비즈니스 프로세스 분석(BPA) 설명

우리 중 많은 사람들은 근무일에 반복되는 루틴을 가지고 있습니다. 프로젝트 관리에서는 모든 신규 프로젝트 요청에 대해 일련의 단계가 있을 수 있습니다. 또는 항목을 위임하고 할당하기 위한 순서가 있을 수 있습니다. 이러한 프로세스는 반복되는 워크플로를 구성하는 특정 순서의 작업 그룹입니다. 비즈니스 프로세스가 잘 수행되면 직원들에게 회사와 자신의 업무에 모두 도움이 되는 방식으로 운영하고 창출하는 방법을 보여주는 가이드 역할을 해야 합니다.

하지만 프로세스는 한 번 설정하면 더 이상 신경 쓰지 않아도 되는 도구가 아닙니다. 시간이 지남에 따라 프로세스가 중단되거나 오래될 수 있습니다. 여전히 효과적인지 판단하기 위해 프로세스를 정기적으로 검토하고 분석해야 합니다. 그렇지 않은 경우, 개선할 수 있는 기회를 찾아야 합니다. 이러한 검토 또는 비즈니스 프로세스 분석은 회사에 매우 유용합니다. 비즈니스 프로세스 분석을 성공적으로 수행하면 더 많은 수익을 창출하고, 성장을 촉진하고, 비즈니스 운영을 간소화할 수 있습니다. 

비즈니스 프로세스 분석(BPA)이란?

비즈니스 프로세스 분석(BPA)은 프로세스를 검토하는 데 도움이 되도록 설계된 방법입니다. 프로세스는 특정 결과를 생성하는 워크플로에서 반복 가능한 작업 또는 단계 그룹입니다. 예를 들어, 신규 입사자를 위한 온보딩 프로세스나 분기별 목표를 검토하는 프로세스가 있을 수 있습니다. 계획 세우기 세션에서 사용되는 의사 결정 프로세스와 같은 더 광범위한 비즈니스 프로세스도 있습니다. 

BPA는 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 범주에 속하며, 여기에는 비즈니스 프로세스의 분석, 유지 관리 및 개선이 포함됩니다. 비즈니스 프로세스 분석에서 비즈니스 애널리스트는 기존 프로세스를 검토하여 여전히 효과적인지 또는 업데이트해야 하는지 여부를 결정합니다.

비즈니스 프로세스 분석 vs. 비즈니스 분석

BPA와 비즈니스 분석의 주요 차이점은 BPA는 프로세스에만 초점을 맞추는 반면, 전체 비즈니스 분석은 비즈니스를 전체적으로 살펴본다는 것입니다. 

예를 들어, 재무 추적 프로세스를 업데이트하려면 BPA가 필요합니다. 비즈니스 애널리스트는 팀이 예산, 구매, 매출을 추적하기 위해 취하는 단계와 조치를 검토합니다. 그러나 비즈니스 수익성을 판단하는 데 더 관심이 있다면 전체 비즈니스 분석을 사용하여 재무를 검토할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 분석을 수행해야 하는 이유는 무엇인가요?

비즈니스 프로세스 분석은 비즈니스에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 강력한 분석은 인풋과 아웃풋을 넘어 프로세스의 핵심 가치를 결정하고 개선할 수 있는 기회가 있는 부분을 보여줍니다. 

비즈니스 프로세스 분석은 다음과 같은 많은 이점을 제공합니다.

• 간극 식별: BPA는 가장 중요한 운영에서 누락된 연결 고리를 보여줍니다. 종종 이러한 요소는 특히 채용, 청구서 발행 또는 거래 마감 프로세스를 고려할 때 수익에 직접적인 영향을 미칩니다.

• 사용 가능한 모든 리소스 개요: 새로운 프로젝트에 대해 언제 거절해야 할지 잘 모르겠다면 BPA가 도움이 될 수 있습니다. 작업 수용량 계획과 유사하게 필요한 각 프로세스에 사용할 수 있는 모든 리소스의 개요를 설명합니다. 이렇게 하면 추가 작업에 대한 작업 수용량과 가용성을 알 수 있습니다.

