벤치마킹이란 무엇인가요? 벤치마킹을 설정하는 방법

성공은 모호한 용어입니다. 성공이란 무엇인가요? 그리고 여러분, 여러분의 프로젝트, 여러분의 비즈니스가 성공했는지 어떻게 알 수 있을까요? 사실, 모든 사람은 성공을 다르게 측정합니다. 이로 인해 성공을 정의하기가 어려워집니다. 특히 팀을 관리하거나 비즈니스를 성장시키는 경우에는 더욱 그렇습니다.

그렇기 때문에 성공에 대한 나만의 기준을 설정하는 것이 매우 중요합니다. 이는 벤치마킹이라고 하는 데이터 기반 접근 방식을 통해 할 수 있습니다. 벤치마킹을 통해 경쟁사와 내부 비교를 사용하여 성공을 위한 신뢰할 수 있는 참조 기준을 만들 수 있습니다.

벤치마킹이란?

벤치마킹이란 미리 정해진 기준을 말하며, 벤치마킹은 이러한 기준을 설정하는 프로세스를 말합니다. 벤치마킹을 설정하려면 다른 것과 비교하여 업무를 측정해야 합니다. 다음과 같이 벤치마킹을 설정할 수 있는 다양한 요소가 있습니다.

• 경쟁사. 귀사의 업무 또는 원하는 결과를 경쟁사와 비교하면 업계에서 일반적인 것이 무엇인지, 고객이 무엇을 기대하는지 알 수 있습니다. 이를 파악하면 경쟁력을 유지하기 위해 비즈니스, 제품 또는 메시지를 조정할 수 있습니다.

• 이전 결과. 이전 결과를 벤치마킹으로 사용하면 내부적으로 개선되고 있는지 확인할 수 있으며 프로세스와 워크플로의 격차를 파악하는 데 도움이 됩니다. 개선되고 있다면 현재 하고 있는 일에 더욱 집중할 수 있습니다(효과가 있기 때문입니다). 그렇지 않다면, 이는 변화를 이룰 수 있는 좋은 기회입니다.

• 목표. 목표를 벤치마킹 기준으로 사용하면 결과가 시작할 때 예상했거나 처음에 원했던 것인지 확인할 수 있습니다. 목표에 미치지 못하는 경우, 목표를 달성할 수 있도록 목표를 조정해야 할 수 있습니다.

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벤치마킹의 이점

벤치마킹은 업무 수행 방식에 대한 기준을 설정하는 데 도움이 됩니다. 그러나 벤치마킹은 의견이나 아이디어를 기반으로 기준을 선택하는 것이 아니라 데이터에 기반합니다. 이를 통해 업무 표준이 가장 큰 영향을 미치는 사항을 목표로 하고 이에 집중할 수 있습니다.

벤치마킹은 또한 직원들에게 직장의 기대 사항과 목표에 대한 근거를 보여줍니다. 팀의 일상적인 작업이 왜 중요한지 보여주는 데이터를 제공하므로 모든 구성원이 무엇을 위해, 왜 일하는지 파악할 수 있습니다.

벤치마킹에는 다음과 같은 많은 이점이 있습니다.

• 성공을 정의하고 결정합니다. 벤치마킹을 통해 회사의 성공이 어떤 모습인지 결정할 수 있습니다. 예를 들어, 성공에 대한 벤치마킹이 전년 대비 리드 창출이 10% 지속적으로 증가하는 것이고 11%를 달성하기 위해 계획대로 진행 중이라면, 기대치를 초과했다는 것을 알 수 있습니다.

• 격차 파악. 벤치마킹을 통해 경쟁사와 비교한 차이를 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 경쟁사가 8개의 새로운 제품 기능을 개발하는 것과 동일한 기간에 3개의 새로운 제품 기능을 개발한다면 경쟁력을 유지하기가 어렵습니다.

• 제품 품질에 대한 더 높은 기준을 설정합니다. 벤치마킹을 통해 고객 만족도를 높이는 고품질의 제품이나 서비스를 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 벤치마킹이 매년 4회의 커뮤니티 이벤트를 주최하는 것이라면 고객과 더 자주 소통하기 위한 기준을 설정하는 것입니다.

벤치마킹 설정이 중요한 이유는 무엇인가요?

벤치마킹을 설정하는 것은 간단하지만, 이는 하나의 프로세스입니다. 시작하기 전에 비교에 사용할 관련 벤치마킹 데이터를 수집하세요. 이는 경쟁업체, 이전 업무 또는 목표에 대한 데이터일 수 있습니다. 이 데이터 수집에서 얻은 지표는 벤치마킹 분석의 기준이 됩니다.

