성공팀의 부사장, 마케팅팀이며, 이해관계자에는 모든 현재 고객과 특정 벤더(출장 요리 업체, 이벤트 장소 등)가 포함됩니다.

프로젝트 기한은 어떻게 되나요?

프로젝트 계획 수립은 1월 15일에 시작되며 이벤트는 8월 30일에 열립니다.

프로젝트에서 마일스톤으로 간주되어야 하는 작업은 무엇인가요?

등록 페이지 게시, 장소 확보, 특정 벤더와 계약 체결입니다.

프로젝트 브리프와 목표를 명시했다면 이제 역순으로 목표 달성에 필요한 모든 단계를 파악하고 프로젝트 타임라인 작성을 시작할 수 있습니다.

2. 할 일 목록을 작성합니다

효과적인 프로젝트 타임라인을 작성하려면 보고서를 완성하거나 이벤트를 개최하는 등의 최종 목표를 달성할 때까지 프로젝트 계획 수립 과정에서 수행해야 할 모든 작업을 목록으로 작성해야 합니다. 거시적인 관점과 세부 사항 모두를 고려해야 합니다. 예산 내에서 프로젝트를 진행하고 기한까지 완료하는 데 도움이 되는 모든 작업을 목록에 포함해야 합니다.

현 단계에서는 모든 단계의 순서나 완료 시점에 대해 걱정하지 않으셔도 됩니다. 이에 대해서는 나중에 설명할 것입니다.

예를 들어, 고객 감사 저녁 식사와 관련한 세부 작업은 다음과 같습니다.

• 이벤트 계획 작성

• 예산 확정

• 이벤트 장소 확정

• 케이터링 업체 선정

• 이벤트 테마 선택

• 이벤트를 위한 크리에이티브 컨셉 디자인

• 회답 페이지 설정

• 초대장 보내기

• 이벤트 광고

• 행사 증정품 주문

• A/V 테스트

• 프레젠테이션 마무리

• 모든 이벤트 자료 및 증정품 준비

• 당일 체크리스트

더 길거나 복잡한 단계가 있다면 더 작고 실행하기 쉬운 하위 작업으로 세분화하세요. 이렇게 하면 정확한 작업 범위를 쉽게 파악할 수 있을 뿐만 아니라 세부 정보까지 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

이 이벤트 예시의 경우, "케이터링 업체 선정" 단계를 더 간단하게 만들기 위해 프로젝트에서 해당 부분을 실행하기 쉬운 부분으로 세분화하겠습니다.

• 가능한 케이터링 업체 목록 작성

• 각 케이터링 업체로부터 견적 받기

• 견적서와 메뉴 비교

• 상위 업체들과 미팅

• 케이터링 업체 선정

• 계약 체결

3. 각 단계의 소요 기간을 예측합니다

프로젝트의 모든 단계가 포함된 포괄적인 목록을 작성한 후 각 단계에 소요되는 시간을 배정합니다. 이때, 팀이 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 충분히 배정하면서 전체적인 일정을 지킬 수 있도록 균형을 유지하세요. 각 작업에 소요되는 시간을 파악하면 적절하게 일정을 수립하고 순서를 지정하여 프로젝트 로드맵을 생성할 수 있습니다.

고객 감사 이벤트 예시를 계속 살펴보겠습니다. "케이터링 업체 선정" 단계와 관련 하위 작업을 살펴보고 각 작업에 필요한 시간을 예측해 보겠습니다.

케이터링 업체 선정(9주)

• 가능한 케이터링 업체 목록 작성(1주)

• 각 케이터링 업체로부터 견적 받기(3주)

• 견적서와 메뉴 비교(1주)

• 상위 업체들과 미팅(2주)

• 케이터링 업체 선정(1주)

• 계약 체결(1주)

케이터링 업체 선정 과정은 총 9주가 소요될 것으로 예상됩니다. 이를 토대로 역산하면 각 단계를 언제 시작해야 할지 정하고 프로젝트 타임라인에 구체적인 날짜를 지정할 수 있습니다.

