최고의 역량을 발휘하는 팀을 위한 그룹 규범 작성 팁과 Asana 매니저 7명의 사례

만약 여러분이 광대 의상을 입고 회의에 들어간다면 어떻게 될까요? 아니면 컴퓨터 알림음을 모두 고양이 울음소리로 바꾸면 어떨까요? 

이러한 사항이 회사 정책에 명시적으로 위배되지 않더라도 팀원들은 여전히 두 번 생각할 수 있습니다. 이는 팀이 준수하는 묵시적인 기본 규칙인 그룹 규범 때문입니다. 그룹 규범은 일반적으로 허용되는 드레스 코드와 같은 작은 세부 정보를 포함하여 그룹이 행동하는 방식을 형성합니다.

그룹 규범은 일반적으로 정의되지 않고 암묵적으로 적용되므로 이전에 생각해 본 적이 없을 수도 있습니다. 의도적으로 그룹 규범을 만들면 팀 협업을 강화하고, 효율성을 높이며, 효과를 극대화할 수 있습니다. 

그룹 규범이란? 

그룹 규범은 팀원이 상호작용하고, 효과적으로 협업하고, 효율적으로 일하는 방식을 안내하는 명시적이거나 암묵적인 규칙입니다. 일반적으로 그룹 규범은 기록되지 않습니다. 대신, 주변 기업 문화의 기본 규칙에 따라 행동 규칙과 기준에 대해 암묵적으로 합의합니다. 이러한 암묵적인 가치는 팀원들이 결정을 내리고, 직장에서 소통하고, 갈등을 해결하는 방식을 알려주고 형성합니다. 

의식적으로 그룹 규범을 만들어 본 적이 없더라도 분명 경험해 보셨을 것입니다. 친목 그룹, 비공식 그룹, 실무 그룹 등 모든 유형의 그룹에는 일련의 규범이 있으며, 이를 깨닫지 못하더라도 시간이 지남에 따라 이를 만들고 다듬습니다.

이 기사에서는 팀의 규범을 수립하고 관리하는 데 도움이 되는 업무 그룹 규범에 초점을 맞춥니다. 이전에 함께 일한 적이 없는 새로운 그룹을 구성하지 않는 한, 다음과 같은 몇 가지 그룹 규범이 이미 마련되어 있을 것입니다. 

• 그룹에서 사용하는 커뮤니케이션 또는 프로젝트 관리 툴

• 그룹이 갈등을 해결하거나 좌절감을 해결하는 방법

• 그룹 구성원이 일반적으로 상호 작용하는 방식(공식 또는 비공식)

• 그룹 멤버들이 미팅에 늦는 것이 얼마나 용인되는지

그룹 규범을 명확하게 파악하고 사전에 형성하면 고성과 팀을 구축하고 역량을 강화하여 한 단계 업그레이드할 수 있습니다. 

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그룹 규범이 중요한 이유 

긍정적인 그룹 규범은 팀원들에게 일상 속 정상성과 안정감을 줍니다. 그룹 규범은 암묵적(또는 정의된) 공유 가치 체계를 만들어 팀원이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 지원합니다. 불확실성에서 오는 의구심과 스트레스를 없앰으로써 그룹 멤버는 더 효과적으로 협업하고 더 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 

팀 구성원이 그룹 규범을 이해하고 이를 준수할 때, 자신에 대한 기대치를 파악하고 그에 따라 업무를 수행할 수 있습니다. 프로젝트의 우선순위를 파악하면 가장 영향력이 큰 업무에 집중할 수 있는 것처럼 팀의 기대치를 이해하면 가장 효과적으로 협업할 수 있습니다. 

그룹 규범은 팀원들이 시간을 더 의도적으로 보내는 데에도 도움이 됩니다. 우리의 주의가 의도와 일치하지 않는 경우가 너무 많습니다. 우리는 가장 중요한 작업이 아닌 일을 위한 일에 너무 많은 시간을 할애합니다. 그룹 규범은 팀원들이 어떻게 상호작용해야 하는지 명확하게 정의하여 미팅 관행과 커뮤니케이션 선호도를 간소화합니다. 이러한 암묵적인 규칙을 명시적인 팀 전체 정책으로 바꾸면 팀원이 어떻게 행동해야 하는지에 대한 추측을 줄이고 결과적으로 효율성을 높일 수 있습니다. 

그룹 규범은 다음과 같은 이점도 있습니다.

• 팀원들이 의사 결정에 참여할 수 있도록 권한을 부여하여 소속감을 형성합니다. 

• 신뢰를 높입니다. 모든 구성원이 현재 상황과 자신의 역할에 대해 동일한 이해를 가질 수 있기 때문입니다. 

