마일스톤 차트란 무엇이며 마일스톤 차트가 유용한 이유는 무엇인가요?

마일스톤 차트는 프로젝트의 가장 중요한 단계를 시각화하는 방법입니다. 팀이 달성한 각 마일스톤은 프로젝트 완료에 더 가까이 다가갈 수 있도록 해줍니다. 이러한 방식으로 마일스톤은 성취감을 제공하고 팀이 수행 중인 업무가 전반적인 프로젝트 목표에 어떻게 기여하는지 보여줍니다. 

마일스톤은 팀에 중요할 뿐만 아니라 프로젝트 매니저로서의 역할을 단순화해 줍니다. 마일스톤 차트를 프로젝트 이해관계자와 공유하여 프로젝트의 진행 상태를 시각화하고 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. 

그렇다면 어떻게 마일스톤 차트를 만들 수 있을까요? 

프로젝트를 계획할 때 이 단계를 해결할 수 있는 다양한 방법을 살펴보겠습니다. 또한 마일스톤을 표시하고 축하하는 것이 팀의 사기를 높게 유지하는 방법에 대한 팁도 제공합니다.

마일스톤 차트란 무엇인가요?

마일스톤 차트는 팀이 프로젝트 전반에 걸쳐 완료해야 하는 가장 중요한 작업을 시각적으로 나타낸 것입니다. 

기본적으로 마일스톤을 사용하면 팀이 어떤 일을 해야 하는지 또는 이미 수행한 일을 살펴볼 수 있습니다. 사다리의 가로대처럼 생각하세요. 더 높이 올라갈수록 프로젝트를 완료된 것에 더 가까워집니다.

마일스톤 차트를 생성하는 다양한 방법

마일스톤 차트를 만드는 방법은 여러 가지가 있습니다. 프로젝트 타임라인 템플릿에 마일스톤을 추가하거나, 간트 차트를 만들거나, 타임라인 도구가 있는 업무 관리 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.

간트 차트는 프로젝트, 작업 또는 프로그램의 타임라인을 표시하기 위해 사용하는 가로 막대 차트입니다. 간트 차트는 프로젝트 일정과 마일스톤을 시각화하는 좋은 방법이지만, 세부 정보를 추가하면 설정하는 데 시간이 오래 걸리고 지저분해질 수 있습니다. 간트 차트의 장단점에 대한 모든 내용은 전체 가이드에서 확인할 수 있습니다.

기존 간트 차트를 대체할 최고의 대안은 현대적인 프로젝트 타임라인 툴입니다. 이제 지정된 프로젝트 계획 및 타임라인 도구를 사용하여 마일스톤 차트를 만드는 것의 이점을 살펴보겠습니다. 

마일스톤 차트를 만들 때 프로젝트 관리 툴을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

간트 차트와 동일한 프로젝트 개요를 보려면 지정된 업무 관리 소프트웨어에서 타임라인 도구를 사용하세요. 간트 차트보다 타임라인 도구를 사용하는 데는 몇 가지 장점이 있습니다.

• 타임라인 도구는 특히 새로운 작업을 추가하거나 마일스톤을 조정해야 할 때 설정하고 유지하기가 쉽습니다.

• 작업과 기타 기본 작업은 타임라인에 연결할 수 있으며 실시간으로 업데이트됩니다.

• 버튼을 클릭하기만 하면 팀이나 이해관계자와 타임라인을 공유할 수 있습니다.

마일스톤 차트를 생성하는 7단계

이제 프로젝트 목표를 정의하는 것부터 시작하여 마일스톤 차트를 만드는 과정을 단계별로 살펴보겠습니다.

1단계: 프로젝트 목표 정의하기

마일스톤 차트를 생성하기 전에 일반적인 프로젝트 타임라인과 목표를 개략적으로 설명해야 합니다. 프로젝트 목표를 정의하면 팀이 목표로 하는 프로젝트 결과를 철저히 이해할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀은 무엇을 위해 일하고 있는지, 왜 중요한지 정확히 알 수 있습니다. 그런 다음 시작일과 종료일로 시작하는 프로젝트의 대략적인 타임라인을 정의합니다. 

예: 귀하가 커뮤니케이션 디렉터이고 귀하의 회사가 다른 회사와 합병한다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트의 전반적인 목표는 두 회사를 성공적으로 합병하는 것입니다. 프로젝트의 시작일은 내부 공지 사항을 생성하는 날이며, 종료일은 성공적인 합병을 기념하는 글로벌 회사 이벤트입니다. 

