SIPOC 다이어그램이란 무엇인가요? 비즈니스 프로세스를 매핑하고 이해하기 위한 7단계

비즈니스 프로세스를 개선하거나 비즈니스 프로세스 분석을 실행하기 전에 이를 이해해야 합니다. 프로세스를 이해하는 가장 좋은 방법은 프로세스를 도출하는 것입니다. 바로 이럴 때 SIPOC 다이어그램이 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스 프로세스는 복잡할 수 있지만, SIPOC 다이어그램은 프로세스의 각 부분이 어떻게 서로 맞물리는지 시각화하는 간단한 방법입니다.

SIPOC 다이어그램이란 무엇인가요? 

SIPOC 다이어그램 은 공급자, 인풋, 프로세스, 아웃풋, 고객을 문서화하여 프로세스를 상위 개념으로 나타낸 것입니다. 프로세스의 모든 구성원이 서로에게서 자료나 데이터를 받는 방식을 시각화하며, 고객 경험에 영향을 미치는 프로세스를 개선하거나 이해하는 데 사용되는 경우가 많습니다.

SIPOC 다이어그램은 너무 많은 세부 정보를 제공하기보다는 이해관계자가 결정을 내리고 개선 아이디어를 브레인스토밍하는 데 도움이 되는 개략적인 프로세스 맵을 제공합니다. 이런 식으로 SIPOC 다이어그램은 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 를 위한 하나의 도구일 뿐입니다. BPM은 비즈니스 프로세스를 지속적으로 개선하기 위한 툴입니다. 여기에는 프로세스를 조사하고, 개선 방법을 계획하고, 전략적 이니셔티브로 개선 사항을 구현하는 것이 포함됩니다.

SIPOC의 요소는 무엇인가요?

SIPOC는 다음 5가지 구성 요소를 나타내는 두문자어입니다.

• 공급자(Suppliers): 프로세스의 인풋 소스

• Inputs(인풋): 프로세스가 작동하는 데 필요한 리소스

• Process(프로세스): 프로세스의 상위 단계

• Output(아웃풋): 프로세스의 결과

• 고객: 프로세스에서 아웃풋이나 편익을 누리는 사람

SIPOC 다이어그램 vs 워크플로 다이어그램

워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스 또는 프로젝트의 그래픽 맵을 제공합니다. SIPOC 다이어그램 은 비즈니스 프로세스 전반에 걸쳐 자료나 데이터를 생성하고 수신하는 주체에 초점을 맞춘 워크플로 다이어그램의 일종입니다. 

일부 워크플로 다이어그램은 각 프로세스 단계가 시간 순서대로 매핑되도록 구성됩니다. 그러나 SIPOC 다이어그램은 종속성 (즉, 다른 작업보다 먼저 완료된 작업)을 매핑하지 않습니다. 대신, 누가 프로세스 자료를 생성하는지, 해당 자료가 프로세스에 어떻게 제공되는지, 누가 프로세스 결과를 수신하는지 시각화합니다. 

SIPOC 다이어그램은 무엇에 사용되나요? 

SIPOC 다이어그램은 종종 린 프로젝트 관리에서 식스 시그마 프로세스 개선 방법론의 일부로 사용됩니다. 식스 시그마는 최종 제품의 결함과 불일치를 최소화하는 것을 목표로 합니다. 이러한 이유로 제조 또는 고객 경험과 관련된 모든 프로세스를 개선하는 데 효과적입니다. 린 식스 시그마의 핵심 구성 요소는 DMAIC 프로세스입니다. DMAIC는 정의(Define), 측정(Measure), 분석(Analyze), 개선(Improve), 통제(Control)의 약자입니다. SIPOC 다이어그램은 DMAIC 프로세스의 '정의' 단계에서 사용됩니다.

하지만 식스 시그마 프로젝트를 주도하지 않거나 린 프로젝트 관리를 사용하지 않더라도 SIPOC 다이어그램은 여전히 유용할 수 있습니다. 다음과 같은 도움을 줍니다. 

비즈니스 프로세스 설명 

SIPOC 다이어그램은 구체적인 세부 정보 없이 개략적인 개요를 제공하므로 비즈니스 프로세스에 익숙하지 않은 사용자에게 유용합니다. 따라서 신규 직원에게 프로세스를 소개하거나 직접적인 영향을 미치는 주요 프로세스 세부 정보에 대해 소통하는 좋은 방법입니다.

