비즈니스 목표를 달성하기 위해 갭 분석을 사용하는 방법

다음과 같은 시나리오가 있습니다. 팀이 내년 전략적 계획 수립을 시작하려고 하지만, 어디서부터 시작해야 할지 잘 모릅니다. 다음 단계는 무엇인가요?

갭 분석( 니즈 분석이라고도 함)은 현재 비즈니스 성과를 원하는 성과와 비교하는 프로세스입니다. 이를 통해 비즈니스의 현재 위치와 원하는 위치 사이의 '격차'를 파악할 수 있습니다. 간단히 말해, 누락된 부분을 찾는 것입니다.

갭 분석이란?

갭 분석( 니즈 분석이라고도 함)은 현재 비즈니스 성과를 원하는 성과와 비교하는 프로세스입니다. 갭 분석에서 '갭'은 비즈니스가 현재 있는 위치와 비즈니스가 있어야 할 위치의 비교입니다. 

갭 분석을 수행하면 비즈니스에 몇 가지 측면에서 도움이 될 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

• 브레인스토밍 전략. 갭 분석을 작성하면 전략적 팀이 목표를 달성하는 데 사용할 수 있는 잠재적인 실행 계획을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

• 약점을 파악합니다. 비즈니스가 예상대로 수행되지 않은 경우, 갭 분석을 사용하면 팀이 특정 성과 격차의 근본 원인을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

• 실제 리소스를 측정합니다. 연말에 팀에 리소스가 남는 경우, 갭 분석을 통해 모든 것이 어떻게 수행되고 있는지, 리소스가 어떻게 할당되어 있는지 구체적으로 파악하여 향후 더 효율적으로 사용할 수 있습니다.

갭 분석의 이점

갭 분석을 작성하는 것은 현재 전략을 검토하여 효과가 있는 것과 아직 필요한 것이 무엇인지 확인하는 방법입니다. 이를 수행하면 다음과 같은 다양한 방식으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.

• 약점 파악. 비즈니스가 예상대로 수행되지 않은 경우, 격차 분석을 사용하여 팀이 성과 격차의 근본 원인을 파악할 수 있습니다. 

• 현재 리소스 측정. 연말에 팀에 자원이 남는 경우, 갭 분석을 통해 자원이 어떻게 할당되었는지 구체적으로 파악하여 향후 더 효율적으로 사용할 수 있습니다.

갭 분석을 수행해야 하는 경우

갭 분석은 A 지점에서 B 지점으로 이동하는 방법을 파악하는 데 도움이 되는 유용한 프로젝트 관리 툴입니다. 갭 분석은 언제든지 사용할 수 있지만, 특정 프로젝트나 이니셔티브에 전략적으로 적용할 때 분석을 최대한 활용할 수 있습니다. 다음은 격차 분석을 사용하여 비즈니스를 개선하는 데 필요한 맥락 데이터를 수집하는 데 도움이 되는 몇 가지 시나리오입니다.

전략적 계획 수립 중

팀이 전략적 성장 계획을 수립하고자 하는 경우, 전략적 계획 수립 프로세스 초기에 갭 분석을 활용하면 팀에 좋은 출발점을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 갭 분석은 팀이 현재 상태에서 특정 최종 목표로 나아가는 방법에 대한 데이터 기반 지침을 제공합니다. 예를 들어, 다음 분기의 전략을 계획하는 경우, 갭 분석을 사용하여 현재 분기에 달성한 내용을 검토할 수 있습니다. 이를 원래 설정한 목표와 비교하면 향후 몇 달 동안 개선할 수 있는 기회를 파악할 수 있습니다.