4. 종속 관계를 계획합니다

프로젝트를 진행할 때는 일부 단계를 동시에 수행할 수 있습니다. 특히 중복되는 작업을 다른 팀원이 각각 담당하고 있을 경우 그렇습니다. 하지만, 그 외 작업들은 다른 작업이 완료될 때까지 시작하거나 완료할 수 없습니다. 즉, 먼저 완료되는 다른 작업에 "종속된" 작업이 있습니다. 예를 들어, 케이터링 업체를 선정한 후에 음식을 주문할 수 있습니다. 타임라인이 매우 중요한 여러 가지 이유 중 하나입니다. 각 단계를 시각적으로 표시하고, 중복되는 단계를 확인하고, 각 단계에 소요되는 시간을 확인하면 프로젝트를 계획대로 원활하게 진행할 수 있습니다.

각 단계의 담당자도 이 단계에서 결정합니다. 초기에 프로젝트의 모든 단계에 담당자를 배정하면 타이밍이나 리소스가 충돌되는지 확인하고 이를 조정하여 예상치 못한 사태에 대비하고 업무 지연을 방지할 수 있습니다. 6번째 단계에서는 프로젝트 타임라인을 이해관계자와 공유하여 모든 구성원의 책임을 명확하게 하는 방법을 설명합니다.

이벤트 예시에서 필요한 작업 중 하나는 초대장을 보내는 것입니다. 이 단계는 쉬워 보이지만, 초대장을 발송하기 전에 수행해야 할 몇 가지 일이 있습니다. 먼저 이벤트 테마를 선택한 뒤 초대장을 디자인해야 합니다. 즉, 한 작업을 먼저 끝낸 후 다른 작업을 시작해야 합니다. 예를 들어, 초대장 보내기 작업은 다음과 같은 순서로 진행됩니다.

이벤트 테마(이벤트 계획 팀) → 디자인 컨셉(Linda) → 디자인 선택(이벤트 계획 팀) → 초대장 만들기(Linda) → 초대장 보내기(Tara)

각 작업의 종속 관계와 (순서 또는) 흐름을 계획하면 많은 도움이 됩니다. 프로젝트 전체를 구성하는 작업이 어떻게 연결되는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 누가 무엇을 담당할지 결정하는 것도 매우 중요합니다. 작업이 시작되기 전에 이벤트 테마를 확정할 담당자와 초대장을 디자인할 담당자를 지정하세요. 사전에 모든 것을 명확하게 설정하면 충돌을 방지할 수 있습니다.

다행히 초대장을 보내는 과정과 케이터링 업체 선정은 동시에 진행할 수 있습니다(프로젝트 타임라인에 표시됩니다).

5. 타임라인을 생성합니다

프로젝트 타임라인을 어떻게 시각화할지 떠올리고 계시나요? 타임라인과 이를 구성하는 모든 작업과 마감일을 생각만 하기보다는 실제로 종이나 화면에 기록하는 것이 좋습니다. 본능적으로 Excel 스프레드시트나 파워포인트에 손이 갈 수 있지만, 잠시만 기다려 주세요. 해당 프로그램은 프로젝트를 계획하거나 관리하기 위해 설계되지 않았기 때문에 더 적합한 툴을 선택하면 방지할 수 있는 문제에 직면할 수 있습니다.

대신, Asana와 같이 프로젝트 타임라인을 관리하고 수립하도록 설계된 프로젝트 관리 툴을 사용하세요. 스프레드시트를 사용할 때처럼 프로젝트 타임라인을 만들기 위해 셀을 병합하고 수식을 추가할 필요가 없기 때문에 시간이 대폭 절약될 뿐만 아니라 프로젝트를 시작한 후 타임라인을 계속 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 전용 툴을 사용하면 업무를 진행하면서 손쉽게 타임라인을 수정하고 이해관계자에게 변경 사항과 프로젝트 진행 상태를 업데이트할 수 있습니다.

적합한 툴을 사용하면 타임라인이 기준 업무와 연동되고 항상 최신 상태로 유지됩니다. 계획대로 진행되는 프로젝트와 엉망진창인 프로젝트의 차이점이 될 수 있습니다.

