프로세스 매핑이란? 단계, 종류, 예시, 템플릿

배포 지연. 놓친 검토. 중복된 업무. 이러한 문제는 생산성 문제가 아니라 프로세스 문제입니다. 전체 워크플로가 어떻게 구성되는지 아무도 파악하지 못하면, 간단한 작업조차도 진행에 차질을 빚을 수 있습니다. 바로 이럴 때 프로세스 매핑이 필요합니다. 이를 통해 보이지 않는 것을 볼 수 있습니다.

프로세스 맵은 업무 처리 방식을 시각적으로 나타내는 기능입니다. 팀이 병목 현상을 파악하고, 담당 업무가 명확해지고, 가장 일상적인 워크플로까지도 간소화하는 데 도움이 됩니다. 이 가이드에서는 누가 프로세스 매핑을 사용하는지, 프로세스 매핑이 제공하는 이점, 만들 수 있는 맵의 유형, 그리고 팀이 더 스마트하게 일하는 데 도움이 되는 프로세스 맵을 만드는 방법을 살펴보겠습니다.

프로세스 매핑이란?

프로세스 매핑은 업무가 처음부터 끝까지 어떻게 흐르는지를 시각적으로 기록하는 기법입니다. 이 기법에서는 프로세스의 각 단계, 결정 지점, 인계 단계를 보여주는 다이어그램(일반적으로 플로 차트 또는 워크플로 다이어그램이라고 함)을 만들어 팀이 업무 처리 방식을 이해하고, 이에 대해 소통하고, 이를 개선할 수 있도록 합니다.

프로세스 매핑의 목적은 프로세스가 진행되는 방식을 간단하고 명확한 방식으로 전달하는 것입니다. 누군가에게 구두로 설명하는 대신 맵을 제공할 수 있습니다. 처음부터 끝까지 프로세스를 매핑하면 효과적인 점과 그렇지 않은 점을 쉽게 파악할 수 있습니다.

• 새 직원 온보딩

• 반복되는 문제 해결

• 복합 워크플로 문서화

• 누가 어떤 업무를 담당하는지 파악하기

특정 프로세스가 혼란스럽거나 오해의 소지가 있는 경우, 워크플로 매핑을 통해 모든 사람에게 명확하게 설명할 수 있습니다.

프로세스 매핑은 누가 사용하나요?

프로세스 매핑은 소규모 팀부터 엔터프라이즈 조직에 이르기까지 다양한 업계와 역할에서 사용됩니다. 이 기법으로 가장 큰 혜택을 받는 사람은 다음과 같습니다.

• 비즈니스 애널리스트는 프로세스 매핑을 사용하여 비즈니스 프로세스가 어떻게 작동하는지 이해하고 문서화하며, 비효율성을 파악하고, 개선 사항을 제안합니다.

• 운영 관리자는 프로세스 맵을 사용하여 워크플로를 표준화하고, 낭비를 줄이고, 팀 조율을 개선합니다.

• 프로젝트 매니저는 복잡한 이니셔티브를 계획하고, 종속성을 명확히 하고, 이해관계자를 조율하기 위해 프로세스 맵을 만듭니다.

• HR 및 교육 팀은 프로세스 맵을 사용하여 온보딩 워크플로를 문서화하고, 정책을 설명하며, 신규 직원이 더 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 지원합니다.

• IT 및 엔터프라이즈 아키텍트는 소프트웨어 개발 및 자동화 프로젝트를 지원하기 위해 시스템 연동 및 데이터 흐름을 매핑합니다.

• 컨설턴트는 프로세스 매핑을 사용하여 고객이 현재 상태를 시각화하고 더 효율적인 작업 방식을 설계할 수 있도록 지원합니다.

팀이 업무 처리 방식을 설명, 개선 또는 표준화해야 하는 경우, 프로세스 매핑이 도움이 될 수 있습니다.

프로세스 맵을 사용하는 이유

프로세스 맵은 아이디어를 팀이 따를 수 있는 명확한 단계로 전환합니다. 업무를 계획하고, 문제를 파악하고, 업무 처리 방식을 개선할 수 있는 간단한 방법입니다.

프로세스 매핑이 도움이 되는 점은 다음과 같습니다.

• 비효율성 발견: 작업이 쌓이거나, 중단되거나, 누락되는 부분을 파악합니다.

• 아이디어를 간소화합니다: 원대한 아이디어를 작은 단계로 나눕니다.

• '만약에'에 대비한 계획 수립: 비상 대책을 수립하고 문제가 발생하기 전에 미리 해결하세요.

