워크플로 다이어그램: 기호, 사용, 예시

업무 관리에 있어서는 작업을 시각화하고 다양한 커뮤니케이션 스타일을 통해 팀원들이 서로 연결될 수 있도록 하는 것이 핵심입니다. 바로 이럴 때 워크플로 다이어그램이 도움이 될 수 있습니다. 

워크플로 다이어그램은 목표와 마감일을 시각적으로 전달하여 프로젝트 편차와 병목 현상을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 신규 입사자 온보딩 시 워크플로 다이어그램을 사용하든, 사용 사례와 테스티모니얼을 간소화하든, 워크플로 다이어그램은 작업과 데이터 흐름을 시각화하는 좋은 방법입니다.

워크플로 다이어그램의 정의부터 직접 만드는 방법까지, 워크플로 다이어그램에 대해 알아야 할 가장 중요한 사실 몇 가지를 정리하고 유용한 예시를 포함했습니다. 

워크플로 다이어그램이란 무엇인가요?

워크플로 차트라고도 하는 워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스 또는 시스템의 그래픽 개요를 제공합니다. 일반적으로 이러한 다이어그램을 사용하여 초기 조사 및 프로젝트 계획 단계를 완료한 후 복잡한 프로젝트를 시각화합니다. 워크플로 다이어그램을 작성하면 전체 프로젝트 타임라인 및 목표에 따라 개략적인 작업 및 종속성에 대한 상세한 보기를 볼 수 있습니다. 

다른 프로세스 매핑과 비교한 워크플로 다이어그램

워크플로 다이어그램은 소프트웨어 시스템의 아티팩트를 지정, 시각화, 구성 및 문서화하기 위한 표준 언어인 UML(Unified Modeling Language)의 다른 다이어그램과 많은 측면을 공유합니다. 그러나 워크플로 다이어그램은 다른 프로세스 매핑 및 UML 다이어그램과 약간 다릅니다. 여기서는 몇 가지 일반적인 유형과 비교하여 그 방법을 보여줍니다. 

비즈니스 프로세스 매핑

워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스 매핑과 밀접한 관련이 있습니다. 두 가지의 차이점은 프로세스 맵은 일반적으로 세부 정보를 단계별로 설명하는 반면 워크플로 다이어그램은 이를 시각적으로 표현한다는 것입니다. 워크플로 다이어그램의 목적은 팀원이 프로젝트 내에서 자신의 작업, 목표, 역할, 책임을 높은 수준에서 이해할 수 있도록 돕는 것입니다.

프로세스 플로 차트

워크플로와 플로 차트는 종종 혼동됩니다. 두 용어는 비슷하게 들리지만 워크플로는 플로차트의 한 유형일 뿐입니다. 또한 플로 차트를 사용하여 PERT 차트 및 프로세스 문서와 같은 다른 프로세스를 시각화할 수도 있습니다.

활동 다이어그램

활동 다이어그램 은 시스템 내에서 일련의 활동의 흐름을 요약하는 또 다른 유형의 플로 차트입니다. 이는 비즈니스 시스템의 기능을 백엔드 작동 방식을 잘 이해하지 못하는 사람들이 더 쉽게 이해할 수 있는 정보로 변환하는 데 사용됩니다. 즉, 활동 다이어그램은 기술 프로세스를 시각화하는 쉬운 방법입니다. 예를 들어, Asana에서 활동 다이어그램을 그려 다음과 같이 프로젝트를 생성할 수 있습니다.

• 사용자가 버튼을 클릭하여 프로젝트를 생성합니다 

• 새 프로젝트 시작

• 사용자가 다른 이름과 기능으로 프로젝트를 사용자 지정합니다

• 사용자가 프로젝트를 저장하고 필요할 때 업데이트합니다

데이터 흐름 다이어그램

데이터 흐름 다이어그램은 운영 체제 또는 프로세스를 통해 데이터를 따르고 워크플로 다이어그램은 작업 자체를 따릅니다. 예를 들어, 데이터 흐름 다이어그램에서 작업을 입력하는 대신 지표, 결과 또는 묘사하려는 기타 데이터 포인트를 입력합니다.

워크플로 다이어그램 사용이 적합한 경우

워크플로 다이어그램은 생성 중인 새로운 프로세스 또는 변경 중인 기존 프로세스를 시각적으로 표현한 것입니다. 예:

• 전자상거래 고객 여정을 간소화하는 프로세스.

• 고객 리텐션과 만족도를 높이기 위한 프로젝트.

• 고객 데이터와 관련된 수동 작업을 자동화하고 최적화하는 프로세스. 