• 현재의 문화와 환경에 맞는 새로운 프로세스를 만드세요: 때때로 문화적 또는 환경적 변화가 비즈니스 프로세스에 상당한 영향을 미칩니다. 코로나19 팬데믹을 예로 들어 보겠습니다. 먼저, 팀은 원격 팀을 관리하는 방법과 안전하게 사무실로 복귀하는 방법을 결정해야 했으며, 그 사이 많은 일이 있었습니다. BPA는 현재 환경이 요구할 때 완전히 새로운 프로세스를 생성하는 데 도움이 됩니다.

• 중복, 비효율성, 병목 현상 감소: Asana의 조사에 따르면, 2021년에 평균적인 지식 근로자는 중복된 업무에 129시간을 할애했습니다. 정말 낭비입니다! BPA는 중복되는 업무를 줄이거나 제거하기 위해 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다. 재사용 가능한 템플릿을 추가하거나 자동화를 활용할 수 있는 기회를 보여줌으로써 일을 위한 일을 줄일 수 있습니다.

• 직원 채택 개선: 프로세스가 좋을수록 더 많은 사람이 사용할 것입니다. 프로세스를 정기적으로 분석하면 두 가지 일을 수행할 수 있습니다. 직원들에게 업무 방식에 관심을 기울이고 있음을 보여주고 워크플로의 효율을 높이는 것입니다.

• 더 나은 프로세스 흐름 만들기: 궁극적으로 프로세스는 업무와 함께 계속 변화해야 합니다. BPA는 프로세스를 위한 더 나은 프로세스 모델을 만듭니다. 이는 실시간으로 일상적인 변경 사항과 업데이트를 더 쉽게 만들 수 있다는 것을 의미합니다.

비즈니스 프로세스 분석의 5단계

팀에 비즈니스 프로세스 분석 주기를 구현하려면 약간의 조정이 필요합니다. 비즈니스 애널리스트가 아닌 한 대부분의 BPA는 직접 관리하지 않는다는 점을 기억하세요. 이는 고용하고자 하는 것이거나, 필요에 따라 감독할 전담 내부 역할을 만드는 것입니다. 회사에서 BPA를 어떻게 시작하든, 이 5단계를 따르면 BPA가 자리 잡고 성장할 수 있는 견고한 기반을 구축할 수 있습니다.

1. 프로세스가 더 큰 그림에 어떻게 부합하는지 검토합니다

모든 프로세스는 더 큰 이니셔티브와 비즈니스 목표로 이어져야 합니다. 프로세스는 비즈니스의 '방법'입니다. 이것이 우리가 목표를 달성하는 방법입니다. 하지만 프로세스는 '이유'와 연결되어야 합니다. 예를 들어, 회사의 비전 선언문이 전 세계 모든 사람이 의료 서비스를 보다 쉽게 이용할 수 있도록 하는 것이라면, 회사가 만드는 모든 프로세스가 이를 지원해야 합니다. 

BPA의 첫 번째 단계는 기존 프로세스를 검토하고 워크플로, 부서, 궁극적으로 회사의 미션을 지원하는 장기적인 목표에 어떻게 부합하는지 확인하는 것입니다.

2. 현재 진행 중인 일에 대한 정보 수집

이것은 데이터 수집 단계입니다. 프로세스를 분석하기 전에 프로세스가 어떻게 작동하는지 정확히 알아야 합니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 프로세스를 가장 많이 사용하는 사람들과 이야기하는 것입니다. 주요 이해관계자를 인터뷰하고, 설문조사를 만들고, 관련 KPI와 지표를 검토하세요. 이 단계는 다른 단계보다 약간 더 시간이 걸리지만, 변경하기 전에 프로세스를 완전히 이해하는 것이 좋습니다. 

예를 들어, 제품 팀이 제품 백로그를 평가하고 분류하는 방법을 분석하는 경우, 이를 담당하는 개발자와 면담하는 것이 좋습니다. 또한 애자일 스프린트가 완료된 후 백로그에 남아 있는 항목 수와 같은 현재 프로세스의 주요 성과 지표를 살펴봐야 합니다. 

3. 데이터를 분석하고 매핑합니다

이제 분석을 진행할 차례입니다. 여기서 다음을 포함하여 모든 데이터를 컴파일하는 것이 좋습니다.