성과 문제 발생 시

예상치 못하게 팀의 성과가 저조한 경우, 갭 분석은 단점을 파악하는 데 유용한 도구가 될 수 있습니다. 현재 상황의 격차의 근본 원인을 파악하면 팀은 생산을 중단하지 않고도 문제를 해결할 수 있는 프로세스를 개선할 수 있습니다. 예를 들어, 조립 라인의 프로젝트 매니저는 생산이 기대에 미치지 못하는 것을 알아차릴 수 있습니다. 갭 분석이 완료된 후, 일부 기계에 문제가 있다는 근본 원인을 발견합니다. 이제 생산을 개선하기 위해 무엇을 수정해야 하는지 정확히 알게 됩니다.

이해관계자에게 추가적인 배경 정보가 필요한 경우

팀이 투자자 또는 기타 비즈니스 요구 사항을 위해 비즈니스 정보를 수집하는 경우, 갭 분석은 매우 유용한 도구가 될 수 있습니다. 갭 분석은 단순한 숫자보다 더 많은 맥락 정보를 제공하기 때문에 이러한 상황에서 유용합니다. 경영진이 어떤 이유로든 팀의 성과가 저조하다고 우려하는 경우, 갭 분석을 통해 팀이 격차를 어떻게 해소할지에 대한 세부 계획을 수립하여 우려를 해소할 수 있습니다. 

갭 분석 예시

갭 분석을 사용할 가장 좋은 시기는 개선할 수 있는 방법을 찾고 있거나, 무언가가 예상대로 작동하지 않는다는 것을 깨달았을 때입니다. 실제 사례는 다음과 같습니다.

• 소프트웨어 개발: 갭 분석을 통해 소프트웨어에서 누락된 항목을 확인할 수 있으므로 시장 진출 전에 오류를 발견할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리: 프로젝트 계획 또는 프로젝트 관리의 검토 단계에서 갭 분석을 사용하여 프로젝트의 나머지 부분에 따라 진행되지 않는 영역을 표시합니다. 그런 다음 필요에 따라 해당 작업에 대한 리소스를 요청하고 할당할 수 있습니다.

• 인사: HR 팀에 속한 경우 채용 프로세스 중에 갭 분석을 사용하여 팀에 부족한 부분을 확인할 수 있으며, 이를 통해 새로운 후보자를 찾을 수 있습니다. 

• 팀 리더: 리더는 종종 전체적인 문제를 살펴봅니다. 따라서 때때로 세부 정보가 누락되어 지연이나 문제가 발생할 수 있습니다. 갭 분석은 무언가를 간과했을 때를 파악하는 데 도움이 될 수 있으며, 더 큰 문제가 발생하기 전에 이를 포착할 수 있습니다.

• 경쟁력 있는 리서치: 경쟁력 있는 분석은 고객 만족도를 높이는 중요한 도구입니다. 필요한 경쟁력 있는 리서치를 수행하는 한 가지 방법은 갭 분석을 통해 업계의 시장 격차를 살펴보고 비즈니스가 이를 메울 수 있는 방법을 전략화하는 것입니다.

갭 분석의 4단계

복잡해 보일 수 있지만, 갭 분석 프로세스를 사용하는 것은 생각만큼 복잡하지 않습니다. 팀을 위한 갭 분석을 만들려면 이 4단계 프로세스를 사용해 보세요.

​1. 비즈니스 목표를 정의합니다

현재의 성과를 원하는 성과와 비교하려면 먼저 이상적인 미래의 상태가 어떤 모습인지 정의해야 합니다. 즉, 목표를 설정해야 합니다. 어떤 목표 설정 방법론이든 효과가 있습니다. 아직 사용하지 않은 경우, 목표와 핵심 지표 결과(OKR) 또는 핵심 성과 지표(KPI)를 사용하여 목표가 명확한 구체적인 지표와 비즈니스 목표를 생성해 보세요. 어떤 목표 유형을 사용하든 목표가 SMART(구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 현실적이며, 기한이 정해진)인지 확인하세요. 여기서 설정하는 목표는 성과를 측정하는 방법을 정의하고 비즈니스에 원하는 상태를 나타냅니다.