워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스 맵 (프로젝트 시작 전에 생성) 과 비즈니스 프로세스 자동화 (프로세스를 최적화하고 간소화하는 데 사용) 사이에 있습니다. 이는 지도가 이해관계자가 업무를 시작하는 데 필요한 상세한 프로세스 단계를 제공하는 반면, 워크플로 다이어그램은 프로세스 전반에 걸쳐 목표를 명확히 하는 데 도움이 되는 개략적인 시각적 표현이기 때문입니다.

워크플로 다이어그램의 구성 요소

워크플로 다이어그램이 작동하는 방식을 이해하려면 먼저 워크플로를 구성하는 구성 요소를 이해해야 합니다. 여기에는 인풋, 아웃풋, 변환이 포함되며, 모두 가능한 한 짧은 시간에 결과물을 전달하는 데 도움이 됩니다.

이러한 구성 요소를 이해하면 워크플로 프로세스 다이어그램을 올바르게 읽고 직접 만들 수 있습니다. 워크플로 다이어그램의 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.

• 입력: 다음 단계에 영향을 미치는 작업

• 변환: 입력 변경

• 출력: 변환 후의 결과 

이러한 구성 요소는 다음과 같은 모양과 화살표로 시각화됩니다.

• 타원: 프로세스의 시작점과 끝점을 나타냅니다. 

• 직사각형: 실행과 단계에 대한 지침을 나타냅니다. 

• 다이아몬드: 프로세스 구축 중 주요 의사 결정을 나타냅니다.

• 원: 동작의 점프를 나타내며 (특정 상황에서) 우회할 단계를 나타낼 수 있습니다.

• 화살표: 모든 모양과 동작 간의 종속성을 나타내는 커넥터입니다. 

이러한 구성 요소는 함께 올바른 경로를 따르고 원하는 결과를 달성하는 방법을 독자에게 알려줍니다.

워크플로 다이어그램의 유형

프로세스를 시각화할 때 선택할 수 있는 몇 가지 워크플로 다이어그램 형식이 있습니다. 각각은 다음 프로세스를 계획하는 데 도움이 되는 고유한 이점을 제공합니다. 선택하는 다이어그램의 유형은 작업 중인 프로세스와 해당 프로세스에 대한 요구 사항에 따라 달라집니다. 

프로세스 흐름부터 스윔레인까지, 워크플로 분석에 사용할 수 있는 네 가지 유형의 워크플로 다이어그램이 있습니다.

1. 프로세스 흐름 다이어그램

프로세스 흐름 다이어그램 도구는 워크플로의 표준 디자인입니다. 이 다이어그램에서는 모든 구성 요소가 시간 순서대로 매핑되어 프로세스의 기본 시각적 표현이 됩니다. 이러한 유형의 다이어그램은 너무 많은 세부 정보에 얽매이지 않고 개별 작업과 목표에 대한 일반적인 개요를 제공합니다.

모든 이해관계자 또는 부서에서 빠르게 이해할 수 있는 새로운 프로세스를 개략적으로 시각적으로 표현하고자 하는 팀에 가장 적합합니다.

2. 스윔레인 다이어그램

스윔레인 다이어그램도 워크플로 레이아웃으로 많이 사용되지만, 스윔레인은 프로세스 흐름 다이어그램과는 상당히 다릅니다. 스윔레인 다이어그램은 워크플로를 더 작은 흐름이나 단위로 세분화합니다. 이러한 흐름은 상호 연결되어 있지만 상호 작용과 가능한 비효율성을 강조하기 위해 분리되어 있습니다. 이를 통해 가시성을 확보하고 전반적인 프로세스 워크플로를 심층적으로 분석할 수 있습니다.

상호 관련되지만 독립적인 여러 레이어로 구성된 복잡한 프로세스를 다루는 팀에 가장 적합합니다.  

3. 비즈니스 프로세스 모델링 표기법(BPMN) 다이어그램

BPMN은 비즈니스 및 기술 이해관계자가 쉽게 해석할 수 있는 통일된 표기법을 사용합니다. 표준화된 기호를 사용하여 서로 다른 단계를 전달하는 통합 모델링 언어의 한 유형입니다.

BPMN 다이어그램은 내부적으로 수신되는 정보와 해당 정보가 해석되는 방식에 중점을 둡니다. 이것이 외부 고객에게 영향을 미치지 않는 내부 프로세스 변경에 가장 일반적으로 사용되는 이유입니다.

여러 부서에서 프로세스 개선을 위해 노력하는 팀에 가장 적합합니다. 

4. 공급자, 인풋, 프로세스, 아웃풋, 고객(SIPOC) 다이어그램

SIPOC는 워크플로의 여러 다른 부분을 분석하는 데 초점을 맞춘 스윔레인 다이어그램의 일종입니다. 