• 불확실성을 예측 가능성으로 대체하여 팀워크를 강화합니다.

• 팀 전체의 커뮤니케이션 스타일에 대한 정책을 수립하여 사회적 태만 을 줄입니다. 

좋은 그룹 규범이 건강한 그룹 역학을 구축하는 방법

그룹 규범은 건강한 그룹과 훌륭한 그룹 역학의 기초입니다. 

Bruce Tuckman은 1965년에 발표한 자신의 이론 Tuckman의 집단 발달 단계 에서 집단이 양식되는 방식을 설명했습니다. Tuckman에 따르면 집단은 다음 5단계를 거쳐 발달합니다. 형성기, 갈등기, 규범기, 수행기, 해체기. 

집단은 집단의 발달 단계인 규범기 단계에서 자연스럽게 자체 규범을 만듭니다. 그러나 명확한 지침과 리더십이 없으면 개별 멤버가 필연적으로 자신만의 그룹 규범을 만들게 됩니다. 그룹 규범을 미리 만들면 그룹의 결속력을 확보할 수 있습니다.

최고의 역량을 발휘하는 팀을 위한 그룹 규범의 예시

모든 팀에는 고유한 그룹 규범이 있으며, 일반적으로 팀은 이를 기록하지 않습니다. 그럼에도 불구하고, 그룹이 규범 목록을 작성한다면 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

1. 모든 미팅에는 관련 미팅 안건이 있으므로 팀원들이 제때 준비하여 참석할 수 있습니다. 

2. 팀원은 공유된 업무 관리 툴에서 개별 할 일을 추적하여 모든 구성원이 누가 언제까지 무엇을 하는지 확인할 수 있습니다.

3. 팀원들은 Asana 및 Slack과 같은 공유 툴에서 업무에 대해 소통하여 모든 구성원이 필요한 정보에 액세스할 수 있습니다. 팀은 가능할 때마다 투명성, 가시성, 그룹 토론을 우선시합니다. 

4. 팀 멤버는 매주 월요일 아침에 우선순위를 공유합니다. 새로운 업무가 발생하면, 팀원들은 (프로젝트 마감일이나 출시일을 염두에 두면서) 가장 중요한 업무를 완료하기 위해 마감일을 조정할 수 있습니다. 업무와 프로젝트는 개별 KPI 또는 팀 및 회사 OKR과 연결되어 팀원들이 영향력이 큰 업무를 이해하고 우선순위를 지정할 수 있습니다.

5. 그룹 구성원들은 긍정적인 의도를 가지고 의도적으로 주도합니다. 의견 충돌이 발생하면 확립된 갈등 해결 전략으로 이를 적극적으로 해결합니다. 

6. 팀 멤버는 명확하고 빠른 의사 결정을 우선시합니다. 필요한 경우 의사 결정 매트릭스 또는 문제 해결 전략을 사용합니다.

7. 그룹 멤버는 이해관계자가 프로젝트 프로세스 초기에 참여할 수 있도록 최선을 다합니다. RACI 차트를 사용하여 업무의 주요 이해관계자를 식별하고 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 합니다. 

8. 그룹 리더와 팀 리더는 번아웃을 줄이고 균형을 촉진하기 위해 리소스를 선제적으로 할당합니다. 

9. 그룹 멤버는 Asana 와 같은 일원화된 정보 소스에서 공유되는 프로젝트 상태 업데이트를 통해 최신 정보를 얻습니다. 

10. 그룹 구성원은 시간 블로킹을 사용하여 캘린더에 집중 시간을 예약하여 흐름 상태와 개인의 생산성을 극대화합니다.

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Asana 관리자 7명이 의도적으로 팀 규범을 만드는 방법 

그룹 규범은 회사에 조직 문화가 있는 것처럼 팀에 있습니다. 의도적으로 그룹 규범을 만들지 않으면 시간이 지남에 따라 자연스럽게 발전하게 되며, 반드시 원하는 방식으로 발전하는 것은 아닙니다. 

의도적인 그룹 규범은 훌륭한 팀 빌딩 활동과 매우 유사합니다. 그룹을 이끌 강력한 리더가 필요합니다. 이를 달성할 수 있도록 Asana의 팀 리더 7명에게 시간이 지남에 따라 그룹 규범을 어떻게 만들었는지 알려달라고 요청했습니다. 그들의 답변은 다음과 같습니다.

Asana 제품 매니저 Tony Chang

우리는 정기적인 팀 미팅을 시작하면서 각 팀원이 업무와 관련이 있든 없든 빨간색, 노란색, 녹색 색상을 통해 각 팀원이 어떻게 느끼는지 확인합니다. 이를 통해 투명성과 맥락으로 미팅을 시작할 수 있으며, 이는 서로 소통하고 이해하는 방식을 개선하는 데 도움이 됩니다.