예를 들어, 제품 출시를 추적하고 있다고 가정해 보겠습니다. 아이디어 도출부터 실행까지 3개월이 걸린다는 것을 알게 됩니다. 이 기간은 여러분의 인식에 따라 길거나 짧게 느껴질 수 있지만, 인식이 제품 출시를 위한 최적의 시기인지 파악하는 정확한 방법은 아닙니다. 대신 벤치마킹을 사용하여 각 제품 출시가 얼마나 소요되어야 하는지 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 다음과 같은 사항을 살펴볼 수 있습니다.

• 경쟁사가 비슷한 제품을 출시하는 데 시간이 얼마나 걸리나요? 

• 지난 제품 출시는 얼마나 걸렸나요?

• 이번 출시 과정에서 시간을 절약할 수 있도록 프로세스를 개선했나요?

여기서도 다른 세부 정보가 고려된다는 점에 유의하세요. 경쟁사가 귀사보다 더 빨리 제품을 출시할 수 있지만, 경쟁사의 팀과 예산이 귀사의 두 배라면 이는 관련이 없습니다. 벤치마킹을 현재 상황과 비교하고 적합한 것을 선택하세요.

벤치마킹의 유형

벤치마킹에는 내부, 경쟁, 전략의 세 가지 유형이 있습니다. 측정하는 것과 달성하고자 하는 것이 유형을 결정합니다.

내부 벤치마킹

벤치마킹이 처음이라면 내부 벤치마킹이 가장 쉽게 시작할 수 있는 벤치마킹입니다. 프로젝트 관리의 다른 부분과 마찬가지로, 내부 벤치마킹은 조직의 지식을 활용하여 질문에 답합니다. 또한, 내부 정보를 검토하기 때문에 데이터 수집은 전적으로 통제할 수 있습니다. 내부 벤치마킹의 경우, 다른 부서, 팀, 심지어 이전 업무에 대한 비즈니스 성과 지표를 검토합니다. 현재 업무에 적용할 수 있는 모범 사례나 효과적인 프로세스를 찾아보세요.

다음과 같은 방법으로 내부 정보를 수집할 수 있습니다.

• 설문지를 사용하고 동료나 부하 직원에게 무엇을 어떻게 달성했는지 질문합니다.

• 과거 프로젝트를 검토하고 회사에 경쟁 우위를 제공한 비즈니스 프로세스를 찾습니다.

• 영향력이 큰 이니셔티브를 연구합니다. 무엇이 이니셔티브를 성공으로 이끌었나요? 이러한 프로젝트를 성공으로 이끈 프로세스나 모범 사례를 재사용하고 표준화할 수 있다면, 이러한 프로세스나 모범 사례는 성과 벤치마킹에 적합한 후보가 됩니다.

• 이전 목표를 살펴보고 업무가 기대에 부합하는지 확인합니다.

이 정보를 수집할 때 원하는 결과(즉, 복제하고 싶고 표준이 될 수 있는 프로세스)를 기록하세요. 또한, 실제 성과와 목표 성과 간의 차이인 성과 격차에 주목하세요. 이 프로세스는 현재 성과를 원하는 성과와 비교하는 격차 분석과 비슷합니다. 내부 벤치마킹을 제외하고는 현재 성과를 과거 성과 또는 다른 팀의 성과와 비교하는 것입니다. 

효과가 있었던 것과 그렇지 않았던 것을 파악했다면, 표준화하고 싶은 프로세스와 워크플로를 벤치마킹하여 내부 검토를 마칠 수 있습니다.

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경쟁 벤치마킹

이것은 내부 검토의 반대편으로, 업계의 다른 기업들의 결과를 외부에서 살펴봅니다. 경쟁 벤치마킹은 신뢰할 수 있는 데이터를 찾기가 더 어렵기 때문에 더 까다롭습니다. 경쟁업체가 정보를 공유하거나 타사로부터 데이터를 받아야 하며, 이 경우 데이터를 확인할 수 없을 수 있습니다.

하지만 파악할 가치가 있습니다. 데이터 수집이라는 난관을 극복하고 나면 경쟁사 조사는 경쟁 우위를 확보할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 이를 통해 업계에 공통적인 패턴이나 주제를 파악할 수 있으며, 이를 벤치마킹 및 전반적인 프로세스 개선에 활용할 수 있습니다.