2단계: 작업 목록을 만듭니다

대략적인 타임라인과 전반적인 프로젝트 목표를 정의했으므로 이제 작업 목록을 만들 차례입니다. 이러한 작업은 시간 순서대로 기록해야 하며, 이 프로세스의 후반부에서 일부 작업을 완화하기 위해 날짜 또는 날짜 범위에 이상적으로 연결되어야 합니다.

예: 회사 인수합병을 위한 작업에는 내부 공지 뉴스레터 생성, 직원과의 Q&A 세션 예약, 외부 인수합병 발표를 위한 기자 회견, 글로벌 인수합병 이벤트 계획 등이 포함됩니다.

3단계: 마일스톤 식별

마일스톤을 식별하려면 먼저 마일스톤이 무엇인지 정확히 이해해야 합니다. 

목표는 마일스톤보다 더 중요한 경향이 있습니다. 목표는 프로젝트가 성공하면 어떻게 되는지, 프로젝트가 전체적인 비즈니스 목표와 어떻게 조율될 수 있는지를 나타냅니다. 마일스톤은 프로젝트의 다음 지점을 기대하거나 이미 달성한 것을 되돌아볼 수 있게 해줍니다. 

마일스톤을 결과물과 혼동하기 쉽습니다. 하지만, 그 차이는 좀 더 분명합니다. 결과물은 보고서나 제품과 같은 유형의 것입니다. 마일스톤은 더 개념적이며 팀이 달성하기 위해 노력할 수 있는 체크 포인트를 표시합니다. 

다음 질문을 고려하여 어떤 것이 마일스톤으로 간주되는지 여부를 식별할 수 있습니다.

• 이 작업이 마감일에 영향을 미치나요?

• 프로젝트 진행 상태를 나타내는 중요한 지점인가요?

• 이 작업은 이해관계자가 검토해야 하는가?

• 이 작업 없이도 프로젝트를 완료된 상태로 마칠 수 있나요?

마지막 질문을 제외한 모든 질문에 '예'라고 답했다면 마일스톤을 성공적으로 식별한 것입니다.

예: 인수 프로젝트와 할 일을 작성하려면 먼저 각 이니셔티브를 분류해야 합니다.

• 합병을 알리는 내부 뉴스레터를 작성하는 것은 작업입니다. 

• 뉴스레터를 보내는 것은 프로젝트 결과물입니다. 

• 회사에 인수 발표하기(위의 두 가지 할 일 완료)는 마일스톤입니다.

4단계: 타임라인을 생성합니다

이제 퍼즐을 맞추고 작업, 목표, 단계, 결과물, 마일스톤을 타임라인으로 바꿀 차례입니다. 프로젝트 결과물에 추가한 기간을 다시 살펴보고 단계가 충분히 긴지 확인하세요. 병목 현상을 일으킬 수 있는 종속성이 있는지 확인할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.

모든 프로젝트 작업과 단계를 타임라인 툴에 추가하고, 종속 관계를 정의하고, 필요한 경우 단계를 조정하고, 할 일, 결과물, 주요 마일스톤을 표시합니다. 프로젝트 타임라인을 확정했다면 전체 프로젝트 계획을 명확하게 시각화해야 합니다.

예: 회사 인수 규모의 프로젝트에는 다른 작업이 완료된 후에 시작할 수 있는 작업이나 단계가 있기 마련입니다. 예를 들어, 인수합병 자체를 알리는 보도 자료를 발송하기 전에 마케팅 팀의 업데이트된 로고가 필요합니다. 프로젝트를 원활하게 진행하려면 타임라인에서 이러한 종속성을 시각화하세요.

5단계: 타임라인을 공유합니다

이제 타임라인이 완료된 상태이므로, 직속 팀과 공유하여 누락된 사항이 없는지 확인해야 합니다. 팀은 모든 종속성이 정의되었는지, 모든 마일스톤이 타임라인에 추가되었는지, 병목 현상이나 기타 프로젝트 문제를 피할 수 있을 만큼 모든 프로젝트 단계가 충분히 긴지 확인할 수 있습니다.

팀이 타임라인이 적합한지 확인한 후 더 많은 팀과 공유하세요. 이를 통해 모든 구성원은 프로젝트 마일스톤에 도달하고 궁극적으로 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 완료해야 하는 작업과 단계에 대한 개요를 더 잘 파악할 수 있습니다.