Asana에서 타임라인을 생성하는 방법

Asana의 타임라인 기능을 사용하여 나만의 프로젝트 스케줄을 만드세요.

1. 목록에 모든 프로젝트 단계를 작업으로 입력합니다

2. 시작일과 종료일을 각 작업에 추가합니다

3. 각 작업에 작업 소유자를 추가합니다

4. 작업 간 종속 관계를 그립니다

5. "타임라인" 보기를 클릭하여 타임라인으로 시각화된 목록을 확인합니다.

팁: 이미 계획을 스프레드시트로 작성했다면 CSV 가져오기 연동을 사용하여 계획을 Asana로 빠르게 가져와서 4단계로 바로 넘어갈 수 있습니다.

프로젝트 타임라인 템플릿으로 시작하기

프로젝트 타임라인을 빠르게 설정하는 가장 쉬운 방법은 프로젝트 템플릿으로 시작하는 것입니다. 다음은 Asana에서 준비한 몇 가지 프로젝트 템플릿으로, 지금 바로 사용할 수 있습니다. 모든 프로젝트가 목록 보기로 시작되지만, "타임라인" 탭을 클릭하여 타임라인 보기로 전환할 수 있습니다.

• 제품 마케팅 론칭 템플릿

• 이벤트 계획 템플릿

• 제품 로드맵 템플릿

• 일반 프로젝트 계획 템플릿

6. 이해관계자와 공유합니다

프로세스 초반에 모든 프로젝트 이해관계자의 목록을 프로젝트 브리프에 추가했던 것이 기억나시나요? 타임라인을 작성한 뒤 모든 이해관계자와 공유하는 것은 중요합니다. 모든 구성원이 계획의 명확성을 높게 평가할 것입니다. 각 구성원이 프로젝트에서 맡은 업무를 명확하게 표시할수록 프로세스 전체에 걸쳐 효과를 발휘할 것입니다.

프로젝트 관리 툴을 사용하여 타임라인을 작성하면 빠르고 간편하게 공유할 수 있습니다. 이메일이나 여러 문서가 필요하지 않습니다. 프로젝트 관리 툴 하나면 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 모든 이해관계자가 즉시 파악할 수 있습니다.

고객 감사 이벤트 예시의 경우, 타임라인을 담당자뿐만 아니라 전체 프로젝트와 관련된 모든 사람과 공유할 수 있습니다. 담당자는 프로젝트에서 자신이 맡은 업무와 종속 관계를 일일이 다른 사람에게 물어볼 필요 없이 언제든지 바로 파악할 수 있습니다.

7. 프로젝트를 진행하면서 관리하고 조정합니다

프로젝트를 수행한 적이 있다면 일이 언제나 계획대로 진행되지 않는다는 점을 아실 것입니다. 하지만, 계획을 조정할 준비가 되었다면 손쉽게 대응할 수 있습니다. 타임라인을 사용하면 계획을 효과적으로 수립할 수 있을 뿐만 아니라 어쩔 수 없이 업무가 지연되거나 변경 사항이 생기는 경우에도 쉽게 계획을 조정할 수 있습니다.

작업을 이동하는 일이 어렵거나 프로젝트 전체에 혼란을 초래해서는 안 됩니다. 프로젝트의 특정 부분이 지연되면 프로젝트 소유자는 프로젝트의 나머지 부분에 미치는 영향을 명확하게 파악할 수 있습니다. 따라서 전체 프로젝트가 계획대로 진행될 수 있도록 작업을 이동하여 계획을 조율할 수 있습니다.

The Balance Careers에서 언급한 바와 같이, 프로젝트 변경 사항은 특정 단계 내에서 관리할 수 있지만, 최종 변경 사항이라면 타임라인을 업데이트해야 합니다. 계획이 변경되면 타임라인이 더 이상 최신 상태가 아니기 때문에 이메일이나 스프레드시트 대신 프로젝트 관리 툴을 사용하면 많은 장점이 있습니다. 프로젝트 소유자는 무엇이 단일 정보 소스(타임라인)인지 모든 이해관계자에게 전달하고 타임라인이 항상 업데이트되도록 관리해야 합니다.