팀 멤버 간 일관성 유지

SIPOC 다이어그램은 만들기 쉽기 때문에 프로세스 개선 브레인스토밍의 출발점으로 삼아 문제 해결 논의를 구성하고 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.

프로세스의 일부를 명확히 합니다

팀과 함께 SIPOC 다이어그램을 만들 때 공급업체 연락처, 프로젝트 사양, 대상 고객과 같은 주요 정보를 식별 정보를 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 이렇게 SIPOC 다이어그램을 만들면 프로세스를 이해하고 개선하는 데 도움이 됩니다. 

팀과 함께 SIPOC 다이어그램을 만들면 다음 질문에 답하는 데 도움이 됩니다. 

• 이 프로세스를 어떻게 더 쉽게 만들 수 있을까요? 

• 고객에게 양질의 제품을 제공하고 있나요? 

• 공급업체를 관리하는 방식을 개선할 수 있나요? 

• 공급업체가 우리에게 필요한 것을 제공하고 있나요? 

• 고객의 페르소나와 인구 통계학적 특성을 알고 있나요?

• 제품을 만들 때 개선할 수 있는 비효율적인 부분이 있나요?   

SIPOC 다이어그램은 프로세스 관리 툴박스의 한 가지 도구일 뿐입니다. 비즈니스 프로세스를 조사하고 개선할 때는 조직을 유지하기 위해 보다 강력한 시스템을 구축해야 합니다. 프로세스 개선에 착수하기 전에 명확한 소유자와 마감일을 지정하고, 종속성을 확인하고, 한 곳에서 팀과 소통할 수 있는 프로젝트 관리 툴을 선택하세요. Asana를 사용하면 SIPOC 다이어그램을 칸반 보드 로 작성한 다음 다이어그램을 실시간으로 공유하고 업데이트할 수도 있습니다. 

7단계로 SIPOC 다이어그램을 생성하는 방법

SIPOC 모델을 사용하는 것은 간단하지만, 실제로 모범 사례는 약어를 순서대로 따르지 않는 것입니다. '프로세스' 섹션부터 시작하는 것이 가장 쉬운 경우가 많기 때문에 '프로세스' 섹션부터 시작하는 것이 좋습니다. 하지만 '고객'에서 '공급업체'로 거꾸로 작업할 수도 있습니다. 이러한 이유로 팀은 이 도구를 COPIS 다이어그램이라고 부릅니다. 

SIPOC 다이어그램을 만드는 방법은 다음과 같습니다. 

1. 프로세스를 선택합니다

SIPOC 다이어그램으로 시각화할 프로세스를 선택합니다. 이는 구현하려는 새로운 비즈니스 프로세스 또는 최적화하려는 기존 프로세스일 수 있습니다. SIPOC 다이어그램을 만들면 프로세스를 이해하고, 개선을 위한 아이디어를 브레인스토밍하고, 이해관계자가 결정을 내리는 데 도움이 되는 프로세스의 개략적인 개요를 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

예를 들어, 제품의 배송 및 배달을 개선하고 싶다고 가정해 보겠습니다. SIPOC 다이어그램은 비효율성을 식별하고, 가능한 최선의 방식으로 공급업체를 관리하고, 고객에게 양질의 제품을 제공하고 있는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

2. 프로세스 정의: P

SIPOC 다이어그램을 순서대로 완료하는 대신 'P' 섹션부터 시작하여 프로세스를 먼저 정의하는 것이 가장 쉬운 방법입니다. 프로세스를 4~5개의 상위 단계로 세분화하고, 각 단계마다 고유한 실행 사항과 주제를 지정합니다. 원한다면 이러한 단계를 흐름도로 구성하여 각 단계를 서로 연결할 수 있습니다. 

제품 배송 예시를 계속 진행하기 위해 프로세스를 다음 단계로 세분화할 수 있습니다. 

1. 고객이 결제

2. 창고로 송장 전송

3. 창고 팀이 배송 준비

4. 유통 회사가 배송 픽업

5. 유통 회사가 목적지로 운송 

프로세스가 길고 여러 단계로 구성된 경우, 작은 단계들을 함께 그룹화해 보세요. 예를 들어, 전자상거래 플랫폼에서 배송 창고로 정보가 전송되는 방법에 대한 모든 세부 정보를 대체하기 위해 더 넓은 단계인 '창고로 전송된 청구서'를 사용할 수 있습니다. SIPOC 다이어그램의 목적은 상세한 보기가 아니라 개략적인 개요를 제공하는 것임을 기억하세요. 