Asana 사용자 운영 매니저 Sinéad (Nade) Nic Eoin

1. 공감 능력을 발휘하고 진솔하게 리드하기. 팀의 관리자는 공감하는 방식으로 일대일 미팅과 대화를 진행하여 솔선수범합니다. 매번 대화할 때마다 관리자는 팀원의 삶에서 어떤 일이 일어나고 있는지 이해하기 위해 노력합니다.

2. 매일 팀 허들에서 열린 토론을 진행합니다. 저희 팀은 고객이 겪고 있는 버그나 문제에 대한 업데이트를 제공하기 위해 매일 허들을 진행합니다. 이러한 회의는 팀을 하나로 묶고, 지식을 공유하며, 교류할 수 있는 공간을 만드는 등 하루 일과의 중추적인 부분을 차지합니다.

3. 선의로 접근하기. 사용자 운영 팀에서는 모든 상호 작용을 좋은 의도로 접근합니다. 이를 통해 업무를 완수하고 해결책을 찾기 위해 필요한 사항을 고민할 수 있습니다.

4. 미팅에서 침묵을 존중하기. 우리는 침묵을 두려워하지 않으려고 노력합니다. 때로는 생각과 아이디어를 정리하거나 용기를 내어 의견을 제시하기 위해 몇 초의 시간이 더 필요한 경우가 있습니다.

5. 적극적이고 정중하게 경청하기. 다른 사람의 말을 끊는 것은 대화를 방해한다는 것을 이해합니다. 우리는 사람들이 말하거나 피드백이나 아이디어를 공유할 때 완전히 경청하는 그룹 규범을 가지고 있습니다.

Asana 브랜드 디자인 Greg Dodds

우리는 특히 디자인 평가 미팅에서 개방적이고 적극적인 피드백 문화를 실천합니다. 팀원은 크리에이티브 프로세스의 어느 단계에서든 작업을 가져와 팀으로부터 지원을 받을 수 있습니다. 고립된 환경에서는 창의성을 발휘하기 어렵습니다. 디자인 평가 미팅을 정기적으로 개최하는 전통을 갖춤으로써 사람들이 어떤 상태에서든 자신의 작업을 제시하고 다른 사람들로부터 새로운 아이디어와 피드백을 얻을 수 있는 안전한 공간을 조성할 수 있습니다.

Asana 현지화 매니저 Ariel Tavares Grilo

1. 저는 우선순위에 집중하고, 업데이트를 공유하고, 협업 방식으로 문제를 해결하기 위해 주간 팀 미팅을 계획합니다. 필요하다면 팀이 이 시간을 활용하여 팀원에게 건설적인 피드백을 제공하도록 권장합니다.

2. 또한 관련 업무에 대한 각 개인의 관심도에 따라 책임과 작업을 재배정하는 경우도 많습니다. 이렇게 하면 우리 각자가 가장 흥미로운 활동을 할 수 있고, 그 결과 동기를 부여받을 수 있습니다.

3. 팀의 핵심은 다른 사람을 존중하는 것입니다. 그 결과, 우리는 팀으로서의 관계를 구축하고 다른 팀과 매우 존중하는 방식으로 상호 작용합니다. 이렇게 하는 것이 건강한 업무 환경을 조성하는 핵심입니다.

대중 및 애널리스트 홍보 부문장 Erin Cheng

우리 팀은 자기 자신과 타인에게 진실하다는 Asana의 가치를 받아들입니다. 우리는 이 홈 오피스 기간 동안 팀을 구축해 왔으며, 직접 만나본 적이 없습니다. 따라서 직장에서나 직장 밖에서 우리가 해결해야 할 문제에 대해 진정성 있게 대처하는 것이 더욱 중요합니다. 

매주 팀 회의와 모든 1:1 미팅을 시작할 때 저는 항상 "잘 지내세요?" 또는 "기분이 어떠세요?" 바로 안건으로 넘어가는 대신에요. 이를 통해 팀이 개인적, 직업적 역할에서 다루고 있는 일을 공유할 수 있는 공간을 만들 뿐만 아니라 안전한 환경과 현재 작업에만 국한되지 않는 지속적인 대화를 만들 수 있습니다.

또한, 우리는 언제 업무가 가능한지, 언제 불가능한지를 정의하는 데 있어 절대적인 명확성을 추구합니다. 저는 홈에 유아가 있기 때문에 종종 취침 시간 이후나 낮잠을 자는 주말에 업무를 처리합니다. 저는 팀에게 이 시간이 제 업무에 가장 적합한 시간이지만, 팀원들이 온라인 상태이거나 응답할 것을 기대하지 않는다는 점을 분명히 했습니다. 모든 사람이 업무에서 벗어날 수 있는 시간이 필요합니다. 