예를 들어, 직접적인 경쟁사가 귀사 계정보다 소셜 미디어 참여도가 더 높다는 사실을 발견했다고 가정해 보겠습니다. 이 정보를 사용하여 귀사의 소셜 미디어 참여에 대한 벤치마킹을 설정할 수 있습니다. 간단히 말해, 귀사가 업계에서 경쟁력을 유지하기 위해 달성해야 할 소셜 미디어 성과 지표를 결정하는 것입니다.

전략적 벤치마킹

때때로 어떤 것이 잘 작동하지 않는다는 것을 알지만 그 이유를 파악할 수 없는 경우가 있습니다. 단순히 문제 해결의 늪에 빠져 있거나, 새로운 시장으로 진출하고 완전히 새로운 업무 방식을 개발하고 있을 수 있습니다. 전략적 벤치마킹은 업계 지식을 뛰어넘는 창의적인 방법입니다. 전략적 벤치마킹의 경우, 동급 최고의 성과를 찾고 있습니다. 이는 종종 다른 회사, 산업, 심지어 문화까지 살펴보고 업무에 대한 새로운 전략적 벤치마킹을 만들 수 있는지 확인하는 것을 의미합니다.

전략적 벤치마킹은 역사적으로 혁신을 촉진하기 위해 사용되어 왔습니다. 예를 들어, 에스컬레이터 회사가 쇼핑몰로 진출했을 때, 사람들을 중력에 맞서 빠르고 가파르게 올라가게 하는 문제를 해결해야 했습니다. 이것은 해당 업계에서 전례가 없는 일이었기 때문에 외부를 살펴봤습니다. 결국 이들은 광업 분야의 기술을 활용하여 쇼핑몰 에스컬레이터를 설계했습니다. 이와 같이 성공적으로 수행하면 전략적 벤치마킹을 통해 경쟁사를 훨씬 앞지를 수 있습니다. 

기술 벤치마킹

기술 벤치마킹은 제품, 서비스 또는 프로세스의 기술적 측면을 업계 선도 기업이나 경쟁사의 기술적 측면과 비교하는 것을 말합니다. 이러한 유형의 벤치마킹은 기업이 사용하는 특정 기술, 도구 또는 방법에 초점을 맞추어 혁신이 어떻게 비교되는지 평가할 수 있도록 합니다. 

엔지니어링 방법, 생산 기술 또는 소프트웨어 툴과 같은 사항을 검토함으로써 기업은 기술이 뒤처질 수 있는 영역을 파악하고 경쟁력과 효율성을 유지하기 위한 개선 사항을 구현할 수 있습니다.

성과 벤치마킹

성과 벤치마킹은 특정 지표를 경쟁사 또는 업계 표준과 비교하여 회사의 전반적인 성과를 평가하는 프로세스입니다. 이 접근 방식은 생산성, 효율성, 수익성 등 중요한 지표를 살펴봄으로써 회사가 핵심 영역에서 얼마나 잘 성과를 내고 있는지에 대한 인사이트를 제공합니다. 

목표는 성과 격차를 파악하고 성과를 향상시킬 수 있는 전략을 수립하여 회사가 경쟁력을 유지하고 시간이 지남에 따라 지속적으로 개선되도록 하는 것입니다.

벤치마킹 방법

벤치마킹 프로세스는 조직의 성과를 개선하는 체계적인 접근 방식입니다. 다음 8가지 간단한 단계를 따르면 벤치마킹을 사용하여 워크플로와 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있습니다.

1단계: 벤치마킹할 대상을 결정합니다

벤치마킹하고 싶은 대상을 결정합니다. 벤치마킹이 처음이라면 업무에 가장 큰 영향을 미치는 프로젝트, 프로세스 또는 원하는 결과에 대한 벤치마킹을 생성하는 것부터 시작하세요.

예: 소프트웨어 개발 팀은 고객 만족도와 제품 품질을 향상하기 위해 버그 해결 시간을 벤치마킹하기로 결정합니다.

2단계: 벤치마킹 유형 결정

즉, 데이터가 경쟁적 벤치마킹, 내부 벤치마킹 또는 전략적 벤치마킹 중 어디에서 나올지 결정합니다.

예: 팀은 경쟁 벤치마킹을 선택하고 소프트웨어 개발 분야의 업계 선도 기업과 버그 해결 시간을 비교할 계획입니다.