데이터를 순차적으로 정리하는 기존 다이어그램과 달리 SIPOC 다이어그램은 프로세스 데이터를 생성하고 수신하는 사람을 우선시합니다. SIPOC는 내부적으로 뿐만 아니라 외부적으로 데이터가 수신되는 방식에 초점을 맞추며, 이것이 고객 경험과 관련된 프로세스에 사용되는 이유입니다.

데이터를 내부 및 외부에서 수신하는 방식에 집중하려는 팀에 가장 적합합니다.

워크플로 다이어그램을 만드는 방법(예시 포함)

워크플로 다이어그램을 만들려면 프로세스의 주요 구성 요소를 결합하기 시작하세요. 이를 위해 인풋, 아웃풋, 변환, 주요 프로세스 결과물을 한데 모아야 합니다. 

화살표, 원, 직사각형, 타원형, 다이아몬드를 사용하여 각 데이터 포인트를 나타내어 워크플로 구성 요소를 다이어그램에 매핑합니다. 

1. 워크플로 유형을 선택합니다

가장 적합한 워크플로 유형을 선택하려면 프로세스에 필요한 기능을 고려하세요. 여러 이해관계자가 참여하는 복잡한 프로세스에 스윔레인 다이어그램이 가장 적합할까요? 아니면 단순화된 프로세스 흐름 다이어그램에 가장 적합한 비교적 간단한 프로세스인가요?

워크플로를 진행하면서 조정할 수 있지만, 워크플로 유형을 미리 결정하는 것이 더 쉽습니다. 이렇게 하면 워크플로가 얼마나 복잡하거나 간단한지 정확히 알 수 있습니다.

2. 시작점과 끝점 결정하기

다음으로, 워크플로의 시작점과 끝점(다이어그램에서 타원으로 표시됨)을 결정합니다.

이러한 지점을 결정하려면 프로세스가 시작되는 시점과 끝나는 시점을 고려하세요. 프로세스를 트리거하는 작업이 있나요? 마찬가지로, 프로세스를 종료하는 작업이나 단계가 있나요? 이러한 데이터 지점을 사용하면 프로세스가 시작되고 끝날 때 효과적으로 소통할 수 있습니다.

3. 필요한 정보 수집

정보를 수집하려면 이해관계자와 소통하여 프로세스의 각 부분을 이해해야 합니다. 여기에는 워크플로 다이어그램 작성을 시작하는 데 필요한 세부 정보와 승인을 수집하기 위해 여러 부서 및 리더와 함께하는 킥오프 미팅이 포함될 수 있습니다.

각 프로세스가 다르기 때문에 수집해야 하는 정보도 달라집니다. 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계, 참여할 이해관계자, 그리고 독자에게 정보를 제공하는 데 도움이 되는 기타 중요한 세부 정보를 고려하세요.

4. 비효율성 제거

시각적 워크플로를 구성하기 전에 마지막으로 해야 할 일은 발생할 수 있는 비효율성을 고려하고 제거하는 것입니다. 워크플로를 설계하기 전에 비효율성을 분석하여 문제를 실시간으로 처리하는 것이 아니라 문제를 방지할 수 있도록 하세요. 비효율성은 다양하지만, 리소스 부족, 제품 개발 문제 또는 프로세스 중에 발생할 수 있는 기타 장애물이 포함될 수 있습니다.

이러한 비효율성을 변경 관리 프로세스에 따라 변경 로그에 기록하세요. 이렇게 하면 이러한 문제를 이해관계자에게 전달하고, 비효율성에 대한 우선순위를 지정하고, 해결되었는지 여부를 추적할 수 있습니다. 

5. 워크플로 설계

마지막으로 워크플로를 구성하세요. 단위 정보, 데이터 포인트, 효율성을 수집하여 1단계에서 선택한 다이어그램에 매핑합니다. 각 프로세스가 다르며 각 다이어그램이 다르게 구성되어 있기 때문에 디자인이 고유할 가능성이 높습니다. 다음은 워크플로 다이어그램의 한 가지 예입니다.

워크플로가 설계되면 이해관계자와 함께 검토하여 상황에 맞게 정확하고 적절한지 확인하세요. 이는 모든 비효율성을 고려하고 리소스를 적절하게 지정했는지 확인할 수 있는 훌륭한 방법입니다.

워크플로를 사용하여 프로세스 매핑하기

워크플로를 시각화하면 이해관계자와 리더십에게 결과물을 효과적으로 전달하는 데 도움이 됩니다. 또한, 주어진 프로세스에서 여러 다른 부서를 조율하는 좋은 방법입니다. 

워크플로를 한 단계 더 발전시키려면 워크플로 관리 소프트웨어를 사용해 보세요. 작업 자동화부터 간소화된 커뮤니케이션까지 Asana가 도와드립니다.