프로젝트가 실패하는 7가지 이유와 해결책

대부분의 프로젝트 매니저는 프로젝트 실패의 쓴맛을 경험한 적이 있습니다. 실제로 Project Management Institute의 2021년 설문 조사 에 따르면 지난 12개월간 조직의 프로젝트 중 12%가 실패한 것으로 보고되었습니다. 하지만 프로젝트 실패를 방지하고자 하는 것은 여러분만이 아니며, 이 글을 읽는 것만으로도 이미 중요한 단계를 밟은 것입니다. 따라서 미리 계획을 세우고 이러한 일반적인 프로젝트 함정을 방지하는 것이 좋습니다. 

프로젝트 실패란?  

프로젝트는 다음과 같은 이유로 실패한 것으로 간주될 수 있습니다. 

• 프로젝트가 목표를 달성하지 못했습니다.

• 원하는 결과물을 얻지 못했습니다.

• 작업이 제때 완료된 것이 아닙니다.

그러나 실패는 주관적입니다. 종종 '실패한' 프로젝트는 마감일을 놓치거나 결과물을 달성하지 못했더라도 여전히 중요한 결과를 달성합니다. 실패는 결코 기분 좋은 일이 아니지만, 도전적인 목표를 설정하는 것과 밀접한 관련이 있습니다. 

예를 들어, Asana에서는 100% 성공한다면 계획이 충분히 야심적이지 못했을 것이라고 생각합니다. 그렇기 때문에, 피할 수 있는 함정으로 인해 프로젝트가 실패하는 것이 아니라, 앞으로 나아갈 수 있는 동기를 부여하기 위해 도전적 목표를 설정하는 것과 같은 올바른 이유로 프로젝트가 실패하도록 하는 것이 중요합니다. 

프로젝트 실패의 7가지 일반적인 원인(및 해결책)

다행히 이러한 일반적인 문제는 해결할 수 있습니다. 사전에 계획을 세우면 실패를 막을 수 있습니다.  

1. 불분명한 목표

문제: 팀이 프로젝트 목표에 부합하지 않으며 성공을 측정할 방법이 없습니다. 

프로젝트 목표란 프로젝트 종료 시점까지 달성하기로 계획한 것입니다. 프로젝트 목표는 프로젝트가 완료되었을 때 측정할 수 있는 구체적이고 기한이 정해진 목표여야 합니다. 명확한 목표가 없으면 팀을 조율하기가 어렵고 프로젝트의 성공 여부를 알기도 어렵습니다. 

예를 들어, 팀이 모바일 앱의 새로운 결제 페이지를 디자인한다고 가정해 보겠습니다. 명확한 목표(예: '2분기에 최종 사용자의 평균 체크아웃 시간을 30% 줄이기')가 없으면 어떤 새로운 기능이 페이지를 성공적으로 만들지 알기 어렵습니다. 프로젝트가 끝난 후에는 비교할 구체적인 목표가 없으면 성과를 측정하기가 어려울 것입니다.

불분명한 목표는 일반적인 문제입니다. 10,000명 이상의 지식 근로자를 대상으로 한 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 전체 직원의 절반 이하만이 일상 업무가 더 큰 목표에 어떻게 기여하는지 이해하고 있었습니다. 

해결 방법: 계획 프로세스의 일환으로 명확한 목표를 설정하세요.

효과적인 프로젝트 목표는 팀을 조율하고 성공을 측정할 수 있는 벤치마킹을 제공합니다. 시작하기 전에 목표를 설정하면 프로젝트를 이끌 수 있습니다. 더 좋은 방법은 팀을 목표 설정 프로세스에 참여시켜 처음부터 모두가 조율되도록 하는 것입니다. 

프로젝트 이해관계자, 결과물, 타임라인 등을 제시하는 전반적인 프로젝트 계획의 일부로 목표를 설정하는 것이 좋습니다. 

2. 범위 변동

문제: 업무가 진행됨에 따라 프로젝트 결과물이 변경됩니다.

범위 변동은 종종 서서히 발생하기 때문에 발견하기 어렵습니다. 이는 프로젝트 결과물이 프로젝트 범위를 초과할 때 발생하며, 예상했던 것보다 더 많은 작업을 수행하게 됩니다. 