업무 시간 외 커뮤니케이션과 응대에 대한 명확한 기대치와 그룹 규범을 설정하면, 모든 사람이 매니저가 온라인 상태이기 때문에 온라인 상태에 대한 압박을 느끼지 않고도 필요한 휴식을 취하고 재충전할 수 있습니다.

Sonya Chu, Asana 마케팅 애널리틱스 부문장

원격 근무로 전환한 후 Slack 규범

팀이 처음 원격으로 근무하기 시작했을 때, 기존에 강한 관계를 맺고 있지 않은 새로운 팀원들이 있다는 사실과 더해져 갑자기 완전히 새로운 협업 방식을 찾아야 했습니다. 기존의 규칙을 시행하기보다는 팀으로서 우리가 걱정하는 바와 팀으로서 확립하고자 하는 규범을 공유하기 위한 팀 활동으로 접근했습니다. 

예를 들어, 우리는 누군가의 어깨에 가볍게 두드리며 간단한 질문을 할 수 있는 느낌을 유지하는 것이 중요하다는 것을 알게 되었지만, 긴 집중 시간과 흐름 시간을 지키는 것도 중요하다는 것을 알게 되었습니다. 팀으로서 우리는 소통 부족보다 과도한 소통을 선호한다는 것을 알게 되었고, 따라서 언제든지 Slack을 통해 소통하는 것이 좋다는 데 동의했습니다. 각자가 Slack 알림을 관리하고 가장 편리한 시간에 응답할 수 있다는 것을 이해했습니다.

어리석은 질문하기

저는 애널리스트들이 다른 애널리스트들에게 업무에 대한 의견을 자주 구하고 얻을 수 있다고 느낄 때 더 높은 품질의 작업을 더 빨리 생산한다는 것을 알게 되었습니다. 마케팅 애널리틱스 팀의 모든 구성원이 매우 친절하고 도움이 되지만, 우리 모두가 원격으로 근무하고 있고 팀의 많은 구성원이 비교적 신입이기 때문에 팀이 서로에게 편안하게 질문하는 것이 어려웠습니다. 특히 누구에게 물어봐야 할지 정확히 알 수 없는 경우가 많았습니다. 팀 채널에서 질문하는 것은 부적절하고 무섭게 느껴졌습니다. 우리는 그 채널을 사용하여 팀 공지 사항을 만들었기 때문입니다. 

분석가 중 한 명이 훌륭한 아이디어를 냈습니다. 바로 '바보 같은 질문'이라는 Slack 채널을 만들어 질문할 수 있는 안전한 공간을 만드는 것입니다. 사실 대부분의 질문은 전혀 어리석지 않지만, '어리석은 질문'을 위한 공간을 마련하는 것은 사람들이 질문에 대해 판단받을 것이라는 두려움을 극복하는 데 정말 도움이 되었습니다. 이렇게 하면 더 많은 고령의 애널리스트와 제가 스스로 '바보 같은' 질문을 던짐으로써 행동을 모델링하는 것뿐만 아니라, 질문하는 것이 항상 권장된다는 것을 확립하는 데 정말 도움이 되었습니다.

Asana 일본 마케팅 리더 Akira Uchino

명확성은 첫 번째 단계입니다. 명확성을 높이는 일환으로 팀원들이 무언가에 대해 '개인 최고'를 설정할 수 있도록 지원합니다. 제 일은 팀원들이 자신의 능력을 확인하도록 격려하는 것입니다. 그런 다음, 이러한 이해를 바탕으로 성장과 목표를 달성하는 방법에 대한 명확한 비전을 가질 수 있습니다. 이를 바탕으로, 그 방향으로 다음 단계를 밟을 수 있는 방법을 공동으로 만들고, 일본 마케팅 팀이 그들의 성장을 어떻게 지원할 수 있을지 파악할 수 있습니다.

팀에 투자하기

그룹 규범을 구축하는 데는 시간이 걸리지만, 그룹 규범에 투자하는 것은 팀에 투자하는 것입니다. 명확한 그룹 규범은 불확실성을 제거하고 팀원들에게 자신에 대한 기대치를 명확하게 알려줍니다. 이렇게 하면 모든 구성원이 성공을 거둘 수 있는 환경을 조성하고 신규 멤버가 첫날부터 원활하게 업무를 시작할 수 있습니다.

그룹을 강화하고 훌륭한 팀워크를 구축하는 방법에 대한 자세한 팁은 팀 협업을 강화하는 10가지 간단한 단계 에 대한 Asana의 기사를 읽어보세요.

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