• 역할을 명확히 합니다: 각 프로세스 단계를 담당할 사람을 지정합니다.

• 프로세스 문서 작성: 누구나 따라 할 수 있는 반복 가능한 가이드를 작성합니다.

• 명확하게 소통하세요: 간단한 시각 자료를 사용하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 하세요.

• 의사 결정을 더 빠르게 내립니다: 오고 가는 커뮤니케이션이 줄어들면 의사 결정을 더 신속히 내릴 수 있습니다.

• 팀을 지원하세요: 팀원들이 업무에 자신감을 가질 수 있도록 도와주세요.

• 규정을 준수합니다: ISO 9000 및 ISO 9001과 같은 표준을 준수합니다.

프로세스 맵의 유형

프로세스 맵의 외관과 규모는 다양합니다. 모든 프로세스 맵은 동일한 목적을 가지고 있지만, 특정 유형의 프로세스 맵은 특정 프로젝트에 더 적합할 수 있습니다. 다음은 간단한 비교입니다.

이제 각 유형과 이를 사용하는 경우를 자세히 살펴보겠습니다.

플로 차트

기본적인 플로 차트는 가장 단순하고 가장 널리 사용되는 유형의 프로세스 맵입니다. 기본 플로 차트는 표준 프로세스 매핑 기호를 사용하여 처음부터 끝까지 인풋(Input), 아웃풋(Output), 프로세스 단계를 나타냅니다.

• 새로운 워크플로를 계획하기 위해

• 기존 워크플로 문서화하기

• 프로세스에서 문제 해결

• 팀 커뮤니케이션의 효율을 높이세요

또한, 온보딩 또는 브레인스토밍 세션 중에 프로세스를 문서화하는 데도 훌륭한 시작점이 됩니다.

최적의 용도: 명확한 일련의 단계에 따라 특정 프로세스가 시작부터 끝까지 어떻게 진행되는지 보여줄 때

상위 레벨 프로세스 맵

하향식 맵 또는 가치 사슬 맵이라고도 알려진 이 버전은 비즈니스 프로세스에 대해 전체적인 수준의 개요를 제공합니다. 이 버전은 세부 정보를 생략하고 주요 단계에 초점을 맞춥니다.

상위 레벨 프로세스 맵은 다음과 같은 경우에 유용합니다.

• 새로운 프로세스 구조를 정의할 때

• 경영진 또는 외부 파트너와 개요 공유하기

• 상세한 맵을 구축하기 전에 범위 지정 중

최적의 용도: 세부 내용을 설명하지 않고도 프로세스의 필수적인 단계를 전달할 때

상세한 프로세스 맵

이 맵에는 실행 과제, 결정 사항, 하위 프로세스, 인풋, 아웃풋, 메트릭, 비상 계획 등 모든 것이 포함됩니다. 이 맵은 종종 의사 결정 시점을 명확하게 표시하고 누가 어떤 업무를 담당하는지 정확히 보여 줍니다.

다음과 같은 경우에 적합합니다:

• 복잡한 워크플로 분석

• 비효율성 또는 지연 찾기

• 새로운 프로젝트를 대규모로 표준화하기

최적의 용도: 프로세스가 진행되는 방식을 완전하고 철저하게 이해할 때

스윔레인 맵

교차 기능 플로 차트라고도 하는 스윔레인 다이어그램은 책임을 가로 또는 세로 '레인'으로 나누어 프로세스를 정리합니다. 각 레인은 사용자, 역할 또는 팀을 나타냅니다.

이 다이어그램을 사용하여 다음을 수행하세요.

• 책임감을 명확히 하세요

• 부서 간 인수인계 추적

• 교차 기능 워크플로에서 업무 조율의 효율을 높이세요

• 프로세스 변경 시 역할을 명확히 지정하기

최적의 용도: 여러 팀이 참여하는 프로세스에서 역할과 책임을 명확히 할 때

가치 흐름 맵

가치 흐름 맵은 제품이나 서비스의 전체 여정을 시작부터 제공까지 추적하는 데 사용하는 린(Lean) 도구입니다. 가치 흐름 맵은 특수한 매핑 기호 세트를 사용하여 정보와 자료가 각 단계를 어떻게 이동하는지 나타냅니다.

이 도구를 사용하면 다음과 같은 데이터와 지표를 파악할 수 있습니다.

• 주기 시간

• 관련 인원수

• 무駄 또는 지연이 발생하는 곳

고객에게 가치가 전달되는 방식을 추적하고 낭비를 줄일 수 있는 기회를 찾는 데 가장 적합합니다.