예를 들어, 신제품 출시의 일환으로 이번 달에 10개의 블로그 글을 게시할 계획이라고 가정해 보겠습니다. 그러나 이해관계자로부터 다른 제품을 지원하기 위해 두 개의 게시물을 추가하라는 요청을 받았습니다. 이러한 새로운 요청으로 인해 리소스가 부족해지고 보드 전반에 걸쳐 게시 마감일을 연기해야 합니다. 

범위 변동은 마감일을 넘기고 프로젝트가 실패하는 주요 원인입니다. 실제로 Project Management Institute의 2021년 설문 조사 에 따르면 지난 12개월간 조직의 프로젝트 중 34%가 범위 변동을 경험했다고 보고되었습니다. 

해결 방법: 시작하기 전에 프로젝트 범위를 정의하고 공유하세요.

범위를 미리 정의하면 예산 내에서 기한 내에 결과를 제공하는 것이 더 쉬워집니다. 리소스를 미리 계획하고 막바지에 요청이 팀에 부담을 주지 않도록 할 수 있습니다. 문서화된 프로젝트 범위는 이해관계자의 추가 요청을 미루는 데에도 좋은 도구입니다. 위의 예시에서 이는 원래의 10개 블로그 게시물을 고수하고 프로젝트를 제때에 전달하는 것을 의미합니다. 

프로젝트 범위는 범위 기술서로 문서화할 수 있습니다. 이는 프로젝트 계획의 일부이거나 독립적인 문서일 수도 있습니다. 범위 기술서를 작성한 후에는 이해관계자와 공유해야 합니다. 프로젝트에 포함되는 것과 포함되지 않는 것을 명확하게 이해하면 추가 요청을 할 가능성이 낮아집니다. 추가 요청을 받으면 변경 관리 프로세스를 사용하여 프로젝트 범위에 추가할 만큼 중요한지 판단할 수 있습니다. 

3. 비현실적인 기대치

문제: 성공을 달성할 수 없습니다.

영감을 주는 목표는 앞으로 나아가는 데 도움이 될 수 있지만, 여전히 달성 가능한 목표여야 합니다. 프로젝트 목표가 너무 야심적이면 팀원들이 스트레스를 받고 마감일을 놓칠 수 있습니다. 

예를 들어, 영업팀이 이번 달에 100개의 커미션을 달성한다는 도전적 목표를 세웠다고 가정해 보겠습니다. 하지만 팀원 2명이 휴가를 떠났기 때문에 나머지 팀원들이 목표를 달성하기 위해 초과 근무해야 합니다. 이는 목표를 달성할 수 있는 리소스가 충분하지 않다는 것을 의미하며, 성공은 도달하기 어려울 가능성이 높습니다. 

지나치게 야심찬 목표는 프로젝트 타임라인을 방해할 수 있습니다. 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 마감일을 넘기는 가장 일반적인 원인은 비현실적인 기대입니다. 

해결 방법: SMART 프로젝트 목표를 설정하세요.

미리 계획을 세우면 추가 시간이 필요 없는 영감을 주는 목표를 설정할 수 있습니다. 야심차지만 달성 가능한 목표를 만들려면 SMART 목표를 설정해야 합니다. SMART 목표는 구체적이고(Specific), 측정 가능하며(Measurable), 달성 가능하며(Achievable), 현실적이고(Realistic), 기한이 정해진(Time-bound) 목표입니다. SMART 목표 방법론은 성공이 어떤 모습인지 명확히 하는 동시에 프로젝트에 대한 명확한 프로젝트 로드맵과 마무리를 제공합니다. 목표를 달성할 수 있고 프로젝트 범위 내에 있는지 확인하면 프로젝트 리스크를 완화하고 팀을 성공으로 이끌 수 있습니다. 

4. 제한된 리소스

문제점: 업무를 수행하는 데 필요한 리소스가 없습니다. 

리소스는 예산, 직원, 시간, 공간 또는 도구와 같이 프로젝트를 완료된 데 필요한 모든 것입니다. 리소스가 부족하면 프로젝트가 지연되거나 중단될 수 있습니다. 