2. 현재 비즈니스 성과 벤치마킹하기

목표, 과거 데이터 및 과거 갭 분석을 사용하여 현재 비즈니스 성과, 프로세스 또는 워크플로를 벤치마킹하고 업무 방식의 표준을 설정하세요. 

동시에 비즈니스 프로세스 분석(BPA)을 통해 현재 프로세스를 평가합니다. 전략의 일환으로 프로세스 개선을 목표로 하는 경우, 비즈니스 프로세스의 현재 상태를 살펴보는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 팀이 원하는 목표 상태에 도달하기 위해 어떤 프로세스 개선 방법론을 사용해야 하는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

3. 격차 데이터 분석

갭 분석에서 '갭'은 비즈니스의 현재 위치와 원하는 위치 사이의 차이점이라는 점을 기억하세요. 이제 그 차이를 이해했으므로, 팀이 그 격차를 해소하기 위해 필요한 다양한 전략과 전술을 가정할 때입니다. 

이 프로세스의 다음 단계는 목표가 실제로 달성 가능하고 팀의 손이 닿지 않는 곳에 있지 않도록 하는 것입니다. 불가능하다고 느껴질 정도로 높은 목표를 설정하고 싶지는 않을 것입니다. 같은 맥락으로, 팀이 정해진 기간 내에 목표를 완료된 상태로 달성할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 현재의 성과 전략을 변경하더라도 팀이 원하는 기간 내에 설정한 목표를 달성할 수 있을까요?

이 단계에서는 이해관계자와 만나 목표 달성을 위한 전략적 계획 수립 이니셔티브를 브레인스토밍합니다. 

4. 상세 보고서 작성

모든 수치와 비즈니스 목표를 확고히 다졌다면, 팀이 격차를 어떻게 해소할 것인지 명확하게 지시하는 실행 계획을 수립하세요. 현재 프로세스 및 과거 프로세스 개선 전략과 같은 정성적 데이터 외에도 2단계에서 수집한 벤치마킹 데이터와 같은 정량적 데이터를 모두 사용하는 것이 중요합니다. 

갭 분석과 SWOT 분석의 차이점은 무엇인가요?

SWOT 분석은 비즈니스의 강점, 약점, 기회, 위협을 식별하기 위해 프로젝트 관리에서 일반적으로 사용되는 갭 분석의 일종입니다. 일반적으로 사람들은 2x2 매트릭스를 통해 SWOT 분석을 완료된 합니다.

이 매트릭스를 작성한 후에는 팀이 매트릭스의 각 사분면에 대해 브레인스토밍할 때 드러나는 격차를 식별하는 데 사용합니다. 

기타 일반적인 갭 분석 도구

McKinsey 7S 모델

Robert H. Waterman과 Tom Peters가 개발한 McKinsey 7S 프레임워크는 조직 분석에 자주 사용되는 관리 모델입니다. 조직에는 서로 일치하고 강화하는 7가지 요소가 필요하다는 것이 아이디어입니다. 7가지 요소 중 한 부분이 꺼져 있으면 비즈니스 전체에 영향을 미칠 수 있습니다. 

이 모델의 7S는 다음을 의미합니다.

• 구조(Structure): 비즈니스가 조직되는 방식. 이는 활동이 어떻게 나뉘어 있는지, 팀이 서로 어떻게 소통하는지를 의미할 수 있습니다. 

• Strategy(전략): 팀이 비즈니스를 발전시키기 위해 사용하는 일련의 계획. 

• 시스템: 팀이 비즈니스를 수행하는 데 사용하는 절차와 함께 성과를 측정하는 방법입니다.

• Skills(역량): 팀 멤버가 비즈니스를 위해 제공하는 역량. 

• 스타일: 비즈니스 내 특정 그룹의 행동 패턴.

• 직원: 나를 위해 일하는 사람들입니다. 이는 또한 회사가 팀을 육성하고 개발하는 방식과 특성을 의미합니다.