3단계: 검토 및 기록

벤치마킹을 수행하는 대상을 살펴보세요. 모든 관련 프로세스를 기록하고 관련 워크플로를 문서화하여 시작하기 전에 현재 상황을 잘 파악할 수 있도록 하세요.

예: 팀이 현재 버그 추적 프로세스를 문서화하고 평균 해결 시간이 72시간임을 기록합니다.

4단계: 데이터 수집

벤치마킹의 유형에 따라 데이터는 경쟁사 조사 또는 내부 데이터에서 얻을 수 있습니다. 경쟁업체에 대한 조사를 활용할 때는 사실 확인이 어려울 수 있는 경쟁업체에 대한 2차 정보(예: 웹사이트나 뉴스 기사)에 주의하세요.

예: 팀은 업계 보고서를 조사하고, 기술 컨퍼런스에 참석하며, 성과가 뛰어난 소프트웨어 기업의 버그 해결 시간에 대한 공개 데이터를 검토합니다.

5단계: 데이터 분석하기

데이터를 자체 성과와 비교하거나 격차, 패턴, 개선 기회를 식별하기 위해 노력합니다.

예시: 팀은 업계 리더들이 평균 24시간 이내에 버그를 해결한다는 사실을 발견하고, 이는 팀의 성과와 상당한 차이가 있음을 보여줍니다.

6단계: 계획을 수립합니다

데이터는 그 자체로는 큰 도움이 되지 않습니다. 완벽한 분석을 마쳤다면 프로젝트 계획을 사용하여 이러한 벤치마크를 어떻게 설정하고 사용할지 결정하세요.

예: 팀은 새로운 분류 프로세스와 자동화된 테스트 도구를 도입하여 6개월 이내에 버그 해결 시간을 36시간으로 단축하는 계획을 수립합니다.

7단계: 변경 사항 반영하기

이제 프로젝트 관리 단계로 넘어가 벤치마킹을 완전히 구현하고 업무, 팀, 회사에 대한 새로운 표준을 만들 수 있습니다.

예: 팀은 버그 해결 프로세스를 간소화하기 위해 일일 버그 분류 미팅, 우선순위 지정 시스템, 지속적 통합 파이프라인을 도입하기 시작합니다.

8단계: 반복하기

벤치마킹은 지속적인 프로세스이지만, 각 새로운 아이디어나 워크플로에 따라 달라집니다. 모든 신규 프로젝트에 대해 처음부터 프로세스를 다시 시작하세요.

예: 3개월 후, 팀은 버그 해결 시간을 다시 평가하여 48시간으로 단축한 것을 확인합니다. 그런 다음 36시간 목표를 달성하기 위한 추가 최적화에 중점을 두고 벤치마킹 프로세스를 다시 시작합니다.

벤치마킹 예시

벤치마킹은 비즈니스가 무엇을 측정하고자 하는지에 따라 다양한 형태를 취할 수 있습니다. 다음은 벤치마킹 방법을 설명하고 다양한 비즈니스 영역에서 서로 다른 벤치마킹 방법론이 어떻게 적용되는지 보여주는 몇 가지 예시입니다.

고객 서비스 응답 시간

회사는 외부 벤치마킹을 사용하여 고객 서비스 응답 시간을 업계 표준과 비교할 수 있습니다. 첫 응답 시간 및 해결 시간과 같은 특정 핵심 성과 지표(KPI)를 분석함으로써 비즈니스는 개선을 위한 실행 계획을 수립할 수 있으며, 이를 통해 효율성을 높이고 고객 만족도를 향상시킬 수 있습니다.

제품 품질 비교

제품 품질과 관련하여 제조업체는 자사 제품을 선도적인 경쟁사의 제품과 비교할 수 있습니다. 이 벤치마킹은 내구성 및 불량률과 같은 영역에 초점을 맞춤으로써 지속적인 프로세스 개선이 필요한 영역을 파악하는 데 도움이 됩니다. 목표는 회사가 경쟁력을 유지하면서 높은 수준을 유지하도록 하는 것입니다.

소셜 미디어 참여율

비즈니스는 업계 벤치마킹과 비교한 참여율을 확인함으로써 소셜 미디어 성과를 평가할 수 있습니다. 공유 및 댓글과 같은 KPI를 모니터링함으로써 회사는 상호 작용을 개선하기 위해 전략을 조정할 수 있습니다. 이러한 벤치마킹 접근 방식은 변화하는 디지털 환경에서 회사가 민첩성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

벤치마킹은 최고 기준을 설정합니다

프로세스, 워크플로, 결과를 벤치마킹하면 성공을 측정할 수 있는 기준을 얻을 수 있습니다. 벤치마킹은 기대치를 명확히 하고 팀이 최고의 결과를 낼 수 있는 방법을 알려줍니다.  