예를 들어, 신제품의 광고 캠페인을 진행한다고 가정해 보겠습니다. 마감일이 다가오고 있지만, 프리랜서 동영상 편집을 위한 예산이 바닥났습니다. 도움을 줄 사내 편집자가 한 명뿐이므로 캠페인 출시를 연기해야 합니다. 이 경우, 제때 작업을 수행하는 데 필요한 예산과 인력이 모두 부족합니다. 

해결책: 리소스 관리 계획을 미리 작성하세요. 

때로는 예산 삭감과 같은 계획되지 않은 사건이 예측하기 어려울 수 있습니다. 그러나 약간의 계획만 세우면 팀이 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 것을 갖추고 있는지 확인할 수 있습니다. 리소스 관리 계획 은 프로젝트에 필요한 리소스의 양과 유형을 제시하므로 시작하기 전에 필요한 사항을 정확히 알 수 있습니다. 그런 다음 리소스 할당 모범 사례를 사용하여 각 리소스를 각 프로젝트에 할당해야 하는 시기를 정확히 파악합니다. 예를 들어, 여기에는 직원 업무 가능 시간, 예산, 기술 장비 또는 작업 공간이 포함될 수 있습니다. 

5. 커뮤니케이션의 부재

문제: 팀 멤버들이 업데이트를 전달하는 방법과 시기를 이해하지 못합니다. 

오늘날 커뮤니케이션은 그 어느 때보다 더 복잡합니다. 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 사람들은 업무를 수행하기 위해 하루에 평균 10개의 앱을 25번씩 전환하며, 근로자의 27%는 앱을 전환할 때 작업과 메시지를 놓친다고 답했습니다. 

오늘날 과도하게 많은 앱을 사용하기 때문에 중요한 프로젝트 업데이트를 언제 어디서 표시해야 하는지 파악하기가 어렵습니다. 이는 프로젝트 팀 멤버들이 어떤 커뮤니케이션 채널을 언제, 어떻게 사용해야 하는지 일관되게 이해하지 못한다면 업무가 위험에 처할 수 있음을 의미합니다. 

예를 들어, 북미와 유럽에 흩어져 있는 원격 팀을 이끌고 있다고 가정해 보겠습니다. 이메일, 메시지, 화상 회의, 공유 문서 등 다양한 커뮤니케이션 툴을 사용하여 업무를 처리합니다. 그러나 팀에 각 채널을 언제 사용할지에 대한 문서가 없으므로 팀원들은 종종 일부 사람들만 볼 수 있는 채널에서 중요한 업데이트를 공유합니다. 그 결과, 중요한 세부 정보를 놓치게 되고 업무가 중복되는 경우가 많습니다. 

솔루션: 커뮤니케이션 계획을 수립하고 공유하세요.

명확한 커뮤니케이션 계획은 중요한 진행 중인 프로젝트 정보를 전달하는 방법을 제시합니다. 어떤 툴을 어떤 용도로 사용해야 하는지 팀에 명확성을 제공하고, 업데이트를 공유하는 빈도(및 공유 대상)를 명시하고, 주요 이해관계자를 포함해야 하는 시기를 파악할 수 있습니다. 탄탄한 커뮤니케이션 계획이 있으면 정보를 찾는 데 소요되는 시간을 줄이고 프로젝트 목표를 달성하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

커뮤니케이션 계획에는 일반적으로 사용할 각 커뮤니케이션 유형의 빈도, 채널, 대상, 소유자가 포함됩니다. 예를 들어, 주간 프로젝트 상태 업데이트에 다음과 같은 세부 정보를 포함할 수 있습니다.  

• 커뮤니케이션 유형: 프로젝트 상태 업데이트

• 빈도: 매주

• 채널: 이메일

• 대상: 프로젝트 팀

• 소유자: 프로젝트 매니저

6. 일정 지연

문제점: 마감일을 놓치면 업무가 급하게 진행되고 프로젝트가 크게 지연됩니다.  

마감일을 놓치거나 미팅이 지연되는 일은 당장은 중요하지 않아 보일 수 있지만, 결국 업무가 급하게 처리되고, 팀원들이 스트레스를 받고, 프로젝트가 크게 지연되는 것으로 이어질 수 있습니다. 