SIPOC 다이어그램

SIPOC 다이어그램은 Suppliers(공급자), Inputs(인풋 또는 투입), Process(프로세스), Outputs(아웃풋 또는 산출물), Customers(고객)을 나타내는 두문자어입니다. 이 다이어그램은 흐름식 프로세스 맵이 아니라 구조화된 차트로, 더욱 상세한 프로세스 맵을 작성하기 전에 워크플로를 전반적으로 파악할 수 있습니다.

이 프로세스 매핑 도구를 식스 시그마 방법론이나 구조화된 프로세스 매핑 활동과 함께 사용하세요. 5개의 SIPOC 열 각각은 프로세스와 관련된 이해관계자를 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

이 도구를 사용하여 다음을 수행하세요.

• 복잡한 프로세스의 범위 정의하기

• 모든 구성 요소와 팀원을 파악합니다

• 프로세스 개선 프로젝트에 대한 명확한 경계 설정

워크플로 전체를 매핑하기 전에 관련된 사항을 개략적으로 설명하는 데 가장 적합합니다.

BPMN(비즈니스 프로세스 모델 및 표기법)

BPMN은 비즈니스 프로세스 매핑을 위한 표준화된 방법입니다. 고유한 기호를 사용하여 작업, 이벤트, 의사 결정이 어떻게 진행되는지 보여 주므로 기술 팀과 비기술 팀이 더 쉽게 보조를 맞출 수 있습니다.

다음과 같은 작업을 수행해야 하는 경우에 매우 유용합니다.

• 여러 툴 또는 시스템에 걸쳐 논리를 문서화할 때

• 나중에 자동화될 워크플로를 구축하기

• 소프트웨어 연동 또는 프로세스 개발 지원

여러 시스템과 팀에 걸쳐 명확성이 필요한, 체계적이고 종종 자동화된 프로세스를 매핑하는 데 가장 적합합니다.

프로세스 매핑 기호

프로세스 맵은 공통된 시각적 언어를 사용하여 업무가 한 단계에서 다른 단계로 이동하는 방식을 나타냅니다. Unified Modeling Language(통합 모델링 언어, UML)에서 채택된 이러한 기호는 작업, 의사 결정, 지연과 같은 주요 요소를 표시하는 데 도움이 됩니다.

다음은 가장 많이 사용되는 프로세스 매핑 기호와 그 의미입니다.

가장 자주 사용할 핵심 기호는 다음과 같습니다. 맵이 더 복잡해짐에 따라 추가할 수 있는 다른 기호들도 있지만, 이 기호 세트는 확실한 출발점이 됩니다.

프로세스 맵을 만드는 방법

펜과 종이, 화이트보드 또는 프로세스 매핑 소프트웨어를 사용하여 프로세스 맵을 만들 수 있습니다. 기성 템플릿을 찾을 수 있지만, 프로세스를 처음부터 매핑하는 방법을 배우면 모든 단계를 제어할 수 있습니다.

1단계: 매핑할 프로세스 선택하기

매핑하고자 하는 특정 프로세스를 선택하세요. 이 프로세스는 혼란스럽거나 비효율적이거나 팀원들에게 명확하지 않은 프로세스일 수 있습니다. 설명해야 하는 새로운 프로세스이거나 팀원들을 혼란스럽게 만드는 복잡한 프로세스일 수 있습니다. 하나를 선택하고 간단한 이름을 지정하세요.

2단계: 관련된 모든 활동과 사람의 목록 작성하기

먼저 프로세스 흐름에 포함된 모든 작업을 적어 두세요. 아직은 순서에 대해 걱정하지 마세요. 모든 입력 사항, 실행 사항, 각 작업의 담당자를 나열하여 목록으로 만듭니다.

팀 및 기타 이해관계자와 협력하여 다음 작업을 수행하세요:

• 중요한 하위 프로세스를 파악합니다

• 포함할 세부 정보의 양을 결정합니다

• 시작점과 끝점을 명확하게 표시합니다

3단계: 단계 순서 정하기

이제 해당 목록을 사용하여 작업을 올바른 순서로 정리하세요. 현재 프로세스를 처음부터 끝까지 살���보고, 앞서 놓친 단계를 모두 채우세요. 이렇게 하면 워크플로를 완전히 파악할 수 있습니다.

4단계: 플로 차트 그리기

가장 적합한 형식을 선택하세요. 세부 정보 수준과 프로세스의 유형에 따라 다음과 같은 옵션이 있습니다.