• 공유하는 가치(Shared values): 회사가 업무에 접근하는 방식을 정의하는 핵심 원칙입니다. 

이 모델을 사용하여 7가지 S 사이의 관계를 테스트할 수 있습니다. 전략에서 무언가를 변경하면 시스템에 어떤 영향을 미치나요? 여기서 갭 분석을 수행하면 조직의 각 측면이 서로 어떻게 관련되어 있는지 구체적인 답을 얻을 수 있습니다. 

Nadler-Tushman 일치 모델

Nadler-Tushman 일치 모델은 성과 문제의 근본 원인을 식별하는 비즈니스 관리 도구입니다. 이 모델은 1980년대 초 조직 이론가 David A. Nadler와 Michael L. Tushman에 의해 개발되었습니다. 

Nadler-Tushman 모델의 아이디어는 비즈니스에는 네 가지 주요 요소가 있으며, 각 요소는 서로 고유한 관계를 맺고 있다는 것입니다. 

네 가지 주요 요소는 다음과 같습니다.

• 업무: 비즈니스의 성과를 구성하는 모든 개별 작업. 업무를 보는 방법에는 두 가지 관점이 있습니다. 무엇을 하는지, 어떻게 처리하는지입니다. 

• 사람: 업무 중 개인의 상호 작용. 예를 들어, 관리자와 부하 직원, 팀장과 계약업체 등이 있습니다.  

• 조직 구조: 업무가 위임되는 방식, 어떤 팀이 어떤 일을 하는지, 프로세스가 구축되는 방식 등 비즈니스가 스스로 조직되는 방식입니다. 

• 문화: 팀이 그룹 규범, 모범 사례, 이상, 공유 가치를 회사 전체에 구현하는 방식입니다.

그런 다음 Nadler-Tushman 모델은 이러한 각 요소를 6가지 조합으로 쌍을 이루게 하여 팀이 비즈니스의 성과를 분석할 수 있도록 합니다. 이 6개의 조합은 다음과 같습니다.

• 업무와 사람: 어떤 직원이 어떤 업무를 수행하는지 살펴봅니다. 적절한 사람이 적절한 작업을 완료하고 있나요?

• 업무 및 구조: 팀이 업무를 완료하기 위한 프로세스를 개발하는 방법입니다. 어떤 업무가 완료된 상태인지 명확하게 지시하는 구조와 조직이 충분한가요?

• 업무와 문화: 이는 조성된 환경에 초점을 맞춥니다. 회사 문화가 성과에 도움이 되는 습관을 장려하나요?

• 사람과 구조: 팀의 조직 구조를 나타냅니다. 팀이 개인이 최고의 역량을 발휘할 수 있는 방식으로 조직되어 있나요?

• 사람과 문화: 직원의 태도에 초점을 맞춥니다. 직원들이 생산적인 문화 속에서 일하고 있나요? 직장에서 성공하는 데 도움이 되는 리소스를 파악할 수 있나요? 

• 문화와 구조: 이 쌍은 문화와 회사 조직이 서로에게 미치는 영향과 관련이 있습니다. 비즈니스 조직이 회사 문화와 경쟁합니까, 아니면 도움이 됩니까? 

McKinsey 7s 모델과 유사하게 Nadler-Tushman 모델의 각 요소를 페어링하면 이 두 요소가 서로 어떻게 연관되어 있는지, 그리고 한 측면을 변경하는 것이 다른 측면에 어떻게 영향을 미칠 수 있는지 확인할 수 있습니다.

업무 관리 툴로 격차 분석 작성

갭 분석은 이해관계자와 편리하고 체계적인 방식으로 공유할 때 가장 효과적입니다. Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 팀이 정보를 정리하고 이해관계자와의 커뮤니케이션을 간소화하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. Asana를 사용하여 업무 관리를 지원하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.