예를 들어, 박물관 전시를 계획하고 있으며 전시장과의 물류 회의가 몇 차례 연기되었다고 가정해 보겠습니다. 이제 개장까지 2주가 남았으며, 팀은 제때 준비할 수 있도록 계획 프로세스를 신속하게 진행해야 합니다. 그렇지 않으면 이벤트를 연기해야 할 수도 있습니다. 이와 같은 일정 지연은 점점 더 흔해지고 있으며, 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면 매주 마감일의 26%가 지켜지지 않는 것으로 나타났습니다. 

해결 방법: 프로젝트 계획의 일부로 프로젝트 일정을 포함하세요. 

앞서 언급한 유용한 프로젝트 계획 을 기억하시나요? 여기에는 일반적으로 상세한 프로젝트 일정이 포함됩니다. 프로젝트 일정은 완료해야 하는 각 단계, 해당 작업을 담당하는 사람, 각 작업의 마감일을 나타냅니다. 

효과적인 프로젝트 일정은 팀에 각 부분이 어떻게 연결되는지에 대한 명확성을 제공합니다. 이렇게 하면 어떤 주요 마일스톤이 다른 마일스톤에 종속되어 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 따라서 마감일을 기준으로 역순으로 작업하여 각 단계를 완료할 수 있는 충분한 시간이 있는지 확인할 수 있습니다. 또한 팀을 일정 계획 프로세스에 포함하여 모든 사람의 타임라인과 책임을 고려할 수 있습니다. 

7. 투명성 부족

문제: 팀 멤버가 중요한 프로젝트 문서를 찾을 수 없습니다. 

프로젝트 일정, 커뮤니케이션 계획, 리소스 관리 계획, SMART 목표가 완료된 킬러 프로젝트 계획을 수립했습니다. 이제 무엇을 해야 할까요? 

이러한 문서가 고정되어 있고 팀이 쉽게 접근할 수 없는 경우, 시간이 많이 소요되는 상태 미팅 없이 업데이트를 전달하기가 어려울 수 있습니다. 그래도 정보가 뒤섞여 잃어버릴 수 있습니다. 

해결책: 업무 관리 툴을 사용하여 프로젝트 정보를 한 곳에 보관합니다. 

업무 관리를 사용하면 워크플로를 구성하고 프로세스를 설정하여 팀이 장기적으로 협업할 수 있습니다. 올바른 업무 관리 툴은 프로젝트 정보, 문서, 상태에 대한 단일 정보 소스의 역할을 할 수 있습니다. 당사는 (당연히) Asana를 선호합니다. Asana는 모든 팀원이 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 업무와 팀의 우선순위를 확인하고 관리할 수 있는 시스템을 제공하기 때문입니다. 하지만 어떤 툴을 사용하든 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀이 필요한 정보에 액세스하고 최신 프로젝트 업데이트를 확인할 수 있습니다. 즉, 빠르게 구식이 되는 Excel 추적기를 버리고 프로젝트 팀이 필요할 때마다 실시간 정보를 얻을 수 있습니다.

프로젝트를 실패로부터 보호하세요

프로젝트 실패의 일반적인 원인을 알게 되었으니, 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 필요한 몇 가지 도구를 소개합니다. 

프로젝트 헌장: 이해관계자에게 프로젝트를 제시하기 위한 문서입니다.

업무를 계획대로 진행하기 위한 프로젝트 계획. 여기에는 다음이 포함됩니다. 

• 목표 및 프로젝트 목적

• 성공 지표

• 이해관계자 및 역할

• 범위 및 예산

• 마일스톤 및 결과물

• 타임라인 및 일정

• 커뮤니케이션 계획

팀의 업무량을 관리하기 위한 리소스 관리 계획. 

잠재적인 차질을 식별하기 위한 리스크 관리 대장.

주요 세부 정보를 조율하고 이해관계자의 동의를 얻기 위한 프로젝트 킥오프 미팅.

모든 것을 조율하는 프로젝트 관리 툴.

프로젝트 성공으로 가는 길

여기서 한 가지 주제를 선택했을 것입니다. 리스크 관리를 하고 프로젝트 실패를 방지하려면 사전 계획이 핵심입니다. 팀이 전략적으로 계획을 세우고 프로젝트의 모든 진행 요소를 고려할 수 있도록 지원함으로써 성공의 실적을 기록하고 주요 목표를 달성할 수 있습니다. 미리 계획을 세우고 앞으로 많은 프로젝트를 성공적으로 수행하세요.