• 기본 플로 차트

• 스윔레인 다이어그램

• 가치 흐름 맵

• BPMN 차트

표준 프로세스 매핑 기호를 사용하여 의사 결정 지점, 실행 사항, 연결을 표시하세요.

5단계: 팀과 함께 검토하기

모든 이해관계자와 함께 프로세스 플로 차트를 검토하세요. 전체 프로세스가 정확한지 확인하세요. 누락된 단계가 있는지, 반복되는 작업이 있는지, 또는 명확하지 않은 부분이 있는지 물어보세요. 실수를 수정하세요. 그런 다음 최종 버전을 팀원과 해당 프로세스가 필요한 모든 사람과 공유하세요.

6단계: 문제를 찾아내고 프로세스를 개선합니다

이제 맵이 현재 상태를 반영하므로, 이를 프로세스 개선을 위한 도구로 활용하세요. 병목 현상, 비효율성, 불필요한 단계를 찾아봅니다. 팀에게 어떤 부분에서 어려움을 겪거나 혼란스러워하는지 물어보세요.

그런 다음 단계를 줄이거나, 작업을 재배정하거나, 자동화를 추가하여 프로세스를 최적화하세요. 변경 사항을 반영하여 프로세스 맵을 업데이트합니다. 이렇게 하면 프로세스를 매핑하고, 수정하고, 반복하여 지속적으로 개선할 수 있습니다.

프로세스 매핑 예시

어떠한 프로세스 유형이라도 프로세스 맵을 만들 수 있지만, 이를 팀에 어떻게 적용해야 할지 궁금할 수도 있습니다.

프로세스 맵이 어떻게 생겼는지 더 명확히 알 수 있도록 프로세스 맵의 예시를 나타낸 것은 다음과 같습니다.

프로세스 매핑 기법

팀의 필요에 맞게 프로세스 맵을 맞춤 설정할 수 있지만, 몇 가지 모범 사례를 참고하면 처음부터 명확하고 효과적인 맵을 만들 수 있습니다.

각 단계를 최대한으로 활용할 수 있도록 몇 가지 프로세스 매핑 모범 관행을 소개합니다.

1. 매핑하기 전에 계획하세요

• 범위를 설정합니다. 맵에 필요한 것만 포함되도록 시작점과 종결점을 정의하세요.

• 목표를 명확히 하세요. 프로세스를 통해 무엇을 달성하고자 하는지 파악하세요.

• 성과에 집중하세요. 명확하고 측정 가능한 결과가 있는 프로세스만 매핑합니다.

2. 목적을 가지고 맵을 작성하세요

• 역순으로 작업하세요. 원하는 결과에서 시작하여 단계를 역순으로 매핑합니다.

• 가능한 한 단순화하세요. 하위 프로세스를 이해하기 쉽게 유지합니다.

• 적절한 수준의 세부 정보를 포함하세요. 지나치게 복잡하게 만들지 말고, 빈틈도 남기지 마세요.

• 표준 기호를 사용하세요. 모든 사람이 공통적으로 이해할 수 있도록 일반적인 프로세스 매핑 표기법을 사용하세요.

3. 검토 및 다듬기

• 피드백을 받으세요. 프로세스에서 역할을 담당하는 모든 사람을 참여시킵니다.

• 대체 경로를 고려하세요. 목표에 도달할 수 있는 방법이 두 가지 이상인 경우, 해당 옵션들을 모두 포함하세요.

• 이상적인 것이 아니라 실제 상황을 파악하세요. 현재 프로세스가 실제로 어떻게 운영되는지 보여주고, 그 상태에서 개선해 나갑니다.

계획부터 검토까지 업무 진행 과정에서 이 팁을 적용하여 명확하고 유용하며 실제 개선을 추진할 수 있는 프로세스 맵을 만드세요.

프로세스 매핑을 시작하고 개선을 시작하세요

프로세스 매핑은 시작에 불과합니다. 무료 Asana 프로세스 매핑 템플릿을 사용하면 워크플로를 시각화하고, 업무 속도를 늦추는 요인을 파악하고, 모든 단계에 명확성을 더할 수 있습니다.

프로세스를 매핑한 후에는 Asana를 사용하여 업무를 원활하게 진행하고, 작업을 배정하고, 진행 상태를 추적하고, 처음부터 끝까지 일관성을 유지하세요. 프로세스 맵을 실천에 옮길 준비가 되셨나요? 오늘 Asana를 시작하세요.

프로세스 매핑에 관해 자주 묻는 질문