• 즉시 조치를 취하세요. 변경 사항을 확인한 즉시 타임라인을 업데이트하여 이를 반영하세요.

• 이해관계자에게 알리세요. 프로젝트 타임라인 변경으로 인해 영향을 받는 모든 사람이 각자 어떤 영향을 받게 되는지 파악하고, 프로젝트 타임라인에 변경 사항이 시각적으로 표시되어야 합니다.

• 영향을 판단하세요. 타임라인이 업데이트되면 업무가 몰린 기간이 있는지, 맡은 업무가 너무 많은 이해관계자가 있는지 확인할 수 있습니다. 작업을 이동하여 더 많은 시간을 확보할 수 있는지, 해당 업무를 대신 맡거나 도움을 줄 수 있는 사람이 있는지 확인하세요.

이제 고객 감사 이벤트 예시의 마지막 단계입니다. 케이터링 업체를 선정했다고 가정해보겠습니다. 계약을 체결하려는데 케이터링 업체에서 중복 예약을 했다고 알려왔습니다. 아쉽게도, 다른 케이터링 업체를 찾아야 하는 상황입니다.

타임라인을 사용하면 이러한 변경 사항으로 인해 영향을 받는 작업이나 팀원들을 위해 손쉽게 마감일을 조정할 수 있습니다. 다행인 점은 타임라인을 사용한 덕분에 몇 가지 기초 작업을 끝냈으며, 이와 같은 작업이 타임라인에 반영되어 있다는 것입니다. 당황스러운 문제가 발생하더라도 타임라인으로 계획을 체계적으로 관리하고 계획대로 진행하여 원활하게 대응할 수 있습니다.

프로젝트 타임라인에 대한 일반적인 질문

잘 정리된 프로젝트 타임라인을 만드는 방법을 아는 것은 이 강력한 툴을 사용하는 방법을 이해하는 데 많은 도움이 되는 첫 단계입니다. 그럼에도 불구하고, 아직 궁금한 점이 더 있을 수 있습니다. 다음은 프로젝트 타임라인과 관련한 일반적인 질문 몇 가지에 대한 답변입니다.

타임라인과 간트 차트의 차이점은 무엇인가요?

간트 차트는 워크플로와 작업 종속성에 중점을 둡니다. 간트 차트는 좀 더 선형 흐름을 나타내며, 변경되거나 동시에 발생하는 여러 작업을 고려하지 않습니다. 타임라인은 유연하고 프로젝트 계획이 변경됨에 따라 손쉽게 조정할 수 있습니다. 워크플로를 업데이트하기도 쉽습니다. 두 가지 모두 시각적 툴 역할을 합니다.

프로젝트 진행 상태는 어떻게 추적할 수 있나요? 특히, 여러 개의 프로젝트를 관리할 경우에는 어떻게 해야 하나요?

스프레드시트로는 어렵지만, 프로젝트 관리 툴을 사용하면 쉽습니다. 여러 가지 보기를 통해 프로젝트를 한 번에 하나씩 확인할 수 있습니다. 또는, 포트폴리오 스타일 보기로 여러 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

즉, 특정 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있는 시기와 업무가 몰린 시기를 시각화한 뒤 필요에 따라 조정하여 팀의 업무량을 균형 있게 유지할 수 있습니다.

자신감을 가지고 다음 프로젝트의 타임라인을 만드세요

프로젝트 계획을 수립하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 계획을 어떻게 실행할 것인지를 결정하는 것도 중요합니다. 계획이 어떻게 진행되는지 나타내는 타임라인을 개발하는 것은 계획 단계에서 매우 중요하며, 이는 프로젝트를 보다 효율적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.

이 단계별 프로세스를 바탕으로 모든 프로젝트 관리 타임라인을 작성하면 작업에 집중하고 스트레스를 줄일 수 있습니다. 사용해보고, 비즈니스에 적용하고, 공유해 보세요!

프로젝트 타임라인을 한 단계 업그레이드하려면 Asana를 사용하여 다음 타임라인을 작성하세요.