• 모든 프로세스 단계

• 관련 프로세스 다이어그램

• 연결된 팀 멤버

• 현재 성공 지표 및 KPI

비즈니스 프로세스 매핑을 사용하여 프로세스와 워크플로의 시각적 레이아웃을 만들면 검토하기가 더 쉬워집니다. 프로세스 매핑은 현재 순서와 단계의 순서도 또는 기타 시각적 맵을 생성하여 프로세스를 더 잘 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 이 레이아웃에서는 프로세스 흐름의 패턴과 간극을 더 쉽게 식별할 수 있습니다. 

4. 개선할 수 있는 부분을 파악합니다

분석 단계에서는 중복과 격차를 파악합니다. 이러한 부분은 개선해야 할 주요 영역입니다. 예를 들어, 분석 결과 개발자가 스프린트 백로그를 계획하는 데 3일을 할애하고 있다고 가정해 보겠습니다. 이해관계자와의 인터뷰하고 회의 일정을 분석한 결과, 서로 다른 시간대가 지연을 유발한다는 것을 알게 됩니다. 이 경우 비동기식 커뮤니케이션을 촉진하는 새로운 기술 옵션을 사용하면 팀이 더 쉽게 커뮤니케이션하고 커뮤니케이션에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.  

5. 변경하기

비즈니스 프로세스 개선 (BPI)은 학습한 모든 것에 대해 조치를 취하는 곳입니다. BPA를 수행한 후에는 BPI를 사용하여 수익성 증대에 중점을 두고 프로세스를 조정하고 변경합니다. BPA는 비즈니스 프로세스의 장단점을 보여주는 발견 가이드입니다. 마지막 단계는 이 모든 정보를 사용하여 이러한 프로세스를 개선하거나 새로운 프로세스를 만드는 데 도움이 되는 변경 사항을 구현하는 것입니다.  

비즈니스 프로세스 분석은 어떻게 수행하나요?

BPA를 위해 고용한 비즈니스 애널리스트는 자체적인 방법과 선호하는 비즈니스 프로세스 분석 도구를 가지고 있을 것입니다. 일반적인 도구는 다음과 같습니다.

• 근본 원인 분석: 이 분석을 사용하여 프로세스의 기초를 파악하고 회사의 더 큰 목표에 다시 연결되도록 합니다.

• SWOT 분석: SWOT는 Strengths(강점), Weaknesses(약점), Opportunities(기회), Threats(위협)을 나타내는 두문자어입니다. 이는 프로세스가 어떻게 성공하고 있는지, 그리고 개선할 수 있는 부분에 대한 인사이트를 제공하기 때문에 유용한 분석이 될 수 있습니다.

• 갭 분석: 갭 분석은 회사의 더 큰 목표와 비교할 때 프로세스에서 누락된 부분을 보여줍니다.

비즈니스 프로세스 분석에 어떤 도구를 사용해야 하나요?

BPA를 수행하려면 모든 데이터를 하나의 일원화된 정보 소스에 보관할 수 있는 효과적인 비즈니스 프로세스 분석 도구가 필요합니다. 작업을 자동화하고, 보고서를 생성하고, 상태 업데이트를 즉시 보낼 수 있는 프로젝트 관리 툴 에서 가장 잘 작동합니다. 이를 통해 모든 이해관계자가 BPA가 실시간으로 진행되는 것을 확인할 수 있으며, 모든 비즈니스 프로세스 자동화에 맞게 작동할 수 있습니다. 

비즈니스 프로세스 분석은 언제 사용해야 하나요?

대부분의 비즈니스 프로세스는 지속적인 개선의 이점을 누리지만, BPA가 다른 프로세스보다 더 유용한 상황이 있습니다. 

비즈니스 프로세스 분석은 다음에 가장 적합합니다.

• 오래되고 잠재적으로 오래된 프로세스의 경우.

• 특정 영역에서 생산성 저하 또는 높은 이직률을 발견한 경우.

• 신제품이나 팀 구조를 출시하여 장기적으로 실행 가능한지 판단할 때.

비즈니스 운영의 숨은 히어로

비즈니스 프로세스 분석은 비즈니스 운영의 이면을 엿볼 수 있습니다. 이 분석은 사용자와 팀, 비즈니스가 어떻게 운영되는지 보여줍니다. 이 정보는 가능성의 금광입니다. BPA의 결과를 사용하여 생산성을 높이고 워크플로를 개선하세요. 또는 다음 훌륭한 성장 전략이 기존 프로세스에 있을 수도 있습니다.