예: 두 사람이 보는 것보다 네 사람이 보는 것이 더 많습니다. 커뮤니케이션 관리자와 마일스톤 차트를 공유한 후, 커뮤니케이션 관리자는 직원들을 위한 내부 Q&A 세션을 준비할 시간이 충분히 할당되지 않은 것을 발견합니다. 이렇게 되면 커뮤니케이션 팀에 큰 스트레스를 유발하고 나머지 회사가 인수합병에 대해 느끼는 방식에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 타임라인을 조정하면 팀이 이 프로젝트 단계를 준비할 수 있는 충분한 시간을 제공할 수 있습니다.

6단계: 문서 추가

프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 프로젝트와 관련된 문서, 메모 및 관련 커뮤니케이션을 각 작업, 단계 또는 마일스톤에 추가해야 합니다. 마일스톤 차트는 절대 최종이 아닙니다. 프로젝트 관리 툴 이며, 프로젝트와 항상 동기화되도록 수정하고 추가해야 합니다.

관련 정보를 타임라인과 연결하면 팀이 완료한 작업, 진행 중인 작업, 아직 할 일 목록에 있는 작업에 대한 개요를 파악하는 데 도움이 됩니다. 

예: 마케팅 팀이 새 로고를 공유하면 타임라인의 해당 작업에 파일을 연결합니다. 이렇게 하면 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 필요할 때 디자인을 쉽게 찾아서 사용할 수 있습니다.

7단계: 마일스톤 축하하기

마일스톤에 도달하면 축하하세요! 마일스톤이 의미하는 바에 따라, 사무실에 피자를 주문하거나, 금요일 오후에 팀이 일찍 퇴근하도록 하거나, 모든 사람에게 지역 커피숍 기프트 카드를 보낼 수 있습니다. 마일스톤을 달성한 것을 축하하여 팀의 노력을 인정하면 사기를 높이고 팀의 참여도를 높일 수 있습니다.

팀이 마일스톤을 달성할 때마다 프로젝트 완료에 한 걸음 더 다가갑니다. 타임라인으로 프로젝트의 진행 상태를 계속 추적하고 이해관계자와 마일스톤을 공유하세요. 이해관계자 역시 업무가 진행되고 있다는 것을 알면 기뻐할 것입니다.

예: 두 회사의 공식 합병을 기념하는 가장 놀라운 글로벌 회사 이벤트를 성공적으로 마무리하기 위해 팀이 끊임없이 노력했습니다. 모든 사람이 즐거운 시간을 보냈고 CEO는 이벤트의 결과에 대해 얼마나 만족하는지 언급하기도 했습니다. 다음 월요일에 팀 전체에게 휴가를 주어 프로젝트 사후 분석 전에 재충전의 시간을 갖게 함으로써 이 마일스톤을 축하할 수 있습니다.

마일스톤을 계획하는 다른 방법

타임라인은 업무를 개략적으로 설명하고 작업, 결과물, 마감일에 대한 광범위한 개요를 얻을 수 있는 가장 좋은 방법이지만, 마일스톤을 시각화하고 계획할 수 있는 다른 방법이 있습니다.

이러한 시각화는 최고의 프로젝트 관리 툴은 아니지만 프레젠테이션이나 브레인스토밍에 적합합니다. 

회사 인수 합병의 예시에서 커뮤니케이션 팀은 내부 뉴스레터를 통해 인수 합병을 발표할 때 간소화된 타임라인을 회사 전체와 공유할 수 있습니다. 수백 명 또는 수천 명과 타임라인을 공유하는 것은 불필요할 뿐만 아니라 위험합니다.

대신, 마일스톤만 강조 표시하거나 칸반 보드의 수정된 버전을 간소화하�� 회사의 직원이 누가 무엇에 기여하고 있는지 더 잘 이해할 수 있도록 하세요.

스프레드시트에서 벗어나세요

간트 차트를 버리고 타임라인을 사용할 준비가 되었다면 Asana의 타임라인 도구를 확인해 보세요. Asana의 기존 마일스톤 차트 템플릿 중 하나를 사용하거나 타임라인 도구로 나만의 템플릿을 만들어 보세요.

Excel에서 이미 마일스톤 차트를 만들었다면 CSV 파일을 Asana로 바로 가져올 수 있습니다. 스프레드시트로 인한 골칫거리를 없애고 간소화된 프로젝트 계획을 시작하세요.