벤치마킹은 비즈니스를 발전시키는 업무 표준을 찾는 데 도움이 되지만, 업무를 완료하는 데는 도움이 되지 않습니다. Asana를 사용하면 더 뛰어난 성과를 더 빠르게 거둘 수 있는 워크플로를 추적하고, 자동화하고, 구축할 수 있습니다.

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벤치마킹 관련 FAQ

벤치마킹이란 무엇인가요?

벤치마킹은 조직이 자사의 비즈니스 성과 또는 프로세스를 동일한 업계의 다른 조직과 비교하거나 업계 표준과 비교하여 측정하는 데 사용하는 표준 또는 참조 지점입니다. 벤치마킹은 현재 성과를 평가하고, 지속적으로 개선해야 할 부분을 파악하고, 시간이 지남에 따른 성과를 측정할 수 있는 기준을 제공합니다. 벤치마킹 데이터를 사용하면 기업은 자신을 경쟁사와 비교할 수 있으며, 이를 통해 우수한 성과를 달성하고 경쟁 우위를 유지할 수 있습니다.

벤치마킹의 예시가 있나요?

벤치마킹의 예시로는 기업이 주요 경쟁사 또는 업계 표준과 응답 시간을 비교하여 고객 서비스 성과를 평가하는 경우가 있습니다. 이를 통해 기업은 자사의 성과를 비교하고 효율성과 고객 만족도를 높이기 위해 어떤 부분을 개선해야 하는지 파악할 수 있습니다.

벤치마킹의 주된 목적은 무엇인가요?

벤치마킹의 주요 목적은 조직이 동일한 업계 내의 다른 조직과 비교하거나 공인된 표준과 비교하여 성과를 평가할 수 있도록 돕는 것입니다. 벤치마킹 프로세스는 개선해야 할 부분을 파악하고, 성과 격차를 해소하며, 지속적인 발전과 혁신의 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다.

벤치마킹과 목표 설정의 차이점은 무엇인가요?

목표와 벤치마킹 모두 프로젝트 결과를 분석하는 데 사용할 수 있지만, 실제로는 약간의 차이가 있습니다. 근본적인 차이점은 목표입니다. 목표는 달성하고자 하는 것이며 일반적으로 성장 지향적이지만, 벤치마킹은 실제 결과를 기준과 비교합니다. 다시 말해, 목표는 달성하고자 하는 것이고, 벤치마킹은 성과를 다른 기준과 비교하는 것입니다. 

예를 들어, 올해 반복되는 수익이 $500,000에 달하도록 비즈니스 목표를 설정했다고 가정해 보겠습니다. 이 목표는 현금 흐름을 성장시키고 확대하기 위해 달성하고자 하는 것을 보여줍니다. 반면에, 매출 벤치마킹은 귀사의 수익을 경쟁사 또는 전년도와 비교합니다. 일반적으로 벤치마킹을 사용하여 목표를 설정할 수 있습니다. 작년에 매출이 20만 달러였고 기하급수적으로 성장하고 있다는 것을 안다면 50만 달러는 현실적인 목표입니다.

벤치마킹과 경쟁사 분석의 차이점은 무엇인가요?

벤치마킹과 경쟁사 분석 모두 경쟁사 조사를 통해 다른 회사가 어떻게 운영되는지 파악합니다. 두 가지의 차이점은 범위입니다. 벤치마킹은 범위가 더 작고 개별 비즈니스 프로세스에 중점을 두는 반면, 경쟁력 분석은 범위가 더 크고 큰 그림의 전략과 목표에 중점을 둡니다. 

벤치마킹을 통해 경쟁사 조사 데이터를 사용하여 자체 프로세스와 모범 사례를 검토할 수 있습니다. 이러한 벤치마킹을 기록하고 저장하여 업무 표준을 설정합니다. 이는 데이터를 사용하여 전반적인 비즈니스 전략을 검토하는 경쟁력 분석과는 조금 다릅니다. 벤치마킹을 사용할지 경쟁사 분석을 사용할지는 프로젝트의 범위에 따라 달라집니다. 프로세스만 살펴본다면 벤치마킹이 적합합니다. 더 큰 전략과 목표에 대한 데이터를 찾고 있다면 경쟁사 분석을 사용하는 것이 좋습니다.