3. 아웃풋 목록 작성: O

프로세스의 아웃풋을 식별합니다. 이렇게 하면 프로세스에 투자하는 리소스에서 무엇을 얻고 고객이 실제로 무엇을 얻고 있는지 이해할 수 있습니다. 아웃풋은 재료, 제품, 서비스 또는 정보와 같은 것일 수 있습니다. 본질적으로 귀하, 내부 팀 구성원 또는 고객이 프로세스에서 얻는 모든 것입니다. 이상적으로는 결과가 고객 요구 사항에 부합해야 합니다. 

위의 제품 배송 SIPOC 예시에서 결과는 다음과 같습니다. 

• 고객이 일정 기간 내에 제품을 받습니다

• 회사가 제품에 대한 대금을 받습니다

4. 고객 식별: C

고객은 프로세스의 결과물을 받거나 프로세스로부터 이익을 얻는 사람들입니다. 고객은 외부인이 아니어도 되며, 동료와 내부 이해관계자를 포함할 수도 있습니다. 배송 시나리오 대신 다른 예를 사용해 보겠습니다. 회사의 연례 수련회를 준비하고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 시나리오에서 고객과 이해관계자는 이벤트에 참석하는 팀 구성원이 될 것입니다. 

배송의 예시에서는 온라인 쇼핑객(제품을 수령하는 사람)과 회사(제품에 대한 대금을 수령하는 사람)를 고객으로 나열할 수 있습니다. 

5. 인풋 목록 작성하기: I

인풋은 프로세스가 제대로 작동하는 데 필요한 리소스입니다. 아웃풋과 마찬가지로 재료, 제품, 서비스 또는 정보와 같은 것일 수 있습니다. 인풋 공급업체를 나열하면 프로세스에 대한 리소스 요구 사항을 이해하고 공급업체로부터 필요한 자재를 얻고 있는지 여부를 판단하는 데 도움이 됩니다.    

제품 배송 프로세스의 경우, 고객 배송 및 결제 정보, 온라인 결제 서비스, 포장 서비스, 포장 재료, 창고 공간 및 배송 트럭이 포함될 수 있습니다. 

6. 공급업체 식별: S

공급자는 프로세스의 각 인풋을 얻을 수 있는 곳입니다. 이 단계는 협력하는 공급업체의 수와 가장 효율적인 방식으로 관리하고 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 

제품 배송 예시에는 다음이 포함될 수 있습니다. 

• 고객: 배송 및 결제 정보 제공

• 창고 팀: 포장 서비스 제공

• 포장재 제조업체: 포장재 제작

• 창고 임대 회사: 창고 공간 제공

• 배송 서비스: 배송 트럭 제공

7. 다이어그램 공유

SIPOC 다이어그램은 공유하기 위한 것입니다. 이 도구는 사용자와 팀 및 이해관계자가 비즈니스 프로세스의 작동 방식을 이해하는 데 도움이 되는 가장 가치 있는 도구입니다. 즉, SIPOC 맵의 이점을 최대한 활용하려면 이를 공유할 뿐만 아니라 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 

정보를 공유하는 가장 좋은 방법 중 하나는 프로젝트 관리 툴 을 사용하는 것입니다. 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트 정보와 작업을 한 곳에서 정리할 수 있습니다. 즉, 수십 개의 별도 이메일을 보내는 대신 다이어그램의 단일 버전을 각 이해관계자와 공유한 다음 하나의 스레드에서 모든 사람과 소통할 수 있습니다. 

확실하지 않다면 도표로 작성하세요

SIPOC 다이어그램은 프로세스 개선 툴박스에 보관할 수 있는 유용한 템플릿입니다. 만들기 쉽고, 공유하기 쉬우며, 의사 결정자가 비즈니스 프로세스를 높은 수준에서 이해할 수 있도록 핵심 정보를 제공합니다. 또한 팀과 함께 SIPOC 다이어그램을 만들면 프로세스의 각 부분이 어떻게 서로 맞물리는지, 그리고 비즈니스 프로세스를 최상의 상태로 만들기 위해 어떻게 간소화할 수 있는지 명확히 하는 데 도움이 될 수 있습니다.